Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Leitfaden: 9 grundlegende Bestandteile

1. Begrüßungs-E-Mail
   Es ist ratsam, bereits Tage vor Beginn eine E-Mail mit relevanten Informationen zu schicken. Zum Beispiel mit Informationen darüber, was du am ersten Arbeitstag mitbringen musst, wie du ins Büro kommst und was die entsprechende Kleiderordnung ist.
2. Gehe durch die Einrichtungen
   Mache einen kurzen Rundgang um den Arbeitsbereich, damit du weißt, wo sich die einzelnen Sitzungsräume und Toiletten befinden. Du kannst auch die Gelegenheit nutzen, den übrigen Arbeitern eine kurze informelle Einführung zu geben.
3. Übergeben der Zugangskarte
   Wenn Mitarbeiter*innen eine Art Ausweis oder Zugangskarte benötigen, um Zugang zum Gebäude zu erhalten, stelle sicher, dass sie für ihren ersten Tag verfügbar sind.
4. Zugangsvoraussetzungen für den Zugang zu den Plattformen
   Organisiere für alle neuen Mitarbeiter*innen die benötigten Zugriffe, wie z.B. den Zugriff auf ihre Arbeitsmail oder jedes andere digitale Tool, das verwendet wird.
5. Bürokratische Dokumente
   Am ersten Tag der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen sind auch einige Formalitäten zu erledigen, wie z.B. die Unterzeichnung des Vertrags, eine Kopie des Personalausweises oder der Krankenversicherung. Reserviere mindestens eine Stunde, um den Papierkram zu erledigen.
6. Grundlegende Informationen
   Stelle eine Präsentation oder eine Broschüre zur Verfügung, damit der neue Mitarbeiter*innen eine gute Vorstellung davon hat, was er vorfindet: sowohl auf der Ebene der Organisation als auch auf der Ebene der Grundregeln des Unternehmens.
7. Bestimme einen Tutor
   Weise vor Beginn des ersten Arbeitstages eine verantwortliche Person ein, die dem neuen Mitarbeiter*innen während seiner Einarbeitungszeit Fragen aller Art stellt.
8. Aufgabenbeschreibung
   Plane eine detaillierte Beschreibung jeder einzelnen Aufgabe, die Sie in der Position ausführen werden.
9. Informative Treffen mit Kolleg*innen
   Organisiere informative Treffen mit den übrigen Teamkolleg*innen damit der neue Mitarbeiter*innen sich vorstellen und alle nach und nach kennenlernen kann. Eine gute Idee ist es, 10-15-minütige Pausen einzuplanen, damit sich alle Mitarbeiter*innen bei einem Kaffee vorstellen können.

Ein guter Einarbeitungsprozess ist nicht universell: Seine Art und Länge hängen sowohl von der Komplexität der Aufgabe als auch vom Hintergrund des neuen Mitarbeiters ab. In großen Unternehmen lohnt es sich, unterschiedliche Einarbeitungschecklisten für verschiedene Bereiche, Abteilungen und Stellenebenen zu haben. Es ist außerdem sinnvoll im Rahmen des Offboarding-Prozesses von Mitarbeiter*innen, die das Unternehemen verlassen, Verbesserungsvorschläge einzuholen, die das Onboarding neuer Kolleg*innen erleichtern.

Es kommt auch auf die Art des Arbeitsvertrages an. Für Mitarbeiter*innen mit befristeten und kurzfristigen Verträgen sollte es ebenfalls eine passende Checkliste für die Einarbeitung geben.

Pro & Contra: Einarbeitungschecklisten für Gruppen oder Einzelpersonen

Idealerweise sollten alle neuen Mitarbeiter*innen ein individuelles Einführungsprogramm erhalten, aber wenn du eine Gruppe von Mitarbeiter*innen eingestellt hast, ist eine Gruppeneinführung bequemer. Eine solche Gruppeneinführung im Unternehmen kann aus Einzelgesprächen und gemeinsamen Präsentationen bestehen, die im Rahmen eines Einführungskurses für eine Gruppe von neuen Mitarbeiter*innen durchgeführt werden.

Die Vorteile einer Gruppeneinführung liegen auf der Hand: Er spart Zeit für Manager*innen und neue Mitarbeiter*innen. Außerdem erhalten alle klare, einheitliche Informationen über das Unternehmen, seine Werte und seine Kultur. Präsentationen, Besichtigungen und Führungen, sowie Schulungen außerhalb des Unternehmens und Einführungen bei Lieferanten, Kunden und Vertragspartnern können in einem Rutsch erledigt werden. Darüber hinaus können die neuen Mitarbeiter*innen erste Kontakte über ihren Arbeitsbereich hinaus knüpfen.

Eine Gruppeneinarbeitung hat aber auch ihre Nachteile, wobei einer besonders hervorsticht: In einer gemischten Gruppe von neuen Mitarbeiter*innen, die in unterschiedlichen Bereichen arbeiten, können einige Themen für die anderen uninteressant sein. Außerdem können zu viele Informationen in einer Checkliste für eine Gruppeneinführung enthalten sein, was eine neue Mitarbeiter*in in kurzer Zeit überfordern kann. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass das Unternehmen die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiter*in für Wochen oder sogar Monate zurückhält, um sie in eine Gruppeneinarbeitung einzubeziehen. Dies kann seine Integration in das Arbeitsteam stören.

Ein digitales Werkzeug zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen

Mit einer digitalen Anwendung kannst du problemlos neue Mitarbeiter*innen einarbeiten. Die App stellt sicher, dass du jeden einzelnen Schritt bei der Einarbeitung erledigst. So besteht nicht die Möglichkeit, dass einzelne Schritte ausgelassen und wichtige Daten beispielsweise nicht erfasst werden. Gleichzeitig hast du die volle Garantie, dass die Mitarbeiter*in nach den internen Standards eingearbeitet worden ist.

Onboarding-Prozesse sind oft zeitintensiv. Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Alle Mitarbeiter*innen erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die Fälligkeitstermine. Profitiere von weiteren Vorteilen mit Lumiform:

• Der flexible Formularbaukasten ermöglicht es, jederzeit neue individuelle Checklisten zu erstellen und immer wieder anzupassen.
• Die Daten, die du bei Inspektionen sammelst, werden unter der Registerkarte Analyse erfasst.
• Überwache die Inspektionsleistung deines Teams und identifiziere Möglichkeiten, den Prozess und die Effizienz deines Betriebs zu verbessern.