Offboarding

Was ist eine Offboarding Checkliste?

Offboarding ist der Prozess, in dem Menschen ihre Kollegen und das Unternehmen, für das sie arbeiten, auf strukturierte Weise verlassen. Ähnlich wie beim Onboarding ist es wichtig, dass der Offboarding-Prozess orgalisiert und strukturiert abläuft.

Offboarding-Checklisten für Arbeitnehmer*innen dienen Personalverantwortlichen (HR) dazu Mitarbeiter*innen, die entweder durch Kündigung, Austritt oder Ruhestand das Unternehmen verlassen im Prozess zu unterstützen. Das Fehlen eines Offboarding-Prozesses für Mitarbeiter*innen kann Unternehmen rechtlichen, Sicherheits- sowie Reputationsrisiken aussetzen.

Dieser Artikel informiert über folgende Themen:

1. Warum Offboarding sinnvoll ist: 3 Aspekte

2. Ein erfolgreicher Offboarding-Prozess in 7 Schritten

3. Eine digitale Lösung für den Offboarding-Prozess

Warum Offboarding sinnvoll ist: 3 Aspekte

Die Verwendung von Checklisten für das Offboarding hilft Personalabteilungen und -teams bei den folgenden Schritten

• Aufrechterhaltung einer positiven Reputation - Es ist wichtig, sich um einen respektvollen Umgang mit allen ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bemühen, denn gerade negative Bewertungen über Arbeitsbedingungen sind besonders rufschädigend. Daher sollte ein gut organisiertes Exit-Gespräch mit Checkliste dem betroffenen Mitarbeiter*innen das Gefühl vermitteln, dass er/sie als Menschen geschätzt werden. Auch das Mitarbeiter*innen Feedback während des Gesprächs ist sehr hilfreich um einige Optimierungen im Unternehmen vorzunehmen.


• Rechtliche Risiken vermeiden - Ohne eine umfassenden Dokumentation des Offboardings kann es zu möglichen Rechtsstreitigkeiten kommen. Ein strukturierter Offboarding-Prozess mit Hilfe von Checklisten hilft deinen HR-Teams, die korrekten rechtlichen Schritte zu befolgen, wenn Mitarbeiter*innen aus dem Unternehmen ausscheiden.


• IT-Risiken überblicken - Firmengeräte sollten beim Offboarding pünktlich abgegeben werden um jegliche Unternehmensverluste und Datenverletzung o.Ä. zu vermeiden. Mit einer Checkliste kann die Abgabe der Geräte leicht protokolliert und überblickt werden.

Ein erfolgreicher Offboardingprozess in 7 Schritten

1. Danke deinem Mitarbeiter/deiner Mitarbeiterin

Unabhängig von den Gründen, weshalb dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, danke ihm oder ihr. Fang das Gespräch an, indem du dich bei ihm/ihr für die Arbeit bedankst. Für den Fall, das er/sie einen neuen Job beginnt, gratuliere und wünsche viel erfolg für die neue Position.

2. Finde die richtige Kommunikation

Obwohl es verlockend sein kann, mit der Kommunikation über das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zu warten, ist es klug die Information recht zeitig mit deinen Mitarbeiter*innen zu teilen. Je länger du wartest, desto warscheinlicher ist es, dass dein Team die vermeindlichen Details selbst herausfinden. Um diese Art von Firmenklatsch zu vermeiden, sollten Manager ihr Team, die Abteilung und die Personalabteilung so schnell wie möglich über solche firmeninternen Änderungen in formieren.

3. Ermögliche eine strukturierte Übergabe

Unabhängig davon, ob die Position neu besetzt wird oder nicht, ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass das Wissen im Unternehmen bleibt. Hier sind drei Punkte, die du im Auge behalten solltest:

• ein klarer Überblick über den Tagesablauf
• Zugang zu allen Systemen und Datein, die benutzt wurden
• Gibt es Systeme, indenen Leute geschult werden müssen, um sie zu benutzen?

Neben diesen Informationen ist es immer gut, die Leute zu bitten, ein Übergabedokument oder ein Video mit nützlichen Tipps und Tricks zu erstellen. Das vereinfacht den Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeiter*innen und klärt Fragen im Vorfeld.

4. Stelle sicher, dass Firmeneigentum zurückgegeben wird

Vergiss nicht dich darum zu kümmern, dass die Firmenausrüstung abgegeben wird.Das können folgende Elemente sein:

• Firmenausweis
• Kreditkarte
• Uniform
• Telefon, Laptop
• Firmenwagen

5. Zugriff auf Systeme entziehen

Das Gleiche gilt für die Systemzugänge. Vergiss nicht alle zu widerrufen. Dazu gehören auch E-Mails und interne Plattformenen. Denke zum Beispiel auch an CRM-Systeme, Social-Media-Konten, Contentdatenbanken und den Zugriff auf Vertriebs-Dashboards.

6. Führe ein Abschlussgespräch

Ein letztes Abschlussgespräch kann eine große Chance bieten. Es kann dir Einblicke über Sträken und Schwächen deiner Organisation geben. Nehme alle Rückmeldungen ernst. die folgenden Fragen können dich in einem abschlussgespräch unterstützen:

1. Was tun wir nicht, was wir tun sollten?
2. Gibt es etwas, was wir hätten besser machen können?
3. Hat der Job deinen Erwartungen entsprochen?
4. Wie war deine Beziehung zu deinem Vorgesetzten?
5. Wie fandst du dein Onboarding-Prozess?

7.Aktualisiere organisatorische Inhalte

Wenn ein/e Mitarbeiter*in das Unternehmen verlassen hat, stelle sicher, dass du deine Organigramme und Verzeichnisse aktualisierst. Das Gleiche gilt für Dinge wie Broschüren und die Firmenwebsite. Wenn die Datenn dort erwähnt werden, muss auch dies aktualisiert werden.

Eine digitale Lösung für den Offboarding-Prozess

Mit einer digitalen Checkliste für das Offboarding führst den Offboarding-Prozess ganz einfach per Tablet oder Smartphone durch - online oder offline. Mit der Desktop-Version kannst du dir eine individuelle Offboardingliste erstellen und die erhobenen Daten anschließend auswerten.

Durch den Einsatz der mobilen App für deinen Offboarding-Prozess stellst du sicher, dass du keine wichtigen Punkte vergisst und du deine/n Mitarbeiter*in ordnungsgemäß verabschieden kannst. Der Einsatz von Lumiform bietet noch viele weitere Vorteile für einen standarisierten Offboarding-Prozess:

• Kontinuierliche Steigerung der Qualität Durch den flexiblen Checklisten Baukasten kannst du den internen Offboarding-Prozess stetig optimieren.


• Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.


• Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.