Was ist Offboarding?
Offboarding ist der Prozess, in dem Menschen ihre Kollegen und das Unternehmen, für das sie arbeiten, auf strukturierte Weise verlassen. Ähnlich wie beim Onboarding ist es wichtig, dass der Offboarding-Prozess organisiert und strukturiert abläuft.
Eine Offboarding-Checkliste für Arbeitnehmer*innen dient Personalverantwortlichen dazu Mitarbeiter*innen, die entweder durch Kündigung, Austritt oder Ruhestand das Unternehmen verlassen im Prozess zu unterstützen und Vertragsvereinbarungen und Geheimhaltungsklauseln zu beachten. Das Fehlen eines Offboarding-Prozesses für Mitarbeiter*innen kann Unternehmen rechtlichen, Sicherheits- sowie Reputationsrisiken aussetzen.
Warum ist Offboarding wichtig?
Offboarding-Prozesse sind, ebenso wie das Onboarding, wichtige Elemente einer gesunden Unternehmenskultur, denn sie demonstrieren respektvollen Umgang mit den Arbeitnehmenden. Ob diese nun neu zum Team dazustoßen, oder es verlassen, Mitarbeiter*innen in Übergangsphasen unterstützend zu begleiten sendet positive Signale und zeugt von gutem Führungsstil. Denn es zählt eben nicht nur der erste, sondern auch der letzte Eindruck. Es ist gut das Offboarding-Verfahren auch in der Personalakte der die Firma verlassenden Mitarbeiter*innen zu dokumentieren, damit du später Details einsehen kannst und deine Prozesse gegebenenfalls auch verbessern kannst.
Indem du faires und rücksichtsvolles Exit-Managament unterstützt, desto mehr kannst du dir eine positive Reputation aufbauen oder erhalten. Es ist deshalb wichtig, sich um einen respektvollen Umgang mit allen ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bemühen, denn gerade negative Bewertungen über Arbeitsbedingungen sind besonders rufschädigend. Daher sollte ein gut organisiertes Exit-Gespräch dem betroffenen Mitarbeiter*innen das Gefühl vermitteln, dass er/sie als Menschen geschätzt werden. Auch das Mitarbeiter*innen Feedback
während des Gesprächs ist sehr hilfreich um einige Optimierungen im Unternehmen vorzunehmen.
Eine gut strukturierte Exit-Management-Strategie kann dir außerdem dabei helfen rechtliche Risiken zu vermeiden, denn ohne eine umfassende Dokumentation kann es beim Offboarding zu möglichen Rechtsstreitigkeiten kommen. Ein geplanter Offboarding-Prozess hilft deinen HR-Teams die korrekten rechtlichen Schritte zu befolgen, wenn Mitarbeiter*innen aus dem Unternehmen ausscheiden.
Überblicke beim Offboarding den gesamten Prozess, sodass du Sicherheitsrisiken vermeiden kannst: Firmengeräte sollten deshalb beim Offboarding pünktlich abgegeben werden, um jegliche Unternehmensverluste und Datenverletzung o.Ä. zu umgehen. Mit einer Checkliste kann die Abgabe der Geräte leicht protokolliert und überblickt werden.
Ein erfolgreicher Offboarding-Prozess, bei dem die Mitarbeiter*innen sich weiterhin geschätzt fühlen, sorgt dafür, dass dem Unternehmen gegenüber Loyalität empfunden wird, weshalb Dokumentationen und Übergabeprotokolle angefertigt werden. Nachfolger*innen können so leichter angelernt werden.
Besonders hohes Konfliktpotenzial herrscht, wenn Mitarbeiter*innen ein Unternehmen unfreiwillig verlassen. Durch ein strukturiertes und geplantes Offboarding, welches die Arbeitnehmer*innen unterstützt, kann womöglich eine gerichtliche Auseinandersetzung vor vermieden werden.
Die rechtlichen Aspekte des Offboardings
Im rechtlichen Sinne ist es besonders wichtig die Datenschutzrichtlinien im Offboarding-Prozess zu beachten, über die es einen Überblick zu behalten gilt. Um personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse zu sichern ist es also wichtig Risiken zu minimieren.
Bereits im Verlauf des Onboardings ist es daher sinnvoll, die Zugriffsrechte der jeweiligen Arbeitnehmer*innen zu dokumentieren, festzuhalten über welche Endgeräte sie verfügen, ebenso wie über welche Zugangs- und Zutrittsmöglichkeiten (z.B. Schlüssel). Auf diese Informationen kann dann während des Offboardings zugegriffen werden, damit nichts übersehen werden kann.
Diese 7 Schritte gehören zum Offboarding-Prozess
Um einen erfolgreichen Offboarding-Prozess zu gewährleisten kannst du dich an folgenden Punkten orientieren:
- Danke deinem Mitarbeiter/deiner Mitarbeiterin
Unabhängig von den Gründen, die deinen Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin aus dem Unternehmen austreten lassen, fange euer Exit-Gespräch an, indem du dich bei ihm/ihr für die Arbeit bedankst. Für den Fall, das er/sie einen neuen Job beginnt, gratuliere und wünsche viel Erfolg für die neue Position. - Finde die richtige Kommunikation
Obwohl es verlockend sein kann, mit der Kommunikation über das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zu warten, ist es klug die Information rechtzeitig mit deinen Mitarbeiter*innen zu teilen. Je länger du wartest, desto wahrscheinlicher ist es, dass dein Team die vermeintlichen Details selbst herausfinden. Um diese Art von Firmenklatsch zu vermeiden, sollten Manager ihr Team, die Abteilung und die Personalabteilung so schnell wie möglich über solche firmeninternen Änderungen informieren. - Ermögliche eine strukturierte Übergabe
Unabhängig davon, ob die Position neu besetzt wird oder nicht, ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass das eigene Wissen im Unternehmen bleibt. Beachte dabei folgende Punkte, die unbedingt festgehalten werden sollten:- ein klarer Überblick über den Tagesablauf
- Zugang zu allen Systemen und Dateien, die benutzt wurden
- Gibt es Systeme, in denen Leute geschult werden müssen, um sie zu benutzen?
Neben diesen Informationen ist es immer gut, die Leute zu bitten, ein Übergabedokument oder ein Video mit nützlichen Tipps und Tricks zu erstellen. Das vereinfacht den Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeiter*innen und klärt Fragen im Vorfeld.
- Stelle sicher, dass Firmeneigentum zurückgegeben wird
Vergiss nicht dich darum zu kümmern, dass die Firmenausrüstung abgegeben wird. Dazu zählen Dinge wie Firmenausweise oder Kreditkarten, aber auch Uniformen, Laptops oder Telefone, ebenso wie Firmenwagen. - Zugriff auf Systeme entziehen
Das Gleiche gilt für die Systemzugänge. Vergiss nicht alle zu widerrufen. Dazu gehören auch E-Mails und interne Plattformen. Denke zum Beispiel auch an CRM-Systeme, Social-Media-Konten, Contentdatenbanken und den Zugriff auf Vertriebs-Dashboards. - Führe ein Abschlussgespräch
Ein letztes Abschlussgespräch kann eine große Chance bieten. Es kann dir Einblicke über Stärken und Schwächen deiner Organisation geben. Nimm alle Rückmeldungen ernst. Folgende Fragen könnten dich bei einer solchen Unterhaltung unterstützen:- Was tun wir nicht, was wir tun sollten?
- Gibt es etwas, was wir hätten besser machen können?
- Hat der Job deinen Erwartungen entsprochen?
- Wie war deine Beziehung zu deinem Vorgesetzten?
- Wie fandest du dein Onboarding-Prozess?
- Aktualisiere organisatorische Inhalte
Wenn ein/e Mitarbeiter*in das Unternehmen verlassen hat, stelle sicher, dass du deine Organigramme und Verzeichnisse aktualisierst. Das Gleiche gilt für Dinge wie Broschüren und die Firmenwebsite: Wenn die Daten dort erwähnt werden, muss auch dies aktualisiert werden.
Warum eine Offboarding-Checkliste wichtig ist
Um keine Schritte zu vergessen und einen Offboarding-Prozess so professionell und respektvoll wie möglich zu gestalten, ist es von Vorteil sich an einer Checkliste zu orientieren. So vermeidet man unnötige Fehler und übersieht keine essentiellen Schritte (wie z.B. die Datenschutzrichtlinien). Eine Checkliste strukturiert deine Exit-Strategie: auf diese Weise können beide Parteien entspannt voneinander scheiden und Unklarheiten oder Streitigkeiten vermieden werden.
Diese Elemente sollten in einer Offboarding-Checkliste enthalten sein:
Das Offboarding-Gespräch:
Konstruktiv, ehrlich und respektvoll. So können sowohl Mitarbeiter*in als auch Unternehmen von einem Austritt profitieren. Beide Parteien können Fragen stellen, sich Feedback einholen und ihren Dank für das gemeinsame Arbeitsverhältnis äußern.
Dokumentation
Bevor der/die Mitarbeiter*in das Unternehmen verlässt, ist es sinnvoll sich eine detaillierte Dokumentation seiner Abläufe und Aufgaben geben zu lassen, damit kein Know-How verloren gehen kann.
Arbeitszeugnisse
Auch das Unternehmen sollte Dokumente für die ausscheidenden Mitarbeiter*innen bereithalten. Unterstütze eine geschätzte Kraft mit einem aussagekräftigen Zeugnis.
Verabschiedung
Ob mit einer Feier oder einer netten Geste, verabschiede den/die Mitarbeiter*in mit Wertschätzung.
Kontakthalten
Bleibe mit deinen Ex-Mitarbeiter*innen in Kontakt – sei es über digitale Vernetzung oder über den Newsletter. So pflegst du dein Netzwerk.
Technisches Offboarding
Lösche Accounts und Zugänge oder setze Computer vollständig neu auf. Jegliches Firmeneigentum muss ordnungsgerecht zurückgegeben werden.
Kommunikation
Vergiss nicht Kolleginnen und Kollegen über das Ausscheiden zu informieren, damit es nicht zu Gerüchten kommt. Offene und ehrliche Kommunikation ist der Schlüssel zu Vertrauen und einer guten Mitarbeiterbindung.
Mögliche Fehler beim Offboarding
Um ein positives Unternehmensimage zu gewährleisten, ist es wichtig den Offboarding-Prozess so gut wie möglich zu planen und durchzuführen. Mit einer gewissenhaften Checkliste sollte dies kein Problem sein, aber hier findest du die häufigsten Fehler, die du aktiv vermeiden solltest, um den Offboarding-Prozess nicht zu erschweren.
Der größte Fehler, den du machen kannst, ist es keinen Offboarding-Prozess zu organisieren. Wenn du alle hier aufgelisteten Schritte beachtest, dann sollte einem erfolgreichen Offboarding nichts im Wege stehen, denn nur wer nicht plant hat schon verloren. Überlegt und sachlich sollten Exit-Strategien schon bevor dem Ausscheiden von Mitarbeiter*innen feststehen, so kann, wenn es dann drauf ankommt, nichts mehr schief gehen.
Desweiteren ist es wichtig sich auf Augenhöhe zu begegnen und respektvoll zu interagieren, für einen sauberen Wissenstransfer zu sorgen und alle rechtlichen und finanziellen Schritte zu beachten, damit weder der/die Ex-Arbeitnehmer*in noch das Unternehmen unter einem Austritt leidet.
Verwende eine digitale Lösung für den Offboarding-Prozess
Mit einer digitalen Checkliste für das Offboarding führst den Offboarding-Prozess ganz einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Version kannst du dir eine individuelle Offboardingliste erstellen und die erhobenen Daten anschließend auswerten.
Durch den Einsatz der mobilen App für deinen Offboarding-Prozess stellst du sicher, dass du keine wichtigen Punkte vergisst und du deine/n Mitarbeiter*in ordnungsgemäß verabschieden kannst. Der Einsatz von Lumiform bietet noch viele weitere Vorteile für einen standarisierten Offboarding-Prozess:
- Kontinuierliche Steigerung der Qualität Durch den flexiblen Checklisten Baukasten kannst du den internen Offboarding-Prozess stetig optimieren.
- Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
- Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
