Standard Operating Procedure (SOP)

Was ist ein SOP?

Ein Standard Operating Procedure (SOP) oder zu deutsch Standardarbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der Firmen ein standardisiertes Vorgehen ihrer Abläufe (meist in kritischen Bereichen) festlegen, beispielsweise wie sie Produkte entwickeln oder Dienstleistungen erbringen.

Wenn festgestellt wird, dass Aktivitäten Gefahren für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit darstellen, dann sollten Unternehmen SOP Muster erstellen. So können sie spezifische Schritte festhalten, um die Gefahr im Betrieb zu verringern. SOP Vorlagen gewährleisten die sichere Reproduzierbarkeit und Standardisierung von Prozessen.

Wofür sind SOP Muster da?

Ein gutes SOP Muster hilft jedem Mitarbeiter (egal wie erfahren) einzelne Arbeitsschritte durchzuführen. Es ist präzise sowie einfach verständlich. Damit Mitarbeiter sich jederzeit nach den Details zu einem Verfahren, oder nach präzisen Abfolgen von Arbeitsschritten richten können, sollten SOP Vorlagen sorgfältig erstellt werden. Zur Erinnerung: SOP Vorlagen schaffen messbare Prozesse, die im Falle von Problemen oder gar Notfällen strukturierte Anweisungen bieten.

Bei strengen Compliance-Anforderungen und im Qualitäts- und Sicherheitsmanagement, standardisieren SOP Vorlagen betriebliche Aktivitäten, garantieren Konsistenz, Qualität und Sicherheit. Außerdem bieten sie eine Möglichkeit, Prozesse messbar zu machen und jede Abweichungen zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind wiederum bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen hilfreich.

Dieser Artikel behandelt die Themen:

1. In welchen Branchen SOP-Vorlagen eingesetzt werden

2. Wie eine Mustervorlage für SOPs aussieht

2. Wie ein SOP-Formular effekvtiv erstellt wird

4. Welche Vorteile eine SOP-Vorlage bringt

5. Wie mobile Technologie die SOP-Dokumentation rationalisiert

Eine einfache Skizze und Mustervorlage für SOP

Titelseite

Die Titelseite enthält den vollständigen SOP-Titel, die SOP-Nummer, die Versionsnummer oder das Datum der Genehmigung, den Namen und die Unterschrift des Autors, den Namen und die Unterschrift der Person, die die SOP autorisiert, sowie das Datum der Unterzeichnung.

Inhaltsverzeichnis

Gebe die Seitenzahlen und die Gesamtzahl der Seiten der Standardarbeitsanweisung an.

Zweck

Der Zweck legt die Ziele und den Umfang des Standardarbeitsverfahrens fest.

Verfahren

Das Verfahren liefert eindeutige und zwingende Beschreibungen der einzelnen Prozessschritte.

Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung gibt die Kriterien für die Inspektion bzw. Kontrolle des beschriebenen Produkts/Dienstleistung, Systems oder Prozesses an.

Referenzen

Alle zugehörigen SOPs von Arbeitsvorgängen, die in der vorliegenden SOP verwendet werden.

So schreibst du eine effektives SOP

SOP-Vorlagen gibt es je nach Zweck, Branche und Zielgruppe in verschiedenen Formen und können von Prozessanweisungen über Checklisten bis hin zu Flussdiagrammen reichen. Allerdings sollten sich alle auf die folgenden drei Kernbereiche konzentrieren, um ein effektives allgemeines SOP-Formular zu erstellen:

1. Zweck

Dieser Bereich gibt ein klares Ziel vor, was erreicht werden muss und warum das SOP wichtig ist. In diesem Kernbereich sollen die folgenden Fragen beantwortet werden: "Was ist der Zielprozess?", "Was muss in diesem Prozess verändert werden?" und "Warum eine SOP für diesen Prozess schreiben?". Ein klar formulierter Zweck soll Mitarbeitern helfen zu verstehen, warum sie relevante SOP-Verfahren befolgen sollen und nicht nur Prozesse um des Prozesses willen durchführen sollen.

SOP-Beispiel (Housekeeping im Büro):

Das SOP zielt darauf, die hauswirtschaftlichen Dienstleistungen zu skizzieren und sicherzustellen, dass die Arbeitsplätze frei von Schmutz und Unordnung sind. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung einer sicheren Arbeitsumgebung und für die Vermeidung kleinerer oder größerer Vorfälle.

2. Umfang

Dieser Bereich beschreibt, welche spezifischen Aufgaben für die Zielgruppe abgedeckt werden. Dies sollte sich auf die Personen beziehen, die sich an die SOP halten sollten, und die relevanten Aufgaben und Verantwortlichkeiten auflisten, die die SOP abdeckt. Es kann auch hilfreich sein, darzulegen, was nicht in den Anwendungsbereich dieser speziellen SOP fällt, und auf andere Dokumente zu verweisen, auf die sich bei anderen Aufgaben beziehen werden kann.

SOP-Beispiel (Housekeeping im Büro):

Diese SOP soll das Personal des Facility Managements bei der Abdeckung der folgenden Aufgaben unterstützen:

• Fensterreinigung


• Teppichpflege


• Staubwischen


• Abfallentrennung

Dieses SOP-Formular gilt nicht für die Identifizierung von Geräteschäden und Reparaturarbeiten. Weitere Informationen zu diesen Aufgaben findest du im SOP-Vorfallsbericht.

3. Verfahren

Dieser Bericht umfasst eine Liste detaillierter Schritte zur effektiven Erfüllung der genannten Aufgaben. Die Verfahrensschritte sollten in einer geordneten, prägnanten und leicht verständlichen Form aufgeschrieben werden. Alle Schritte sollten von den Arbeitnehmern eingehalten werden.

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Ein effektives digitales SOP-Tool wie das von Lumiform sollte für das Personal einfach zu bedienen sein während es Managern und Trainern die volle Transparenz über Geschehnisse im Feld gibt. Außerdem gibt ein effektives, digitales SOP-Tool die Möglichkeit auf Abweichungen blitzschnell zu reagieren und Vorfälle im Team zu lösen.

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