Lerne SOP Vorlagen effizient zu nutzen

Was versteht man unter SOP?

Ein Standard Operating Procedure (SOP) oder zu deutsch Standardarbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der Firmen ein sichere, standardisiertes und ordnungsgemäßes Vorgehen ihrer Abläufe (meist in kritischen Bereichen) festlegen, beispielsweise wie sie Produkte entwickeln oder Dienstleistungen erbringen.

Bei den SOP’s geht es also in erster Linie um die Sicherstellung von branchenspezifischen Vorgaben. Durch die Standardisierung von Arbeitsschritten wird außerdem ein nachhaltiges Qualitätssystem begünstigt sowie Arbeitsausfälle durch arbeitsbedingte Unfälle o.Ä. verhindert.

Wenn festgestellt wird, dass Aktivitäten Gefahren für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit darstellen, dann sollten Unternehmen SOP Muster erstellen. So können sie spezifische Schritte festhalten, um die Gefahr im Betrieb zu verringern. SOP Vorlagen gewährleisten die sichere Reproduzierbarkeit und Standardisierung von Prozessen.

Prinzipiell eignen sich Standardarbeitsanweisungen für alle Industrien, jedoch gibt es eine Reihe von Branchen, bei denen diese besonders wichtig sind, wie etwa im Bauwesen, der Produktion, dem Gastgewerbe und in der Pharmaindustrie.

Dieser Artikel behandelt die Themen:

1. Wann eine SOP notwendig ist

2. Warum eine SOP sinnvoll ist

3. Worauf bei einer SOP zu achten ist

4. Wie eine Standardarbeitsanweiseung erstellt wird

5. Der Aufbau einer SOP Mustervorlage

6. Wie eine SOP implementiert wird

6. Wie mobile Technologie die SOP-Dokumentation rationalisiert

Wann ist eine SOP notwendig?

Ein gutes SOP Muster hilft jeder Mitarbeiter*in (egal wie erfahren) einzelne Arbeitsschritte durchzuführen. Es ist präzise sowie einfach verständlich. Damit Mitarbeiter sich jederzeit nach den Details zu einem Verfahren, oder nach präzisen Abfolgen von Arbeitsschritten richten können, sollten SOP Vorlagen sorgfältig erstellt werden. Zur Erinnerung: SOP Vorlagen schaffen messbare Prozesse, die im Falle von Problemen oder gar Notfällen strukturierte Anweisungen bieten.

Bei strengen Compliance-Anforderungen und im Qualitäts- und Sicherheitsmanagement, standardisieren SOP Vorlagen betriebliche Aktivitäten, garantieren Konsistenz, Qualität und Sicherheit. Außerdem bieten sie eine Möglichkeit, Prozesse messbar zu machen und jede Abweichungen zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind wiederum bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen hilfreich.

Grundsätzlich sollte jeder Arbeitsprozess dokumentarisch festgehalten werden. Verstärkt sollte ein Einsatz jedoch erfolgen bei:

• Neuen Prozessen
• dem On-boarding neuer MitarbeiterInnen
• Allgemeinen Schulungen
• Risikoreichen Aufgaben
• Routinearbeiten

Warum ist eine SOP sinnvoll?

Planung ist die halbe Miete - diese Aussage trifft die Grundaussage des SOP-Prinzips. Mithilfe von Standardarbeitsanweisungen kannst du durch einen vergleichsweise geringen Aufwand, dein Unternehmen qualitativ hochwertig, sicher und profitabel gestalten.

Im folgenden findest du 3 essentielle Vorteile für das Implementieren von SOP’s:

1. Qualitätssicherung

Ein Unternehmenskonzept überzeugt vor allem dann, wenn es strukturell ausgefeilt ist und sich durch gleichbleibende und nachhaltige Qualität auszeichnet. Eine wichtige Rolle hierbei übernimmt der oder die Qualitätsmanager*in. Um KundInnenerwartungen zu genügen sollten Arbeitsprozesse stets gleich erfolgen, um ein zufriedenstellendes Produkt zu gewährleisten und den Ruf des Unternehmens zu sichern.

2. Sicherheit der MitarbeiterInnen

Die SOP leistet einen erheblichen Beitrag für die Sicherheitspolitik im Unternehmen. MitarbeiterInnen sollten über Gefahren und Risiken aufgeklärt werden und geschult darin sein, mit diesen ordnungsgemäß umzugehen. Mit einem ausführlichen Leitfaden, welcher alle etwaigen Fragen aufschlüsselt informierst und schulst du deine MitarbeiterInnen und sensibilisierst sie für die korrekte Ausführung von Arbeitsprozessen.

3. Profitabilität

Die Standardisierung von Arbeitsprozessen führt zu weniger arbeitsbedingten Ausfällen und zu einer kontinuierlichen Qualität. Das schafft Zufriedenheit auch seitens der Kundschaft, was eine Sicherung der höchstmöglichen Profitabilität ermöglicht.

Worauf sollte man bei einer SOP achten?

Eine SOP ist ein verständlicher Guide für Handlungsschritte während eines Arbeitsprozesses. Indem du hierfür zusätzlich ein SIPOC Diagramm zur Prozessdarstellung verwendest, kannst du deinen Mitarbeiter*innen Arbeitsschritte noch verständlicher illustrieren. Wenn du die folgenden 4 Schritte beachtest, kannst du direkt mit dem Verfassen deiner Anweisung beginnen:

1. Arbeitsprozess richtig eingrenzen - du solltest dich möglichst auf eine konkrete Aufgabe beschränken, die mit einem Ausgangszustand beginnt und ein einschlägiges Ziel am Ende erfüllt.
2. Verständlich und konkret - Die Handlungsschritte sollten so einfach und nachvollziehbar sein wie möglich und trotzdem keine Fragen sowie wichtige Details offen lassen.
3. Sicherheitsfokus setzen - Neben der Standardisierung einer einheitlichen Qualitätspolitik, ist die Sicherheit der MitarbeiterInnen während der Tätigkeit ein entscheidender Fokus. Daher sollten jegliche Gefahren und Risiken benannt werden und wie diese konkret verhindert werden. Bei der Umsetzung nimmt die Fachkraft für Arbeitssicherheit eine wichtige Rolle ein.
4. Writing by doing - Eine realistische Arbeitsanweisung schreibt sich am besten, wenn die konkreten Schritte auch tatsächlich ausgeführt bzw. getestet werden, statt aus der Erinnerung gerufen zu werden.

Wie erstellt man eine Standardarbeitsanweisung?

SOP-Vorlagen gibt es je nach Zweck, Branche und Zielgruppe in verschiedenen Formen und können von Prozessanweisungen über Checklisten bis hin zu Flussdiagrammen reichen. Allerdings sollten sich alle auf die folgenden drei Kernbereiche konzentrieren, um eine effektive allgemeine Standardarbeitsanweisung darzustellen:

1. Zweck

Dieser Bereich gibt ein klares Ziel vor, was erreicht werden muss und warum das SOP wichtig ist. In diesem Kernbereich sollen die folgenden Fragen beantwortet werden: "Was ist der Zielprozess?", "Was muss in diesem Prozess verändert werden?" und "Warum eine SOP für diesen Prozess schreiben?". Ein klar formulierter Zweck soll Mitarbeitern helfen zu verstehen, warum sie relevante SOP-Verfahren befolgen sollen und nicht nur Prozesse um des Prozesses willen durchführen sollen.

SOP-Beispiel (Housekeeping im Büro):

Das SOP zielt darauf, die hauswirtschaftlichen Dienstleistungen zu skizzieren und sicherzustellen, dass die Arbeitsplätze frei von Schmutz und Unordnung sind. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung einer sicheren Arbeitsumgebung und für die Vermeidung kleinerer oder größerer Vorfälle.

2. Umfang

Dieser Bereich beschreibt, welche spezifischen Aufgaben für die Zielgruppe abgedeckt werden. Dies sollte sich auf die Personen beziehen, die sich an die SOP halten sollten, und die relevanten Aufgaben und Verantwortlichkeiten auflisten, die die SOP abdeckt. Es kann auch hilfreich sein, darzulegen, was nicht in den Anwendungsbereich dieser speziellen SOP fällt, und auf andere Dokumente zu verweisen, auf die sich bei anderen Aufgaben beziehen werden kann.

SOP-Beispiel (Housekeeping im Büro):

Diese SOP soll das Personal des Facility Managements bei der Abdeckung der folgenden Aufgaben unterstützen:

• Fensterreinigung
• Teppichpflege
• Staubwischen
• Abfallentrennung

Dieses SOP-Formular gilt nicht für die Identifizierung von Geräteschäden und Reparaturarbeiten. Weitere Informationen zu diesen Aufgaben findest du im SOP-Vorfallsbericht.

3. Verfahren

Dieser Bericht umfasst eine Liste detaillierter Schritte zur effektiven Erfüllung der genannten Aufgaben. Die Verfahrensschritte sollten in einer geordneten, prägnanten und leicht verständlichen Form aufgeschrieben werden. Alle Schritte sollten von den Arbeitnehmer*innen eingehalten werden.

Der einfache Aufbau einer SOP Mustervorlage - ein Beispiel

Wie eine Standardarbeitsanweisung im Detail aussieht, hängt vom Unternehmen und der Aufgaben bzw. Prozessen ab. Eine gute SOP enthält allerdings in der Regel imm er die folgenden Informationen:

1. Titelseite

Die Titelseite enthält den vollständigen SOP-Titel, die SOP-Nummer, die Versionsnummer oder das Datum der Genehmigung, den Namen und die Unterschrift des Autors, den Namen und die Unterschrift der Person, die die SOP autorisiert, sowie das Datum der Unterzeichnung.

2. Inhaltsverzeichnis

Gebe die Seitenzahlen und die Gesamtzahl der Seiten der Standardarbeitsanweisung an.

3. Zweck

Der Zweck legt die Ziele und den Umfang des Standardarbeitsverfahrens fest.

4. Verfahren

Das Verfahren liefert eindeutige und zwingende Beschreibungen der einzelnen Prozessschritte.

5. Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung gibt die Kriterien für die Inspektion bzw. Kontrolle des beschriebenen Produkts/Dienstleistung, Systems oder Prozesses an.

6. Referenzen

Alle zugehörigen SOPs von Arbeitsvorgängen, die in der vorliegenden SOP verwendet werden.

Wie implementiere ich eine SOP?

Die folgenden vier Tipps helfen dir eine Standardarbeitsanweisung in deinem Unternehmen zu implimentieren:

Tipp 1: Vermittle den Grund für den Einsatz

Eine SOP dient dem Wohl der MitarbeiterInnen ebenso wie dem des Unternehmens. Es ist entscheidend, die Implementierung nicht bloß als verpflichtende Vorschrift umzusetzen, sondern MitarbeiterInnen zu vergegenwärtigen, dass diese als Hilfe und Unterstützung des Personals anzusehen ist.

Tipp 2: Mache die SOP für alle zugänglich

Die Standardarbeitsanweisung sollte nicht nur für das gesamte Personal überall und jederzeit zugänglich sein, sondern darüberhinaus auch tatsächlich gelesen und eingesetzt werden. In einigen Fällen ist die Kenntnisnahme der Arbeitsanweisung sogar gesetzlich verpflichtend und muss von MitarbeiterInnen dokumentiert werden.

Tipp 3: Lass keine Fragen offen

Bei Schulungen, welche die SOP’s einführen sollen, sollten auch Rückfragen ermöglicht werden. Das Personal sollte wissen, an wen es sich im Fall von Rückfragen jederzeit wenden kann.

Tipp 4: Kontrolliere

Trotz der Eigenverantwortung von Mitarbeiter*innen ist es unabdingbar, die korrekte Ausführung von Tätigkeiten regelmäßig zu kontrollieren und Zuwiderhandlungen zu mahnen bzw. auf wiederholte Zuwiderhandlungen entsprechend mit einer Kündigung zu reagieren.

Wie kann eine mobile App bei der Erstellung von SOPs helfen?

Mit der mobile App von Lumiform führst du jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion einfach per Tablet oder Smartphone durch - online oder offline. Mit der Desktop Software erstellst du Prüflisten und wertest die im Feld gesammelten Daten effektiv aus. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.

Ein effektives digitales SOP-Tool wie das von Lumiform sollte für das Personal einfach zu bedienen sein während es Managern und Trainern die volle Transparenz über Geschehnisse im Feld gibt. Außerdem gibt ein effektives, digitales SOP-Tool die Möglichkeit auf Abweichungen blitzschnell zu reagieren und Vorfälle im Team zu lösen.

Digitalisiere deine SOP Formulare aus Papier mit Lumiform und profitiere von den folgenden Vorteilen:

• Der flexible Formularbaukasten hilft dir jedes individuelle SOP Standard Operating Procedure Template innerhalb weniger Minuten ein digitales SOP Muster umzuwandeln.
• Lumiform bietet über 20.000 vorgefertigte Vorlagen an, damit du schnell und sicher digital durchstarten kannst.
• Über die super intuitive mobile App kannst du mit deinen Teamkollegen jedes SOP kinderleicht und zeitsparend durchführen.
• Alle Standard Operating Procedure Ergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
• Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit SOP Prozesse kontinuierlich zu verbessern.