Visualisiere Prozesse mit der SIPOC-Methode

Was ist die SIPOC-Methode?

Die Abkürzung SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output und Customer. Die fünf Bestimmungsfaktoren ermöglichen eine einfache und übersichtliche Prozessdarstellung, die für den Prozesserfolg relevant ist.

Die SIOPC-Analyse ist ein grundlegendes Werkzeug für Six Sigma und Lean Management. Hier kommt sie vor allem in der Planungsphase eines Projekts zum Einsatz, um den Prozess, der im Detail analysiert werden soll, für alle Projektbeteiligten zu beschreiben. Dadurch lässt sich das Analyse-Objekt von anderen Prozessen im Unternehmen abgrenzen. Bei der ISO 9001:2015 wird die Methode genutzt, um die Elemente eines Prozesses und seine Wechselwirkungen zu verdeutlichen.

Qualiätsmanager*innen wenden für die Umsetzung das sogenannte SIPOC-Diagramm an, dessen Spalten sich aus den Abkürzungen des Akronyms zusammensetzen. Damit erhält jedes Diagramm immer den folgenden Aufbau, um im End-to-End-Verfahren bestimmte Geschäftfunktionen und -vorgänge abzubilden:

• S – Supplier (Lieferant)
• I – Inputs (Einsatzfaktoren)
• P – Process (Prozess)
• O – Output (Ergebnisse)
• C – Customer (Kund*in)

Ein solches SIPOC-Diagramm kann für verschiedende Zwecke eingesetzt werden:

1. Neuen Mitarbeiter*innen einen allgemeinen Überblick über Standardarbeitsanweisungen (SOP) geben.
2. Das Prozesswissen von Mitarbeiter*innen auffrischen oder aktualisieren.
3. Als Grundlage für die Formulierung neuer Prozesse oder Verbesserung bestehender Prozesse.

Eine SIPOC-Vorlage wird demnach verwendet, um einen SIPOC-Plan oder -Diagramm für einen Prozess im Unternehmen zu erstellen. Durch die genannten fünf Abschnitte können interne und externe Geschäftsprozesse leichter skizziert werden, ohne den Fokus zu verlieren. Die SIPOC-Methode wird vor allem bei Service- und Fertigungsprozessen eingesetzt.

Dieser Artikel informiert über folgende Themen:

1. Die Anwendung des SIPOC-Diagramms – mit Beispielen

2. Hilfreiche Tipps für die SIPOC-Methode

3. Effizientere SIPOC-Analysen mit einer digitalen Lösung

Das SIPOC-Diagramm richtig anwenden – mit Beispielen

Nach der SIPOC-Methode kann jeder Prozess in einem Unternehmen in der Form eines Diagramms oder einer einfachen Tabelle dargestellt und kurz beschrieben werden. Dafür werden die oben beschriebenen fünf Kategorien genutzt. Das SIPOC-Diagramm ist ein vielfältiges Werkzeug für die Abbildung von Geschäftsprozessen, das in der Praxis von jeder Art von Unternehmen verwendet werden kann.

Wenn die Informationen für diese Tabelle und die Prozessbeschreibung zusammengestellt werden, sollte gleichzeitig über den Detailierungsgrad entschieden werden. Das bezeichnet wie umfangreich die Beschreibung der Prozesse ausfallen soll.

Zum Beispiel können Lieferanten nur als solche bezeichnet werden: Getränke-Lieferant, Fisch-Lieferant, Obst- und Gemüselieferant etc. Oder es werden die Unternehmen, deren verantwortlichen Mitarbeiter*innen oder einzelne Bereiche des Lieferanten in dieser Kategorie dargestellt. Je nach Ziel und Zweck, der mit dem Diagramms verfolgt wird, entsprechend umfangreich und ausführlich sind die Erläuterungen in der Tabelle.

1. Lieferant

Der erste Punkt im SIPOC-Diagramm bezieht sich auf eine interne oder externe Einheit. Diese initiiert die Bearbeitung von Anfragen und dient effektiv als Lieferant von Input. In einem Restaurant beispielsweise kann das die Kund*in sein, der eine Bestellung aufgibt.

Die Fragen, die sich Prozessmanager hier stellen sollten, sind die nach den internen und externen Lieferanten: Wer stellt die Eingangsfaktoren zur Verfügung?

2. Input

Mit Input sind die vom Lieferanten bereitgestellten Anfragen oder Arbeitsaufträge gemeint. In einem Restaurant wäre ein externer Input die Essensbestellung durch die Kund*in. Die Beiköchin, der den Chefköchin unterstützt, wäre dagegen ein interner Input.

In diesem Prozessschritt kann sich gefragt werden, welche Eingangsfaktoren notwendig sind, um ihn durchzuführen: Informationen, Materialien, Maschinen oder Serviceleistungen?

3. Prozess

Der Prozess bezieht sich auf die Standardverfahren, die von den Mitarbeiter*innen angewendet werden, eine Anfrage vom Lieferanten zu erfüllen. In einem Restaurant ist diese beispielsweise die Köchin, der ein Gericht als Antwort auf die Bestellung einer Kund*in zubereitet. Hier ist demnach wichtig, sich zu fragen, welches Standardverfahren angewendet werden muss.

4. Output

Der Output ist das Endresultat, nachdem der Input des Lieferanten den Standardprozess durchlaufen hat. Die Frage, die sich Prozessmanager*innen in diesem Abschnitt des SIPOC-Diagramms stellen, ist die nach dem Ergebnis. In einem Restaurant ist das beispielsweise das fertige Gericht, was dem Gast serviert wird.

Der Output kann materieller Natur sein, wie zum Beispiel ein fertiges Produkt, Komponenten oder Baugruppen, oder aber immateriell wie beispielsweise verarbeitete Informationen in Form eines Dokumentes (Auftragsbestätigungen, Umweltgutachten etc.).

5. Kund*in

Auch in diesem Prozessschritt wird zwischen externen und internen Kund*innen unterschieden. Es wird danach gefragt, für wenn das Ergebnis eigentlich produziert wird. In einem Restaurant ist es beispielsweise der Gast, der das bestellte Gericht erhalten und verzehrt hat. Er dient gleichzeitig als Lieferant. Das muss aber nicht immer so sein.

Es ist sinnvoll, zu den jeweiligen Prozessschritten diejenigen Abteilungen oder Personen zu notieren, von denen der Prozess durchgeführt wird, damit sofort ersichtlich wird, wer für den Prozess verantwortlich ist.

6 hilfreiche Tipps zur Anwendung der SIPC-Methode

Die SIPOC-Analyse kann Unternehmen aller Art helfen, sowohl externe als auch interne Prozesse transparenter darzustellen und zu analysieren. Es muss nur richtig umgesetzt werden. Dessen Anwendung hilft den Mitarbeiter*innen effizienter zu arbeiten, indem sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Dazu werden alle unnötigen Schritte in einem Prozess getilgt.

Die folgenden sechs Tips helfen, die Analyse-Methode erfolgreich im Unternehmen einzusetzen:

1. Erstelle das Diagramm so, dass alle Mitarbeiter*innen durch eigene Ergänzungen zum Diagramm beitragen können. Das kann ein zusätzlicher Bereich im Diagramm sein, Platz für das Einfügen von Notizen usw.
2. Beginne mit der Skizzierung des Prozesses. Visualisiere ihn in Form von vier bis fünf Schritten auf hoher Ebene.
3. Definiere die Outputs des Prozesses und die Kund*innen, die diese Outputs erhalten werden.
4. Hebe hervor, welche Inputs für die Ausführung des Prozesses erforderlich sind.
5. Identifiziere sowohl die Lieferanten der Inputs, die für den Prozess erforderlich sind, als auch die vorläufigen Anforderungen der Kund*innen.
6. Diskutiere mit den relevanten Beteiligten, um das Diagramm zu verifizieren.

Effizientere SIPOC-Analysen mit einer digitalen Lösung

Ein Unternehmen, was erfolgreich sein will, benötigt klar definierte und leicht verständliche Prozesse. Eine mobile und digitale Anwendung wie Lumiform, mit dem sich eine SIPOC-Analyse-Vorlage zusammen im Team ausfüllen lässt – uabhängig von Ort und Zeit, ist eine Bereicherung für jedes Unternehmen.

Die mobile App und Desktop-Software ist leicht verständlich und benutzerfreundlich zu bedienen. Lumiform bietet weniger Komplexität beim Ausfüllen von eines SIPOC-Diagramms als umständliche Papier- und Excel-Listen. Alle Informationen werden sofort gespeichert und sind in Echtzeit für alle abrufbar. Auf dieser Weise wird der Informationsverlust zu den einzelnen Prozessschritten minimiert. Das gesamte Team erhält immer Benachrichtungen zu Aktualisierungen in der Prozessgestaltung.

Es sind vor allem die zahlreichen Vorteile, die dafür sprechen, die SIPOC-Methode zukünftig digital im Unternehmen abzubilden:

• Mit dem flexiblen Formular-Baukasten eigene SIPOC-Vorlagen von Grund auf neu erstellen oder einer der Vorlagen aus der umfangreichen Lumiform Bibliothek nutzen.
• Durch das Hinzufügen von Fotos und Kommentare das SIPOC-Diagramm anschaulich gestalten.
• Prozessanalysen einfach über die Analysefunktion von Lumiform durchführen, und frühzeitig aufdecken, wo es Schwachstellen in Prozessen gibt.
• Echtzeit-Daten zur SIPOC-Analyse erhalten. Die Updates können sofort über die App an das gesamte Team weitergegeben werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
• Einfache Zusammenarbeit über die App, um auftretende Probleme zu lösen und die Analyseergbnisse so schnell wie möglich umzusetzen.
• Alle Daten sicher in der Cloud speichern, um Prozessentwicklungen zukünftig einfacher vergleichen zu können.