Checklisten effizient und einfach online erstellen

Was sind die Vorteile einer Online-Checkliste?

Die meisten Menschen erstellen in ihrem Alltag intuitiv Checklisten, um wichtige Dinge nicht zu vergessen. Ob Einkaufsliste, Putzplan oder “Oma anrufen” – mit einer Checkliste erinnert man sich an wichtige Aufgaben und kann sie Schritt für Schritt abhaken. Checklisten können Produktivität und Effizienz steigern, denn sie sind übersichtlich und unterstützen dich dabei, kleine oder große Aufgaben gut zu organisieren und zu strukturieren.

Privat oder im beruflichen Alltag bieten Checklisten zahlreiche Vorteile. Mithilfe einer digitalen und online basierten Checkliste kannst du Probleme papierbasierter Prozesse beseitigen und zu einem effizienteren, papierlosen System übergehen. Das Erstellen von Online-Checklisten hilft dir dabei, Zeit zu sparen, indem du den Papieraufwand verringerst, Checklisten mit nur einem Klick weiterleiten kannst und sie außerdem problemlos anpasst ohne alles neu drucken und verteilen zu müssen.

Aufgaben von Beurteilungen von Lehrpersonal bis hin zu Inspektionen, Audits oder diskreten Dienstleistungschecks werden deinem Personal durch flexible Checklisten erheblich erleichtert, da sie keinen Raum für Missverständnisse bieten und als Gedankenstütze dienen.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit folgenden Themen:

1. Welche Vorteile online Checklisten bieten

2. Die 5 Schritte der Checklistenerstellung

3. Wie eine Software dich unterstützt online Checklisten zu erstellen

4 Vorteile von Online Checklisten

Checklisten bieten dir neben guter Struktur und Organisation außerdem ein großes Maß an Sicherheit. Flüchtigkeitsfehler sind nämlich nicht nur ärgerlich, sondern können in vielen Berufen auch drastische Konsequenzen haben, die nicht nur zu Prouktions- und Zeitverlust führen können, sondern auch dich und deine Mitarbeiter*innen gefährden können. Indem du eine Checkliste nutzt kannst du Unachtsamkeiten und Vergesslichkeiten reduzieren, da die Aufträge, die du deinen Mitarbeiter*innen gibst problemlos und präzise abgearbeitet werden können.

Checklisten sind so vielseitig wie ihre Nutzer und können auf die unterschiedlichsten Bereiche und in den unterschiedlichsten Unternehmen angewendet werden. Ob du deine eigenen Unternehmensvorgaben (beispielsweise für die Reinigung in der Gastronomie) umgesetzt sehen willst, sehr genauen Normen (wie der ISO 45001) folgen musst oder den Überblick über deine Materialien und Geräte behalten willst, mit einer Checkliste stehen dir zahlreiche Gestatungs- und Strukturierungsmöglichkeiten offen.

Schritt für Schritt leiten Checklisten sowohl Arbeitgeber*innen als auch deren Angestellte durch täglichen Aufgaben und dienen der Orientierung. Obwohl papierbasierte Checklisten ähnliche Vorteile bieten, sind digitale Checklisten weitaus praktischer, wenn du sie in deinem Unternehmen und für wichtige Arbeitsprozesse anwenden willst. Flexibel und leicht an alle Mitarbeiter*innen weiterzuleiten garantieren online Checklisten dir, dass du dich rasant an neue Vorgaben anpassen kannst oder schnell auf Probleme reagierst.

Weitere Vorteile von Online-Checklisten sind unter anderem:

1. Zeitersparnis
   Auch wenn das Erstellen von Checklisten Zeit kosten mag, langfristig wirst du produktiver arbeiten und sehr viel Zeit sparen. Zum Einen, weil Online-Checklisten wieder verwertbar sind und zum Anderen, weil Kontrollen, ob wirklich an alles gedacht wurde, verwirrend sein können und lange dauern.
2. Entlastung
   Dank Online-Checklisten, hast du mehr Kapazität dich um wesentliche und innovative Aufgaben zu kümmern. Eine Checkliste online zu Erstellen, macht den Kopf frei und lässt dich entspannen in dem Wissen, dass alle wichtigen Punkte aufgelistet sind und zuverlässig abgehakt werden.
3. Strukturierung
   Deine Arbeitsweise wird mit online Checklisten strukturierter denn je. Dein Team kann deine erstellte Checkliste Schritt für Schritt abarbeiten und läuft dabei nicht Gefahr wichtige Aufgaben zu vergessen.

4. Zuweisung
   Online Checklisten erleichtern das Zuweisen und Delegieren von Aufgaben erheblich, denn der Empfänger weiß stets genau was und wann zu tun ist. Wenn sich ein Arbeitsschritt ändert oder eine Bestimmung angepasst werden muss, so werden alle Endgeräte deines Teams automatisch aktualisiert und du musst nicht zusehen, dass jeder die neue ausgedruckte Version erhält, sondern kannst dir sicher sein, dass jeder die Veränderung mitbekommt.

Checkliste online erstellen: 5 Schritte

Wenn du deine eigene Checkliste online erstellen willst, solltest du unbedingt ein paar Grundregeln beachten, um effektiv und korrekt arbeiten zu können. Grundsätzlich gilt, dass Checklisten möglichst individuell und spezifisch sein sollten, um Verwirrungen zu vermeiden. Da digitale Checklisten dir außerdem mehr Schreibplatz bieten, als papierbasierte Listen, da sie nicht durch Druckmaße eingeschränkt sind, kannst du problemlos ausführliche Erklärungen einfügen, damit jeder Schritt sicher ausgeführt wird.

1. Vollständigkeit: Damit du sichergehen kannst, dass Arbeitsschritte auch korrekt befolgt werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass deine Arbeitsanweisung so formuliert ist, dass sie keinen Spielraum für Interpretation zulässt.
2. Übersichtlichkeit: Auch wenn deine Checkliste vollständig ist, so solltest du darauf achten sie übersichtlich zu gestalten, indem du sie in verschiedene Sinnabschnitte unterteilst und mit Überschriften arbeitest.
3. Verständlichkeit: Achte stets darauf, dass deine Checklisten eindeutig und einfach formuliert sind. Vermeide Schachtelsätze und komplizierte Erklärungen. Bei digitalen Checklisten hast du außerdem den Vorteil, dass du Bilder einfügen kannst, um Maschinenteile zu erklären oder um eine bestimmte Ordnung vorzugeben.
4. Nachprüfbarkeit: Basierst du deine Checklisten auf vorgegebenen Normen, wie den ISO Vorgaben oder den Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes (ASiG), so ist es gut dies in einem Hinweis zu vermerken, sodass im Falle von Unsicherheit stets das Regelwerkt überprüft werden kann.
5. Optimierung: Prüfe regelmäßig nach, ob deine Checkliste alle notwendigen Punkte enthält und ob die Arbeit, die anhand der Liste ausgeführt wird deinen Vorstellungen entspricht. Passe die Liste notfalls an, präzisiere Angaben oder füge neue Schritte hinzu. Auch wenn Vorgaben sich ändern sollten, ist es wichtig deine Checkliste regelmäßig zu optimieren.

Digitale Checklisten mit einer Software erstellen

Mit der mobile App von Lumiform kannst du jede Art von Checkliste einfach per Tablet oder Smartphone nutzen, ob online oder offline und ganz egal wo du bist. Mit der dazugehörigen Desktop-Software erstellst du Prüflisten und wertest die im Feld gesammelten Daten aus. So verringerst du das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich.

• Mit Lumiforms flexiblen Formular-Baukasten kannst du jede Norm und jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine digitale Checkliste umwandeln.
• Mit deinen digitalen Checklisten kannst du Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und Prozesse anhand von Daten stetig optimiert.
• Berichte werden von der Lumiform Software auf Basis deiner Checklisten-Daten automatisch erstellt – so sparst du dir und deinem Team die komplette Nachbereitung.
• Die Effizienz interner Prozesse steigern: Durch bessere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen können auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller gemeldet werden als zuvor.
• Lumiform passt sich dir und deiner Organisation an und ist genauso flexibel, wie du es brauchst.