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Audits & Prüfungen per App
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Arbeitsauftrag

Genehmige, kommuniziere und dokumentiere auszuführende Arbeitsaufträge mit einer digitalen Checkliste.

Verzichte auf Stift & Papier, führe Prüfungen kinderleicht per App durch und löse Probleme im Team bis zu 4 mal schneller.

Bewertet mit 4.8/5 Sternen auf Capterra
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Grundlegende Arbeitsauftragsvorlage

Verwende diese Vorlage, damit deine Kunden alle Details zu einer Serviceanfrage angeben können.

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Vorlage für Wartungsarbeitsauftrag

Nutze diese Vorlage zur Stukturierung von einem oder mehreren Wartungsaufträgen.

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Mechaniker-Arbeitsauftragsformular (Automobil)

Verwende diese digitalisierte Checkliste, um Details für ein Automobilreperatur festzuhalten, einschließlich eventuell erforderlicher Materialien oder Teile.

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Weshalb für den Arbeitsauftrag eine Vorlage verwenden?


Ein Arbeitsauftrag wird verwendet, um Wartungs-, Reparatur- oder andere Arten von Arbeiten, einer Person oder Personengruppe mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zuzuweisen. Eine Vorlage für den Arbeitsauftrag hilft Kundendaten, wichtige Aufgaben und Zeitpläne sowie Service- und Materialkosten korrekt und detailliert zu erfassen.


Ein Auftragsformular nach solch einem Muster wird im Außendienst häufig verwendet, um Auftragsdetails aufzunehmen und an den entsprechenden Außendienstmitarbeiter weiterzugeben. Die sorgfältige Dokumentation der Kundenanfragen hilft, Wartungsressourcen zu planen und zuzuweisen, Zeitkonflikte zu vermeiden und den Arbeitsfortschritt zu verfolgen.



Dieser Artikel behandelt:


1. Für einen Arbeitsauftrag die ideale Vorlage erstellen


2. Vorteile, die ein digitaler Arbeitsauftrag mit sich bringt



Die ideale Vorlage für einen Arbeitsauftrag erstellen


Es ist wichtig einen Arbeitsauftrag gründlich zu formulieren, um Diskrepanzen und Projektverzögerungen zu vermeiden. Wenn du einen Arbeitsauftrag schreiben möchtest, sollten je nach Art der Verwendung unterschiedliche Elemente enthalten sein. Es gibt jedoch einige Bestandteile, die eigentlich immer in einem Arbeitsauftragsformular auftauchen:


1. Beschreibung des Arbeitsauftrags


Ein Formular für einen Arbeitsauftrag sollte ein Feld enthalten, wo beschrieben werden kann, wie die gewünschte Aufgabe zu erfüllen ist. Um Unstimmigkeiten und Nacharbeiten zu vermeiden, sollte der genaue Servicefall, bestimmte Teile oder Materialien und/oder das gewünschte Endergebnis aufgeführt werden.


2. Name der Person/Abteilung, die den Arbeitsauftrag ausführen soll


Personen oder Abteilungen, die vom Auftraggeber mit der Ausführung der erforderlichen Arbeiten beauftragt wurden, sind hier aufgeführt. Je nach Schwere und Umfang der Aufgabe umfasst dies eine Person, eine Personengruppe oder eine ganze Abteilung. Vor der Ausführung der Arbeiten muss sich mit allen hier aufgeführten Personen/Abteilungen abgesprochen werden.


3. Kundendaten und Verfügbarkeit


Der vollständige Name des Kunden, die Kontaktdaten und der Zeitplan für die Verfügbarkeit werden bei einem Arbeitsauftrag im Formular vermerkt. Dadurch kann die zugewiesene Person, die die Arbeit verrichtet, bei Bedarf mit dem Kunden kommunizieren oder zusätzliche Informationen anfordern.


4. Arbeitsaufwand und benötigte Materialien


Die Preise für Materialien und Dienstleistungen müssen bei einem Arbeitsauftrag im Formular vermerkt werden, um die Erwartungen beider Seiten angemessen zu erfüllen. Die meisten Arbeitsauftragsformulare enthalten auch eine Aufschlüsselung aller Kosten wie Steuern, Zwischensumme und Gesamtbetrag.


5. Zeitrahmen und Zeitplan


Die Zeitpläne müssen zu Beginn zwischen dem Kunden und der Person/Abteilung, die die Arbeit ausführt, vereinbart werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erwartungen erfüllt und das Budget eingehalten werden können. Arbeit, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder den Termin verfehlt, kann Budgetüberschreitungen zur Folge haben. Eine Zeitleiste hilft beiden Seiten, die aufgewendeten Arbeitsstunden und die Kosten im Blick zu behalten.


6. Autorisierte Unterschrift


Unterschriften von Zeichnungsberechtigten dienen als Genehmigungsstempel und befähigen beauftragte Personen oder Abteilungen, die erforderlichen Arbeiten auszuführen. Ein unterschriebener Arbeitsauftrag bestätigt die Vereinbarung zwischen Kunden und beauftragter Person/Abteilung, über die im Formular festgehaltenen Details zu den gewünschten Arbeiten.



Vorteile einer digitalen Software für Arbeitsaufträge


Die zuständigen Mitarbeiter über Produkt- und Serviceanfragen immer in Papierform zu informieren, kann eine Herausforderung sein. Mit der mobile App von Lumiform erfasst du alle Daten für einen Arbeitsauftrag einfach über eine Vorlage auf deinem Tablet oder Smartphone - online oder offline. Anschließend kannst du den fertigen Auftrag im Handumdrehen an verantwortliche Kollegen versenden.


Lumiform ermöglicht dir deine Formulare und internen Prozesse zu digitalisieren. Mit dem flexible Formular-Baukasten lassen sich Arbeitsaufträge jederzeit hinnerhalb weniger Minuten individuell anpassen. Über die super intuitive mobile Applikation können die Kollegen vor Ort die Aufträge jederzeit einsehen, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen. So behältst du den Arbeitsfortschritt im Auge und kannst auf Probleme und Verzögerungen sofort reagieren. Profitiere auch von weiteren Vorteilen, wenn du für deinen Arbeitsauftrag eine Vorlage nutzt:


  • Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren.

  • Bekomme einen Überblick über alles was vor Ort geschieht.

  • Reports werden automatisch erstellt - das spart die komplette Nachbereitung.

  • Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit dem Management und mit den Kunden sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.

  • Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.

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