App für Begehungsprotokolle

Die Daten liegen auf Servern in Europa. Lumiform arbeitet DSGVO-konform und stellt Unterlagen zur Datenverarbeitung bereit, die dein Datenschutzbeauftragter oder eure IT prüfen kann. Wenn vor der Freigabe Nachweise zu Datenschutz und Sicherheit gebraucht werden, sind diese ebenfalls verfügbar. So klärst du technische und rechtliche Fragen vorab, statt den Rollout wegen fehlender Unterlagen aufzuschieben. Das hilft besonders bei Teams mit mehreren Standorten und strengen internen Freigaben.

Ja. Du hinterlegst dein Unternehmenslogo sowie Kopf- und Fußzeilen direkt in der Berichtskonfiguration. Jeder erzeugte PDF-Bericht folgt dann diesem Aufbau, ohne dass jemand nachträglich formatieren muss. Das ist hilfreich, wenn Berichte an Kunden, Auftraggeber oder interne Freigabestellen gehen und ein einheitliches Erscheinungsbild gefordert ist. Auch feste Abschnitte und wiederkehrende Layoutvorgaben lassen sich im Desktop-Dashboard abbilden, ohne dass dafür Entwicklungskapazität nötig ist.

Ja. Im Formularbuilder legst du per bedingter Logik fest, dass bei bestimmten Antworten ein Foto zwingend erfasst werden muss. Markiert jemand einen Zustand als „beschädigt“ oder „nicht bestanden“, erscheint automatisch das Pflichtfeld. Ohne Foto lässt sich die Begehung dann nicht abschließen. So dokumentiert dein Team Mängel nicht nur als Häkchen, sondern mit klarem Nachweis. Du richtest die Regel einmal in der Vorlage ein und sie greift danach bei jeder Nutzung an allen Standorten gleich.

Ja. Über die Benutzerrechte legst du fest, welche Standorte, Einheiten oder Formulare externe Dienstleister sehen dürfen. Nachunternehmer erhalten damit nur Zugriff auf die Informationen, die sie für ihren Auftrag brauchen. Andere Kunden, weitere Standorte oder abgeschlossene Berichte außerhalb ihres Bereichs bleiben ausgeblendet. Das steuerst du zentral im Desktop-Dashboard, ohne Unterstützung durch die IT. Gerade bei mehreren Dienstleistern behältst du so die Kontrolle, wer worauf zugreifen und welche Aufgaben bearbeiten darf.

Ja. Die Lumiform-App läuft auf iOS und Android auch ohne Netzverbindung. Dein Team kann Begehungen durchführen, Fotos aufnehmen und Befunde erfassen, während alle Daten lokal auf dem Gerät gespeichert werden. Sobald wieder Empfang vorhanden ist, synchronisiert die App die Inhalte automatisch. Ein zusätzlicher manueller Schritt ist nicht nötig. Das ist besonders wichtig für Einsätze in Kellern, Tunneln, Lagerbereichen oder abgelegenen Anlagen, wo Verbindungen ausfallen und Papier sonst oft als Notlösung herhalten muss.

Ja. Mit der Einheitenstruktur ordnest du Begehungen, Berichte und Maßnahmen bestimmten Anlagen, Standorten oder Geräten zu. Öffnest du ein Objekt, siehst du die bisherige Prüfhistorie und alle offenen Aufgaben an einer Stelle. Das ist hilfreich, wenn ihr Gebäude, Fahrzeuge oder technische Anlagen über mehrere Standorte hinweg verwaltet. So kannst du etwa eine Brandschutztür, einen Aufzug oder ein bestimmtes Gerät aufrufen und sofort nachvollziehen, was geprüft wurde, welche Mängel offen sind und wer gerade daran arbeitet.

Sobald bei einer Begehung ein Befund erfasst wird, kann Lumiform automatisch eine Maßnahme anlegen und einer verantwortlichen Person mit Fälligkeit zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt in der Maßnahmenliste und die zuständige Person wird benachrichtigt. Im Dashboard verfolgst du Status, Frist und Verantwortliche, ohne Mails, Zurufe oder Rückfragen koordinieren zu müssen. Maßnahmen bleiben im System sichtbar, bis sie als erledigt markiert sind. So verschwindet nichts zwischen Schichten, Standorten oder beteiligten Dienstleistern.

Ja. Du arbeitest mit einer Basisvorlage und passt sie je Gebäude oder Standorttyp an, statt das ganze Formular immer wieder zu kopieren. So fügst du standortspezifische Fragen hinzu oder entfernst nicht relevante Abschnitte, etwa für Gebäude ohne Aufzug oder ohne bestimmte Anlagen. Gleichzeitig bleiben Vorlagen, Berichte und Auswertungen sauber strukturiert. Das spart Pflegeaufwand und verhindert, dass dutzende fast identische Formulare im Umlauf sind, die später niemand mehr zuverlässig aktualisiert oder sauber voneinander trennt.

Lumiform unterstützt elektronische Unterschriften direkt im Formular. Nach der Einreichung wird gespeichert, wer wann unterschrieben hat und welcher Bericht dazu gehört. Werden später Änderungen an einem eingereichten Bericht vorgenommen, erfasst der Audit-Trail diese Anpassungen nachvollziehbar. Damit hast du keine starre Datei ohne Änderungsverlauf, sondern ein klares Protokoll über den gesamten Vorgang. Gerade bei rechtlich sensiblen Übergaben, Sicherheitsnachweisen oder Zustandsberichten ist das wichtig, weil du jede nachträgliche Bearbeitung sauber belegen kannst.

Ja. Die Lumiform-App erfasst den GPS-Standort, wenn eine Begehung auf dem mobilen Gerät abgeschlossen wird. Dabei speichert das System die Koordinaten zusammen mit dem Zeitpunkt der Einreichung. So erhältst du je Begehung einen nachvollziehbaren Standortnachweis mit Zeitstempel. Das ist besonders nützlich bei verteilten Standorten, abgelegenen Anlagen oder Einsätzen mit externen Dienstleistern, wenn du belegen musst, dass der Termin tatsächlich am richtigen Objekt durchgeführt und nicht nur später vom Schreibtisch aus abgeschlossen wurde.