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Was ist die 5s Methode? Das Wichtigste zur Lean Management Strategie

Kann die 5s Methode dir dabei helfen deinen Arbeitsbereich zu organisieren? In diesem vollständigen Leitfaden über die 5s-Prinzipien und -Methode erfährst du mehr über die Struktur des Systems und die Vorteile der Einführung von 5s in deinem Unternehmen.

Was ist das 5er-System?


Stell dir einen aufgeräumten, gut funktionierenden Arbeitsplatz vor, der frei von Unordnung ist und es deinen Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben effizient zu erledigen. In einem Unternehmen ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten, und das kann eine Herausforderung sein. Es gibt jedoch Systeme, die entwickelt wurden, um dir zu helfen, deine Arbeitsbereiche und Standorte in Zusammenarbeit mit deinen Beschäftigten zu organisieren. Das 5s Management System ist eines davon.


Die aus Japan stammende 5s-Methode steht für die 5 mit S beginnenden Wörter, die die Kernstruktur des Systems beschreiben. Sie werden im Allgemeinen wie folgt übersetzt:


  1. Seiri(整理): Sortieren
  2. Seiton(整頓): Systematisieren
  3. Seiso(清掃): Säubern
  4. Seiketsu(清潔): Standardisieren
  5. Shitsuke(躾): Ständig verbessern

Die Wörter beschreiben einen fünfstufigen Prozess, den Unternehmen nutzen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Das System ist ein Lean-Management-Werkzeug, ähnlich wie der Gemba-Walk oder der Kaizen-Ansatz, der einen klaren und strukturierten Rahmen für die Effizienz am Arbeitsplatz bietet. Die 5s-Reihenfolge bei der Umsetzung der Prinzipien zu beachten ist entscheidend, denn die Schritte setzen sich gegenseitig voraus.


5s hat seinen Ursprung in Japan und wurde von dem Erfinder von Toyota geschaffen: Sakichi Toyoda. Er und sein Sohn verbrachten Jahre damit, einen reibungslosen Fertigungsprozess zu entwickeln, um Kosten zu senken, Zeiteffizienz zu erhöhen und die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Arbeiter*innen zu steigern. Dies sollte durch Mikromanagement und Organisation jedes Schrittes des Produktionsprozesses erreicht werden.


5s oder der Just-in-time-Fertigungsprozess, wie er ursprünglich genannt wurde, gilt allgemein als Vorläufer der Lean Management Strategien und hat sich in verschiedenen Branchen immer wieder bewährt: von der Fertigung bis zum Design.



In diesem Handbuch erfährst du mehr über:


1. Die Schritte 5s Methode


2. Warum du 5s in deinem Unternehmen einführen solltest


3. Wie du 5s in deinen Betrieb integrierst



3.1 Wie man einen 5s Implementierungsplan erstellt


3.2 Was das sechste 'S' bedeutet


4. Welche Werkzeuge dir die 5s Umsetzung erleichtern


5. Wie du deine 5s-Erfolge messen kannst




Ein sauberer und aufgeräumter Büroraum

Was sind die fünf Schritte der 5s-Methode?


Wie bereits erwähnt, zeichnet sich das 5s-System durch die Namen der fünf Schritte aus, die die Methodik definieren und jeweils mit einem S in der japanischen Sprache beginnen. Sie reichen von seiri (Sortieren) bis shitsuke (Selbstdisziplin) und sind jeweils mit detaillierten Anweisungen verbunden.


1. SEIRI


Seiri wird traditionell mit Sortieren übersetzt, bezieht sich aber eigentlich auf die allgemeine Ordnung und Organisation des Arbeitsplatzes. Hier werden alle Gegenstände, die als unnötig erachtet werden, aus den betreffenden Bereich entfernt. Bei der Umsetzung werden die Arbeiter*innen und Inspektor*innen dazu angehalten, sich zu fragen, ob nicht benötigte Werkzeuge, Materialien oder Teile die Arbeit im Raum behindern. Wenn ja, werden diese entfernt.


2. SEITON


Nach dem ersten Schritt des 5s-Prinzips, dem Aufräumen und Beseitigen, konzentriert sich seiton auf alle Elemente, die in dem nun aufgeräumten Raum übrig geblieben sind. Diese sollen für maximale Effizienz geordnet und organisiert werden. Wo sollen bestimmte Werkzeuge und Teile platziert werden, damit sie für die Produktionskette am nützlichsten sind?


3. SEISO


Schritt drei, seiso, steht für Sauberkeit, aber nicht nur für die allgemeine Reinigung des nun aufgeräumten Bereichs. Natürlich ist es nach dem Aufräumen und Organisieren immer noch notwendig, Müll zu entfernen, alles gründlich zu reinigen und abzuwischen, aber wichtiger ist es, einen neuen Sauberkeitsstandard zu setzen. Auf diese Weise wird ein sicheres Arbeitsumfeld erreicht, da z.B. Leckagen leicht erkannt werden können.


4. SEIKETSU


Nachdem alle vorangegangenen Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, muss ihre Umsetzung und Durchführung standardisiert und täglich durchgeführt werden. Das lässt sich leicht mit einem Zeitplan und einer Checkliste erreichen, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können.


5. SHITSUKE


Shitsuke, der letzte Schritt, wird oft mit Disziplin oder Durchhalten übersetzt. Er verlangt im Wesentlichen, dass alle neuen Gewohnheiten und alle bisher absolvierten Schritte des 5s-Systems verinnerlicht und in die Unternehmenskultur aufgenommen werden. 5s soll zur Gewohnheit für jeden einzelnen Mitarbeiter werden. Um die Aufrechterhaltung der 5s-Prinzipien zu gewährleisten, kannst du verantwortliche Mitarbeiter*innen benennen, Checklisten zur Dokumentation einsetzen und deine Fortschritte im weiteren Verlauf des Zyklus verfolgen.



Vorteile der Einführung des 5s-Systems


Es gibt zahlreiche Vorteile, die sich aus der Einführung des 5s Lean Management Systems in deinem Unternehmen ergeben. Die fünf Prinzipien halten dich nicht nur dazu an, dich ständig zu verbessern und einer festgelegten Routine zu folgen, sondern 5s bezieht auch deine Mitarbeiter*innen aktiv in die Verbesserungsprozesse ein, die ihre Arbeitsbedingungen verbessern. Auf diese Weise kannst du eine ganzheitliche Verbesserung in Gang setzen, von der du, deine Mitarbeiter*innen und dein Unternehmen profitieren.


Durch die Einführung von 5s können Unternehmen Fehler minimieren und generell zu einer effizienteren Produktion übergehen, die die Sicherheit der Beschäftigten gewährleistet und die Produktionsqualität fördert. Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile einer 5s-Einführung:


  1. Weniger Durcheinander

    Der wichtigste Vorteil einer Umsetzung der 5s-Prinzipien liegt vielleicht auf der Hand, ist aber nichtsdestotrotz bedeutsam: Sie reduziert das Durcheinander und sorgt für einen sauberen Arbeitsbereich. Das verhindert, dass Werkzeuge und andere Materialien verloren gehen oder beschädigt werden, sorgt für die Sicherheit der Arbeiter*innen und gewährleistet Hygiene und Organisation am Arbeitsplatz.
  2. Steigerung der Produktivität

    Wenn du die in der 5s-Methode beschriebenen Strategien anwendest und dich auf den Arbeitsplatz und seine allgemeine Sauberkeit konzentrierst, kannst du davon ausgehen, dass deine Prozesse effizienter und besser werden. Du verschwendest weniger Zeit mit der Suche nach Werkzeugen und Ausrüstung, da alles seinen Platz hat. Das wiederum steigert die Produktivität erheblich und kann zu besserer Qualität und höheren Einnahmen führen.
  3. Mehr Disziplin

    Wenn du dich an strenge Normen und Regeln hältst und deine Mitarbeiter*innen in die Anwendung der 5s-Prinzipien einbeziehst, erhöhst du die Arbeitsdisziplin, wovon alle profitieren. Nach einer Weile werden Aufräumen, alles an seinem Platz aufbewahren und Putzen zur zweiten Natur und verankern sich im Prozess.
  4. Abfallreduzierung

    Die Anwendung der 5s-Methode kann auch zu einer erheblichen Abfallreduzierung führen. Werkzeuge und Materialien gehen nicht mehr verloren und können effizient repariert oder ersetzt werden. Indem man sich auf Sauberkeit und Struktur konzentriert, können Schäden minimiert und fehlerhafte Maschinen schneller erkannt werden, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
  5. Mehr Sicherheit

    Die 5s-Methode macht den Arbeitsraum und die Arbeitsbereiche zu einer viel sicheren Umgebung für deine Beschäftigten. Gefahrstoffe oder chemische Gefahren können so zum Beispiel identifiziert und sicher gelagert werden. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Beschäftigte ausrutschen, über unbeaufsichtigtes Material stolpern oder fehlerhafte Geräte benutzen, weil alle sorgfältig und aufmerksam auf Verschüttetes und allgemeine Unordnung achten.
  6. Verbesserte Maschinenlaufzeit

    Wenn du deine Maschinen und alle anderen Geräte im Auge behältst, kannst du die Ausfallzeiten erheblich reduzieren. Probleme werden erkannt, lange bevor sie kritisch werden und sparen dir so kurz- und langfristig Zeit und Geld.


Zwei Mitarbeiter diskutieren am Fließband

Wie man 5s im Lean Management Schritt für Schritt einführt


Der einfachste Weg, 5s umzusetzen, ist, deinen Mitarbeiter*innen während der 5 Schritte immer wieder Fragen zu stellen. Das ermutigt zu ehrlichen Antworten und hilft dabei herauszufinden, wo es möglicherweise Defizite gibt. Da die 5s-Prinzipien bereits übersichtlich in Schritte und eine durchdachte Struktur unterteilt sind, ist es bequem, jeden Aspekt mühelos abzuarbeiten.


Dennoch ist es von Vorteil, einen Umsetzungsplan aufzustellen, dem du folgen kannst. Er zeigt auf, wo und in welchem Umfang deine Organisation 5s braucht, wie du am besten Schulungen durchführst und wie du mit der nachhaltigen Umsetzung der 5s-Prinzipien beginnen kannst.


UMSETZUNGSPLAN


  1. Bedarfsermitlung

    Bevor du mit der Einführung von 5s beginnst, solltest du den Bedarf in deinem Unternehmen ermitteln. Beziehe deine Mitarbeiter in diesen Prozess mit ein und stelle ihnen konkrete Fragen: Sind sie mit der Organisation ihres Arbeitsplatzes zufrieden? Gab es in der Vergangenheit Probleme mit dem Auffinden von Geräten oder Dokumenten? Gab es in der Vergangenheit Unfälle aufgrund von verschütteten Substanzen oder losen Geräten? Gibt es unbeschriftete Lagerräume? Sind sich alle über ihre Aufgaben im Klaren, die sie erfüllen müssen, damit alles ordentlich bleibt? Gibt es eine Standardarbeitsanweisung (SOP)?

    Wenn du oder einer deiner Mitarbeiter eine dieser Fragen mit "Ja" beantwortet haben, könnte es sich lohnen, die 5s an deinem Arbeitsplatz anzuwenden und die Vorteile eines organisierten Arbeitsplatzes zu ernten.
  2. Training

    Es ist wichtig, dass du deine Mitarbeiter*innen in jeden Schritt deiner 5s-Reise einbeziehst. Bevor du mit der Umsetzung beginnst, ist es daher wichtig, dass du ihnen deine Ziele erklärst und darlegst, was du mit der Einführung des neuen Systems für das Unternehmen zu erreichen hoffst.

    Erkläre das 5s-System im Detail, beschreibe seine Vorteile und biete eine angemessene Schulung an, um sicherzustellen, dass deine Erwartungen erfüllt werden. Verwende praktische Anleitungen und demonstriere die 5s-Schritte anschaulich an einem Arbeitsplatz und beziehe deine Mitarbeiter*innen in den Prozess ein.

    Du hast auch die Möglichkeit, 5s-Experten zu engagieren, die deine Schulungen für dich durchführen. Abhängig von der Größe deines Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter*innen kannst du diese Option als zeitsparend, aber auch als kostspieliger ansehen.
  3. Ausführungsplan

    Wenn die Schulung durchgeführt wurde und alle wissen, was von ihnen erwartet wird, ist es an der Zeit, aktiv zu werden. Bevor du beginnst, kannst du Fotos machen und den aktuellen Zustand des Arbeitsplatzes, den du verbessern willst, dokumentieren. Danach folgst du den 5s Schritten, indem du
    • sortierst und alles in "notwendige" und "unnötige" Kategorien einteilst.
    • alle notwendigen Gegenstände und Ausrüstungen so organisierst, dass sie leicht und bequem zugänglich sind. Beschrifte Kisten, Ordner und Schubladen, damit sich auch Personen, die den Arbeitsplatz nicht kennen, dort zurechtfinden.
    • deinen Arbeitsplatz nach dem Seiso-Prinzip reinigst. Sei fleißig und gründlich. Da die Reinigung täglich oder in anderen regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, muss die erste Reinigung die gründlichste sein.
    • die vorherigen Schritte nach Abschluss standardisierst. Sorge dafür, dass die Beschäftigten alle drei Schritte regelmäßig durchführen. Lege Zeitpläne fest und überprüfe regelmäßig alle Arbeitsbereiche auf die Einhaltung der neuen Vorschriften. Du kannst die Routinen im Laufe der Zeit anpassen, wenn du feststellst, dass bestimmte Praktiken nicht funktionieren.

    Wenn Dinge gut laufen und du Erfolge bei deinen 5s-Strategien feststellen kannst, könntest du sogar darüber nachdenken, dein Lean Management System zu erweitern. Entweder, indem du dein bestehendes System verfeinerst, ein sechstes S zu den 5s-Prinzipien hinzufügst oder andere Techniken ausprobierst, die die 5s ergänzen, wie den Six Sigma-Ansatz.


    WAS IST DAS 6. S IN DER 5S-METHODE?


    Im Laufe der Zeit wurde das 5s-System um ein zusätzliches S ergänzt, das für Sicherheit steht, denn Sicherheit ist für jeden Arbeitsplatz besonders wichtig. Der zusätzliche Schritt verwandelt das 5s-System in das 6s-System oder den 5s+-Ansatz und konzentriert sich in der Regel auf regelmäßig durchgeführte Risikobewertungen und die Festlegung von Präventivmaßnahmen zur Vermeidung der häufigsten Gefahren.



    Tools und Software für die Umsetzung von 5s


    Es gibt eine Reihe von Werkzeugen und Methoden, die du nutzen kannst, um 5s/6s in deinem Unternehmen und deinen Prozessen umzusetzen. Einige davon helfen bei der Planung und Umsetzung, andere beim Sortieren. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, welches Werkzeug für dein Unternehmen am besten geeignet ist, solltest du alle ausprobieren und dann entscheiden, ob sie für dich in dieser Phase deines Unternehmens nützlich sind. Du kannst jederzeit zu ihnen zurückkehren oder ein ausgewähltes Tool durch ein anderes ersetzen. Bleib flexibel und offen für Veränderungen, sonst ist eine kontinuierliche Optimierung unerreichbar.


    1. 5s Red Tags
      Wenn du dich mit 5s beschäftigt hast, bist du wahrscheinlich schon über das so genannte 5s-Red-Tag-Verfahren gestolpert. Dieses Verfahren ist eine unschätzbare Sortierhilfe, die dabei hilft, nutzlose oder überflüssige Dinge im Arbeitsbereich zu kennzeichnen. Diese visuelle Managementhilfe sendet ein klares Signal an alle Beteiligten, dass die markierten Gegenstände unerwünscht sind.

      Rote Markierungen sind besonders nützlich, wenn der betreffende Bereich besonders groß und schwer zu überwachen ist, vor allem wenn die Beschäftigten im Schichtbetrieb arbeiten oder den Arbeitsplatz häufig wechseln. Wenn du außerdem viele Gegenstände hast, die sortiert werden müssen, können rote Tags hilfreich sein, um den Überblick über alles zu behalten, was bereits bewertet wurde.

      Wenn deine Organisation vergleichsweise klein ist, brauchst du vielleicht keine roten Markierungen, aber du kannst sie trotzdem ausprobieren oder dich für eine andere visuelle Markierungsmethode entscheiden.
    2. PDCA-Zyklus
      PDCA steht für den sogenannten Plan-Do-Check-Act-Zyklus, der oft im Qualitätsmanagement und zur Problemlösung verwendet wird. Mit Hilfe dieses Zyklus kannst du deine 5s-Strategie ergänzen und alle Probleme angehen, die während einem der vier Schritte auftreten können:
      • Plan (Planen): Identifiziere einen Bereich, der verbessert werden muss und entscheide dich für eine Strategie, um das Problem effektiv anzugehen.
      • Do (Durchführen): Setze deinen Plan in einem kleinen Testbereich um, um dessen Wirksamkeit zu testen und den regulären Arbeitsablauf nicht zu stören.
      • Check (Kontrollieren): Überprüfe alle vorgenommenen Änderungen. Haben sie Ergebnisse erbracht? War die Wirkung wie erwartet?
      • Act (Verbessern): Wenn eine Verbesserung festgestellt wurde, ist es an der Zeit, den Plan in einen größeren Bereich einzubauen.


      Der PDCA-Zyklus ist dazu gedacht, sich zu wiederholen: Wenn etwas nicht nach Plan läuft oder unerwartete Ergebnisse bringt, gruppiere dich neu und beginne von vorne.
    3. 5-Why Ursachenanalyse
      Wie viele Lean-Management-Strategien stammt auch die 5-Why-Methode aus Japan und stellt Fragen, um der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen, damit es angemessen angegangen werden kann. Die Fragen sind alle "Warum"-Fragen und sollen sich gegenseitig bedingen. Das bedeutet, dass einer Frage immer die Antwort auf eine vorherige Frage vorausgeht.

      Der Prozess ist jedoch nicht strikt auf nur 5 Fragen beschränkt - du kannst je nach Bedarf weniger oder mehr Fragen stellen. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass es mehr als eine Ursache geben kann und weiter zu graben, um Probleme ganzheitlich zu lösen.
    4. 5s Checklisten
      Checklisten sind für die meisten Unternehmen ein nützliches Werkzeug und können auch deine 5s-Implementierung effektiv unterstützen. Es gibt viele verschiedene Arten von Checklisten, die dir helfen können, immer effizientere Prozesse zu schaffen und dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen, z.B.:
      • Checklisten für die vorbeugende Wartung: Das alte Sprichwort stimmt, auch in der Wirtschaft und in der Produktion, wenn wir sagen: Vorbeugen ist besser als heilen. Sorge dafür, dass deine Prozesse reibungslos laufen, indem du eine Checkliste für deine vorbeugende Wartung verwendest, damit deine Maschinen und Anlagen so lange wie möglich laufen.
      • 5 s Audit-Checklisten: Audit-Checklisten, besonders im Zusammenhang mit 5s und der Fertigung, helfen dir, deine Bemühungen zu verfolgen und Prozesse effizient zu überprüfen.

      Es gibt viele Softwares, die das Erstellen von Checklisten erleichtern und dir helfen, mühelos den Überblick über jede ausgefüllte Checkliste zu behalten. Entdecke unseren Checklistenersteller und Formularersteller oder stöbere in unseren vorgefertigten Checklistenvorlagen.


    So misst du die Wirksamkeit deiner 5s Strategie


    Der Hauptgrund für die Einführung von 5s ist natürlich, dass du von dem Lean-Management-Tool profitieren willst. Aber wie misst du die Leistung deines 5s-Systems? Verbesserte Effizienz ist zwar ein schönes Schlagwort, aber wie genau kannst du deine Erfolge messen? Hier sind 5 Schritte, die dir helfen können, den Überblick über deine Bemühungen zu behalten:


    1. Setz dir SMART-Ziele. Inzwischen hast du wahrscheinlich schon von S.M.A.R.T.-Zielen gehört, also von Zielen, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein müssen. Indem du solche messbaren Ziele definierst, kannst du direkt beurteilen, ob sich deine Bemühungen gelohnt haben oder ob dein System angepasst werden muss.
    2. Strenge dich an, die Datenerfassung zu automatisieren. So kannst du deine Fortschritte leicht verfolgen und z.B. messen, wie viele Teile produziert werden, nachdem eine Maschine näher an die Endbearbeitungsstation gerückt wurde.
    3. Bleib ungeduldig und lasse dir und deinem Team genügend Zeit, damit die Veränderungen greifen können. Um den Nutzen einer Veränderung vollständig zu beurteilen, solltest du ihr immer genügend Zeit geben.
    4. Zu guter Letzt ist es wichtig, dass du dich nicht zu sehr in den Daten verlierst und dich auf das Wichtige konzentrierst. Es mag sein, dass ein Teil deines Unternehmens übermäßig effizient ist, aber wenn sich das nicht auf deine Produktion (oder deinen Gewinn) auswirkt, ist eine solche Veränderung nicht unbedingt hilfreich.

    5. Ein aufgeräumter Schreibtisch
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