Was ist eigentlich Lean Management? Definition, Prozesse und Methoden

Was ist Lean?

Lean als Konzept wird sowohl als Denkweise oder Philosophie als auch als eine Reihe von Prinzipien definiert, die sowohl in der Produktion als auch im Management eingesetzt werden können. Deshalb wirst du oft von Lean Manufacturing oder Lean Management hören oder lesen.

Das Toyota Produktionssystem (TPS) gilt weithin als der Vorläufer von Lean. Das aus Japan stammende TPS basiert auf den Konzepten von Jidoka (Autonomation) und dem sogenannten Just-in-Time.

Jidoka ist hierbei eine autonome und intelligente Automation, die Prozesse sofort nach dem Auftreten eines Fehlers stoppt und so die Herstellung von fehlerhaften Produkten verhindert. In Kombination mit Just-in-Time, einem bedarfsorientierten Konzept, das nur das produziert, was gebraucht wird, wenn es gebraucht wird, produziert das TPS effizient hochwertige Produkte.

Durch den Einsatz von gängigen Werkzeugen, den sogenannten Lean Tools, konzentriert sich das Lean-Prinzip auf die kontinuierliche Verbesserung und die Reduzierung von Verschwendung innerhalb verschiedener Prozesse.

Lean zielt darauf ab, Bereiche zu identifizieren, die als nicht wertschöpfende Verschwendung bezeichnet werden. Dazu gehören alle Prozesse, Dienstleistungen oder Abläufe, die als unwesentlich identifiziert werden und keinen Mehrwert für ein Produkt oder eine Dienstleistung bringen und daher für einen potenziellen Kunden oder Auftraggeber wertlos sind.

Ziel von Lean ist es, diese Ineffizienzen zu beseitigen, indem alle Prozesse analysiert und verschiedene Prinzipien angewandt werden, um die Verschwendung zu reduzieren. Auf diese Weise können die Abläufe reibungsloser und effizienter gestaltet werden, wodurch du Zeit, Ressourcen und Geld sparst und dem Kunden den besten Wert bieten kannst.

In diesem Leitfaden werden wir besprechen:

1. Die 8 Verschwendungen von Lean

2. Wie du die 8 Verschwendungen vermeiden kannst

3. Die 5 Lean Prinzipien

4. Lean Tools & Werkzeuge

5. Die Vor- und Nachteile von Lean

6. Lean Manufacturing vs. Lean Management

Lean und die 8 Arten der Verschwendung

Als Begründer der Lean Methode im Bereich der Produktion entwickelte Taiichi Ohno auch die 7 Muda (無駄), ein Begriff, der sich im Japanischen auf etwas bezieht, das als sinnlos, nutzlos, bedeutungslos oder verschwenderisch angesehen wird. Jedes der 7 Muda steht also für einen Prozess oder ein Element, das keinen Mehrwert für den Produktionsprozess bringt und eliminiert oder reduziert werden sollte. Diese Muda werden im Englischen auch mit dem Akronym TIMWOOD bezeichnet, das sich auf jede der 7 Arten der Verschwendungen bezieht, die als Transport, Bestand, Bewegung, Warten, Überproduktion, Überarbeitung und Defekte definiert werden.

Als die Lean-Praktiken in der westlichen Welt weiterentwickelt, eingeführt und übernommen wurden, kam ein achtes Element zu den ursprünglichen sieben hinzu: die Verschwendung von ungenutzten Talenten.

Dies sind die 8 Arten der Verschwendungen, die Lean definiert:

1. Unnötige Transporte/Transportwege
2. Exzessiver Lagerbestand
3. Unnötige Bewegung
4. Wartezeit
5. Überproduktion
6. Überoptimierung
7. Defekte
8. Ungenutzte Talente

Die 8 Verschwendungen Schritt für Schritt erkennen und vermeiden

Um Probleme richtig angehen zu können, müssen sie erst einmal entdeckt und identifiziert werden. Ein Blick auf die 8 Verschwendungsarten von Lean und eine Analyse im Kontext deiner eigenen Organisation kann dir helfen, Ineffizienzen auf den Grund zu gehen und dir verbesserungswürdige Bereiche aufzuzeigen, die du bisher nicht in Betracht gezogen hast.

1. Transport

Unnötiger Transport von materiellen Gütern, der die Produktion nicht direkt unterstützt, gilt als erste Verschwendung oder Muda. Das kann durch schlechte Planung oder eine unzureichende Abschnittsbildung geschehen, die zu unnötigen Transporten führt.

Um hohe Kosten zu vermeiden und den Transport zu koppeln, solltest du

• dich bemühen, einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen
• das Layout der Produktion überdenken
• WIP-Limits durchsetzen

2. Lagerbestand

Marie Kondo, eine japanische Lebensberaterin, hat die KonMari-Methode zur Organisation populär gemacht. Ihr System, das vor allem im privaten Bereich angewandt wird, basiert darauf, dass man jeden einzelnen Gegenstand in der Wohnung betrachtet und sich fragt, ob er Freude bereitet. Wenn das nicht der Fall ist, gilt er als Last und sollte weggeworfen werden.

Während der Besitz vieler Dinge als Vorteil angesehen werden kann, können zu viele Besitztümer eine Person auch belasten, genauso wie ein großes Inventar am Ende teuren Lagerraum verbrauchen kann, fälschlicherweise eine Nachfrage „bedient“, die nicht existiert, und ein Beweis für ineffiziente Kapitalzuteilungs- und/oder Prognosesysteme ist.

Während es wichtig ist, deinen Bestand effizient zu verwalten, ist es ebenso wichtig zu erkennen, wann der Bestand zu groß geworden ist.

Sorge dafür, dass du dieses Problem angehst, indem du

• Materialien nur bei Bedarf kaufst
• nur Materialien in der benötigten Menge kaufst
• ein Warteschlangensystem einrichtest

3. Bewegung

Nicht zu verwechseln mit Transport, bezieht sich Bewegungsverschwendung auf jede unnötige Bewegung, die Menschen im Produktionsprozess machen. Dazu gehören jede Art von Bücken, Greifen oder Werkzeugsammeln oder Abläufe, die auf komplizierte Weise eingerichtet wurden.

Um Probleme in diesem Bereich zu beheben, solltest du in Erwägung ziehen, Mitarbeiter, die im Team arbeiten, am gleichen Ort im Betrieb unterzubringen, vor allem wenn ihre Arbeit stark voneinander abhängt. Außerdem könntest du die Arbeitsplätze mit Hilfe des 5er Systems, einer weiteren japanischen Kreation und einem Lean-Tool, bewerten und organisieren.

4. Wartezeiten

Wartezeiten gelten als Verschwendung und entstehen, wenn Prozesse, die voneinander abhängig sind, nicht vollständig synchronisiert sind und dadurch unnötige Wartezeiten, Warteschlangen und Leerlaufmomente entstehen.

In der Produktion kannst du die folgenden Fragen berücksichtigen, um unnötige Wartezeiteb zu identifizieren: Müssen deine Mitarbeiter*innen auf Geräte warten? Entstehen bei manchen Vorgängen Engpässe (sogenannte Bottlenecks)? Gibt es ungeplante Ausfallzeiten, die Prozesse aufhalten?

Eine Warteschleife kann sogar so einfach sein, dass jemand auf eine Genehmigung per E-Mail wartet, bevor er mit seiner Arbeit beginnen kann. Frag dich, ob es bestimmte veraltete Strukturen sind, die deine Mitarbeiter*innen zurückhalten: Wie unabhängig sind sie? Haben sie sich genug Vertrauen erarbeitet, um autonomer arbeiten zu dürfen? Gibt es Qualifikationsmonopole oder Personen, die als einzige eine bestimmte Maschine bedienen können?

5. Überproduktion

Vielleicht ist es sinnvoll, die Überproduktion zu untersuchen, die mit Problemen bei der Lagerhaltung zusammenhängt. Wenn du mit Überproduktion zu kämpfen hast, fehlt dir vielleicht ein effizientes System, du hast schlecht geplant oder bist in die Falle getappt, dass du auch in Leerlaufzeiten produzierst.

Überlege, ob du deine Systeme überarbeitest und eine bessere Automatisierung einführst, um solche Probleme anzugehen.

6. Überoptimierung

Optimierung ist großartig und oft notwendig. Sie kann aber auch sehr schnell zu einer Belastung werden, wenn du in die Falle endloser Verfeinerungen, Überprüfungen und übermäßiger Informationen tappst, die zu Überoptimierung führen.

Wie effizient sind deine Richtlinien? Sei ehrlich zu dir selbst und überprüfe, ob es zusätzliche Arbeitsabläufe gibt, die Aufwand, Ressourcen und Arbeitskraft verschlingen, ohne einen nennenswerten Mehrwert für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu schaffen.

Bitte stelle dir diese einfache Frage: Ist der zusätzliche Wert etwas, wofür der Kunde gerne zahlen würde? Wenn die Antwort nein lautet, dann hast du es mit einer übermäßigen Verschwendung zu tun, die sofort eingedämmt oder neu bewertet werden muss.

7. Defekte

Produktivitätsverluste durch die Nacharbeit und Korrektur bestimmter Produkte werden als Defekt-Abfall bezeichnet. Da du zusätzlichen Platz, Zeit und Geld in ein Produkt investieren musst, das am Ende vielleicht verschrottet wird, musst du deine Produktionsprozesse, die zu Defekten führen, genau unter die Lupe nehmen und prüfen, ob die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind oder ob andere Prozesse Defekte an Produkten verursachen.

8. Ungenutzte Talente

Der letzte Zusatz und die achte Verschwendung ist die Verschwendung ungenutzter Talente. Werden einige Mitarbeiter zu wenig eingesetzt, obwohl sie vielseitiger arbeiten könnten? Und: Führst du eine offene und ehrliche Kommunikation mit deinen Mitarbeitern, hörst du dir ihr Feedback an und nutzt du ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken angemessen?

Je offener die Kommunikation ist, auch zwischen Abteilungen, Arbeitsabläufen und Standorten, desto mehr wird sichergestellt, dass Wissen nicht monopolisiert wird und dass auch dann, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, noch auf sein Wissen zurückgegriffen werden kann. Bedenke das menschliche Potenzial, das deine Mitarbeiter*innen bieten, und schätze sie, um sie zufriedenzustellen und zu motivieren.

Was sind Lean-Prinzipien?

Das aus der Fertigungsindustrie stammende Lean-Prinzip wurde für viele verschiedene Branchen adaptiert und die sogenannten Lean-Prinzipien werden heute häufig im Management eingesetzt, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern.

Lean konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserungen und darauf, so viel Verschwendung (in welcher Form auch immer) wie möglich zu vermeiden, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Auch das Gesundheitswesen hat begonnen, Elemente der Lean-Methode anzuwenden, um eine effizientere Patientenversorgung zu gewährleisten. So können Gesundheitsdienstleister z.B. die Zeit, die Patienten in Wartebereichen verbringen, reduzieren, ihre Lagerbestände verringern, um das Verfallsdatum medizinischer Produkte zu vermeiden, und den Komfort der Patienten erhöhen, indem sie ihre Bewegungen zwischen den Stationen und/oder Ärzten verringern.

Neben den 8 Arten der Verschwendungen haben James P. Womack und Daniel T. Jones, Gründer des Lean Enterprise Institute (LEI), veröffentlichten 1997 das Wirtschaftsbuch Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Cooperation, in dem sie die fünf Grundprinzipien von Lean skizzieren:

1. KUNDENWERT IDENTIFIZIEREN

Wofür ist der Kunde bereit zu zahlen? Was erwartet er? Das ist der Wert deines Produkts oder deiner Dienstleistung. Um ihn zu definieren, musst du die Bedürfnisse des Kunden und sein Profil herausfinden. Überlege dir Zeitpläne, Preise und zusätzliche Anforderungen und stelle den Kunden bei jeder Aktivität in den Mittelpunkt.

2. WERTSCHÖPFUNGSSTRÖMEN AUFSTELLEN

Um auf den nun definierten Wert eingehen zu können, musst du damit beginnen, den sogenannten Wertstrom abzubilden. Die Wertstromanalyse bzw. das sogenannte Value Stream Mapping (VSM) dient dazu, den gesamten Lebenszyklus eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Ware zu skizzieren, angefangen bei den benötigten Rohstoffen bis hin zu ihrer Entsorgung.

Identifiziere die Prozessschritte im Detail, definiere die Problembereiche (und berücksichtige dabei die 8 Verschwendungsarten) und erfasse oder lege jede einzelne Aktion fest, die in den Vertrieb des Produkts an den Verbraucher eingeht. Auf diese Weise gewinnst du auch bessere Kenntnisse über deine Abläufe.

In der Produktion bildest du also die gesamte Produktreise ab, während ein Krankenhaus VSM nutzen kann, um unnötige Wartezeiten für Patienten zu identifizieren oder herauszufinden, wo die Verwaltung die Prozesse verlangsamt. VSM als saubere Technik ist auf viele Bereiche von der Personalabteilung bis hin zu jeder Art von Kundenservice anwendbar und kann leicht angepasst werden.

3. PROZESSE FLIESSEN LASSEN

Eliminiere Verschwendung im Wertstrom und verdichte deine Arbeitsabläufe auf ihren produktivsten Zustand. Jetzt ist es an der Zeit, jeden Schritt so zu gestalten, dass er reibungslos und effizient ablaufen kann. Gliedere die Schritte auf, schule die Mitarbeiter*innen und sorge für eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen.

4. EIN ZUGSYSTEM EINRICHTEN

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass du nicht überproduzierst und Verschwendung verursachst, indem du dein Lager überfüllst, ist es hilfreich, ein Demand-Pull-System zu etablieren, anstatt sich auf eine Supply-Push-Strategie zu verlassen. Das bedeutet, dass die gesamte Produktion sowie alle Waren und Dienstleistungen nachfrageorientiert sein sollten. Damit das funktioniert, musst du sicherstellen, dass die Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen und dass du die Nachfrage mengenmäßig befriedigen und eine konsistente Lieferkette anbieten kannst.

5. ZIEL DER PERFEKTION

Das 5S-System, selbst ein Lean-Tool, hat als letztes Prinzip die Säule des Shitsuke (躾), ein Begriff, der übersetzt so viel wie „Aufrechterhaltung“ oder „Wartung“ bedeutet, wobei die neu gefundenen strukturellen Veränderungen als feste Bestandteile in die Unternehmenskultur eingeführt werden. Auf diese Weise wird das neue System zur Gewohnheit und ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung in jeder Abteilung.

Auf ähnliche Weise schließt Lean nach Womack und Jones, dem fünften Prinzip des Lean-Denkens, den Kreis und fordert dich auf, die Schritte 1-4 immer wieder zu wiederholen, bis ein Zustand der (Beinahe-)Perfektion erreicht ist, in dem Werte ohne unnötige Verschwendung geschaffen werden können. Verankere Lean in deiner Unternehmenskultur und maximiere so mühelos den Kundennutzen.

Zweck, Prozess und Menschen: Lean-Prinzipien vereinfacht

Fast ein Jahrzehnt nach ihrer ersten Veröffentlichung der Lean-Prinzipien haben Womack und Jones die oben genannten Schritte auf drei vereinfacht: Zweck, Prozess, Menschen. Hier ein kurzer Überblick:

• Zweck: Lege den Kundennutzen fest, um herauszufinden, was der Zweck der Organisation ist.
• Prozess: Erstelle den Prozess, der befolgt werden muss, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen (VSM)
• Mitarbeiter: Weise Verantwortlichkeiten für jeden Wertstrom zu, um sicherzustellen, dass alle Bemühungen des Teams aufeinander abgestimmt sind, und passe sie bei Bedarf an.

Lean Werkzeuge, Techniken und Methoden

Es gibt eine Fülle verschiedener Tools und Techniken, die dir helfen können, einen Lean Zustand zu erreichen. Einige Praktiken wurden in diesem Artikel bereits angesprochen, z.B. Kanban, die 5S Methode, die Bottleneck bzw. Engpassanalyse oder die Wertstromanalyse (VSM).

Wenn du Lean in deinem Unternehmen einführen willst, kannst du dein Toolkit mit einigen der folgenden Techniken ausstatten:

• Der Gemba Walk
  Was ist Gemba? Das Wort bedeutet übersetzt „der richtige Ort“ und bezieht sich auf Orte, an denen Werte geschaffen werden. Ursprünglich wurde der Begriff für die Fertigung entwickelt und bezog sich daher auf die Fabrikhalle, in der die Arbeit stattfindet, kann aber auch auf jeden anderen Ort angewendet werden, an dem Werte für die Kunden geschaffen werden.
  
  Gemba ermutigt dich also, Zeit an den Orten zu verbringen, an denen die eigentliche Tätigkeit stattfindet, damit du die tatsächliche Arbeit beobachten, dich mit den Arbeitern unterhalten und Daten sammeln kannst.
• Poka-Yoke
  Ist dir schon mal aufgefallen, dass sich deine Mikrowelle nicht einschalten lässt, wenn die Tür offen ist? Oder wie das Auto signalisiert, wenn jemand nicht angeschnallt ist? Das alles sind alltägliche Beispiele für das Lean Prinzip Poka-Yoke, das als Fehlersicherungssystem konzipiert ist. Ursprünglich von Shigeo Shingo für das Toyota Produktionssystem (TPS) entwickelt, wurde das Prinzip im Laufe der Zeit angepasst und erweitert und ist heute in vielen Kontexten nützlich.
• Ursachennalyse
  Die Ursachenanalyse hilft dir dabei, die zugrundeliegenden Fehler in Prozessen herauszufinden und die Ursache eines Problems ganzheitlich zu behandeln, anstatt nur das Symptom.
  
  Eine typische Sequenz nutzt die sogenannte 5 Why-Methode, um zum Kern eines Problems vorzudringen, indem 5 Warum-Fragen gestellt werden, die jeweils tiefer in den Ursprung eines Problems eindringen.
• SMART-Ziele
  

  SMART wurde in den 1980er Jahren entwickelt und in letzter Zeit in der Selbsthilfebranche populär gemacht. SMART hilft dir dabei, erreichbare Ziele zu setzen, indem du sicherstellst, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert sind.

Vor- und Nachteile von Lean

Die Einführung von Lean in deine Arbeitsabläufe hat sicherlich Vorteile, aber wie bei jedem Optimierungssystem gibt es auch einige Nachteile, die du berücksichtigen musst. Insgesamt ist es am besten, wenn du deine Strukturen analysierst, verschiedene Lean-Implementierungen in Betracht ziehst und eine fundierte Entscheidung auf der Grundlage von Daten und Untersuchungen triffst, um festzustellen, ob Lean der richtige Weg für dich ist.

VORTEILE VON LEAN

• Das Hauptziel von Lean ist die Reduzierung von Verschwendung. Indem du das System in deinen eigenen Betrieb einführst, kannst du jede Art von Verschwendung (Zeit, Energie, Ressourcen) deutlich reduzieren.
• Wenn du Verschwendung reduzierst und richtig nach den Lean-Prinzipien planst, sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Wenn du auf die Lagerhaltung achtest und unnötige Prozesse abschneidest, kannst du viel kosteneffizienter arbeiten.
• Durch die Reduzierung von Abfällen kannst du nicht nur Kosten sparen, sondern wirst auch umweltfreundlicher und nachhaltiger. Spare Energie- und Treibstoffkosten, indem du z.B. auf die Abfälle beim Transport oder Umzug achtest.
• Weniger Verschwendung jeglicher Art wird wahrscheinlich zu erhöhter Produktivität führen. Zum Beispiel, indem du die Arbeitsabläufe verkürzt oder Teams zusammenlegst.
• Erhöhte Produktivität wiederum beeinflusst auch das Produkt und erhöht seine Qualität, was zu mehr Kundenzufriedenheit und höheren Gewinnen führt.

NACHTEILE VON LEAN

• Während die Einführung von Lean zur Kundenzufriedenheit führen kann, könnten hingegen Mitarbeiter unzufrieden werden, da sie sich vielleicht durch die neuen Arbeitsabläufe zu sehr überwacht und kontrolliert fühlen oder Schwierigkeiten haben, die neuen Richtlinien zu akzeptieren. Erkläre und führe Lean ein, indem du deine Mitarbeiter*innen mit in die Prozesse einbeziehst, um dem entgegenzuwirken.
• Auch wenn Verschwendung reduziert werden kann, können die stromlinienförmigen Prozesse von Lean zu Problemen führen, sobald Geräte ausfallen. Da es nur sehr wenig Spielraum für die Verlagerung von Abläufen und fast keinen Spielraum für Fehler gibt, kann ein Geräteausfall in einem Bereich die Arbeit in allen Abteilungen aufhalten.
• Lean kann zu Versorgungsproblemen in nie dagewesenen Zeiten führen. Lean erfordert in der Regel ein Pull-System, das versagen kann, wenn die Nachfrage plötzlich steigt. Das passierte zum Beispiel zu Beginn der globalen Pandemie: Medizinische Vorräte, Ausrüstung und Masken waren auf der ganzen Welt nicht mehr vorrätig, weil die Nachfrage plötzlich explodiert war. Das ist sicherlich ein extremes Beispiel, aber dennoch ein Argument, um ein hybrides System zwischen einer Demand-Pull- und einer Supply-Push-Strategie in Betracht zu ziehen.

Lean Manufacturing vs. Lean Management?

Im Kern haben Lean Manufacturing/Lean Production und Lean Management die gleiche Wurzel. Sie funktionieren auch ganz ähnlich. Der einzige Unterschied ist ihr Ziel. Während sich Lean Produktion auf die kontinuierliche Verbesserung und die Verringerung von Verschwendung in den Produktionsprozessen konzentriert, zielt das Lean Management darauf ab, Probleme in der Unternehmensführung durch das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung zu lösen. Es ist hilfreich, einen Managementansatz zu entwickeln, der die Lean-Strategien in dein ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem integriert, um einen ganzheitlichen Ansatz für das Top-Management zu erhalten.

Kurz gesagt: Lean Manufacturing und Lean Management verwenden fast die gleichen Techniken, der einzige Unterschied sind die Zielbereiche. Lean Production konzentriert sich auf die Produktreise und die Produktionsabläufe, während das Lean Management darauf abzielt, weniger greifbare Prozesse in der Verwaltung und Leitung einer Organisation zu optimieren.