So nutzt du deine digitale 5S Audit Checkliste

Was ist eine 5S-Audit-Checkliste?

Wenn du dich fragst, woher das Lean Management, Qualitätsmanagement und der Kaizen-Ansatz kommen, dann solltest du dich mit dem 5S Audit vertraut machen. Es dient als Grundlage für die japanische Arbeitskultur und Lean-Philosophie, zu der auch beispielsweise die Ursachenanalyse nach dem 5-Why Verfahren oder der produktivitätssteigernde Gemba-Walk gehören. Eine Checkliste für 5S hilft die 5S-Methode an deinem Arbeitsplatz einzuführen und eine Bewertung vorzunehmen.

Der Begriff 5S steht für die fünf Schritte:

1. Seiri (Sortieren)
2. Seiton (Systematisieren)
3. Seiso (Säubern)
4. Seiketsu (Standardisieren)
5. Shitsuke (Ständig verbessern)

Die 5S-Prinzipien helfen dir, Verschwendung zu vermeiden und eine sicherere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Woher kommt die 5S-Methode?

Für ein tieferes Verständnis und als Beweis für die Wirksamkeit dieser Methode ist es wichtig, die Ursprünge und Hintergründe dieser Methode zu kennen: Die 5s-Methode ist Teil der Lean-Methode und gilt daher als kontinuierlicher Optimierungsprozess.

Das Prinzip wurde Anfang des 20. Jahrhunderts von dem Japaner Taiichi Ono entwickelt, der die Produktionsphilosophie von Toyota maßgeblich beeinflusst hat. Innovativ an der Methode ist nicht nur der minimalistische und zyklische Ansatz, sondern auch die deutliche Förderung der Mitarbeiterbeteiligung. Schließlich sind die Mitarbeiter maßgeblich für die Umsetzung und Aufrechterhaltung der Methode verantwortlich.

Was beinhaltet die 5S-Methode?

Was bedeuten Begriffe, wie Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke? Diese Begriffe beschreiben einfache Maßnahmen, die dir helfen, Minimalismus und Nachhaltigkeit in der Koordination deiner Unternehmenspolitik zu erreichen. Erfahre hier die genauen Definitionen der einzelnen Schritte:

Schritt 1: Sortieren (seiri)
Organisiere deinen Arbeitsplatz, indem alle Gegenstände sortiert und alle überflüssigen Dinge beseitigt werden. Auf diese Weise wird dein Team nicht nur weniger abgelenkt, sondern du schaffst mehr Platz und beseitigst Hindernisse und potenzielle Gefahren.

Schritt 2: Ordnen (seiton)
Lege fest, wo jeder einzelne Gegenstand platziert werden soll, um die Zeit zu reduzieren, die Arbeitnehmer*innen mit Suche nach Werkzeugen verschwenden. Dies gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsablauf im Tagesgeschäft. Stelle sicher, dass alle Artikel beschriftet und in der Nähe des Arbeitsbereichs platziert sind.

Schritt 3: Reinigen (seiso)
Reinige deinen Arbeitsplatz und sorge dafür, dass er so bleibt. Dies trägt zur Schaffung einer produktiven Umgebung bei und sorgt für einen sauberen und angenehmen Arbeitsbereich.

Schritt 4: Standardisieren (seiketsu)
Entwickle einen Plan, um die Aufrechterhaltung der ersten drei Schritte sicherzustellen. Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz häufig inspiziert, organisiert und gereinigt wird.

Schritt 5: Ständig verbessern (shitsuke)
Es ist entscheidend, nicht nur einen Plan aufzustellen, sondern auch eigenverantwortlich und bewusst Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen, um ihn aufgeräumt und organisiert zu erhalten. Eine starke Arbeitsmoral gewährleistet einen sicheren und produktiven Arbeitsablauf und eine sichere Arbeitsumgebung.

Die Vorteile der 5er-Methode

Hier findest du die wichtigsten Vorteile der Einführung von 6s Lean für dein Unternehmen auf den Punkt gebracht:

• Produktivitätssteigerung im gesamten Unternehmen
• Weniger Nacharbeit
• Mehr Bewegungsfreiheit
• Zufriedene und motivierte Mitarbeiter
• Eine stabile Sicherheitsgemeinschaft in deinem Unternehmen
• Schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Wie nutzt man 5s in der Produktion?

Das 5S-Audit gerade in der Fertigung besonders nützlich. Es gibt einige Bereiche dieses Prinzips, die mit der Produktion in Verbindung gebracht werden können und die genau in diesem Bereich unglaublich hilfreich sind.

Zunächst einmal kann mit der 5S-Checkliste überprüft werden, wie das Sortierprinzip umgesetzt wird. Mit anderen Worten: ob der Arbeitsplatz richtig organisiert ist. Mit Hilfe der 5S-Vorlage kann zum Beispiel überprüft werden, ob an den Maschinen spezielle Schilder angebracht sind und ob die Arbeits- und Nicht-Arbeitsmaterialien richtig sortiert wurden.

Die 5S-Checkliste ist auch praktisch, um das Ordnen zu überwachen. Vergewisser dich, dass du deinen Arbeitsplatz ausreichend vorbereitet hast, indem du ihn ordentlich reinigst und die Wartungsprobleme angehst, sobald sie auftreten.

Natürlich ist auch der Seiso-Aspekt wichtig. Maschinen sollten nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch entsprechend aussehen. Die Hygiene ist auch wichtig für die Gesundheit der Maschinenbediener*innen.

Um das Standardisieren in der Fertigung umzusetzen, müssen bestimmte Regeln aufgestellt werden, damit die Mitarbeiter*innen keine andere Wahl haben, als das LEAN-Konzept umzusetzen. Zum Beispiel kann geregelt werden, dass an einem Arbeitsplatz nicht mehr Abfall entstehen darf, als in der Quote angegeben.

Wenn deine Mitarbeiter*innen mit dem Standardisieren beginnen, können sie dazu übergehen an der ständigen Verbesserung zu arbeiten. Dies ist eine kompliziertere Phase, da es bedeutet, dass die Beschäftigten diese Praxis zu ihrer Routine machen müssen.

Behalte immer im Hinterkopf, dass die Einführung der 5S-Methode eine Herausforderung ist. Besonders in Unternehmen, in denen sich die Art und Weise, ein bestimmtes Gut zu produzieren, seit Jahrzehnten nicht geändert hat.

Es ist müßig zu erwarten, dass die Beschäftigten von heute auf morgen auf die 5S-Prinzipien umsteigen. Allerdings kann eine zusätzliche Schulungen zu dieser Arbeitsweise die Notwendigkeit herausstellen und den Prozess beschleunigen. Kurze Seminare, E-Mails, Ankündigungen, Broschüren usw. können vertrauenswürdige Quellen sein, um deine Belegschaft davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, die 5S-Prinzipien umzusetzen.

4 Tipps zur Umsetzung von 5S

6s Lean oder 5s + Sicherheit ist mehr als nur Aufräumen! Es geht um eine konsequente und kontinuierliche Prozessverbesserung. Bei der Einführung von 6s können eine Reihe von schwerwiegenden Fehlern gemacht werden, wie z.B. die einmalige Anwendung der Methode oder die falsche Kommunikation mit deinen Mitarbeitern. Erfahre, wie du 6S Lean in der Fertigung und in anderen Branchen einführen. Die folgenden drei Tipps helfen dir, 6s Schritt für Schritt und sinnvoll zu implementieren.

1. Kommuniziere & Schule – Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter in die 6s-Methode eingeführt und auf deren Vorteile aufmerksam gemacht werden. Beziehe die Mitarbeiter in die Produktivitätssteigerung ein, indem du deine Erfahrungen mit der Methode und Vorschläge für Korrekturmaßnahmen in die Unternehmenspolitik einfließen lassen.
2. Ernenne einen Verantwortlichen – Als zyklische Verbesserungsmethode ist es für den Erfolg dieser Methode unerlässlich, sie regelmäßig durchzuführen, damit sie mit der Zeit zu einem Routineprozess wird. Hierfür ist es besonders sinnvoll, einen Verantwortlichen zu benennen, der auch ein offenes Ohr für Fragen und Eindrücke der Mitarbeiter hat.
3. Kontrolliere – Bei der Durchführung des regelmäßigen Verfahrens ist zumindest zu Beginn ein gewisses Maß an Kontrolle bzw. Selbstbeherrschung erforderlich. Es ist wichtig, die Mitarbeiter nicht als chaotisch zu tadeln, sondern die Effektivität dieser Methode zu betonen, die durch Gleichförmigkeit erreicht wird.
4. Motiviere dein Personal – Das Verweisen auf einen ordentlichen Arbeitsplatz kann schnell bevormundend wirken. Wichtig ist, die Vorteile von 5s aufzuzeigen und deine MitarbeiterInnen durch die gemeinschaftliche Initiative eines verbesserten Workflows zu motivieren.

Was ist die 6S-Methode?

Das Erfolgsprinzip 5S wird von zahlreichen Unternehmen heute als 6S-Methode verwendet. Das letzte S steht für Sicherheit.

Der Grund, warum dieses Element aufgenommen wurde, ist, dass gerade die Sicherheit am Arbeitsplatz entscheidend ist. Sie hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter*innen, die Arbeitszufriedenheit und die Zuverlässigkeit der Arbeitsumgebung im Allgemeinen. Daher wird davon ausgegangen, dass die Bereitstellung von Arbeitsrichtlinien, Sicherheitswarnungen und Arbeitsschutzmaßnahmen einen großen Einfluss auf den Arbeitsablaäufe haben.

Jedes Unternehmen, egal welcher Größe, muss zum Beispiel dafür sorgen, dass es beschilderte Notausgänge, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen und ähnliches gibt. Außerdem ist es wichtig, dass die notwendige Schutzausrüstung leicht erreichbar und sofort einsatzbereit ist.
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Dein digitales 5S Audit Tool

Mit der mobilen App von Lumiform führst du digitale 5S-Inspektionen durch, meldest Probleme im Handumdrehen und weist Korrekturmaßnahmen schnell verantwortlichen Kolleg*innen zu. Mache Fotos von Gegenständen, die nicht mehr benötigt werden, informiere dein Team oder Lieferanten über anstehende Veränderungen und plane 5S-Inspektionen, um die Produktivität deiner Produktion konstant zu steigern.

Nutze die 5S-Checklisten von Lumiform, um:

• Gemeinsam mit deinen Teamkolleg*innen mit der super intuitiven mobilen Applikation Prüfungen vor Ort durchzuführen.
• Die Effizienz deiner internen Prozesse zu steigern: Durch eine einfachere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden und Beheben von Vorfällen.
• Berichte automatisch zu genieren und mit deinem Team und Stakeholdern sofort zu teilen.
• Einfache Analysen aller deiner Daten durchzuführen, damit du schneller die Bereiche identifizierst, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
• Die Qualität und Sicherheit in der Produktion zu steigern: Durch den Formularbaukasten kannst du interne Prüfungen und Prozesse stetig optimieren. Das Lumiform die Prüfer*in durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.