Was ist ein papierloses Büro und was sind seine Vorteile in Bezug auf Nachhaltigkeit, Effizienz und Datensicherheit? Wir geben dir Tipps für die Umstellung auf ein digitales Büro und die Integration von Software, die deinen Bedürfnissen entspricht.
Inhalt
1. Was ist ein papierloses Büro?
2. Durch papierloses Arbeiten helfen, die Umwelt zu schützen
3. Darum solltest du papierlos arbeiten
4. Wende das Blatt mit einem digitalen Büro
Was ist ein papierloses Büro?
Wie der Name bereits anklingen lässt, wird ein papierloses Büro als ein Arbeitsplatz definiert, der sich auf digitale Lösungen zugunsten von papierbasierten Lösungen verlässt. Natürlich wird in vielen Büros trotzdem noch auf die eine oder andere Weise auf Papier zurückgegriffen, wenn einzelne Teammitglieder einen analogen Kalender verwenden, oder sich kurze persönliche Notizen auf einem Stück Papier machen.
Papierlos zu arbeiten bedeutet schlichtweg, dass ein Unternehmen oder eine Organisation jegliche vermeidbaren Papierprozesse so weit wie möglich minimiert und gegen elektronische Systeme austauscht. Auf diese Weise gelingt es Unternehmen nicht nur, mit der globalen Digitalisierung Schritt zu halten, sondern auch das Durcheinander am Arbeitsplatz zu reduzieren.
Abhängig von der Art der Arbeit, die in deinem Unternehmen verrichtet wird, ist eine vollständige Umstellung auf die digitale Technik vielleicht (noch) nicht möglich, aber die meisten Unternehmen können im Allgemeinen darauf hinarbeiten, eine erhebliche Menge an Papier aus ihren Arbeitsabläufen zu entfernen.
Frag dich, welche Korrespondenzen per E-Mail geführt werden können? Ist es vielleicht möglich, dass du Verträge digital speichern und unterzeichnen lässt? Kannst du Gehaltsabrechnungen über eine passwortgeschützte Plattform bereitzustellen, anstatt sie physisch zu versenden? Selbst die kleinsten Veränderungen können zu erheblichen Einsparungen führen und dein Unternehmen in die richtige Richtung lenken.
Durch papierloses Arbeiten helfen, die Umwelt zu schützen
Mit der rasanten Entwicklung von Technologie in den letzten Jahrzehnten und einem steigenden Umweltbewusstsein in der Gesellschaft ist der Umstieg auf ein papierloses Büro mittlerweile nicht nur eine praktische, sondern auch eine ethisch begründete Entscheidung.
Umfragen haben gezeigt, dass Umweltthemen (Environment), Soziales (Social) und Unternehmensführung (Governance) (ESG-Kriterien) für Arbeitnehmer*innen so wichtig sind, dass sie ihre Arbeitsplatzwahl tatsächlich beeinflussen können. Einer Studie zufolge ist fast die Hälfte der Befragten Arbeitnehmer*innne dazu bereit ein geringeres Gehalt zu akzeptieren, um für einen ethisch und ökologisch verantwortungsvollen Arbeitgeber zu arbeiten. Aus derselben Studie geht hervor, dass 40 % der Millennials bereits bei der Annahme von Stellenangeboten in der Vergangenheit ein umweltbewussteres Unternehmen bevorzugt haben.
Jeder Deutsche verbraucht im Jahr ca. 240kg Papier. 90kg davon in seinem Arbeitsumfeld.
Der Verzicht auf Papier hilft deinem Unternehmen also nicht nur dabei, riesige Dokumentenstapel loszuwerden und Geld für Briefmarken zu sparen: Indem du Papier reduzierst wird dein Unternehmen nachhaltiger und zieht entsprechend auch umweltbewusste Arbeitnehmer*innen an. Halte so ESG-Kriterien ein und beeindrucke deinen Kundenstamm.
Papierlos zu arbeiten bedeutet also nicht nur mehr Schutz für den Planeten sondern gleichzeitig mehr Zufriedenheit für deine Kundschaft und Mitarbeiter*innen.
Darum solltest du papierlos arbeiten
Warum sollte man überhaupt papierlos arbeiten? Die Debatte über analog oder digital wird schon seit Jahrzehnten geführt, und viele Menschen ziehen es immer noch vor, Notizen in physischer Form zu machen. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass das Leseverständnis bei gedruckten Texten besser ist als bei ihren digitalen Pendants. Dies gilt jedoch in der Regel für lange Texte, die oft in akademischen oder wissenschaftlichen Kontexten verfasst werden, und betrifft daher nicht unbedingt E-Mails oder Sitzungsnotizen, die als Dokumentation erstellt werden.
Die Digitalisierung deiner Bürodokumente hilft dir dabei, ein digitales Arbeitsumfeld zu schaffen, auf welches alle Beteiligten leicht zugreifen können. Wenn du solche Praktiken etablierst, dann bist du dafür gewappnet, deinem Team Home Office zu ermöglichen und im Falle einschränkender Umstände den Arbeitsalltag weitestgehend aufrechtzuerhalten.
Der Verzicht auf Papier führt also zu effizienteren Geschäftsprozessen, die dir viel Zeit sparen können. Indem du Dokumente nicht mehr abheften und suchen musst, sondern sie mit einem Mausklick in einer zentralen Datenbank abrufst, kannst du auch Platz sparen, vor allem in Branchen, in denen du Unterlagen über längere Zeiträume aufbewahren müssen, wie z.B. für HACCP.
Die Online-Ablage deiner Dokumente schützt diese auch vor tatsächlichen physischen Gefahren – wie Verlust oder Beschädigung und Zerstörung – und erhöht gleichzeitig die Datensicherheit, wenn geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen getroffen werden.
Der Verzicht auf Papier im Büro ist somit nicht nur eine nachhaltige und ethische Entscheidung, sondern hat auch praktische Vorteile und sorgt für Ordnung in deinen Büroräumen und ein flexibleres und attraktiveres Arbeitsumfeld.
Wende das Blatt mit einem digitalen Büro
Um wirklich umzusteigen und das Papier in deinem Büro zu reduzieren, musst du dich nicht zwingend vom Briefverkehr abwenden und Briefmarken, Umschläge, Briefpapier oder teures Druckerpapier wegwerfen und stattdessen E-Mails versenden, aber tue dies, wo immer es möglich ist.
Selbst das interne Hin- und Herschicken von physischen Dokumenten zwischen Abteilungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig, während elektronische Übertragungen nicht nur nachvollziehbar sind, sondern auch sofort erfolgen und dir dabei helfen, Änderungen und Zuständigkeiten leicht nachzuvollziehen.
Abhängig von deinen Prozessen kannst du sogar in Erwägung ziehen, eine Software zu integrieren, um deine Bedürfnisse zu erfüllen. Es gibt eine Fülle von E-Mail-Hosts, Textverarbeitungsprogrammen und Cloud-Diensten, die dir zur Verfügung stehen, so dass du direkt einsteigen und deine digitale Reise beginnen kannst.
In der heutigen Zeit wirst du bereits einige (oder sogar viele!) davon – wie z. B. E-Mail – bereits in deine Strukturen integriert haben, aber es gibt natürlich immer Raum für Verbesserungen und einen Weg in eine nachhaltigere Geschäfts- und Arbeitswelt, die dein Unternehmen sowohl für deine Kundschaft als auch für Arbeitnehmer*innen attraktiv macht.