Six Sigma: Methoden, Phasen und Ziele einfach erklärt

Was ist Six Sigma?

Auch wenn die Fortschritte bei technologischen Systemen und Ausrüstungen zu einer erheblichen Verbesserung von Geschäftsprozessen und Produktionssystemen geführt haben, kann ein Unternehmen ohne die richtigen Management- und Implementierungstechniken keine Qualitätsverbesserung erzielen.

Um mit den sich ständig weiterentwickelnden Marktprozessen Schritt halten zu können, hat das amerikanische Unternehmen Motorola 1986 ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem entwickelt, das im Laufe der Jahre durch eine Reihe von Grundsätzen und Methoden verfeinert wurde, die zu erheblichen Verbesserungen in Unternehmen führen sollten. Dieses Qualitätssicherungssystem ist bekannt als „Six Sigma.“

Organisationen und Unternehmen nutzen ein Qualitätskontrollmanagementsystem, um Prozesse zu verbessern und Produktfehler zu beseitigen, die ein zufriedenstellendes Kundenerlebnis einschränken. Um die Kundennachfrage zu steigern und mehr Gewinn zu erzielen, streben die meisten Unternehmen eine Zertifizierung nach der Six Sigma Methode an. Dieser Prozess beinhaltet die Bewertung von Fertigungsprozessen und die Beseitigung von Verschwendung, um die Unternehmensqualität zu verbessern. In der verarbeitenden Industrie, in der Mitglieder verschiedener Teams arbeiten, wird es als Lean Six Sigma bezeichnet.

Six Sigma zielt darauf ab, Geschäfts- und Produktionsprozesse zu verbessern, indem statistische Daten analysiert werden, um effizientere Managementsysteme zu entwickeln. Ein weiteres Ziel von Six Sigma ist es, Fehler auf höchstens 3,4 pro Million Einheiten oder Ereignisse zu reduzieren. Das bedeutet, dass für jede Million hergestellter Produkte die Fehlerquote nicht mehr als 66.800 betragen sollte. Der Six-Sigma-Prozess funktioniert auf verschiedenen Ebenen. Je höher das Six-Sigma-Niveau eines Unternehmens oder einer Fertigungsindustrie ist, desto höher ist die Prozessqualität und -effizienz.

Six Sigma ist ein Prozess, der in jeder Organisation und jedem System von Qualitätsmanager*innen, Behörden, Geschäftsführer*innen, Projektmanager*innen usw. eingeführt werden kann, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Das System beseitigt alle Engpässe in deinem Geschäftsprozess und unterstützt die effektive und effiziente Behebung von Problemen oder Fehlern. Die folgenden Werkzeuge können dich auf deiner Six Sigma Reise begleiten und dir helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen:

• Ursachen- und Wirkungsanalyse
• Flussdiagramm
• Histogram
• Kontrollblatt
• Streudiagramm
• Pareto-Diagramm
• Kontrolldiagramm

In diesem Leitfaden gehen wir auf folgende Punkte ein:

1. Die 5 Six Sigma Prinzipien

2. Die Six Sigma Methodologie

3. Six Sigma Techniken

4. Das Stufen-System: Six Sigma Phasen und Zertifizierungen

Was sind die Prinzipien von Six Sigma?

Es gibt fünf Hauptprinzipien, auf die sich Six Sigma stützt. Diese Prinzipien zeigen auf, was du bei der Umsetzung der Methoden und Techniken beachten musst. Sie sind:

1. Kundenorientierung:
   Eines der Hauptziele eines Geschäftsprozesses, eines Produkts oder einer Dienstleistung ist die Zufriedenheit der Kunden. Six Sigma nutzt Daten aus den Statistiken eines Prozesses, um dessen Qualität zu verbessern und zu steigern, indem Bereiche mit Fehlern, Engpässen und anderen Problemen beseitigt werden. Durch das Sammeln von Daten und eine ständige Bewertung hilft Lean Six Sigma dabei, dass Kund*innen besser bedienen werden können.
2. Bewertung des bestehenden Prozesses und Herausfiltern von Problemen:
   Six Sigma dient auch dazu, einen bestehenden Geschäftsprozess oder ein Verfahren richtig zu bewerten, um Fehler und Unzulänglichkeiten zu erkennen. Dazu sammelst du Daten, interpretierst sie und stellst sie deinen Zielvorgaben gegenüber. So identifizierst du unnötige Elemente und Prozesse, die dich nicht darin unterstützen, deine Ziele zu erreichen. Manchmal musst du dich vielleicht weiter informieren und spezifische Fragen stellen, um die Wurzel eines Problems finden zu können.
   
   
3. Beseitige Fehler und Ausreißer:
   Nachdem du alle Probleme erfolgreich aussortiert hast, einschließlich der Prozesse, die keinen Mehrwert für deine Kundschaft haben, beseitige sie und nimm entsprechende Änderungen vor, die die Effizienz des Prozesses verbessern würden. Auf diese Weise kannst du die Engpässe in deinen Geschäftsprozessen beseitigen. Wenn es dir schwerfällt, herauszufinden, wo das Problem liegt, kannst du Tools einsetzen, um die Ausreißer und Problembereiche zu messen.
4. Binde dein Team ein:
   Die Six Sigma-Methode kann in einem Unternehmen nur dann seine volle Wirkung entfalten, wenn jedes Abteilungs-Team kompetent nach seinen Methoden und Techniken arbeiten kann. Um dies zu erreichen, ist eine Struktur notwendig, in der alle Teammitglieder gleichermaßen zu komplexen Prozessen und Problemlösungen beitragen. Deshalb sind Mitarbeiter- und Personalschulungen erforderlich, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
5. Ein flexibles Ökosystem aufrechterhalten:
   In der Wirtschaft ändern sich die Zeiten und die Welt entwickelt sich stets weiter. Selbst in einem einzigen Jahr kann die Weltwirtschaft mehrfach schwanken. Die Aufrechterhaltung eines flexiblen Geschäftsprozesses hält ein Unternehmen trotz der Dynamik des Marktprozesses wettbewerbsfähig. Um Kunden und Gewinn im Zaum zu halten, fördert Six Sigma einen Geschäftsprozess, der sich bei Bedarf an Veränderungen anpassen kann, um den Kundenbedürfnissen besser gerecht zu werden.

Die 2 Six Sigma Methoden

Es gibt zwei Haupttypen von Six Sigma-Methodologien. Wenn diese Methoden angewandt werden, helfen sie, Unternehmen zu verändern. Beide werden jedoch in unterschiedlichen Geschäftsumgebungen eingesetzt. Sie sind:

1. DMAIC

Diese Methode wird in den Produktions- und Fertigungsbereichen eines Unternehmens eingesetzt. Es ist eine datengesteuerte Methode, die konkrete, relevante und notwendige Daten aus einem Fertigungs- oder Produktionsprozess sammelt, sie analysiert und herausfindet, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Daraufhin werden natürlich bessere Verfahren, Schritte oder Designs implementiert. Die DMAIC-Methode läuft in fünf Phasen ab, die folgendes beinhalten:

• DEFINIEREN (Define)
  In diesem ersten Schritt werden die mit einem Projekt oder Prozess verbundenen Probleme und Ziele ermittelt. In der Regel wird im Team analysiert, was mit einem Geschäftsprozess nicht in Ordnung ist, indem die organisatorischen Bedürfnisse, Ziele und Anforderungen berücksichtigt werden, die nötig sind um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.
• MESSEN (Measure)
  Das ist der Prozess, bei dem alle Bereiche eines bestehenden Prozesses gründlich bewertet und überprüft werden. Das Ziel dieser Messung ist es, einen Einblick in die Benchmark-Leistung des aktuellen Geschäftsprozesses zu bekommen.
• ANALYSIEREN (Analyze)
  In dieser Phase werden alle Daten deines Prozesses gesammelt und analysiert. Jeder entdeckte Fehler oder jede Störung wird als Ursache für alle Probleme untersucht, um zu verstehen, wie die Fehler am besten behoben werden können. Anschließend werden neue Pläne und Ideen entwickelt, um die Leistung des Prozesses zu steigern.
• VERBESSERN (Improve)
  Hier geht es darum, die Leistung aller Prozesse zu verbessern, indem geplante Ideen umgesetzt werden, die zu qualitativen Ergebnissen führen.
• ÜBERPRÜFEN (Control)
  Hier müssen Teammitglieder*innen einer Organisation das Fortbestehen eines Geschäftsprozesses aufrechterhalten, indem sie eine Struktur schaffen, die effizient funktioniert. Das Wesen des Controllings besteht darin, sicherzustellen, dass sich der geänderte Ansatz nicht wieder als ineffektiv erweist.

2. DMADV

Die zweite Six Sigma Methode konzentriert sich auf Kundenzufriedenheit, Erfahrungen und Beziehungen. Diese Methode, die auch als DMADV bezeichnet wird, liefert Schritte zur Verbesserung von Prozessen, um strategisch besser auf die Kunden eingehen zu können. Auch diese Methodik arbeitet in fünf Phasen, die der Strategie auf Englisch ihren Namen geben:

• DEFINIEREN (Define)
  Damit ein Unternehmen ständig Produkte und Dienstleistungen herstellen kann, die den Kundenanforderungen entsprechen, muss es eine nahezu perfekte Beziehung zu seinen Kund*innen aufbauen. In dieser ersten Phase geht es darum, den Anforderungen der Kundschaft zu entsprechen, um Produkte zu liefern, die immer den Kundenanforderungen entsprechen.
• MESSEN (Measure) bezieht sich auf die Analyse statistischer Daten über die Nachfrage, das Verhalten und die Zufriedenheit der Kund*innen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen den Prozess oder den Teil eines Prozesses erkennen, der nicht zum Kundennutzen beiträgt. Unternehmen können Bereiche mit Mängeln und Fehlern identifizieren und Raum für Verbesserungen schaffen.
• ANALYSIEREN (Analyze) beinhaltet die Untersuchung der Daten, die aus der Messung der Aufzeichnung oder Leistung eines Geschäftsprozesses gewonnen werden, und die Entwicklung neuer Pläne, um Fehlern und Mängeln entgegenzuwirken und Produktmängel zu korrigieren.
• DESIGN (Design) beinhaltet die Entwicklung eines neuen Geschäfts- oder Produktionsprozesses, der den Kunden Qualitätsprodukte liefert und gleichzeitig effizient läuft und den Anforderungen der Organisation entspricht.
• VERIFIZIEREN (Verify) bedeutet, den neuen Prozess oder das neue Design des Betriebs zu überwachen, indem man ihn bewertet und Daten erhebt, um zu überprüfen, ob er die Bedürfnisse des Kunden erfüllen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, musst du deine Probleme mithilfe statistischer Daten neu definieren und den gesamten DMADV-Prozess erneut durchlaufen, um einen Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung zu erreichen. Auch wenn der Prozess die Anforderungen der Kundschaft erfüllen kann, solltest du ihn trotzdem kontinuierlich verbessern, um nicht zu stagnieren.

Welche Techniken sind mit Six Sigma verbunden?

Du kannst verschiedene Techniken anwenden, um die oben genannten Methoden besser umzusetzen. Diese Techniken sind strategische und statistische Werkzeuge, die einem Geschäftsprozess helfen können, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Sie umfassen:

• Brainstorming: In einem Unternehmen, einem Fertigungsbetrieb oder in der Produktionsindustrie ist die Bedeutung eines geschickten, schnellen und vernünftigen Denkens nicht zu übersehen. Um bessere Verbesserungsentscheidungen treffen oder Probleme überhaupt erst erkennen zu können, müssen Teammitglieder eines Unternehmens zusammenkommen und kreative Ideen diskutieren und brainstormen, die das Unternehmen verändern können. Es bedarf einer konsequenten intellektuellen Analyse, um Fehler zu entdecken und den bestmöglichen Weg zu finden, sie zu bekämpfen. Diese Technik wird oft in der Six Sigma ‚Verbesserungsphase‘ eingesetzt.
• Die Ursachenanalyse nach dem 5-Why Prinzip: Bei dieser Technik wird eine Fragemethode verwendet, um den Auslöser hinter einem Fehler, einer Störung oder einem Defekt in einem Unternehmen aufzudecken. Bei dieser Technik wird die Frage nach dem „Warum“ in Bezug auf einen Geschäftsprozess wiederholt gestellt, um ihn zu klären, mehr Klarheit zu schaffen und herauszufinden, was an ihm falsch ist. Die Zahl „5“ ist allerdings nur eine Faustformel. Wenn mehr als fünf oder zehn Fragen nötig sind, macht das nichts, solange das Ziel mehr Klarheit ist. Diese Technik wird häufig in der ‚Analyse‘-Phase eingesetzt.
• Die Stimme des Kunden: Wie der Name schon sagt, konzentriert sich diese Technik auf das Feedback der Kunden, wie ein Produkt auf sie gewirkt hat. Diese Technik konzentriert sich auf die Beziehung zwischen Kunde und Produkt, um aus den Kundenrezensionen, Rückmeldungen und Kommentaren konkrete Daten abzuleiten, die Aufschluss darüber geben, welche Art von Prozess oder Produkt den Anforderungen gerecht wird. Unternehmen können die Stimmen der Kunden direkt über offene Website-Foren, Versammlungen usw. oder indirekt über die Nachfrage- und Verkaufsrate erfassen.
• Das 5S-System: Das 5S-System ist eine Methode, die darauf abzielt, die Effizienz und Qualität von Geschäfts- und Produktionsprozessen zu verbessern, indem Verschwendung beseitigt, Engpässe abgebaut und Ausfallzeiten der in Produktionsprozessen eingesetzten Geräte reduziert werden. Ein ähnliches System, das auch als Technik im Six-Sigma-Prozess verwendet wird, ist der Kaizen-Ansatz.
• Poka-Yoke: Diese Technik hat ihren Ursprung in Japan und bedeutet „Fehler vermeiden“. Es ist ein Total Quality Management System, das darauf abzielt, kontinuierliche Effizienz in Geschäftsprozessen zu bewirken, indem menschliche Fehler, Gerätefehler und Engpässe in Geschäftsprozessen beseitigt werden. Die Technik umfasst die Identifizierung der kleinsten bis hin zu den größten Fehlern in Geschäfts- und Produktionsprozessen.
• Value Stream Mapping: Diese Technik misst den Fluss von Ressourcen, Material, Personal und Managementanforderungen, um ein Projekt oder einen Prozess erfolgreich durchzuführen. Es geht darum, den Ressourcenfluss zu straffen und zu optimieren, um einen progressiven Einfluss auf die Ergebnisse der Prozesse zu bewirken.

Die Six Sigma-Stufen und -Zertifikate

Wenn du dich über Six Sigma informiert hast, stößt du online auf Zeugnisse und Zertifizierungen, mit denen du dich als professioneller Six Sigma-Praktiker zertifizieren lassen kannst. Das Zertifizierungssystem ähnelt dem Gürtelsystem des Karate, bei dem jeder Auszubildende eine Gürtelfarbe erhält, die sein berufliches Können anzeigt. Schauen wir uns das mal an:

• Weißer Gürtel/White Belt: Dies ist die erste und einfachste Stufe der Six Sigma Zertifizierung. Es ist die typische Einstiegsstufe für Anfänger, bei der es darum geht, gemeinsam mit anderen Teammitgliedern an Projekten zur Problemlösung, Qualitätskontrolle und Abfallreduzierung teilzunehmen. Bevor ein Auszubildender diese Stufe der Zertifizierung erlangen kann, muss er das Grundkonzept von Six Sigma verstanden haben.
• Gelber Gürtel/Yellow Belt: Six Sigma-Praktizierende, die einen gelben Gürtel haben, erhalten eine umfassende Ausbildung, die das Verständnis der Six Sigma-Methoden beinhaltet. Sie können auch aktive Mitglieder im Projektmanagement der Qualitätskontrolle werden, indem sie Ideen einbringen und die höheren Ebenen bei der Überprüfung von Prozessverbesserungen unterstützen.
• Grüner Gürtel/Green Belt: Diejenigen, die den Green Belt absolvieren, können einen speziellen Kurs besuchen, um angemessene Informationen und Kenntnisse für die Entwicklung und Umsetzung verschiedener Prozessverbesserungstechniken zu erlangen. Außerdem haben sie ein besseres Verständnis für die Werkzeuge und Methoden von Six Sigma. Inhaber des grünen Gürtels sind vor allem in der Industrie, in Fertigungsbetrieben, Gesundheitseinrichtungen, Luftfahrtunternehmen usw.
• Black Belt/Schwarzer Gürtel: Um einen schwarzen Gürtel zu erlangen, muss ein Auszubildender umfassende Kenntnisse über Six Sigma und seine Umsetzung haben und in der Lage sein, langfristige Projekte zu leiten, die auf die vollständige Umgestaltung des Unternehmens abzielen. Bevor ein Auszubildender als Inhaber des schwarzen Gürtels zertifiziert wird, muss er mindestens zwei Six Sigma-Projekte erfolgreich abgeschlossen haben. Als Inhaber des schwarzen Gürtels kannst du Six Sigma-Projektteams im Alleingang trainieren und coachen.

Ein Kandidat kann außerdem ein Master Black Belt-Zertifikat besitzen, wenn er die folgenden Anforderungen erfüllt:

• Bereits einen schwarzen Gürtel besitzt,
• mindestens zehn Six Sigma Projekte erfolgreich abgeschlossen hat,
• Teams mit grünem und schwarzem Gürtel trainiert und gecoacht hat,
• persönliche Schlüsselkennzahlen und Strategien entwickelt und
• Top-Six-Sigma-Projekte in verschiedenen Branchen geleitet hat, die zu erheblichen Geschäftsverbesserungen geführt haben.