Auditprogramm: Wichtige Schritte und Best Practices

Ein zuverlässiges Auditprogramm ist unschätzbar wertvoll, um ein Unternehmen auf Kurs mit seinen Zielen und den gesetzlichen Anforderungen zu halten – denn Verstöße können schwerwiegende Folgen haben. Mit klaren Richtlinien und einem wiederholbaren Rahmen stellt ein Auditprogramm sicher, dass Audits gründlich und konsequent durchgeführt werden.

Ein Auditprogramm einzurichten und umzusetzen erfordert jedoch viel Planung und auch die Koordination mit den Beteiligten. In diesem Leitfaden führen wir dich durch die wichtigsten Aspekte eines Auditprogramms und zeigen dir, wie du es effektiv planen und umsetzen kannst.

Was ist ein Auditprogramm?

Ein Auditprogramm ist ein strukturierter Plan, der die Prozesse und Regeln für die Durchführung von Audits in einem Unternehmen beschreibt. Im Allgemeinen ist Auditing eine systematische, unabhängige und objektive Prüfung bestimmter vorab definierter und vereinbarter Standards. Finanzielle Audits sind dabei am bekanntesten – beispielsweise würden Prüfer Finanzberichte, Prozesse und Kontrollen untersuchen. Es gibt jedoch auch andere Arten von Audits, einschließlich für Betrieb, Sicherheit, Compliance und Qualitätssicherung.

Das Ziel eines Auditprogramms ist es, sicherzustellen, dass alle Audits einem einheitlichen Prozess folgen und mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Es legt fest, was geprüft wird, wer das Audit durchführt und wie du die Ergebnisse bewertest. Außerdem hilft es Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Probleme zu erkennen, bevor sie sich verschlimmern.

Bestandteile eines Auditprogramms

Dein Auditprogramm sollte Folgendes beinhalten:

• Ziele und Umfang – Was ist der Zweck des Audits? Dies könnte die Sicherstellung der Compliance, die Verbesserung der Effizienz oder die Bestätigung der finanziellen Genauigkeit sein.
• Kriterien und Standards – Das Audit wird daran gemessen, beispielsweise an regulatorischen Richtlinien, Industriestandards oder internen Richtlinien.
• Rollen und Verantwortlichkeiten – Weise Schlüsselrollen im Auditprozess zu, wie Audit-Leitung, Teammitglieder und wichtige Ansprechpartner aus jeder Abteilung.
• Auditplan und Häufigkeit – Lege einen klaren Zeitplan für jedes Audit fest, einschließlich Start- und Enddaten sowie Fristen für Berichtseinreichungen und Nachverfolgungen.
• Verfahren und Methodik – Skizziere die Schritt-für-Schritt-Verfahren für Audits, von der Datenerhebung und -analyse bis zur Berichterstellung, sowie Methoden wie Interviews und Dokumentenprüfungen.
• Dokumentationsvorlagen – Füge standardisierte Vorlagen für die Dokumentation und Berichterstellung ein, die den Prüfern helfen, Ergebnisse konsistent festzuhalten.
• Nachverfolgung und Korrekturmaßnahmenpläne – Definiere einen Prozess zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen basierend auf den Auditergebnissen.

Vorbereitung deines Auditprogramms

Da es viele Aspekte umfasst, beginnt ein Auditprogramm mit sorgfältiger Planung. Es sollte klare, umfassende Verfahren enthalten, die leicht zu befolgen sind. Das Programm sollte so formuliert sein, dass niemand im Prozess, von der Geschäftsleitung bis zu Praktikanten, es missverstehen kann.

So bereitest du ein Auditprogramm vor, das die Grundlagen enthält:

1. Definiere den Umfang deiner Audits. Bestimme, wer am Prozess beteiligt sein wird, welche Vermögenswerte oder Abteilungen überprüft werden, welche Informationen du sammeln musst und welche Daten für die Analyse verwendet werden. Berücksichtige relevante Compliance-Standards oder interne Ziele, die deine Bewertung leiten werden.
2. Identifiziere wichtige Stakeholder und die Unternehmensstruktur. Verstehe die Beziehungen zwischen Schlüsselpersonal, Abteilungen und externen Partnern. Du musst dies abbilden, um vorherzusehen, wer Teil der Auditprozesse sein sollte und welche Genehmigungen erforderlich sind.
3. Bestimme, welche Systeme du auditierst. Dies kannst du durch Interviews mit Stakeholdern und die Überprüfung von Dokumentationen zu aktuellen Systemen sowie geplanten Änderungen oder Upgrades tun, die deine Überprüfungsverfahren beeinflussen könnten (z.B. System-Upgrades, Fusionen/Akquisitionen).
4. Führe erste Interviews mit wichtigen Stakeholdern durch. Dazu gehören das Management, technisches Personal und Nutzer der zu bewertenden Systeme. Ziel ist es, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie sie diese Systeme nutzen und was sie von ihnen erwarten. Stelle sicher, dass du Fragen stellst, die dir helfen zu bestimmen, ob die Systeme ihre Ziele erreichen.
5. Entwickle deinen Auditplan. Dies gibt dir eine Roadmap, wie das Audit durchgeführt wird. Du legst die genauen Verfahren fest, planst den Audit-Zeitplan und weist die erforderlichen Ressourcen und das Personal zu. Mit einem klaren Plan können alle Beteiligten ihre Rollen verstehen und das Audit kann reibungslos verlaufen.

Umsetzung deines Auditprogramms

Sobald du alle relevanten Informationen gesammelt hast, kannst du diesen wesentlichen Schritten folgen, um dein Auditprogramm zum Leben zu erwecken:

• Führe das Audit durch. In diesem Schritt führt das Team das Audit gemäß dem Plan durch. Auditoren sammeln Daten, führen Interviews und überprüfen Prozesse oder Kontrollen innerhalb des definierten Umfangs. Du kannst Audit-Checklisten, Vorlagen oder digitale Formulare verwenden, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Während des Audits ist es wichtig, die Ergebnisse sorgfältig zu dokumentieren.
• Analysiere deine Ergebnisse und erstelle einen Bericht. Mit den Daten in der Hand kann dein Auditteam diese auf Trends, Lücken oder Bereiche mit Verbesserungsbedarf analysieren. Du wirst die Ergebnisse in einem formalen Bericht zusammenfassen, um klar mit den Stakeholdern zu kommunizieren. Dazu sollten spezifische Beobachtungen, gefundene Compliance-Probleme und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen gehören.
• Setze Nachfolgeaktionen um. Nach der Überprüfung der Auditergebnisse erstelle einen Plan zur Behebung der Probleme. Weise Aufgaben den relevanten Teammitgliedern zu, setze Fristen und erstelle ein System zur Nachverfolgung des Fortschritts.

Auch nach der Durchführung von Audits sollte dein Auditprogramm sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, um sich an sich ändernde Vorschriften, Industriestandards oder Unternehmensziele anzupassen. Überprüfe nach jedem Auditzyklus, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, und verfeinere das Programm entsprechend.

Verwendung einer Audit-Checkliste

Laut Forbes ist eine Audit-Checkliste ein Dokument oder eine Aufgabenliste, die alle notwendigen Schritte, Punkte oder Aktivitäten enthält, die während eines Audits abgeschlossen werden müssen. Ihr Ziel ist es, dem Auditor zu helfen, alle mit dem internen Kontrollsystem verbundenen Probleme, Risiken und Kontrollen während des Auditprozesses zu identifizieren. Audit-Checklisten können in vielen verschiedenen Formen vorliegen, ob papierbasiert oder digital, und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.

Die meisten Audit-Softwareprogramme haben bereits eine Liste von Standard-Checklisten-Vorlagen, die für verschiedene Arten von Audits verwendet werden können. Der Zweck einer solchen internen Audit-Checkliste besteht darin sicherzustellen, dass der Auditor alle geeigneten Schritte unternimmt, um ein effektives Audit durchzuführen.

Es ist wichtig, immer sicherzustellen, dass die umfassende interne Audit-Checkliste, die du hast, leicht zu befolgen ist und umfassend genug, um alle Aspekte eines Audits abzudecken, einschließlich der Überprüfung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien.
Unabhängig vom Bereich sollte eine umfassende interne Audit-Checkliste folgende Bewertungen enthalten:

1. Dokumentation: Stelle sicher, dass alle Dokumentationen vollständig und genau sind.
2. Physische Sicherheit: Überprüfe auf unbefugten Zugang zu sensiblen Bereichen wie Rechenzentren und Serverräumen, um deine Sicherheit und die sensiblen Daten deiner Kunden zu schützen.
3. Personal: Stelle sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu sensiblen Bereichen und Geräten hat.
4. Physische Kontrollen: Untersuche physische Kontrollen wie Schlösser, Alarme, Kameras und andere elektronische Geräte, die gegen Diebstahl oder unbefugten Zugang schützen sollen.
5. Elektronische Sicherheit: Untersuche elektronische Sicherheitsmaßnahmen wie Passwörter und Firewalls. Dies soll sicherstellen, dass die Schutzmaßnahmen ordnungsgemäß funktionieren und nicht anfällig für Angriffe durch Hacker oder Viren sind. Eindringlinge, die versuchen, dein Computernetzwerk zu kompromittieren oder vertrauliche Auditinformationen zu stehlen, die auf deinen Servern oder Arbeitsstationen gespeichert sind, sind eine extrem kostspielige Angelegenheit.

Wichtige Aufgaben für deine Audit-Checkliste

Der Auditprozess umfasst in der Regel die folgenden Verfahren, um jedes Audit kosteneffektiv und skalierbar zu gestalten:

• Den Zweck und Umfang des Audits identifizieren
• Risiken und bestehende Kontrollen identifizieren
• Die interne Kontrollumgebung der Einheit bewerten
• Auditverfahren durchführen
• Beweise, die während des Audits erlangt wurden, auswerten
• Compliance mit Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien bestätigen
• Ergebnisse in einem Auditbericht festhalten
• Der Unternehmensleitung Feedback zu Kontrollmängeln geben
• Bestimmen, ob Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren
• Kontrollverfahren testen, wie Aufgabenverteilung, Dokumentenaufbewahrung usw.
• Ergebnisse mit Standards und Erwartungen (intern oder extern) vergleichen
• Bei Bedarf Korrekturen vornehmen, einschließlich Empfehlungen zur Verbesserung

Vorteile einer Audit-Checkliste

Genauere Aufzeichnungen

Eine umfassende Audit-Planungscheckliste hilft dir, alles im Blick zu behalten, was du tun musst, und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen während des Auditprozesses berücksichtigt werden. So wird sichergestellt, dass du oder dein Team keine wichtigen Aufgaben oder Verfahren übersehen.

Zeitmanagement

Dein Audit-Leitfaden kann Zeit sparen, indem er sicherstellt, dass alle notwendigen Schritte erfolgreich abgeschlossen werden. Da er von Experten in ihren jeweiligen Bereichen entworfen wurde, kann er helfen, Fehler bei der Durchführung deines Projekts zu vermeiden.

Das bedeutet, dass du Zeit, Geld und Mühe sparen kannst, indem du nichts wegen während der Durchführung gemachter Fehler erneut machen musst. Deine Checkliste kann dir auch helfen, dein Projekt im Voraus zu planen, sodass du genau weißt, was zu tun ist und wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Einarbeitungstraining

Audit-Leitfäden sind auch als Schulungshilfsmittel für neue Auditoren nützlich oder um sicherzustellen, dass erfahrene Auditoren weiterhin Best Practices befolgen. Sie können verwendet werden, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter alle Informationen kennen, die während eines Audits berücksichtigt werden, oder um die Fluktuationsrate der aktuellen Auditoren in deinem Team zu verbessern.

Einheitlichkeit und fehlerfreie Bewertungen

Eine gut geschriebene Audit-Checkliste sorgt für Einheitlichkeit bei verschiedenen Projekten und unterschiedlichen Personen. Sie hilft auch dabei, ein standardisiertes Verfahren während des Projekts zu befolgen, indem sie es anderen erleichtert, die Aufgaben zu verstehen und zu befolgen, und stellt sicher, dass während des Prozesses keine Fehler gemacht werden.

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