Hast du Schwierigkeiten mit Projektverzögerungen und Missverständnissen? Wenn du nach Möglichkeiten suchst, Prozesse zu optimieren und Klarheit zu schaffen, kann ein klar definierter Arbeitsumfang (SOW) die Lösung sein. Er bietet allen Beteiligten eine klare Orientierung, um Missverständnisse zu vermeiden und Projekte auf Kurs zu halten.
Stell dir ein Projekt vor, bei dem das Team genau weiß, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wer verantwortlich ist. Mit einem präzisen SOW kannst du Scope Creep vermeiden, Teamarbeit abstimmen und Projekte im Zeitplan halten, was letztlich die Effizienz steigert und Frustrationen reduziert.
Was ist ein Arbeitsumfang?
Ein Arbeitsumfang (SOW) ist ein offizielles Dokument, das Aufgaben, Fristen, Verantwortlichkeiten, Kosten und alle weiteren notwendigen Informationen zur Projektplanung festlegt. Anders gesagt, die Vorlage definiert den Umfang des Projekts in Bezug auf Teilleistungen oder Leistungspositionen. Im Projektmanagement werden Arbeitsumfänge hauptsächlich im Bauwesen und Anlagenbau genutzt, aber aufgrund ihres Erfolgs gewinnen sie nun auch in anderen Branchen an Beliebtheit.
Leistungsbeschreibungen dienen drei Zwecken:
- Benennung der erforderlichen Ergebnisse für ein Projekt durch einen Auftraggeber
- Beschreibung der zu erbringenden Leistungen durch einen Anbieter
- Definition der vereinbarten Leistungen in einem Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
Der Arbeitsumfang sollte eine vollständige Liste aller erbrachten Leistungen enthalten. Gleichzeitig umfasst er auch Projektkostenprognosen, die Planung von Arbeitspaketen, den Einsatz von Unternehmensressourcen und zusätzlich eine Schätzung der Projektdauer. Dieses Dokument ist entscheidend, um zeitaufwändige und kostspielige Korrekturarbeiten sowie rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Was gehört in einen Arbeitsumfang?
Bei der Erstellung eines Arbeitsumfangs müssen bestimmte Richtlinien beachtet werden. Einfachheit ist hier dein Freund.
Zum Beispiel sollte der Arbeitsumfang nur wesentliche Informationen enthalten, die für das Projekt relevant sind. Daher sollten nur die im Vertrag oder nach kaufmännischen Gepflogenheiten erforderlichen Leistungen aufgeführt werden. Das bedeutet, dass es Leistungen gibt, die nicht im Arbeitsumfang erscheinen müssen. Ihre Aufnahme würde das Dokument unnötig kompliziert machen und könnte dadurch zu Produktionsverzögerungen oder Fehlern durch Missverständnisse führen.
Dementsprechend sollen nur Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen sowie die Umstände, die ihre Erbringung beeinflussen, erwähnt werden.
Diese Details dürfen in einem Arbeitsumfang nicht fehlen:
- Angaben zu Auftraggeber und Auftragnehmer
- Projektstandort, Zeitraum und Umfang
- Beschreibung der zu erbringenden Leistungen
- Umfang und Menge der zu erbringenden Leistungen
- Umstände bezüglich der Leistungserbringung
Arbeitsumfang vs. Leistungsbeschreibung
Was ist eine Leistungsbeschreibung im Vergleich zu einem Arbeitsumfang? Der auffälligste Unterschied liegt in Zweck, Funktion und Länge.
Es ist wichtig zu beachten, dass beide SOWs im selben Dokument erscheinen, aber sie erfüllen sehr unterschiedliche Rollen.
Die beiden Dokumente schließen sich auch nicht immer gegenseitig aus. Alle Arbeitsumfänge sind eine Leistungsbeschreibung, aber nicht alle Leistungsbeschreibungen sind ein Arbeitsumfang.
Verwirrt? Keine Sorge. Das war nur eine umständliche Art zu sagen, dass eine Leistungsbeschreibung immer vor einem Arbeitsumfang im Dokument steht.
Eine Leistungsbeschreibung ist ein langes Dokument, das zwischen 12 und 15 Seiten umfasst und einen Überblick über die Projektparameter nach der Auftragsvergabe bietet. Es ist eine kurze Zusammenfassung der Projekt-Highlights, Ergebnisse, des Budgets und des Zeitplans.
Ein Arbeitsumfang hingegen geht ins Detail, wie die Ausführung jeder Aufgabe aussehen könnte, einschließlich Preisgestaltung, Personalbedarf, Start- und Endtermine, der zu verwendenden Hilfsmittel oder Ausrüstung und Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So kann ein Arbeitsumfang für jedes Ergebnis oder spezifische, komplexere Aufgaben erstellt werden, die mehr Planung erfordern.
Wie viele Arbeitsumfänge du einplanst, hängt von der Komplexität des aktuellen Projekts ab. Im Zweifelsfall ist es daher immer besser, mehr Details einzufügen als zu wenige. Eine gründlich geplante Angelegenheit führt weniger wahrscheinlich zu verpassten Fristen, Kundenstreitigkeiten oder kostspieligen Nacharbeiten.
Zusammengefasst wird eine Leistungsbeschreibung immer vor Beginn eines Projekts erstellt, um bei der Planung, Budgetierung und Sicherstellung der rechtlichen Dokumente zu helfen. Obwohl sie kein rechtsverbindlicher Vertrag ist, kann sie bei Streitigkeiten zwischen Auftragnehmer und Kunde als Beweismittel vor Gericht dienen oder besser noch helfen, solche Streitigkeiten von vornherein zu vermeiden. Ein Arbeitsumfang muss nicht in diesem Dokument enthalten sein, wird aber aus den genannten Gründen dringend empfohlen.
So erstellst du einen Arbeitsumfang in 4 einfachen Schritten
Einen Arbeitsumfang im Projektmanagement zu schreiben, kann komplex und zeitaufwendig sein. Es ist daher entscheidend, alle notwendigen Projektdetails zu definieren, um unerwartete Probleme und Kosten zu vermeiden. Hier sind vier Tipps für deinen SOW:
1. Definiere das Ziel
Warum wurde das Projekt gestartet und warum wurdest du vom Kunden engagiert? Dies sollte klar angegeben werden, um Unklarheiten zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Parteien den vorgeschlagenen Leistungsbedingungen zustimmen. Stelle deinen Kunden gründliche Fragen zu ihren Zielen und gewünschten Ergebnissen. Zerlege dann das Gesamtziel in spezifische, messbare Ziele, um klare Erfolgskriterien festzulegen.
2. Definiere den Zeitrahmen
Es ist entscheidend, einen Zeitplan und Zeitrahmen für die vorgeschlagene Arbeit festzulegen. Dies hilft, die Dauer bestimmter Schritte zu klären und Missverständnisse zu vermeiden, falls die Arbeit länger dauert als erwartet. Schließlich werden manchmal Fristen verpasst und die Fälligkeitstermine müssen verlängert werden. Das liegt nicht an faulen Mitarbeitern, sondern an einer Überdehnung von Geld und Ressourcen aufgrund unzureichender Planung und Prognosen.
3. Weise Aufgaben zu
Spezifische Aufgaben sollten an spezifische Personen zugewiesen werden. Nichts wird erledigt, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, dass sie etwas tun sollen. Kommunikation und fehlerhafte Planungsmethoden sind vermutlich die Hauptursachen dafür, dass Projekte zu spät und zu teuer sind. Um dies zu vermeiden, sollten das Projektergebnis klar formuliert und dokumentiert werden.
4. Setze ein Budget fest
Du solltest das notwendige Budget für das Projekt so genau wie möglich schätzen. Budgetüberschreitungen sind bei Großprojekten häufig, daher ist es ratsam, die geschätzten Kosten nach Aufgaben, Materialien, Arbeit, Steuern, Eigentum und Kosten für professionelle Dienstleistungen aufzuschlüsseln. Es wird wahrscheinlich andere Ausgaben geben, die nicht unter diese genannten Kategorien fallen. Teile andere prognostizierte Ausgaben in zwei Gruppen auf: indirekte und direkte Kosten.
Best Practices für das Schreiben eines Arbeitsumfangs
Wir zeigen dir einige Schreibtricks, die diesen normalerweise sehr mühsamen Prozess etwas schneller und damit für dich erträglicher machen:
- Sammle die Ergebnisse. Die Ergebnisse sollten bereits definiert sein, wenn du mit dem Schreiben des Arbeitsumfangs beginnst, daher wird dies wahrscheinlich der einfachste Schritt im gesamten Prozess sein.
- Skizziere die spezifischen Aufgaben jedes Ergebnisses. Jetzt, da du alle Ergebnisse an einem Ort hast, kannst du mit der Skizzierung beginnen. Füge alle Informationen hinzu, die für die Erledigung der Aufgabe relevant sind. Das könnte Anweisungen oder eine einfache To-Do-Liste in Stichpunkten sein, aber stelle sicher, dass du Details wie einen Zeitplan bis zum Projektabschluss mit Start- und Enddaten, die Ziele und Vorgaben der Aufgabe, die verantwortlichen Personen und die Kostenübersicht einbeziehst.
- Wiederhole den Vorgang. Du solltest jetzt ein Profi darin sein. Wiederhole diesen Prozess für jedes Ergebnis, und du wirst einen vollständigen Arbeitsumfang innerhalb deines Leistungsbeschreibungsdokuments haben.
Keine Sorge, wenn du noch unsicher bist, was zu tun ist. Wenn du weiterliest, findest du ein Beispiel dafür, wie ein Arbeitsumfang aussehen könnte, an dem du dich orientieren kannst.
Beispiel für einen Arbeitsumfang
Das folgende Beispiel ist eine Vorlage für einen Bauarbeitsumfang. Das Beispiel basiert auf dem Szenario, ein Bauunternehmen mit dem Bau eines Hauses zu beauftragen und wird in zwölf Teile gegliedert: Arbeitsumfang, Ergebnisse, Zeitplan, Kosten, Abnahmekriterien, Änderungen, Vertragsbedingungen, Projektgenehmigung und Unterschriften, Kunden, Auftragnehmer und Unterschriften.
Dieses Beispiel für einen Arbeitsumfang soll nur als Referenz dienen, während du deinen eigenen erstellst. Es ist wahrscheinlich, dass deine Checkliste für den Arbeitsumfang viele weitere Variablen als die hier genannten enthalten wird. Für mehr Informationen zum Schreiben deines eigenen Arbeitsumfangs, querverweise auf den Abschnitt.
Projektbeschreibung
Beginne damit, zu definieren, warum der Bauprozess überhaupt initiiert wurde und was der Kunde genau erreichen möchte, wenn er abgeschlossen ist. Der Kunde hat dich beauftragt, ein Haus mit einer Fläche von 278,71 Quadratmetern, vier Schlafzimmern und drei Bädern zu bauen. Sie haben sich für dein Unternehmen entschieden, weil du alles aus einer Hand bietest und keine Drittanbieter einsetzt. Du wirst einen Bauplan erstellen, die Materialien beschaffen und mit dem Bau beginnen.
Arbeitsumfang
Liste die Ergebnisse des Kunden anhand der S.M.A.R.T.-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch, Zeitgebunden) auf. Bei jedem Ergebnis kannst du eine verantwortliche Person, die Kosten und das Zieldatum der Fertigstellung angeben. Du kannst auch unterstützende Unterlagen hinzufügen (z.B. Grundriss, Designplan, Projektstrukturplan) für weitere Referenzen. Notiere ein Glossar/Definitionen von Begriffen, damit du Missverständnisse und Fehlkommunikation vermeiden kannst.
Ergebnis 1: Bauplan erstellen
- Kosten: 3.000 €
- Verantwortliche Person: Annabelle Miller
- Zieldatum: 01.02.2021
Ergebnis 2: Baumaterialien kaufen
- Kosten: 200.000 €
- Verantwortliche Person: Bill Jersey
- Zieldatum: 10.02.2021
Ergebnis 3: Fundament gießen
- Kosten: 8.000 €
- Verantwortliche Person: Jessica DiCarlo
- Zieldatum: 05.04.2021
Definiere die Begriffe (Glossar):
Kosten: Die geschätzten Kosten für Material und Arbeit für die gesamte Aufgabe. Die Gesamtkosten des Projekts haben einen Puffer von 6.000 € für sonstige Ausgaben. Du solltest versuchen, diese festgelegten Raten nicht zu überschreiten, wenn möglich.
Verantwortliche Person: Die Person, die für die ihr zugewiesene spezifische Aufgabe verantwortlich ist und den Teamleiter, John Smith, über Verzögerungen, Probleme oder Aktualisierungen während des Prozesses informiert.
Zieldatum: Der Tag, an dem die Aufgabe voraussichtlich abgeschlossen sein wird.
Gib die erforderlichen Ergebnisse ein, um das Ziel zu erreichen
Ergebnisse im Arbeitsumfang
Verantwortliche Person: John Smith
Beschreibung: John Smith ist die verantwortliche Person, die das Projekt von Anfang bis Ende überwacht. Wenn während einer Projektphase Probleme auftreten, ist er der Ansprechpartner.
Kosten: Geschätzte Kosten: 500.000 €
Zieldatum: 01.01.2025
Projektzeitplan
Erkläre hier den Zeitplan deines Projekts. Klassifiziere Meilensteine (z.B. Sicherung der Baugenehmigung der örtlichen Behörden, Abschluss des Erwerbs, Erreichung von 50 % des Projekts), damit du kritische Punkte identifizieren kannst, die zur Erfüllung des Projekts führen. Du kannst auch visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Tafeln und Roadmaps hinzufügen, damit alle einen schnellen Überblick über den Projektzeitplan haben.
Fasse den Zeitplan zusammen:
- Baubeginn: 05.03.2025
- Landvermessung: 01.01.2025
- Entwurf des Bauplans: 01.02.2025
- Endgültige Bauplankopie: 01.03.2025
- 50 % Fertigstellung: 01.01.2026
- Bauende: 01.01.2027
Projektkosten
Gesamtkosten: 500.000 €
Projekte neigen oft dazu, das Budget zu überschreiten. Daher ist es für dich als Projektmanager wichtig, vorher eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Diese hilft dir, die richtige Mischung aus Ressourcen (z.B. Arbeitskräfte, Maschinen, Sicherheitseinrichtungen und Schutzmaßnahmen) und die optimalen Kosten zu bestimmen. Ziehe Experten hinzu, um genaue Kosten für Personal, Hilfsmittel und Ausrüstung sowie andere Anforderungen zu ermitteln.
Abnahmekriterien
Kriterien zur Abnahme dienen dazu, die Ergebnisse zu bewerten – ob sie gemäß den vorgeschriebenen Spezifikationen einwandfrei funktionieren.
Abnahmekriterien:
- Ein Business-Continuity-Plan ist vorhanden für den Fall einer unvorhergesehenen Katastrophe.
- Ein Disaster-Recovery-Plan ist vorhanden für den Fall einer unvorhergesehenen Katastrophe.
- Sicherstellung der Baugenehmigungen durch die örtlichen Behörden.
- Abnahme durch den Kunden.
- Abschluss des Erwerbs.
Änderungen im Arbeitsumfang
Viele Bauprojekte können vom ursprünglichen Design und den Bedingungen abweichen, daher ist es entscheidend zu entscheiden, ob solche Änderungen erlaubt werden. Der Abschnitt über Änderungen beschreibt die Vorgehensweise der Parteien bei Änderungsanforderungen.
Erkläre die Änderungen:
- Änderungen in den Bauplänen können basierend auf den Ergebnissen der Landvermessung erfolgen.
- Kostenänderungen für Holz aufgrund schwankender Holzpreise.
- Änderungen, die der Kunde während des Prozesses vornehmen könnte.
Vertragsbedingungen
Hier kannst du weitere Bedingungen einfügen, um dadurch deinen Arbeitsumfang unterstützen. Definiere Details für Aspekte wie Arbeitsqualität, Arbeitszeiten, Sicherheitsprogramm, Baustellenräumung und Reinigungsmethoden, Garantie und Leistungsstandards.
Definiere die Vertragsbedingungen: Der Kunde darf die Zahlung nur bei mangelhafter Handwerksarbeit zurückhalten. Deshalb muss der Kunde nach jedem Bauabschnitt eine Abnahme unterschreiben, bevor der nächste beginnt, um dieses Risiko zu reduzieren. Nach dieser Abnahme ist es ihm nicht mehr gestattet, die Zahlung zurückzuhalten.
Projektgenehmigung und Unterschriften
Beginne niemals mit Bauarbeiten ohne wichtige Unterschriften oder Genehmigungen, denn diese machen deinen Arbeitsumfang durchsetzbar. Projektmanager müssen sicherstellen, dass alle wichtigen Unterzeichner jedem Projektziel und Meilenstein zustimmen, bevor der Arbeitsumfang abgeschlossen wird. Dies schützt alle Parteien im Falle legitimer Streitigkeiten. Du kannst hier auch weitere Unterzeichner hinzufügen, falls es mehr als einen gibt.
Kunde
Vollständiger Name und Unterschrift des Kundenvertreters:
Adresse: 4821 Ridge Top Cir, Anchorage, AK 99508, USA
Kontaktdaten:
Name: Jeff Steele
Telefon: 888-888-8888
E-Mail: JeffSteele@jeffsteele.com
Datum: 01.01.2025
Unterschriften
Name und Unterschrift: John Smith
Wie du siehst, ist der Arbeitsumfang recht unkompliziert und hoffentlich einfacher zu schreiben, jetzt da du ein Beispiel zur Orientierung hast. Noch einmal: Ein solcher Arbeitsumfang kann unerwartete Kosten verhindern, die in Bauprojekten und im Projektmanagement allgemein häufig auftreten.
Lumiforms digitale Lösung für deinen Arbeitsumfang
Mit der mobilen App und der Desktop-Software von Lumiform kannst du einen Arbeitsumfang digital erstellen, indem du eine kostenlose Checkliste nutzt. So stellst du sicher, dass du nichts übersiehst, was dein Projekt daran hindern könnte, pünktlich und im Budget abzuschließen. Gehe deine Liste Punkt für Punkt durch und erstelle dann automatisch einen Leistungsbericht, den du sofort versenden kannst.
Mit Lumiform können Projektmanager:
- Jederzeit neue, maßgeschneiderte Checklisten mit dem flexiblen Formular-Baukasten erstellen und immer wieder anpassen.
- Arbeitsumfänge verbessern, indem sie Fotos über die mobile App aufnehmen und anhängen.
- Arbeitsumfänge direkt vor Ort erstellen – online und offline.
- Die Arbeitsumfänge automatisch in der Cloud speichern und jederzeit von überall darauf zugreifen.
- Alle Unterschriften für das Projekt elektronisch sammeln.
- Lumiforms Software problemlos mit anderen Softwaresystemen im Unternehmen verbinden.