Projektabschluss: Ein unverzichtbarer Leitfaden

Der Projektabschluss ist mehr als nur das Abhaken der letzten Aufgabe auf der Liste – es ist eine gründliche Nachbereitung, die den Weg für den Erfolg zukünftiger Projekte ebnet. Wenn du den Projektabschluss erreichst, hast du bereits alle Aufgaben und Leistungen erledigt und die endgültige Genehmigung erhalten, so dass die Teammitglieder bereit sind, weiterzumachen.

Es gibt jedoch einen richtigen Prozess für den Projektabschluss, zumal er auch dokumentiert werden muss. In diesem Leitfaden erfährst du , wie du einen reibungslosen Projektabschluss durchführst, wie du Schritt für Schritt vorgehst und welche Dokumente du brauchst.

Was ist ein Projektabschluss?

Der Projektabschluss ist die letzte Phase des Projektlebenszyklus, in der du das Projekt als abgeschlossen bezeichnen kannst. Die Bedingungen dafür richten sich danach, was in der Projektcharta und im Projektplan vereinbart wurde. In der Regel hast du beim Projektabschluss alle Aufgaben und Leistungen auf der Grundlage der festgelegten Anforderungen abgeschlossen und alle offenen Fragen mit Zustimmung der Beteiligten geklärt. Alle Beteiligten sollten sich darüber im Klaren sein, was erreicht worden ist.

Um den Projektabschluss zu formalisieren, hält der Projektmanager eine Abschlussbesprechung ab und erstellt einen umfassenden Bericht, damit alle Beteiligten wissen, was erreicht wurde. Neben der Erledigung der Aufgaben gehört zu einem guten Projektabschluss auch, dass man sich die gewonnenen Erkenntnisse vor Augen führt und die Ressourcen neu zuweist. So schaffst du eine solide Grundlage für das nächste Projekt.

Die Schritte eines Projektabschlusses

Je nach Art deines Projekts gibt es eine Menge Flexibilität, aber hier ist der allgemeine Ablauf eines Projektabschlusses:

1. Bestätige die Ergebnisse – Überprüfe zunächst, ob alle Ergebnisse fertiggestellt wurden und ob sie mit den ursprünglichen Zielen deines Projekts übereinstimmen. Oft muss das Projektteam eng mit dem Kunden oder Endnutzer zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass er zufrieden ist.
2. Vollständige Dokumentation – Jedes Projekt sollte eine Reihe von Unterlagen hinterlassen – Pläne, Fortschrittsberichte, Feedback und Ergebnisse. Da Projekte dynamisch sind, ist es auch wichtig, alle Änderungen oder Hindernisse, auf die du gestoßen bist, festzuhalten.
3. Ressourcen freigeben – Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die dafür eingesetzten Ressourcen freizugeben. Zum einen informierst du die Teammitglieder darüber, dass ihre Aufgaben im Projekt abgeschlossen sind. Dazu gehört auch die Rückgabe der verwendeten Spezialausrüstung.
4. Abschließende Besprechung – Als Nächstes hältst du eine Besprechung mit den wichtigsten Interessengruppen ab, um über das Projekt zu reflektieren. Das gibt dem Team die Möglichkeit, darüber zu sprechen, was gut gelaufen ist, wo Herausforderungen aufgetreten sind und welche Lehren es aus dem Projekt gezogen hat.
5. Archiviere Projektmaterialien – Projektmaterialien wie Unterlagen und Dateien sollten organisiert und sicher aufbewahrt werden, damit du sie in Zukunft leicht wiederfinden kannst. Schließlich könntest du sie für ähnliche Projekte, Prüfungen oder sogar Schulungen wieder brauchen.
6. Offizieller Abschluss – Du musst das Projekt nicht nur dokumentieren, sondern auch psychologisch abschließen. Feiere den Abschluss des Projekts, und sei es nur, indem du dich bei den Teammitgliedern bedankst und ihre harte Arbeit anerkennst!

Best Practices für einen reibungslosen Projektabschluss

Um Projekte effektiv abzuschließen, kannst du die folgenden Best Practices anwenden.

Beziehe alle mit ein, die eine wichtige Rolle in dem Projekt gespielt haben, von den Teammitgliedern bis zu den Kunden. Hol dir ihr Feedback ein, um herauszufinden, wo die Stärken des Projekts liegen und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. So bekommst du ein umfassenderes Bild davon, wie das Projekt tatsächlich gelaufen ist – und kannst dir sicher sein, dass es keine losen Enden in Bezug auf die Anforderungen gibt.

Erstelle eine Qualitätsdokumentation. Das ist nicht nur eine Formalität – eine gute Dokumentation ist eine wertvolle Ressource für zukünftige Projektteams, auf die sie zurückblicken können. Gehe über die Grundlagen hinaus: Halte auch wichtige Entscheidungen, unerwartete Herausforderungen und Anpassungen fest, die du während des Projekts vorgenommen hast.

Verwende eine einheitliche Checkliste für den Projektabschluss. Wenn du mit einer Checkliste arbeitest, kannst du sicherstellen, dass du alle wichtigen Schritte abgedeckt hast, von der Überprüfung der Ergebnisse bis zur Freigabe durch den Kunden. Im Idealfall wird die Checkliste auf verschiedene Projekte angewandt, um den Prozess zu standardisieren, damit jedes Projekt auf organisierte Weise abgeschlossen werden kann.

Wichtige Dokumente für Projektabschlüsse

Während deines Projektabschlusses wirst du wahrscheinlich diese Dokumente vorbereiten müssen, damit du gründlich arbeiten kannst:

• Projektabschlussbericht – Dies ist das wichtigste Dokument, denn es dient als Fortschrittsbericht für zukünftige Projekte. Er fasst die Gesamtleistung des Projekts zusammen und zeigt, ob die Ziele erreicht wurden.
• Abschlussbericht zum Projektbudget – Hier werden alle Ausgaben während des Projekts im Vergleich zum Anfangsbudget aufgeschlüsselt. Er sollte aufzeigen, in welchen Bereichen die Ausgaben im Plan geblieben sind und wo sie über den Erwartungen lagen.
• Übergabedokumente – Falls ein anderes Team das Projekt in Zukunft fortsetzen muss, informiert das Übergabedokument über das Projekt, einschließlich der abgeschlossenen Aufgaben und der detaillierten Anweisungen für die Verwaltung des Projekts.
• Archivierte Projektdateien – Alle Dateien, die an deinem Projekt beteiligt sind, müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Zum Beispiel sollten die Dateien eine leicht verständliche Benennung haben und in der Regel in einem zentralen System mit Versionskontrolle gespeichert werden.
• Unterschrift des Kunden oder der Stakeholder – Lass dir schließlich von den Kunden oder den wichtigsten Stakeholdern offiziell bestätigen, dass sie mit den Projektergebnissen zufrieden sind.

Bestandteile eines Projektabschlussberichts

Schauen wir uns nun genauer an, wie man einen Projektabschlussbericht erstellt.

Traditionell wird der Projektabschlussbericht vom Projektmanager zusammengestellt und vorbereitet . Der Projektmanager nutzt die Hilfe des Projektteams, des Kunden und der Controlling-Abteilung. Der Projektabschluss des Projektmanagements stellt das Gegenstück zum Projektauftrag dar. Im Projektabschlussbericht wird überprüft, ob die Pläne aus dem Projektauftrag umgesetzt wurden.

Die folgenden Informationen sollten in der Checkliste und dem Bericht zum Projektabschluss enthalten sein:

Projektbeschreibung

Zunächst wird die Motivation für die Durchführung des Projekts dargelegt. Dazu gehören die Aspekte der Projektbegründung, der Projektbeschreibung und der Projektziele.

Kostenmanagement

Die Aufteilung der Budgetkosten ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektabschlusses. Es ist daher notwendig, die aktuelle finanzielle Leistungsfähigkeit zu berechnen und mit dem geplanten Geschäftsbudget zu vergleichen. Es sollte überprüft werden, ob alle Beschaffungsanforderungen erfüllt wurden und Abweichungen verfolgt werden.

Projektdurchführung

Der nächste Schritt ist die Projektdurchführung. Änderungen, Probleme und Störungen im Projektverlauf werden beschrieben. Die Punkte müssen insbesondere dann angesprochen werden, wenn es Diskrepanzen zwischen Auftrag und Ergebnis gibt. Zum Schluss muss die Soll- und Ist-Beschreibung, für einen erfolgreichen Projektverlauf, mit Fristen genannt werden.

Projektergebnisse

Welche Ziele sollten erreicht werden und wann? Wurden die Ziele erreicht, oder gab es Abweichungen? In diesem Teil des Projektabschlussberichts sollten Bemerkungen und Erklärungen eingetragen werden. Zu den Projektergebnissen gehören auch die Lehren, die der Projektleiter und das Team aus dem Projekt gezogen haben. Diese Informationen sind für zukünftige Projekte besonders wichtig, damit Fehler vermieden werden können.

Bewertung

Zum Schluss wird das weitere Vorgehen beschrieben. Gibt es Punkte im Projekt, die offen geblieben sind, oder gibt es Folgeprojekte? Nicht zu vergessen ist der regelmäßige Kontakt mit dem Kunden. Regelmäßige Treffen halten alle Projektbeteiligten über den Projektstatus auf dem Laufenden. Der geschäftliche Nutzen wird geprüft, ob die Projektziele erreicht werden. Ob die Erwartungen der Kunden erfüllt werden, und ob Lösungen für die im Business Case genannten Probleme angeboten werden.

Eine digitale Lösung zur Erstellung von Projektabschlussberichten

Die Bewertung und Umsetzung der Ziele des Projektabschlussberichts ist die Grundlage für den Projektabschluss. Eine Checkliste für den Projektabschluss ist hilfreich, da sie alle Details der Aktivitäten und Unterbrechungen des Projekts dokumentiert. Mit Lumiform, der leistungsstarken App für Prüfungen, können Projektmanager/innen den Ärger mit unorganisierten Dokumenten, der manuellen Nachverfolgung von Projektleistungen und der umständlichen Erstellung von Projektabschlussberichten vermeiden.

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