Das Bautagebuch: Bauprojekte einfach dokumentieren

Was ist ein Bautagebuch und wer muss es führen?

Ein Bautagebuch dient Bauleiter*innen und Architekt*innen dazu einen Hausbau zu dokumentieren, Mängel festzustellen und die Fertigstellung eines Projekts sicherzustellen. Somit protokolliert ein Bautagebuch jegliche Entstehungsprozesse und kann im Falle von Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel genutzt werden.

Auch für private Bauprojekte können Bautagebücher verwendet werden, diese sind allerdings eher persönlicher Natur und werden im Rechtsfall weniger gewichtet als Bautagebücher von einem Dritten. Bei offiziellen Projekten werden diese nämlich im Idealfall bei jedem Besuch der Baustellen von Bauleitern und Handwerkern unterschrieben. Auch wenn private Bauherren nicht zur Dokumentation verpflichtet sind, so kann es trotzdem sinnvoll sein ein Bautagebuch zu führen, um Bauphasen festzuhalten und alles nachvollziehen zu können.

Bautagesberichte helfen dir, den Fortschritt von Bauprojekten festzuhalten. Gleichzeitig ist ein Bautagebuch eine exzellente Vorlage, um sicherzustellen, dass die Arbeiten pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Ein solches Formular enthält Informationen über das Team, das Wetter, die geleisteten Arbeitsstunden, die Projektphase und alle Vorfälle oder Störungen, die das Projekt verzögern könnten. Der Bautagesbericht gilt als das wichtigste Dokumentationsmedium auf Baustellen und schafft für alle Beteiligten Transparenz über den aktuellen Stand der Projekte.

Ist das Bautagebuch Pflicht?

Professionelle und unabhängige Bauleiter sind generell dazu verpflichtet ein Bautagebuch zu führen, private Bauherren dagegen sind von dieser Pflicht ausgenommen, können aber dennoch von den Vorteilen eines Bautagesberichts profitieren. Auch Architekten, die für ein Projekt nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beauftragt sind müssen ihre Arbeit zwangsläufig in einem Bautagebuch dokumentieren.

Falls du im Rahmen deines Projektes nicht zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet bist, so kann es dennoch sinnvoll sein eine Dokumentation der Bauabschnitte und -phasen durch den Bauleiter vertraglich festzuhalten. Alternativ kannst du auch einen unabhängigen Bauleiter oder externen Gutachter beauftragen, der eine solche Arbeit zusätzlich übernimmt.

Ein Bautagebuch zu führen gehört zu den Hauptleistungspflichten von Architekten und ein pflichtwidrig geführtes Dokument kann zu Honorarminderungen oder sogar Schadensersatzzahlungen führen. Es können zwar nachträgliche Eintragungen gemacht werden, diese ersetzen das baubegleitende Tagebuch allerdings nicht. Ein ordnungsgemäßes Bautagebuch kann außerdem das Haftungsrisiko für die überwachenden Instanz mindern und sollte daher unter keinen Umständen vernachlässigt werden.

Was gehört in ein Bautagebuch?

Wichtig ist vor allem, dass das Bautagebuch regelmäßig geführt wird, denn es dient dazu, die Arbeitsprozesse des Projektes nachvollziehen zu können. Die Bedetung des Bautagebuchs liegt darin, die Arbeitsleistung, Ressourcen, routinemäßige Ereignisse und besondere Vorkommnisse zu erfassen und dies auch dem Vertragspartner zeitnah zu übermitteln.

Die Dokumentation in dem Bautagebuch stellt eine wichtige Grundlage dar, um mögliche Sachverhalte und Zuständigkeiten bei aufkommenden Problemen problemlos klären zu können. Daher muss das Bautagebuch bestimmte Aspekte abdecken:

• Datum des jeweiligen Eintrags
• Angaben zum Objekt des Bauvorhabens
• Anzahl der beschäftigten Arbeiter
• Angaben zu den anwesenden Beteiligten
• Angaben zu externen anwesenden Firmen (z.B. Elektriker, Schweißer, etc.) und zur Anzahl der Beschäftigten
• Angaben zum generellen Baufortschritt
• Witterungsverhältnisse, besonders wenn sie das Bauvorhaben beeinflussen
• Leistungsergebnisse/-änderungen
• Bemerkungen/besondere Vorfälle/Erschwernisse
• Dokumentation von Mängeln und Schäden
• Ergebnisse von Besprechungen, sowie Namen der teilnehmenden Personen
• Anlagen wie Betriebsanleitungen und Fotos zu verbauten Elementen
• Angaben zu eingesetzten Materialien und Maschinen
• Anhänge zu Betriebsanleitungen verbauter Elemente

Wie wird ein Bautagebuch geführt?

Am allerwichtigsten ist es das Führen eines Bautagebuchs nicht zu vernachlässigen, und sich sonst auch darüber einig zu sein, welche Elemente erfasst werden sollen. Einige Verträge verlangen, dass sich an bestimmte Formblätter gehalten wird, dennoch gibt es keine grundsätzliche Vorschrift darüber, wie ein Bautagebuch auszusehen hat. Damit eine ordentliche Dokumentation stattfinden kann, solltest du jedoch folgende Hinweise berücksichtigen:

1. Erfasse jegliche Dokumentation zeitnah, damit die Beweisfunktion des Dokuments entsprechend gewährleistet ist.
2. Bediene dich der Hilfe von Dritten, die du namentlich nennen solltest, damit sie später als mögliche Zeugen auftreten können.
3. Füge Fotos zum Bautagebuch hinzu, oder ergänze deine Aufzeichnungen durch Videos, um das Projekt so präzise wie möglich zu begleiten.
4. Wie häufig du in dein Bautagebuch Eintragungen machst, hängt von der Objektüberwachung ab. Eine tägliche Dokumentation ist nicht zwingend nötig, dennoch solltest du so viele Informationen wie möglich sammeln, da häufig erst später klar wird, was relevant ist und was nicht.

Was sind die Vorteile des Führens eines Bautagebuchs?

Die Bautagesbericht-Vorlage stellt sicher, dass alle an einer Aufgabe Beteiligten mit dem gleichen Dokument arbeiten und über die gleichen Informationen verfügen, wodurch Fehlkommunikation und Fehler vermieden werden. Auf diese Weise schützt der Bautagesbericht auch die Crew-Mitglieder davor, zu Unrecht für Fehler oder Verzögerungen verantwortlich gemacht zu werden.

Wenn ein Projektmeilenstein oder ein Termin verpasst wird, wird die Schuld den Arbeiter*inen oder der Projektleiter*in zugeschoben. Durch die lückenlose Aufzeichnung der Bautagesprotokolle kann die Bauleiter*in sicherstellen, dass es Beweise gibt, wenn Verzögerungen durch Umstände verursacht werden, die außerhalb seiner Kontrolle liegen, wie z. B. Lieferprobleme, Wetterbedingungen oder andere Hindernisse.

Obwohl der Prozess des Verfassens eines Bauberichts mühsam klingen mag, wird er schnell zur Gewohnheit. Das liegt vor allem daran, dass die Vorteile des Ausfüllens eines Tagesberichts den Aufwand für die Dokumentation des Projekts bei weitem überwiegen.

Nach einigen Berichten und einer konsistenten Aufzeichnung über den Projektfortschritt lässt sich der Bauprozess ganz einfach ablesen. Das gibt dir die Möglichkeit, aus den gesammelten Daten Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die du sonst eventuell nicht bemerkt hättest. So kannst du beispielsweise feststellen, dass ständig zu viele Materialien bestellt werden oder Geräte länger als nötig gemietet werden. In diesen Fällen können Sie Änderungen vornehmen und Geld und Aufwand sparen.