Was ist ein Untersuchungsbericht?
In einem Untersuchungsbericht werden die Ergebnisse einer Untersuchung detailliert beschrieben. Sobald eine formelle Beschwerde eingereicht wird oder ein Vorfall eintritt, wird eine Untersuchung aufgenommen. In einem entsprechenden Formular nehmen die Ermittler den Sachverhalt auf, analysieren die Beweise und formulieren eine Schlussfolgerung. Die Untersuchung sollte unparteiisch sein und auf objektivem Beweismaterial beruhen.
Untersuchungsberichte haben das Ziel, den Entscheidungsträgern Fakten zu liefern, die die Festlegung eines Vorgehens notwendig sind. Sie können auch dazu verwendet werden, um sicherzustellen, dass ein Fall rechtzeitig, vollständig und genau untersucht wird.
Untersuchungsbericht erstellen: 3 wesentlichen Schritte
Eine Untersuchung in Form eines Berichtes ist eine Schritt-für-Schritt-Methode zur Ermittlung von Fakten zu einem Thema oder Vorfall. Ohne die ordnungsgemäße Dokumentation durch einen offiziellen Untersuchungsbericht kann kein klares Bild von den Geschehnissen gezeichnet werden. Um sicherzustellen, dass alle Fakten, Zeugenaussagen und Beweise für eine spätere Analyse zusammengetragen werden, sollte ein Ermittler drei wesentliche Schritte befolgen.
1. Schritt: Beginne mit dem was du weißt
Als Ermittler zeichnest du Informationen aus dem Gespräch mit der betreffenden Person (Befragter oder Beschuldigter) und die Einzelheiten der Beschwerde auf. Halte vor allem Zeit-, Datum- und Ortsangaben der Aussagenden fest.
2. Schritt: Analysiere die gesammelten Daten
Die Analyse der Beweise belegt die Behauptungen einer der beiden Parteien. Der Ermittler sammelt Beweismaterial wie Filmmaterial, E-Mail-Aufzeichnungen, Dokumente oder Papiere, physische Gegenstände usw. und dokumentiert Untersuchungsaussagen. Dieses Material wird anschließend analysiert, um relevante Fakten zu identifizieren, die Glaubwürdigkeit von strittigen Informationen zu bewerten und irrelevante Fakten auszusparen.
3. Schritt: Formuliere eine Schlussfolgerung
Formuliere eine Schlussfolgerung auf Grundlage der Tatsachen und Beweise, die du zusammengetragen hast. Am Ende des Berichts gibst du als Untersuchungsbeauftragter an, inwiefern die Angelegenheit begründet, unbegründet oder nicht schlüssig ist.
Untersuchung: Bericht mit Vorlage schreiben
In der Arbeitswelt kommt es immer wieder vor, dass ein Vorfall durch einen Untersuchungsbericht näher betrachtet werden muss. Damit dies einfacher gelingt, ist es für jedes Unternehmen ratsam, für den Untersuchbericht eine Vorlage mit variablen Elementen vorzuhalten. Dies erleichtert dem Ermittler nicht nur die Informationen zu erfassen, sondern auch den Informationsaustausch unter Vorgesetzten und Mitarbeitern, die den Vorfall bewerten müssen.
Eine Vorlage für den Untersuchungsbericht sollte die 12 folgenden Elemente enthalten:
- Art des Vorfalls
- Datum und Ort
- Betroffende Abeitlung
- Betroffene Person(en)
- Anschuldigung kurz gefasst
- Sachverhalt (alle gesammelten Informationen, wie Zeugenaussagen usw.)
- Beweismittel (z.B. Fotos, Dokumente)
- Zusätzliche Informationen (z.B. Gesetzesbestimmung, Auswirkungen aufs Unternehmen, Verweis auf vergleichbare Vorkommnisse)
- Schlussfolgerung
- Vorschläge fürs weitere Vorgehen/für Maßnahmen
- Name des Ermittlers oder der Ermittler
- Unterschrift als Bestätigung der Richtigkeit der Information
- Datum der Beweisaufnahme
Je nach Branche und Zweck der Untersuchung kann ein Bericht noch weitere, weniger bzw. anders benannte Elemente behandeln. Der Aufbau der Vorlage sind dementsprechend vom Untersuchungsführer anzupassen.
Eine digitale Anwendung für Untersuchungsberichte nutzen
Mit Sift und Papier die Beweise zu dokumentieren und zu einem Untersuchungsbericht zusammen zu tragen, ist zeitaufwändig und mühsam. einen Bericht mit Stift und Papier zu erstellen, kann zeitaufwändig und mühsam sein. Die mobile App von Lumiform ermöglicht dir jede Art von Bericht einfach per Smartphone oder Tablet zu erstellen – online oder offline.
Über die App kannst du alle Informationen vor Ort nehmen und hast immer alles zu Hand, was du benötigst. Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern und dem Management ermöglicht es dir, interne Untersuchungen zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen.
Alle Vorteile von Lumiform für deine Untersuchung und den drauas folgenden Bericht:
- Der flexible Formularbaukasten hilft dir individuelle Vorlagen für deine Untersuchungsberichte in Minuten zu erstellen.
- Füge unbegrenztes Bildmaterial und Bemerkungen hinzu.
- Alle gesammelten Informationen, Zeugenaussagen und Beweisen werden werden automatisch in einem Untersuchungsbericht gebündelt und können an Vorgesetzte verschickt werden.
- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.