Projektabschlussbericht erstellen: Beispiel, Schritte und digitale Vorlage

Welchen Zweck erfüllt ein Projektabschlussbericht?

Im Projektabschlussbericht werden die Entwicklung eines Projekts und deren Ergebnisse übersichtlich dokumentiert. Dabei hilft es sich für den Projektabschlussbericht eine Checkliste zur Hand zu nehmen. Der Abschlussbericht analysiert ferner die Schwächen und Stärken in der Projektarbeit. Außerdem können mit seiner Hilfe Kosten, Zeitbudget und Ressourcenbedarf für zukünftige Projekte abgeleitet werden.

Der Projektabschlussbericht ist für das Projektmanagement überaus wichtig, weil er als Erfahrungsbericht für zukünftige Projekte dient. Was in dem Projektabschlussbericht enthalten sein soll, unterscheidet sich von Projekt zu Projekt und von Branche zu Branche. Es gibt allerdings ein paar Kernpunkte, die sich in nahezu jedem Abschlussbericht finden lassen. Bereits in der Definitions- bzw. Projektplanungsphase sollte festgelegt werden, wie die Projektauswertung und damit der Projektabschlussbericht am Ende des Projekts aussehen sollte.

Dieser Artikel beschäftigt sich in diesem Zusammenhang mit:

1. Den Bestandteilen eines Projektabschlussberichts

2. Einer digitalen Lösung für den Projektabschlussbericht

Was sind die Bestandteile eines Projektabschlussberichts?

Traditionell wird der Projektabschlussbericht von der Projektleiter*in zusammengetragen und erstellt. Dabei bedient sich dieser der Hilfe des Projektteams, der Auftraggeber*in und des Controllings. Der Projektabschluss des Projektmanagement stellt das Gegenstück zum Projektauftrag dar. Im Abschlussbericht wird geprüft, ob die Pläne aus dem Projektauftrag umgesetzt worden sind. Folgende Informationen sind im Abschlussbericht enthalten:

1. Projektbeschreibung
   Als erstes wird die Motivation zur Durchführung des Projektes dargestellt. Dazu gehören die Aspekte der Projektbegründung, Projektbeschreibung und die Projektziele.
2. Kostenmanagement
   Die Zuweisung der Budgetkosten ist wesentlicher Bestandteil eines Projektabschlusses. Deshalb ist es notwendig die aktuelle finanzielle Leistung zu berechnen und mit dem geplanten Geschäftsbudget zu vergleichen. Dabei sollte geprüft werden, ob alle Beschaffungsanforderungen erfüllt wurden, und Abweichungen verfolgt werden.
3. Projektumsetzung
   Als nächstes geht es um die Projektumsetzung. Es werden Änderungen, Probleme und Störungen im Projektverlauf beschrieben. Auf die Punkte muss insbesondere eingegangen werden, wenn es zu Abweichungen zwischen dem Auftrag und dem Ergebnis gekommen ist. Abschließend sind die Soll- und Ist-Beschreibung für einen erfolgreichen Projektablauf mit Terminen zu nennen.
4. Projektergebnisse
   Welche Ziele sollen wann erreicht werden? Wurden die Ziele erreicht oder kam es ggf zu Abweichungen? Hier sollten unbedingt Bemerkungen und Erläuterungen eingetragen werden. Zu den Projektergebnissen zählen auch Lektionen, die die Leiter*in und das Team aus dem Projekt gelernt haben. Diese Informationen sind vor allem für zukünftige Projekte von Bedeutung, damit Fehler vermieden werden können.
5. Evaluierung
   Als letztes wird das weitere Vorgehen beschrieben. sind eventuell Punkte im projekt offen geblieben oder Ergeben sich Folgeprojekte? Nicht zu vergessen ist auch der regelmäßige Kontakt zur Auftraggeber*in. Mit regelmäßige Besprechungen halten sich alle Projektteilnehmer*innen über den Projektstatus auf dem Laufenden. Dabei wird der geschäftlichen Nutzen geprüft, ob die Projektziele eingehalten werden, ob die Erwartungen der Auftraggeber*innen erfüllt und Lösungen für die im Business-Case genannten Probleme angeboten werden.

Eine digitale Lösung für den Projektabschlussbericht

Die Bewertung und Umsetzung der Ziele des Abschlussberichts bilden die Grundlage für den Projektabschluss. Eine Checkliste ist in der Hinsicht hilfreich, als dass sie alle Einzelheiten zu Aktivitäten und Unterbrechungen des Projekts dokumentiert. Lumiform, die leistungsstarke Inspektionsapp bietet Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Ärger mit unorganisierten Dokumenten, dem manuellen Nachverfolgen von Projektleistungen sowie die umständliche Übergabe von Projektabschlussberichten zu vermeiden.

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• Erstelle deinen Projektabschlussbericht automatisch und teile diesen in Echtzeit mit deinem Team
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• Steigere die Effizienz deiner Projektabläfe durch eine effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und dem Management. Melde Probleme schneller und löse sie bis zu 4x schneller als zuvor.
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• Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Anwender*innen. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.