Was ist eine Versandaudit-Checkliste?
Eine Checkliste ist ein Hilfsmittel, das sicherstellt, dass das Verfahren für das Versandaudit effektiv durchgeführt wird. Das Verfahren wird bei versandfertigen Produkten durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie mit dem Vertrag und den Produktspezifikationen übereinstimmen.
Versandaudits überprüfen auch die Wirksamkeit der Endproduktkontrollen und Prozessprüfungen. Ob groß oder klein, jedes Unternehmen muss solche Audits durchführen, weil dieses Verfahren dazu beiträgt, die Qualität und Rentabilität deines Produkts zu verbessern.
Ein effektives Versandaudit-Verfahren fördert auch die Kundenzufriedenheit und -treue. Es hilft dir, Kundenbeschwerden zu vermeiden und deinen Ruf als Hersteller von Spitzenprodukten zu sichern. Ein strenges Auditverfahren trägt auch dazu bei, dass sich dein Team verpflichtet fühlt, durchgehend qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Was ist das Ziel eines Versandaudits?
Qualitätsaudits haben drei Kategorien: Systemaudit, Prozessaudit und Produktaudit. Das Versandaudit fällt unter die Kategorie Produktaudit, bei dem das Endprodukt auf seine Fähigkeit hin bewertet wird, ob es die Erwartungen des Kunden erfüllt.
Das Ziel eines Versandaudits ist es, festzustellen, dass das Endprodukt keine Mängel aufweist und die Anforderungen des Vertrags erfüllt. Wenn ein Produkt die Vertragsanforderungen nicht erfüllt, muss der Auditor*in die Feststellungen dokumentieren.
Der Prüfbericht muss alle Probleme und Vorschläge für Korrekturmaßnahmen zur Lösung des Problems enthalten. Zu den Korrekturmaßnahmen, die die Auditor*in vorschlagen kann, gehören Produktverbesserungen oder weitere Tests. Sie können auch zusätzliche Audits vorschlagen, bevor das Produkt das Versandaudit durchläuft. Bei jedem Audit müssen die Feststellungen aufgelistet und der Geschäftsleitung ein Bericht vorgelegt werden.
Fast jeder einzelne Teil deines Qualitätsmanagements wirkt sich auf den Zustand des Produkts aus. Dein Versandauditverfahren zeigt dir den Beweis für die Wirksamkeit deines Qualitätssicherungssystems. Während des Versandaudits betrachtest du das Produkt so, wie die Kund*in es erhält.
Eine gut durchdachte Versandaudit-Checkliste führt zu Produkten, die dem Vertrag und den Produktanforderungen entsprechen. Je weniger effektiv die Checkliste ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass dein Kund*in Fehler in deinen Produkten findet. Das führt zu Produktrückgaben, die deine Beziehung zur Kund*innen beeinträchtigen können. Wenn die Fehlerquote höher ist als erwartet oder wenn derselbe Fehler wiederholt auftritt, ist es an der Zeit, dein Qualitätssystem zu überprüfen. Das sind Anzeichen dafür, dass es bei der Lösung von Qualitätsproblemen nicht effektiv ist.
Du kannst Versandaudits so oft durchführen, wie du willst. Es gibt keine Aufsichtsbehörde, die Versandaudits regelt. Außerdem sind sie keine Voraussetzung für eine Zertifizierung nach der IATF 16949:2016. Es ist jedoch ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass dein Endprodukt den spezifischen Anforderungen deiner Kund*innen entsprechen.
Wie führt man ein Versandaudit durch?
Es gibt drei Aspekte, die du in deinem Versandaudit-Verfahren bewerten muss:
- Produktdesign
- Zählung des realen Bestandes
- Spezielle Kundenanforderungen
Bei der Bewertung des Produktdesigns musst du die Einhaltung der Maßangaben, Farbe, Verformungen, Beschädigungen und Kratzer überprüfen. Du musst das fertige Produkt mit den im Vertrag festgelegten Gestaltungsvorgaben vergleichen. So stellst du sicher, dass das Produkt den Bedürfnissen der Kund*in entspricht und dass es seinen Zweck erfüllen kann.
Der zweite Punkt, der beim Versandaudit bewertet werden muss, ist die Zählung des realen Bestandes. Eine reale Bestandszählung
ist ein organisierter Ansatz, um die Anzahl der Produkte zu zählen, die an die Kund*innen versandt werden sollen. Die physische Inventur kann auch das Wiegen und Messen der Produkte beinhalten. Du musst ein System haben, um die Waren zu zählen, bevor du sie an deine Kunden versendest.
Es gibt verschiedene Wege, auf denen du Inventuren durchführen kannst. Diese Methoden haben ihre Vorteile. Wähle die richtige Technik für dein Unternehmen, damit du genaue und angemessene Daten für deinen Versandauditbericht erhältst.
Beim manuellen Ausfüllen werden Stift oder Bleistift und Papier verwendet, um die Inventur zu erfassen. Sie mag weniger kosten als eine elektronisches Verfahren, aber sie ist mit einer hohen Fehlerquote verbunden. Bei der elektronischen Zählung hingegen werden Barcodes, Scanner, RFID oder mobile Geräte verwendet. Sie reduziert die Fehler, die beim manuellen Ausfüllen entstehen.
Der dritte Gesichtspunkt beim Versandaudit sind die kundenspezifischen Anforderungen. Das sind die Anforderungen des Kunden, die er von dir während des Herstellungsprozesses erwartet. Die kundenspezifischen Anforderungen lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
- Teilespezifische Anforderungen, wie Maße und Abmessungen, verwendete Materialien und Leistungsmerkmale
- Lieferanforderungen
- Anforderungen an die technischen Daten, wie in der Bestellung angegeben
- Allgemeine Anforderungen gemäß Produktionsteil-Freigabeverfahren (PPAP)
- Prozessanforderungen sind dokumentierte Erwartungen, Ziele und Spezifikationen, die von Kund*nnen festgelegt wurden.
Sowohl die Konstruktions- als auch die Fertigungsunterlagen geben Auskunft über die Prozessanforderungen. Eine Prozessspezifikation kann von der Konstrukteur*in erstellt werden, wenn es notwendig ist, einen bestimmten Prozess zu spezifizieren. Dies kann z.B. durch Werkzeugzeichnungen, Grundrisspläne, Prüfmittelzeichnungen, Prüfverfahren, Montage- und Fertigungsanweisungen geschehen.
Deine Checkliste für das Versandaudit muss sicherstellen, dass dein Fertigungsprozess all diesen Anforderungen entspricht, die im Vertrag oder in den Konstruktionsunterlagen festgelegt sind.
Der Herstellungsprozess ist ein geplanter Vorgang, der dazu dient, ein Produkt mit einer bestimmten Qualität herzustellen. Die Einhaltung des Herstellungsverfahrens wird während des Audits an der Rampe überprüft. Die ISO 9000-Normen schreiben nicht vor, wie oft du ein Versandaudit durchführen musst. Sie verlangt jedoch, dass du Audits durchführst, bei denen die Wirksamkeit deines Qualitätssystems und die Korrekturmaßnahmen, die du nach der Entdeckung von Problemen ergreifst, überprüft werden.
Denke daran, dass das Versandaudit von jemandem durchgeführt werden muss, der nicht in den Produktionsprozess eingebunden ist. Am besten wäre es, wenn du Teammitglieder für diese Aufgabe abstellst. Interne Auditor*innen können bei der Beurteilung der Produktqualität nützlich sein. Durch ihre Objektivität sind sie für diese Aufgabe geeignet und finden effektiv Bereiche, die verbessert werden können.
Wenn du das Versandaudit bestehst, bedeutet das, dass dein Fertigungsprozess effektiv ist. Ansonsten sollte die Checkliste so konstruiert sein, dass sie in der Lage ist, Mängel zu erkennen, bevor das Endprodukt verpackt wird.
Eine mobile App für Versandaudits und Dokumentation
Jeder Produzent weiß, wie wichtig die Qualitätssicherung bei Produkten ist, um die Erwartungen von Kund*innen zu erfüllen. Gleichzeitig ist es für Unternehmen mit viel Aufwand und Kosten verbunden, ein kontinuierliches und funktionierendes Qualitätsmanagement in Gang zu halten.
Versandaudits helfen deinem Unternehmen, Probleme zu erkennen, bevor sie deine Kund*innen erreichen. Darüber hinaus können die Daten, die du bei deinen Audits sammelst, dir wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung des gesamten Herstellungsprozesses liefern, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler überhaupt auftreten, verringert wird.
Eine mobile App und Desktop-Software wie Lumiform bietet dir zum einen die Vorteile eines effektiven Versandaudits, zum anderen die Vorzüge eines papierlosen Büros. Digitalsiere deine Versandaudit-Checkliste und profitiere von den folgenden Vorteilen:
- Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine Versandaudit-Checkliste umzuwandeln.
- Führe Versandaudits mit der Lumiform App über dein Smartphone oder Tablet durch, auch wenn du offline bist.
- Nehme Fotobeweise von nicht konformen Produkteigenschaften auf, versehe sie mit Anmerkungen und detaillierten Notizen, um deinen Bericht anschaulicher zu gestalten.
- Weise Kolleg*innen Korrekturmaßnahmen in Echtzeit zu und verfolge diese, um Probleme schneller zu lösen.
- Speichere und sichere deine Audit-Informationen im unbegrenzten Cloud-Speicher.
- Gib deine automatisch erstellten Berichte nach jedem Versandaudit an ausgewählte Mitarbeiter*innen weiter, um die Transparenz zu erhöhen.
