Layered Process Audit Software für schnellere Reaktion

Lumiform plant Audits automatisch. Du legst die Häufigkeit fest, weist Auditoren zu und das System spielt das Audit zur richtigen Zeit an die richtige Person aus. So entfällt die Abstimmung per E-Mail oder Zuruf. Gerade bei LPAs im festen Rhythmus spart das viel Koordinationsaufwand. Auditoren sehen ihre Prüfungen direkt in der App, und du erkennst im Dashboard sofort, was offen, in Bearbeitung oder überfällig ist. Das hält den Auditplan stabil, auch wenn mehrere Bereiche gleichzeitig prüfen.

Auditoren führen Prüfungen auf Smartphone oder Tablet mit der Lumiform-App für iOS und Android durch. Ein Laptop in der Halle ist nicht nötig. Die App funktioniert auch offline, sodass Audits bei Funklöchern oder instabiler Verbindung nicht unterbrochen werden. Einrichtung, Planung und Auswertung erledigst du am Desktop. Wenn dein Team heute noch mit Papier arbeitet und vor Ort keine Spezialgeräte hat, reichen handelsübliche Smartphones oder Tablets für den Start völlig aus.

Du kannst deine bestehende Papiercheckliste als PDF hochladen und direkt in Lumiform in ein digitales Formular überführen. Zusätzlich stehen über 12.000 Vorlagen bereit, sodass du nicht bei null anfangen musst. Die meisten Teams führen ihr erstes digitales Audit schon wenige Tage nach der Einrichtung durch. Dafür brauchst du kein langes IT-Projekt und keine aufwendige Schulung. Der größte Effekt zeigt sich sofort: Die manuelle Übertragung von Notizen nach Excel entfällt ab dem ersten produktiven Einsatz.

Ja. Auditoren nehmen Fotos direkt im Prüfformular am Ort des Befunds auf und ordnen sie der jeweiligen Frage zu. So bleibt der Zusammenhang im Bericht erhalten und die Abweichung ist klar dokumentiert. Bilder lassen sich zusätzlich kommentieren, wenn Details festgehalten werden müssen. Damit ersetzt du einen umständlichen Ablauf, bei dem Belege gar nicht erfasst oder erst später per Hand notiert und nachgetragen werden. Jedes Foto wird direkt Teil des Auditberichts und bleibt mit dem Befund verknüpft.

Das System verfolgt jede Korrekturmaßnahme automatisch und meldet überfällige Aufgaben selbstständig. Verantwortliche erhalten Hinweise, wenn eine Aufgabe ansteht oder die Frist überschritten wurde. Im Dashboard siehst du offene und verspätete Maßnahmen sofort, ohne manuell hinterherzugehen. Gerade bei LPAs, in denen Nachverfolgung oft an E-Mails und Listen hängen bleibt, spart das viel Abstimmungszeit. Gleichzeitig dokumentiert das System, wann eine Maßnahme zugewiesen, bearbeitet und abgeschlossen wurde.

Alle abgeschlossenen Prüfungen und Auditberichte werden in der Lumiform-Cloud gespeichert und bleiben über die Plattform abrufbar. Eine automatische Löschung historischer Daten findet nicht statt. Im Analysebereich filterst du nach Zeitraum, Standort, Nutzer oder Kategorie und kannst so Entwicklungen über lange Zeiträume nachvollziehen. Wenn du konkrete Vorgaben zur Langzeitarchivierung oder zu Exporten für interne Systeme hast, solltest du diese Punkte direkt mit dem Lumiform-Vertrieb abstimmen, damit die Anforderungen sauber abgedeckt sind.

Deine Auditdaten liegen in der Cloud-Infrastruktur von Lumiform. Lumiform arbeitet dabei als Auftragsverarbeiter nach DSGVO, während deine Organisation Eigentümerin der Daten bleibt. Wenn du wissen willst, welche Regelungen bei einem Anbieterwechsel gelten oder wie Daten herausgegeben werden, ist das Teil der vertraglichen Abstimmung mit dem Lumiform-Vertrieb. Auf Anfrage stellt Lumiform Informationen zu Auftragsverarbeitungsverträgen, Serverstandorten und verfügbaren Datenexporten bereit, damit du die Anforderungen intern prüfen kannst.

Ja, mit dem Formular-Builder ergänzt du eigene Felder in jeder Checkliste ohne Unterstützung durch die IT. Du legst Felder für Befundkategorie, Bereich, verantwortliche Person, Datum oder Prozessschritt an und strukturierst Fragen in passende Abschnitte, zum Beispiel für Sicherheitsbefunde. Die Anzahl der Fragen pro Checkliste ist nicht begrenzt. Auditoren füllen diese Informationen direkt auf dem Mobilgerät aus. So entstehen strukturierte Daten schon bei der Erfassung und nicht erst später aus handschriftlichen Notizen.

Ja, abgeschlossene Auditdaten lassen sich aus Lumiform in Formaten exportieren, die sich für externe Auswertungen eignen. Zusätzlich kannst du Lumiform mit Power BI verbinden, um Audittrends, KPIs und Befunddaten in eigenen Berichten darzustellen. Auch strukturierte Angaben aus deinen eigenen Feldern, etwa Kategorie, Bereich, verantwortliche Person oder Datum, sind im Export enthalten. Damit bekommt die Führungsebene den vollständigen Datensatz, um eigene Auswertungen, Vergleiche und Grafiken ohne Medienbruch zu erstellen.

Ja. Sobald ein Auditor eine Prüfung einreicht, erscheinen die Ergebnisse direkt im Dashboard. Es gibt keinen zusätzlichen Übertragungsschritt und kein Warten auf aktualisierte Tabellen. Du filterst die Daten sofort nach Standort, Auditor, Datum oder Befundkategorie und siehst, wo Handlungsbedarf besteht. Zusätzlich stehen automatisch erzeugte PDF-Berichte direkt nach der Einreichung bereit. So erreichen Abweichungen, Maßnahmen und Nachweise die zuständigen Personen noch am selben Tag und nicht erst in der nächsten Wochenrunde.