Was ist eine Gemba-Walk-Checkliste?
Der Gemba Walk ist teil der Lean Philosophie. Anstatt in umfassenden Meetings Entscheidungen über den Kopf der Mitarbeiter*innen hinweg zu treffen, setzt Gemba am Ort des Geschehens an. Eine Gemba-Walk-Checkliste wird von Führungskräften oder Manager*innen genutzt, wenn sie einen Rundgang durch den Arbeitsbereich und den Betrieb durchführen. Hauptziel eines Gemba Walks ist es, Problembereiche im Geschäftsprozess zu identifizieren und eine Lösung zu finden, um sie zu verbessern. Das Verfahren kann verwendet werden, um einen oder mehrere Prozesse nach Bedarf zu beobachten (z.B. Kundenservice, Kosten, Sicherheit, Produktivität, Arbeitsflächeneffizienz, etc.).
Ein Gemba Walk ist ein einfacher Rundgang vor Ort. Dabei werden Mitarbeiter*innen zu ihren Aufgaben befragt und bei deren Erledigung beobachtet, um mögliche Produktivitätssteigerungen zu identifizieren. Der Begriff geht auf das japanische Wort „Gemba“ oder „Gembutsu“ zurück, was „der wahre Ort“ bedeutet. Alle benötigten Daten werden mit einem Gemba-Walk-Fragebogen gesammelt, der sich auch als Checkliste gestalten lässt. So wird nichts vergessen und alle Informationen aus den Gesprächen mit Mitarbeitern und Beobachtungen sicher dokumentiert.
Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Themen:
1. Der Nutzen der Gemba-Walk-Methode
2. Die 7 Elemente einer effektiven Gemba-Walk-Checkliste
3. Die 3 Hauptfragen, die in eine Gemba-Walk-Checkliste gehören
4. Wie ein Gemba Walk durchgeführt wird
5. Was nach den Gemba Walk zu tun ist
6. Wie die Effektivität des Gemba Walks erhöht wird
7. Ein modernes Tool für die Gemba-Walk-Checkliste
Was ist der Nutzen der Gemba-Walk-Methode?
Im Japanischen bedeutet Gemba so viel wie “Der wahre Ort”. Der Name ist bei diesem Prinzip Programm, denn Ziel des Gemba Walks ist so viel Informationen über den tatsächlichen Arbeitsplatz und die dort stattfindenden Aufgaben wie möglich einzuholen. Außerdem geht es darum, mit Mitarbeitern in unmittelbaren Kontakt zu treten und auf diese Weise Optimierungsmöglichkeiten festzustellen.
Der Gemba Walk ist immer dann sinnvoll, wenn Management sowie Führungskräfte vom tatsächlichen Arbeitsort und den dort vorherrschenden Arbeitsprozessen separiert sind, daher kommt dieser verstärkt im Produktionsbereich, sprich in Fabriken vor.
Wie bei allen Formen des Lean Management gibt es auch beim Gemba Walk einschlägige Argumente für die regelmäßige Durchführung dessen. Hier findest du noch einmal alle wichtigen Vorteile auf einen Blick:
- Kontinuierliche Optimierung
Der Gemba Walk zielt vor allem auf eine ganzheitliche Verbesserung der Unternehmensqualität ab. Dies bedeutet zwar eine gewisse Bemühung seitens der Geschäftsführung, jedoch muss diese am Ort des Geschehens, sprich dem Ort an dem Arbeitsprozesse durchgeführt werden, vorgenommen werden. Auf diese Weise werden die bestmöglichen Entscheidungen unternehmensweit getroffen. - Verbesserte Kommunikation
Respekt und Kooperation werden beim Gemba Walk groß geschrieben. Als BeobachterIn solltest du in die Position des Lernenden und nicht des Prüfenden treten. So trittst du nicht nur mit deinen MitarbeiterInnen in direkten Kontakt, welcher sonst im alltäglichen Workflow nicht zustande gekommen wäre. - Führungskompetenz und Professionalität beweisen
Da beim Gemba Walk der Arbeitsprozess aus objektiver Sicht beobachtet wird, statt eine Leistungskontrolle durchzuführen und du als Führungskraft die Möglichkeit bekommst in persönlichen Kontakt mit Arbeitskräften zu treten, beweist du auf diese Weise echte Führungsqualität. - Ruf stärken
Eine unmittelbare Kommunikation hinterlässt immer einen bleibenden Eindruck. Werden Arbeitsprozesse aus Sicht der MitarbeiterInnen optimiert, so stärkst du den Ruf des Unternehmens insgesamt und auf nachhaltige Art und Weise.
Die 7 Elemente einer effektiven Gemba-Walk-Checkliste
Aufgrund der Gemba-Walk-Methode folgt jeder entsprechende Fragebogen folgt sieben grundlegenden Elementen. Diese sollten in einer entsprechenden Checkliste abgebildet werden:
1. Wähle ein Thema
Du musst dich für die Bereiche entscheiden, auf die du dich konzentrieren willst. Das können z.B. Sicherheit, Effizienz, Liefergeschwindigkeit etc. sein. Außerdem ist es empfehlenswert, sich im Voraus Gedanken über die Fragen zu machen, die du stellen möchtest.
2. Ausreichendes Onboarding der Mitarbeiter*innen
Alle Teammitglieder müssen sich bewusst sein, was der Gemba Walk eigentlich ist und welche Ziele er hat. Du solltest betonen, wie wichtig es ist, dass alle Mitarbeiter*innen kooperativ sind, da ihr alle an der Verbesserung des Unternehmens, für das ihr arbeitet, interessiert seid.
3. Evaluiere den Arbeitsablauf
Es ist wichtig, daran zu denken, dass der Schwerpunkt der Bewertung auf dem Prozess liegen sollte. Du solltest nicht die persönlichen Fähigkeiten deiner Mitarbeiter*innen während der Gemba-Spaziergänge bewerten.
4. Verfolge die Wertschöpfungskette
Das bedeutet, verschiedene Aktivitäten am Arbeitsplatz zu vergleichen und wie wertvoll sie sind. Unnütze und arbeitsaufwendige Elemente der Arbeit loszuwerden, wird deinem Unternehmen helfen, seine Effizienz zu verbessern.
5. Notiere und analysiere, was du siehst
Selbst eine so einfache Prozedur wie der Gemba Walk erfordert Konsequenz. Daher ist es empfehlenswert, deine Beobachtungen zu notieren und von sofortigen Urteilen abzusehen. Nimm dir die Zeit, deine Ergebnisse zu verarbeiten, um am Ende einen brauchbaren Aktionsplan zu entwickeln.
6. Jemanden um Hilfe bitten
Es ist eine Überlegung wert, jemanden aus einer anderen Abteilung einzuladen, um dich bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Sie können eine völlig neue Perspektive auf die Angelegenheit einbringen, da sie in der Regel in ganz andere Aktivitäten involviert sind.
7. Teile die Ergebnisse
Ergreife immer Maßnahmen nach deinem Gemba Walk, auch wenn du nichts Bedeutendes findest. Vergiss nie, das Team darüber zu informieren, was geändert werden sollte, da sie sich sonst grundlos beobachtet fühlen.
Diese 3 Fragen gehören in jede Gemba-Walk-Checkliste
Eine Gemba-Walk-Checkliste setzt sich aus einer Reihe von Fragen zusammen. Dabei gibt es drei “magische” Hauptfragen, die sich in jeder Vorlage wiederfinden sollten und aus denen sich weitere Fragen ableiten.
1. Frage: Was soll passieren?
Diese Frage betrifft den Standardprozess, der zum Beispiel mit einer Arbeitsanweisung oder Bedienungsanleitung dokumentiert wird:
- Wie sollte der Ablauf sein?
- Wo ist der Ablauf dokumentiert?
- Welche Vorschriften gibt es?
2. Frage: Was passiert wirklich?
Diese Frage befasst sich mit der systematischen Problemerfassung. Diese lässt sich in folgende Teilfragen gliedern, um zum Kern des Problems vorzudringen:
- Was ist genau passiert?
- Wo ist das Problem aufgetreten?
- Wann ereignete sich der Vorfall?
- Wer war daran beteiligt? Wer hat das Problem entdeckt?
- Welche Auswirkungen sind durch das Problem entstanden?
- Eventuell eine Skizze anfertigen oder ein Foto aufnehmen, um das Problem zu verdeutlichen.
3. Frage: Erkläre!
Die dritte Frage ist vielmehr eine Aufforderung: die Prozessbeteiligten erklären, wie es aus ihrer Sicht zum Problem oder zur Störung gekommen ist. Diese Erklärung wird schriftlich festgehalten. Es ist wichtig, im Gespräch zur wirklichen Ursache vorzudringen.
Wie wird ein Gemba Walk durchgeführt?
Ein Gemba Walk wird meist in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Er soll in keinster Weise als Kontrollausübung oder Unterdrucksetzen der MitarbeiterInnen genutzt werden, sondern begünstigt die Erkenntnisgewinnung und zeigt Verbesserungspotentiale auf. Mit den folgenden basic Schritten kannst du mit deinem Gemba Walk sofort beginnen:
Schritt 1: Reagiere auf KPI-Lücken und Abweichungen – Ein Gemba Walk kommt hauptsächlich dann zum Einsatz, wenn Abweichungen in den Leistungskennzahlen (kurz: KPI) auftreten. Dann solltest du dich als Manager bzw. Führungskraft zum Ort der Fertigung begeben.
Schritt 2: Tausche dich mit MitarbeiterInnen aus – Sprich mit den MitarbeiterInnen vor Ort und beobachte den gesamten Arbeitsprozess.
Schritt 3: Finde Ursachen – Ermittle mithilfe der Beobachtungen vor Ort und der Gespräche mit MitarbeiterInnen mögliche Ursachen für Defizite.
Schritt 4: Biete Sofortmaßnahmen an – Schlage Sofortmaßnahmen auf Grundlage der ausgewerteten Beobachtungen und Daten vor.
Schritt 5: Überprüfe die Effektivität – Prüfe noch vor Ort bzw. in einer nachfolgenden Kontrolle die Wirksamkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen.
Schritt 6: Standardisiere die Arbeitsprozesse – Führen die Korrekturmaßnahmen zum gewünschten Erfolg, so solltest du diese protokollieren und den MitarbeiterInnen umfassend mitteilen, um diese für die Zukunft zu standardisieren.
Was nach dem Gemba Walk zu tun ist
Nach dem Gemba Walk ist es notwendig, ein Treffen einzurichten, bei dem alle Beobachtungen zusammengetragen und Feedback ausgetauscht werden kann. Dieses Treffen wird manchmal auch als „Kaizen-Kreis“ bezeichnet. Dank dieses Kreises können die Teammitglieder dem Führungsteam ihre Ansichten zur Prozessverbesserung mitteilen.
Das Hauptziel des Kaizen-Kreises ist es, einen Verbesserungsplan zu erstellen, der auf den Beobachtungen des Gemba Walks basiert. Dieser Schritt nach dem Spaziergang ist entscheidend, um deinem Team Respekt zu zeigen und dein Unternehmen zu einem Ort zu machen, an dem Werte geschaffen und geschätzt werden. Es ist also notwendig, die nicht wertsteigernden und wertsteigernden Aktivitäten zu identifizieren und zu versuchen, erstere zu eliminieren.
Gemba Walk Effektivität erhöhen: 5 Tipps
Der Gemba Walk bietet dir die einmalige Gelegenheit, Feedback und sinnvollen Input von MitarbeiterInnen zu bekommen. Daher ist vor allem ein kontinuierliches Durchführen an dieser Stelle wichtig um einen offenen und dynamischen Austausch beizubehalten.
Die folgenden Tipps helfen dir, deinen Gemba Walk so optimal wie möglich durchzuführen:
Tipp 1: Fokus setzen
Beim Gemba Walk solltest du dich auf einen bestimmten Aspekt fokussieren, wie etwa Produktivität oder Kosteneffizienz, auf diese Weise kannst du im Vorfeld präzise Vorbereitungen treffen, wie etwa die richtigen Daten zu Rate ziehen und dahingehend die richtigen Fragen stellen.
Tipp 2: In Kenntnis setzen
Auch das zu beobachtende Team sollte über das Vorhaben Bescheid wissen, auf diese Weise erhalten MitarbeiterInnen nicht den Eindruck, auf dem Prüfstand zu stehen, sondern verstehen, dass es sich hierbei um eine gemeinsame Maßnahme zur Verbesserung handelt.
Tipp 3: Keine Leistungsprüfung
Ein Gemba Walk sollte keine Leistungsbeurteilung darstellen, sondern sich stets auf die Arbeitsprozesse an sich und somit die Unternehmensleistung beschränken.
Tipp 4: Dokumentation
Der Einsatz vor Ort muss unbedingt dokumentiert werden, um eine Auswertung, Korrekturmaßnahmen sowie Standardisierung von Prozessen zu ermöglichen.
Tipp 5: Keine vereinzelten Einsätze
Der Gemba Walk sollte im Idealfall nicht bloß einmal erfolgen, sondern auch nach beschlossenen Maßnahmen zur Prüfung und Aufrechterhaltung der neugewonnenen Qualität erneut durchgeführt werden, auf diese Weise können Mitarbeiter auch über erfolgreiche Arbeitsvorgänge mit Managern und Führungskräften in Austausch treten.
Nutze digitale Technologie für deine Gemba-Walk-Checkliste
Eine Gemba-Walk-Checkliste vor Ort mit Stift und Papier auszufüllen, kann eine Herausforderung sein. Alle Daten schriftlich zu dokumentieren und diese anschließend auf den Computer zu übertragen, ist ein sich wiederholender Prozess und zeitaufwendig.
Mit der mobilen App von Lumiform führst du problemlos Rundgänge mit deiner Gemba-Walk-Checkliste durch, meldest Probleme im Handumdrehen und weist Korrekturmaßnahmen schnell verantwortlichen Kollegen zu. Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern und dem Management ermöglicht es dir, interne Prozesse zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen. Nutze die Vorteile von Lumiform für deinen Gemba Walk:
- Digitalisiere Checklisten und interne Prozesse: Der flexible Formularbaukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
- Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren.
- Bekomme einen Überblick über alles was vor Ort geschieht.
- Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
- Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
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