Was versteht man unter Tourenplanung?
Turenplanung ist vor allem für Unternehmen wichtig, die viele Güter transportieren, wie z.B. in der Logistik, der Öl- und Gasindustrie oder im Bergbau. Shell zum Beispiel nutzt die Tourenplanung, um Öl von den Bohrinseln sicher an den gewünschten Ort zu transportieren. Sie kann auch genutzt werden, um bei Geschäftsreisen und im Urlaub eine sichere Fahrt zu langen Zielen zu haben.
Im Gegensatz zur einfachen Routenplanung versteht man unter der Tourenplanung einen weitaus komplexeren Prozess, der deshalb auch gerne als Tourenverwaltung bezeichnet wird. Hierbei werden Aufträge zu Touren zusammengefasst und die optimale Reihenfolge zur Anfahrt von Stationen bestimmt. Eine solche Planung ist wichtig, denn sie stellt sicher, dass die Aufträge so effizient wie möglich erledigt werden.
Eine Checkliste zur optimierten Tourenplanung ist ein Dokument, das dazu dient, Sicherheitsrisiken zu minimieren, wenn Mitarbeiter*innen Auto fahren. Und zwar durch zwei Hauptprozesse: die Beseitigung unnötiger Fahrten und das Risikomanagement bei notwendigen Fahrten. Eine Software kann dabei helfen die optimalen Touren zu gestalten.
In diesem Artikel erklären wir dir:
1. Welche Vorteile die Erstellung und die Umsetzung einer Tourenplanung hat
2. Wie man ein effektives Verfahren zur Tourenerwaltung erstellt
3. Warum eine Software das ideale Werkzeug für die Tourenplanung ist
Diese 4 Vorteile birgt eine strukturierte Tourenplanung
Es gibt zahlreiche Vorteile bei der Verwendung eines durchdachten Systems zur Tourenplanung. Hier werden wir uns auf die vier wichtigsten Vorteile konzentrieren und dir zeigen, dass du so schnell wie möglich deine Tourenplanung strukturieren solltest – z.B. mit einer Software.
1. GERINGERE ANZAHL VON FAHRZEUGUNFÄLLEN
Da ein Tourenplan darauf abzielt, die Gefahren im Straßenverkehr zu verringern, ist sein Haupteffekt eine verringerte Anzahl von Zwischenfällen wie Unfälle oder Personenschäden. Das hat viele positive Auswirkungen für dich, dein Unternehmen und deine Kundenbeziehungen.
Erstens kannst du durch eine strategische Tourenverwaltung eine Verringerung der Ausgaben für Entschädigung von Verletzten, beschädigten Immobilien, Gerichtsverfahren, Umweltkosten und Versicherungsprämien bewirken. Der zweite Effekt ist ein gesünderes und stressfreies Arbeitsumfeld, da es weniger Risiken gibt.
2. AUFMERKSAME UND VERANTWORTUNGSBEWUSSTE ARBEITNEHMER*INNEN
Arbeitgeber*innen sind dafür verantwortlich, ihre Mitarbeiter*innen über alle möglichen Gefahren und Risiken im Straßenverkehr sowie über die gesetzlichen Anforderungen an das Fahren aufzuklären, die von der Regierung vorgeschrieben sind. Dazu gehört auch, sie darin zu schulen, diese Gefahren einzuschätzen und Pläne zu erstellen, um die Risiken zu minimieren.
Ein geordnetes System für die Tourenplanung und -durchführung kann dafür sorgen, dass Arbeitnehmer*innen verantwortungsbewusster und sich ihrer Pflichten und ihrer wesentlichen Rolle beim sicheren Fahren bewusst werden.
3. SENKUNG DER BETRIEBSKOSTEN UND DES KOHLENDIOXIDAUSSTOSSES
Da die Tourenplanung darauf abzielt, Fahrten so weit wie möglich zu reduzieren und so effizient wie möglich zu planen, werden Betriebskosten wie Kraftstoffverbrauch, Mahlzeiten und Übernachtungen erheblich gesenkt. Außerdem kann gute Planung Verschließ verringern und senkt somit die Betriebskosten für Fahrzeuge wie Anschaffungskosten, Wartungskosten und Versicherungen.
Wenigere Fahrten und weniger Fahrzeuge bedeuten auch weniger Kohlenstoffemissionen für ein Unternehmen. Und geringere Kohlenstoffemissionen können dabei helfen, Umweltzertifikate und gute Publicity zu erlangen.
4. STEIGERUNG VON PRODUKTIVITÄT
Häufiges Fahren raubt Beschäftigten viel Zeit und Energie, die sie eigentlich für bessere Aufgaben verwenden sollten, und senkt so die Arbeitsproduktivität. Da die Fahrten mit einer ausgefeilten Tourenplanung deutlich reduziert werden, haben Arbeitnehmer*innen jetzt mehr Zeit und Energie, um andere Arbeiten effizienter zu erledigen.
So geht effektive Tourenplanung
Eine effektive Tourenverwaltung nimmt dir die Fahrerei ab und liefert eine sorgfältige Risikoanalyse über alle notwendigen Fahrten. Konzentriere dich auf das Wesentliche und gehe die Planung sorgfältig und konzentriert an. So sparst du während der Umsetzung massiv Zeit.
Schritt 1: Vermeide unnötige Fahrten
Der erste Schritt bei der Erstellung eines effektiven Tourenplans besteht darin, alle unnötigen Fahrten zu vermeiden.
Eine weitere Möglichkeit, das Autofahren im Unternehmen allgemein zu reduzieren, sind virtuelle Treffen mit Kunden wie Videokonferenzen und Online-Meetings. Dadurch entfallen nicht nur Fahrten, sondern auch Reisezeit, Mahlzeiten und Übernachtungskosten.
Schritt 2: Alternativen zum Autofahren nutzen
Wenn sich das Reisen nicht vermeiden lässt, suche nach alternativen Möglichkeiten, dein Ziel ohne Auto zu erreichen. Eine der besten Alternativen ist die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie Bus und Bahn. Auch wenn sie manchmal überfüllt sein können, sind sie schnell, zuverlässig und günstig.
Wenn das Ziel in der Nähe ist, ist es eine gute Alternative, zu Fuß zu gehen oder das Fahrrad zu benutzen. Es ist CO2-frei, kostet nichts und ist gut für den Körper.
Für sehr weit entfernte Ziele ist die beste Alternative, mit dem Flugzeug zu fliegen. Das ist schneller und spart dir im Vergleich zum Autofahren eine Menge Energie und Mühe.
Schritt 3: Minimiere das Fahrrisiko
Wenn du unbedingt mit dem Auto fahren musst, um z.B. große Güter auszuliefern, die nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln transportiert werden können, dann ist es an der Zeit, eine Gefahren- und Risikoanalyse in das Formular für die Tourenplanung mit aufzunehmen.
Der erste Schritt bei der Risikoanalyse besteht darin, alle möglichen Risiken zu ermitteln. Überprüfe dazu die Route, wenn du sie bereits befahren hast. Wenn nicht, frage einen Arbeitskollegen, der sie schon gefahren ist, ob es auf dem Weg mögliche Gefahren gibt.
Dann prüfst du die Wettervorhersage für den Abreisetag und schätzt ab, ob die Route versteckte Gefahren birgt, sobald sich das Wetter ändert.
Nachdem du die Gefahren identifiziert hast, musst du im nächsten Schritt einschätzen, wie du das jeweilige Risiko entschärfen kannst. Brauchen die Fahrer*innen zusätzliches Werkzeug oder Training? Müssen das Fahrzeug oder einige seiner Teile ausgetauscht werden? Muss die Route geändert werden?
Nach der sorgfältigen Analyse ist es an der Zeit, den Reiseplan fertigzustellen und zu dokumentieren. Im Folgenden findest du eine Liste der wichtigsten Informationen, die im Reiseplan enthalten sein müssen:
- Name des Fahrers/der Fahrerin und der Passagiere
- Fahrzeugkennung
- Reiseroute
- Adresse der Zielorte
- Kontaktinformationen des Fahrers und aller Fahrgäste
- Check-in-System
Vorteile einer Software für die Tourenplanung
Touren sind für viele Unternehmen Teil des täglichen Geschäfts. Ein proaktives und effizientes Management spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern schützt und entlastet auch die Beschäftigten. Es hat sich gezeigt, dass sich auch der Umstieg auf eine digitale Anwendung im Fahrtenmanagement lohnt. Dadurch können die Dateneingabe und die Dokumentation vereinfacht werden, und alle Mitarbeiter haben immer sofortigen Zugriff auf dieselben Informationen.
Eine digitale Lösung wie Lumiform bietet Unternehmen viele Vorteile bei der Verwaltung von Formularen und der Analyse von Daten. Mit der mobilen App und der Desktop-Software kannst du:
- Auf kostenlose, gebrauchsfertige Tourenplanungsvorlagen aus unserer Vorlagenbibliothek zugreifen.
- Konvertiere vorhandene Papierformulare in ein digitales Format oder erstelle deine Tourenplanung in wenigen Schritten mit Lumiforms innovativen Formularbaukasten.
- Benutze die App auf deinem Smartphone oder Tablet, um Inspektionen vor der Reise durchzuführen – offline oder online, egal wo du bist.
- Füge Fotos hinzu und kommentiere sie während der Planung, um einen umfassenden und detaillierten Bericht zu erstellen.
- Erstelle automatisch Inspektionsberichte und sende sie an das zuständige Personal.
- Speichere Inspektionsberichte in einem Cloud-Speicher, um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf die Daten zugreifen kann.
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