Vorfallsbericht

Was ist ein Vorfallsbericht?

In Unternehmen müssen Vorfälle, die Personenschäden, Krankheiten oder Sachschäden zur Folge hatten in Form eines Berichtes gemeldet werden. Das dient zum einen der rechtlichen Absicherung und zum anderen der Vermeidung gleichartiger Vorfälle in der Zukunft. In einem dafür vorstrukturierten Berichtsformular werden alle Ereignisse, die zum Vorfall führten genauso dokumentiert wie Ort, Zeit und beteiligte Personen.

In einem aussagekräftigen Vorfallsbericht sind alle Informationen über den Unfall bzw. Beinaheunfall enthalten. Die ordnungsgemäße Dokumentation ist wichtig, um die Ursachen des Vorfalls zu erkennen und zu analysieren. Ein Vorfallbericht sollte umgehend nach dem Ereignis erstellt werden, damit wichtige Details, die aus versicherungstechnischen und regulatorischen Gründen wichtig sind, nicht verloren gehen. Die Aufnahme aller Informationen mit einer digitalen Checkliste beschleunigt den Prozess und sichert die Dokumentation.

Dieser Artikel befasst sich mit folgenden Themen:

1. Den Arten von Vorfällen

2. Der Struktur von einem Vorfallsbericht

3. Eine digitale Lösung für den Vorfallsbericht

Die Arten von Vorfällen

Was ist einem Unternehmen als Vorfall zu dokumentieren ist, kann vielfältig sein und hängt von der jeweiligen Branche ab. Allerdings steht eines fest: Vorfälle sind nicht nur Beinaheunfälle und Arbeitsunfälle. Es lohnt sich auch in anderen Bereichen Vorfälle und damit Unregelmäßigkeiten zu melden, um unter anderem Sachschäden oder Geldbußen zu vermeiden.

Typische Vorfälle in unterschiedlichen Branchen sind:

• Unfälle am Arbeitsplatz oder auf dem Weg dorthin
• Beinaheunfälle
• Vorfälle von Mobbing
• Datenschutzverletungen und -diebstahl
• Ausfall von Maschinen, Geräten und Anlagen
• Ausfall oder Unterbrechung von IT-Systemen
• Hackerangriffe
• Vorfälle im Objekt- und Werkschutz
• Vorfälle in Betreuungseinrichtungen jeglicher Art (Schulen, Kindergärten, Pfelegeheimen u.ä.)

Sowohl für die Betroffene als auch für die Organisation ist es wichtig Vorfälle festzuhalten, um daraus Rückschlüsse ziehen zu können. Deshalb sollte ein Vorfallsbericht nicht einfach zu den Akten gelegt, sondern die darin enthaltenen Informationen immer ausgewertet werden.

Die Struktur eines Vorfallsbericht

Je nach Art des Vorfalls kann der Aufbau eines Vorfallsberichts varieren. Die folgenden grundlegenden Punkte werden, abgesehen von einigen Ausnahmen, in nahezu jeder Checkliste für einen Vorfallsbericht abgefagt:

1. INFORMATIONEN ZUM ARBEITSPLATZ

• Name
• Adresse
• Aktivität
• Identifikation der Kranken- oder Sozialversicherung

2. ANGELEGTE PERSONALDATEN

• Name und Nachname
• ID
• Geburtsdatum
• Registrierungsnummer der Sozialversicherung
• Arbeitsplatz
• Zeit in der Position
• Kategorie/Berufsgruppe
• Art des Arbeitstages

3. BESCHREIBUNG DES VORFALLS

• Arbeitsplatz, an dem sich der Vorfall ereignet hat
• Datum des Vorfalls
• Zeit des Vorfalls
• Aufgabe, die ich ausgeführt habe
• Art des Vorfalls (2)
• Beschreibung des Vorfalls
• Individuelle/kollektive Schutzmaßnahmen, die die Arbeitnehmer*in anwendet
• Zum Zeitpunkt des Vorfalls anwesende Personen
• Wie hast du dich nach dem Vorfall verhalten?
• Einhaltungsgrad des Risikoverhütungsgesetzes

4. FOLGEN DES VORFALLS

• Art der Verletzung
• Todesfolge
• Sachschaden
• Vorfall mit geringer/hoher Häufigkeit

5. URSACHEN DES VORFALLS

6. VORGESCHLAGENE MASSNAHMEN

7. SCHLUSSFOLGERUNGEN

8. ANHÄNGE

Auf einfache Art und Weise Vorfallsbericht erstellen

Vorfallsberichte aus Papier und die Dokumentation zu digitalisieren, spart Zeit und Aufwand. Mit digitalen Checklisten werden alle Angane zu einem Vorfall automatisch gespeichert und sind jederzeit von überall abrufbar. Geschieht ein Vorfall werden alle zuständigen Mitarbeiter*innen sofort darüber informiert. Chat und Push-Nachrichten erleichtern die Zusammenarbeit und das Lösen von Problemem im Zusammenhang mit dem Vorfall.

Mit Lumiform, der digitalen und leistungsstarken App und Desktopsoftware, können Organisationen:

• Mit Hilfe der super intuitiven mobilen Anwendung Daten und Informationen zu Ereignissen sofort vor Ort aufnehmen.
• Echtzeitdaten über Vorfälle generieren. Dadurch kann schneller auf Vorfälle reagiert und präventive Maßnahmen für die Zukunft umgesetzt werden.
• Den Berichten ganz einfach Fotos und Kommentare hinzufügen.
• Vorfallsberichte automatisch erstellen – das spart die komplette Nachbearbeitung.
• Die Effizienz der Berichterstattung steigern: Durch eine effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Dritten und mit dem Management sowie eine schnellere Meldung von Vorfällen.
• Alle Vorfallsberichte sicher in der Cloud speichern und für behördliche Zwecke protokollieren.
• Durch ein umfangreiche Analysefunktion Unfallschwerpunkte identifizieren und eine Unfallursachenanalyse durchführen, um Maßnahmen auf den Weg zu bringen.
• Dank einer Vielzahl von einsatzbereiten Vorlagen zu Vorfallsberichten in Vorlagenbibliothek sofort digital durchstarten.