Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag mit Vorlage dient der Erstellung komplexer Projektpläne, so genannter Projektchartas. Er gilt als offizielles, internes Dokument, das meist von Projektmanagern sowie der Geschäftsführung erstellt wird. In erster Linie ist der Projektauftrag mit Vorlage ein Leitfaden und Orientierungshilfe des Teams für die Umsetzung des betreffenden Plans. Indem du dieses Dokument zusätzlich um eine Betriebsbereitschaftsanalyse zur Projektbewertung erweiterst, erhältst du eine umfangreiche Übersicht über deine Pläne.
Aspekte für einen detaillierten Projektauftrag
Planung ist die halbe Miete. Je treffender und differenzierter du deinen Projektauftrag formulierst, desto weniger Nacharbeit und Rückschläge kommen auf dich und dein Team zu. Der Umfang des Dokuments für den Projektauftrag mit Vorlage variiert natürlich und sollte an unternehmensinterne Gegebenheiten angepasst werden. Die folgenden allgemeinen bullet points bieten dir eine optimale Starthilfe:
- Projektgrund
- Umfang des Projekts
- Ziele & Nutzen
- mögliche Risiken, die das Projekt behindern könnten
- Budgetzuweisung
- Fristen & Termine zur besseren Planung
- prädeterminierte Aufgabenzuweisung
- adressierte Interessengruppen
5 Schritte beim Projektauftrag die du unbedingt beachten solltest
- Idee
Ein Projekt soll meist eine Neuerung oder Besserung herbeiführen. Daher ist es von tragender Bedeutung, den Ist- und Soll-Zustand genau zu definieren und die Vorteile der Änderung genau darzulegen. Dabei solltest du dich fragen: Ist die Idee grundsätzlich umsetzbar? Es ist außerdem hilfreich, vor getaner Arbeit andere Meinungen (auch von der Unternehmensleitung einzuholen. - Informationen sammeln
Das Dokument für den Projektauftrag mit Vorlage soll in erster Linie informieren. Daher ist es wichtig, die oben genannten Themengebiete größtenteils (vorläufig) beantworten zu können. Dazu solltest du investigativ vorgehen und dir alle verfügbaren Daten, die die Projektaspekte betreffen einholen. Bei der Ausformulierung der ausgewerteten Daten gilt: Je prägnanter die Antworten, desto überzeugender wirkt das Verfahren.
- Umfang klären
Die Kommunikation mit dem Management ist zu Anfang des Projekts insbesondere wichtig, da du den Umfang des Dokuments an das Vorhaben angleichen solltest. Für ein kleineres Projekt ist es meist unnötig zu sehr ins Detail zu gehen. - Intern vs. Extern
Du solltest unbedingt zwischen einem unternehmensinternen und -externen Projektauftrag unterscheiden. Der unternehmensinterne ist in der Regel eine Art Nachschlagewerk für Mitarbeiter, während der externe einen verbindlichen Vertragscharakter hat. Um rechtliche Konsequenzen bei Konflikten zu vermeiden, sollte daher bei externen Dokumenten verstärkt auf Genauigkeit und Praktikabilität geachtet werden. - Kommunikation
Beim Mikromanagement sollten Aufgaben in angemessenem Umfang delegiert werden. Jedem Teammitglied sollte stets bewusst sein, was zu tun ist und an wen oder was er im Zweilsfall konsultieren kann. Klare Strukturen in Kombination mit verständlicher Kommunikation sind hier maßgeblich.
Lumiform: Deine App & Software für den Projektauftrag mit Vorlage
Organisiere Abläufe für deinen Projektauftrag mit einer Vorlage von Lumiform, indem du Prüfungen Zeitpläne, Personen, Gruppen und Standorte zuweist. Erinnerungen durch die Lumiform-App stellen sicher, dass alle Prüfungen rechtzeitig durchgeführt werden. Vorgesetzte werden benachrichtigt, wenn dies nicht der Fall ist. Weise Korrekturmaßnahmen zu und verfolge in Echtzeit den Fortschritt des Projekts.
Digitalisiere Checklisten und interne Prozesse mit Lumiform:
- Der flexible Formularbaukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
- Über die super intuitive mobile Applikation kannst du mit deinen Teamkollegen jede Prüfung vor Ort kinderleicht, zeitsparend durchführen.
- Alle Projektergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.