Notfallplan nach Muster erstellen

Einen betrieblichen Notfallplan erstellen

Ein betrieblicher Notfallplan sollte in jedem Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern erarbeitet werden. Seine Ausarbeitung beruht auf dem Arbeitsschutzgesetz. Jeder Notfallplan sollte sich nach dem bewährten gesetzlichen Muster richten, welches bestimmte Vorgaben für die Ausarbeitung vorsieht. Demnach müssen aus jedem Plan Abläufe, Verhaltensregeln, Zuständigkeiten und Telefonnummern für Notfallsituationen hervorgehen. Darüber hinaus können auch allgemeine Informationen, wie zum Beispiel Übersichtspläne enthalten sein. Notfälle am Arbeitsplatz können zum Beispiel Unwetter, länger andauernder Stromausfall, Todesfälle in der Geschäftsführung, Epidemien oder Pandemien wie Covid-19 sein.

Digitale Checklisten für einen Notfallplan sind Hilfsmittel, die von Sicherheits- und Gesundheitsbeauftragten in Unternehmen oder Eigentümern kleiner und mittlerer Betriebe zur Aufzeichnung und Umsetzung ihrer Richtlinien für Notfälle am Arbeitsplatz verwendet werden.

Die folgenden Standardelemente sollten sich in jeden betrieblichen Notfallplan wiederfinden:

1. 1. Verfahren zur Meldung eines Brandes oder eines anderen Notfalls

• Verfahren für die Notfallevakuierung, einschließlich der Art der Evakuierung und der Zuweisung von Fluchtwegen
• Verfahren, die von Mitarbeitern einzuhalten sind, die vor der Evakuierung kritische Betriebsabläufe in der Anlage weiterführen müssen
• Verfahren, die alle Mitarbeiter nach der Evakuierung berücksichtigen müssen
• Verfahren, die von Mitarbeitern, die Rettungs- oder medizinische Aufgaben ausführen, einzuhalten sind
• Name und Berufsbezeichnung der Mitarbeiter, die im Notfall zu kontaktieren sind, da sie weitere Informationen über den Plan oder Erklärungen zu Pflichten im Rahmen des Plans haben

Die Bedeutung der betrieblichen Notfallplanung

Ein Notfallplan nach standardisiertem Muster ist für jedes Unternehmen ein Muss, um im Fall der Fälle auf Notfallprotokolle und -verfahren zurückgreifen zu können. Er schützt in Gefahrensituationen vor Unklarheiten, unnötigen Verletzungen und Sachschäden am Arbeitsplatz.

Es ist wichtig den Notfallplan für den Arbeitsplatz immer aktuell zu halten. Dadurch kann sichergegangen werden, dass die richtige Anleitung bei betrieblichen Notfällen vorliegt. Außerdem können im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung immer wieder unerkannte gefährliche Bedingungen aufgedeckt werden, die in den Notfallplan einfließen. Sicherheits- und Gesundheitsbeuftragte können aufgrund der vorgenommen Analysen aktuelle, vorbeugende Maßnahmen ergänzen.

Ein veralteter Notfallplan stellt für jedes Unternehmen eine Gefahr da. Es kann zu verheerenden Verlusten wie mehreren Opfern und einer finanziellen Schieflage führen.

Vorausschauend handeln: Notfallplan am Arbeitsplatz etablieren

An Arbeitsplätzen kann es jederzeit zu Notfällen kommen. Deshalb müssen Sicherheits- und Gesundheitsbeauftragte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf eine solche Situation vorbereitet sind. Der Einsatz von Checklisten kann dabei auf vielfälte Weise helfen: Bei der Schulung, Ausarbeitung, Überwachung sowie bei regelmäßigen Notfallübungen

1. Ein abteilungsübergreifendes Team einsetzen

Arbeitsschutzbehörden, wie die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) empfehlen, dass relevante Personen, wie z.B. Mitarbeiter mit Kenntnissen über die Arbeit, Mitarbeiter mit Erfahrung in Untersuchungsverfahren und Vertreter der Kommunalverwaltung ein Team bilden sollten, wenn Notfallverfahren festgelegt oder überprüft werden. Die Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team trägt dazu bei, dass der betriebliche Notfallplan umfassender, genauer und realitätsnäher wird.

2. Regelmäßig Notfallübungen durchführen

Wenn der betriebliche Notfallplan nach standardisierten Muster vorliegt, sollte die verantwortlichen Mitarbeiter eine unternehmensweite Notfallübung durchführen, um festzustellen, wie effektiv die Maßnahmen aus dem Plan sind. Dabei wird zwischen angekündigten und unangekündigten Notfallübungen unterschieden. Das erste Szenarion dient zur Festigung der Notfallmaßnahmen in den Köpfen der Mitarbeiter und zur Überprüfung des Notfallplans. Eine unangekündigte Übung dagegen, ist realistischer und bietet somit einen genaueren Einblick in die Handlungsweise von Mitarbeitern in Gefahrensituationen.

3. Analyse der Maßnahmen aus dem Notfallplan

Für die Analyse der Notfallübungen können Checklisten eingesetzt werden, um die Ereignisse in Echtzeit aufzuzeichnen. Anschließend können Sicherheits- und Gesundsheitsbeauftragte die Daten auswerten und gegebenenfalls die Maßnahmen im Notfallplan anpassen.

Im besten Fall wird dafür wieder ein abteilungsübergreifendes Team zusammengestellt.
Dieses bestimmt die Grundursache für die Fehlanpassung zwischen Leistung und Verfahren und tauscht sich darüber aus, wie ein hohes Leistungsniveau aufrechterhalten werden kann. Dafür kann ein kritischer Fragenkatalog erstellt werden, der die Wirksamkeit des Notfallplans überprüft.

4. Schulungen anbieten

Schulungen macht es den Mitarbeitern leichter, in Notfallsituationen weiterhin das Richtige zu tun. Die benannten Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragten sollten die besten Praktiken aus dem Notfallplan aufzeigen, wie z.B. daran denken, mit dem ausgetretenen Stoff gemäß den im Sicherheitsdatenblatt beschriebenen Anweisungen umzugehen, wenn es sich bei der Notfallübung um einen Chemieunfall handelte. Änderungen, die für verbesserungswürdige Bereiche angewendet werden sollen, sollten mit einer angemessenen Schulung einhergehen, um das neue Wissen zu verfestigen.

5. Hilfsmittel in den Arbeitsalltag etablieren

Zusätzliche Hilfsmittel dienen im Arbeitsalltag dazu, auf allgemeine Abläufe in Notfallsituationen hinzuweisen, sodass diese Informationen ständig präsent sind:

• Aufkleber mit den Notrufnummern auf allen Telefonen
• Aushänge mit den Notrufnummern und den allgemeinen Verhaltensregeln
• Flucht- und Rettungswegepläne
• Hinweise auf das Alarmsignal in Notfällen (z. B. Sirene, Lautsprecherdurchsage)
• Brandschutzordnung

6. Personen außerhalb des Unternehmens informieren

In jedem Notfallplan sollten sich auch Regelungen für Mitarbeiter von Fremdfirmen sowie für Besucher wiederfinden. Auch diese Personen müssen in Notfallsituationen wissen, wie sie sich zu verhalten haben. In vielen Unternehmen erfolgt dies anhand eines Sicherheitsleitfadens oder Merkblatts, das vom Ansprechpartner im Rahmen der Unterweisung am Einsatzort erläutert wird.

7. Notfallübungen regelmäßige in der Praxis durchführen

Mindestens einmal im Jahr sollte durch das Unternehmen eine Notfallübung durchgeführt werden. Dadurch wird die Wirksamkeit des Notfallplans getestet. In risikoreichen Branchen wie Bauwesen und Fertigung ist es empfehlenswert Übungen vierteljärhlich durchzuführen. In Branchen mit mittlerem bis niedrigem Risiko wie Einzelhandel und Gastgewerbe sollte halbjährlich eine Übung stattfinden. Regelmäßige Notfallübungen sind für das Unternehmen eine gute Möglichkeit proaktiv eine Sicherheitskultur am Arbeitsplatz zu schaffen und kontinuierlich aufzubauen.

Den Notfallplan mit digiateln Checklisten auf die Probe stellen

Die Dokumentation von Notfallmaßnahmen mit Stift und Papier ist eine Herausforderung. Entwicklungen nachzuverfolgen, Aktualisierungen vorzunehmen und Maßnahmen umzusetzen, fällt mit einer digitalen Anwendung leichter. Außerdem lassen sich Schulungs- und Präventivmaßnahmen leichter umsetzen, indem alle Informationen dazu digital mit allen Mitarbeitern geteilt werden.

Mit der mobile App von Lumiform kann der Notfallplan eines Unternehmens einfach per Tablet oder Smartphone überprüft werden – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden Prüflisten erstellt und im Nachinein die gesamellten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Imformationsverluste und Dokumentationsfehler deutlich verringert. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dabei, alle Ansprüche an einen Notfallplan zu erfüllen.

Mit der digitalen Lösung von Lumiform gehen Unternehmen bei ihrer Notfallplanung auf Nummer sicher, in dem sie unter anderem die folgenden Vorteile für sich nutzen:

• Mit dem flexiblen Formularbaukasten schaffen sie innerhalb weniger Minuten einen individuellen Notfallplan, der sich jederzeit aktualisieren lässt.
• Während der Notfallübungen kommentierte Bilder von bewährten Verfahren oder Bereichen mit Verbesserungsmöglichkeiten aufnehmen und hochladen.
• Zeit sparen durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial.
• Jederzeit den Notfallplan zur Hand haben – online und offline.
• Notfallübungen und -schulungen werden insgesamt je nach Umfang circa 30%-50% schneller durchgeführt.

Um Gesundheits- und Sicherheitsexperten das Arbeiten mit digitalen Checklisten zu erleichtern, haben wir einige Vorlagen zusammengestellt, die den Start erleichtern. Alle Vorlagen sind jederzeit an innerbetriebliche und gesetzliche Vorgaben anpassbar – dafür sind keine Programmierkenntnisse notwendig.