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Lumiform Vorlagen-Bibliothek

Verteidigung

Weshalb sind Vorlagen im militärischen Dienst sinnvoll?


Beim Militär und der Verteidigung steht die Sicherheit der Beschäftigten und der Bevölkerung an erster Stelle. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen in zahlreichen Arbeitsbereichen gehören zum Arbeitsalltag. Die Aufgaben, wo sich Vorlagen in der Verteidigung und der Militärveraltung einsetzen lassen, sind demnach vielfältig. Solche Arbeitshilfen unterstützen das Personal dabei, ihre Arbeit strukturiert, effizient und zuverlässig auszuführen.


Vorlagen sind immer dann sinnvoll, wenn Aufgaben und Projekte aus mehreren Teilen bestehen, einen komplexen Inhalt haben oder besonders wichtig sind. Sie kommen bei der Inspektion vom Waffenarsenal genauso zum Einsatz wie bei Inspektionen von Militärienrichtungen.


Die ständige Wiederholung in einem Formular oder einer Checkliste bringt Routine in die Arbeit, ohne Nachlässigkeit zuzulassen. Alles ist schriftlich fixiert und kann Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Vorlagen bieten demnach einen Überblick und Sicherheit für die anstehende Aufgabe.


Auch für Aufgaben, die selten anfallen, kann der Einsatz von Checklisten sinnvoll sein. In diesem Fall dienen sie als Erinnerungsstütze. Wer weiß schon alle Punkte der Flugsicherheitsprüfung? Oder welche Aufgaben er von seinem Kollegen bei dessen Abwesenheit übernehmen soll und was dabei zu beachten ist?



Welche Vorteile bieten Vorlagen beim Militär?


Im militärischen Dienst können Vorlagen für Sicherheitsinspektionen an der Ausrüstung, dem Fuhrpark oder in den Einrichtungen sowie für interne Aufgaben und Projekte genutzt werden. Auch wenn ihr Einsatzgebiet und ihr Inhalt unterschiedlich sein kann, sind die Vorteile von Vorlagen im Checklisten-Format immer die Gleichen:


  1. Große Projekte und komplexe Aufgaben können in überschaubare Portionen unterteilt werden.
  2. Leichtes Einarbeiten in neue Aufgaben.
  3. Unterschiedliche Aufgaben sind leichter zu delegieren.
  4. Der Arbeitsablauf ist vorgegeben, so bleibt der Kopf frei für andere Aufgaben.
  5. Die Fehlerquote beim Ausfüllen sinkt.
  6. Es wird nichts Wichtiges vergessen.
  7. Abhaken gibt das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben.
  8. Indem der Überblick behalten wird, sinkt das Stresslevel.
  9. Arbeitsabläufe sind kontrollier- und dokumentierbar.
  10. Wertvolle Arbeitshilfen für die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub.
  11. Es wird Zeit bei der Arbeit gespart.

Übrigens müssen sich die Vorlagen nicht auf Tätigkeiten beschränken, die direkt mit dem militärischen Dienst zu tun haben. Checklisten sind für Militär und Verteidigung auch hilfreich bei Aufgaben im Personalwesen und beim Arbeitsschutz. Ein gutes Beispiel ist die Checkliste für Feedbackgespräche. Mit dieser halten Vorgesetzte und Mitarbeiter*innen alle Punkte für ein gegenseitiges Feedback fest.



Wie erstelle ich eine Vorlage im Bereich Militär und Verteidigung?


Wenn keine Vorlage zu einer Aufgabe in der Verwaltung vorliegt, muss sie von Mitarbeiter*innen von Grund auf neu erstellt werden. Inhalt und Aufbau richten sich nach dem Einsatzbereich der Vorlage. Hierfür können keine konkreten Vorgaben gemacht werden, nach denen sich gerichtet werden kann. Trotzdem gibt es Einzelheiten, die das Erstellen einer Vorlage für Militär und Verteidigung immer wieder erleichtern:


1. Thema definieren
Eine Vorlage soll über einen langen Zeitraum genutzt werden. Deshalb ist es wichtig sich zunächst Notizen zum Thema zu machen, um alle notwendigen Informationen für die Vorlage zusammen zu tragen. Am besten wird der Inhalt zusätzlich mit Kolleg*innen oder Vorgesetzten besprochen, um von zusätzlichen Input zu profitieren.


2. Einfach gestalten
Eine Vorlage muss eine Reihe von Daten abfragen, trotzdem sollte sie einfach gehalten und strukturiert werden. Fragen und Informationen sollten leicht verständlich formuliert werden und sich auf wichtige Informationen beschränken.Außerdem kann so sichergestellt werden, dass sie von jedem auf Anhieb verstanden wird.


3. Fehlerfrei arbeiten

Eine klare Struktur ist ebenso wichtig wie fehlerfreie Sätze und strukturierter Aufbau. Das erleichtert nicht nur das Verständnis beim Leser, sondern hinterlässt auch einen guten Eindruck. Jede neue Vorlage sollte von einer weiteren Person auf ihre Fehlerfreiheit geprüft werden.


4. Ordnung schaffen
Es ist sinnvoll, die Aufgaben bzw. Fragen chronologisch zu sortieren. Durch Abschnitte können verwandte Fragen und Informationen zusätzlich kategorisiert werden.


5. Passende Fragen und Antworten auswählen
Es ist wichtig, sich vor dem Erstellen der Vorlage, Gedanken über die Art der Fragestellung und den Antworttyp zu machen. Beispielsweise sind Multiple-Choice-Antworten besser als leere Antwortfelder, das es den meisten Menschen einfacher fällt, auf vorgegebene Antworten zu antworten.


6. Probelauf durchführen
Die neu erstellte Vorlage lässt sich am besten in der praktischen Arbeit testen. Meistens zeigen sich nach dem ersten Durchlauf noch Fehler. Eine gute Gelegenheit, die Vorlage noch einmal zu überarbeiten.


Vorlagen sind kein Allheilmittel, sie ersetzen nicht das Know-how der Mitarbeiter*innen und ihre konzeptionellen Ideen. Aber sie entlasten und unterstützen sie im Arbeitsalltag. Gerade Berufseinsteiger*innen profitieren von Vorlagen für die vielen verschiedenen und neuen Aufgaben. Aber auch Berufserfahrene nutzen die Vorteile von Vorlagen für ihre tägliche Arbeit, um effizienter und gewissenhaft arbeiten zu können.



FAQ: 3 häufige Fragen zu Vorlagen im Verteidigungsdienst


Lohnt es sich, Vorlagen im militärischen Dienst einzusetzen?


Beim Militär fallen zahlreiche Aufgaben an, bei denen eine Menge von Informationen erfragt und gesammelt werden müssen. Dies gilt sowohl für den militärischen als auch für den zivilen Bereich. Hier ist es immer von Vorteil, eine Vorlage zu haben, um strukturiert zu arbeiten und nichts Wichtiges zu vergessen.


Wie aktualisiere ich meine Vorlagen für die Verwaltung?


In zahlreichen Bereichen des militärischen Bereichs kommt es durch gesetzliche Änderungen, neue politische Entscheidungen und veränderte Einsatzgebiete regelmäßig zu veränderten Ansprüchen an die Arbeit. Das bedeutet aber nicht immer, dass eine Vorlage von Grund auf neu erstellt werden muss. Durch digitale Anwendungen wie Lumiform können Änderungen an den Stellen vorgenommen werden, wo sie notwendig sind. Auf die Aktualisierungen kann anschließend jede/r Mitarbeiter*in sofort zugreifen.


Kann die Sicherheit beim Militär mit einer Checkliste verbessert werden?


Regelmäßige Sicherheitsinspektionen in verschiedenen Bereichen der militärischen Arbeit erhöht die Sicherheit für alle Mitarbeiter*innen und die Zivilbevölkerung. Durch den strukturierten Aufbau einer Vorlage wird kein Inspektionspunkt vergessen. Alle Sicherheitsvorkehrungen werden nacheinander überprüft.