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Lumiform Vorlagen-Bibliothek

Verwaltung

Welche Vorteile bieten Vorlagen in der Verwaltung?


Für die meisten Verwaltungsmitarbeiter*innen macht die Arbeit für die Bürger*innen ihre Arbeit aus. Dabei fällt viel administrative Arbeit an, die erledigt werden muss. Wenn dies effizient, schnell und ordnungsgemäß erfolgt, wirkt sich das positiv auf beide Seiten der Arbeit aus. Beispielsweise erfolgt auf einen zügig erledigten Antrag eine schnelle Bewilligung und am Ende ein zufriedene/r Bürger*in.


Vorlagen unterstützen Verwaltungspersonal vor allem in der Strukturierung und effizienteren Erledigung ihrer Aufgaben. tagtäglich profitieren sie von den folgenden Vorteilen einer Verwaltungsvorlage:


  • einem sichere Gefühl beim Ausfüllen
  • einer gesenkten Fehlerquote
  • einer ordentlichen Dokumentation aller Informationen
  • einer gleichbleibenden Qualität
  • es wird so gut wie nichts vergessen
  • einer einfacheren Koordination verschiedener Aufgaben
  • die gesparte Zeit kann für andere Aufgaben genutzt werden

Neue Mitarbeiter*innen und Berufsanfänger*innen proftieren zusätzlich von Vorlagen bei ihrer Arbeit, da sie eine ausgezeichnetes Hilfsmittel für den Einstieg sind. Dagegen nutzen berufserfahrenes Personal Vorlagen vor allem als Gedankenstütze und um Informationen von Bürger*innen strukturiert aufnehmen zu können. Vorlagen machen es unnötig, sich immer wieder ein neues Gerüst für seine Datenerfassung zu überlegen.



Wie erstelle ich eine Verwaltungsvorlage?


Wenn keine Vorlage zu einer Aufgabe in der Verwaltung vorliegt, muss sie von Verwaltungsmitarbeiter*innen von Grund auf neu erstellt werden. Inhalt und Aufbau richten sich nach dem Einsatzgebiet. Hierfür können keine konkreten Vorgaben gemacht werden, nach denen sich gerichtet werden kann.


Trotzdem gibt es Einzelheiten zu beachten, die das Erstellen einer Vorlage in der Verwaltung immer wieder erleichtern:


1. Thema eingrenzen
Eine Vorlage soll über einen langen Zeitraum genutzt werden. Deshalb ist es wichtig sich zunächst Notizen zum Thema zu machen, um alle notwendigen Informationen für die Vorlage zusammen zu haben. Am besten wird der Inhalt zusätzlich mit Kolleg*innen und Vorgesetzten besprochen.


2. Einfach halten
Zwar werden in einer Vorlage eine Reihe von Daten abgefragt, trotzdem sollte sie swoeit es möglich ist, einfach formuliert und strukturiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt der Vorlage gut aufnehmbar ist und verstanden wird. Deshalbs sollte sich eine Vorlage in der Verwaltung auch nur auf wichtige Daten beschränken.


3. Fehlerfrei arbeiten
Eine klare Struktur ist ebenso wichtig wie fehlerfreie Sätze und Aufbau. Das erleichtert nicht nur das Verständnis beim Leser, sondern hinterlässt auch einen besseren Eindruck. Jede neue Vorlage sollte von einer weiteren Person geprüft werden.


4. Ordnung schaffen
Es ist sinnvoll in jeder Vorlage, die Aufgaben bzw. Fragen chronologisch aufzubauen. Durch Abschnitte werden verwandte Fragen und Informationen zusätzlich kategorisiert.


5. Passende Fragen und Antworten auswählen
Neben fehlerfreien Sätzen und durchdachtem Inhalt ist die Auswahl der Frage- und Antworttypen eine entscheidene Größe, um eine perfekte Vorlage zu erstellen. Es fällt beispielsweise den meisten Menschen einfacher, auf vorgegebene Antworten zu antworten. Deshalb sind Multiple-Choice-Antworten in einer Vorlage besser als leere Antwortfelder.


6. Testlauf absolvieren
Eine neue Vorlage besteht ihre Wirksamkeit am besten in der Praxis. Wahrscheinlich werden sich beim ersten Durchlauf einige Fehler finden. Eine gute Chance, die Vorlage noch einmal zu überarbeiten.



FAQs: Häufig gestellte Fragen zu Verwaltungsvorlagen


Lohnt es sich, Vorlagen in der Verwaltung einzusetzen?


In der Verwaltung fallen zahlreiche Aufgaben an, bei denen eine Menge von Informationen erfragt und gesammelt werden müssen. Hier ist es immer von Vorteil, eine Vorlage zu haben, um strukturiert zu arbeiten und nichts Wichtiges zu vergessen.


Wie aktualisiere ich meine Vorlagen für die Verwaltung?


In zahlreichen Bereichen der Verwaltung kommt es beispielsweise durch gesetzliche Änderungen regelmäßig zur Veränderungen. Das bedeutet aber nicht, dass eine Vorlage von Grund auf neu erstellt werden muss. Durch digitale Anwendungen wie Lumiform können Änderungen an den Stellen vorgenommen werden, wo sie notwendig sind. Auf die Aktualisierungen kann anschließend jede/r Mitarbeiter*in sofort zugreifen.


Welche Vorteile bieten Vorlagen für die Verwaltung und die Bürger*innen?


Im Umgang mit Bürger*innen und für den internen Austausch in der Verwaltung sind Vorlagen ein Muss. Egal welche Dienstleistung gefragt ist, mit Vorlagen können wichtige Daten erfragt und festgeahlten werden. Außerdem können die gesammelten Daten später für eine Verbesserung der Dienstleistung und der Servicequalität ausgewertet und die gewonnnenen Erkenntnisse für die internen Prozesse genutzt werden.