Lumiform vs Microsoft Power Apps: Welches Tool passt zu dir?

Inspektionen und Audits umfassen mehrere Schritte: Formulare erstellen, Prüfungen mit Fotobelegen durchführen, Probleme schnell finden und lösen, konforme Berichte generieren und Leistung analysieren. Zusätzliche Prozesse wie Zeitpläne und Freigaben sorgen für mehr Verantwortlichkeit. Um all das einfacher zu verwalten, setzen Unternehmen häufig auf digitale Tools.

Zwei mögliche Softwareplattformen sind Lumiform und Microsoft Power Apps. Lumiform ist speziell für Inspektionen entwickelt, mit fertigen Tools für Formulare, Arbeitsabläufe und Berichte. Power Apps hingegen ist ein Formular Baukasten mit wenig Code, der zum Microsoft-Ökosystem gehört. Nutzer setzen es oft für verschiedene Anwendungsfälle wie Inspektionen ein, da es sehr flexibel ist.

Wenn du eine Checklisten-, Inspektions- und Audit-Software für dein Unternehmen suchst und diese beiden Optionen in Betracht ziehst, zeigt dir der folgende Leitfaden die wichtigsten Unterschiede. Er hilft dir auch bei der Entscheidung, ob deine Organisation eine fertige Inspektionslösung einsetzen oder mit einer Low-Code-Plattform eine eigene Lösung entwickeln sollte.

Was ist Lumiform?

Lumiform ist eine spezialisierte Audit- und Inspektionsplattform, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Abläufe unterstützt und so für mehr Klarheit, Genauigkeit und Compliance sorgt. Die Funktionen basieren auf den wichtigsten Schritten des Inspektionszyklus, wie sofortige Checklistenerstellung, Automatisierung und Aufgabenverwaltung. Die Plattform ist für Mitarbeiter im Außendienst konzipiert, für die Nutzung unterwegs optimiert, und Unternehmen können sofort loslegen, ohne zusätzliches IT-Fachwissen oder Ressourcen zu benötigen.

Die Kernfunktionen umfassen:

• Formular Baukasten: Erstelle Checklisten mit inspektionsspezifischen Feldern, nutze KI-Unterstützung oder professionelle Vorlagen.
• Mobile App mit Offline-Funktion: Führe Inspektionen zuverlässig vor Ort durch, auch ohne Internetverbindung.
• Problem-Management: Weise Korrekturmaßnahmen zu, setze Fristen und verfolge die Lösung in einem Dashboard.
• Automatische Berichterstellung: Generiere detaillierte PDF-Berichte mit Zeitstempeln, Fotos und durchgeführten Maßnahmen nach Inspektionen.
• KI-Tools: Beschleunige die Formularerstellung, Übersetzungen, Fotoprüfungen und Analysen.

Was ist Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps ist eine Low-Code-Plattform zur App-Entwicklung. Als Microsoft-Produkt lässt es sich nahtlos mit anderen Diensten wie Dataverse, Teams und Power Automate integrieren. Organisationen können damit interne Geschäftsanwendungen für verschiedenste Anwendungsfälle erstellen – von Finanzen und HR bis hin zu Prozessen für Mitarbeiter im Außendienst, einschließlich Inspektionen. Mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche und optionaler Copilot-Unterstützung bietet es ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten.

Hier einige Funktionen von Power Apps:

• App-Designer: Erstelle benutzerdefinierte Bildschirme, Formulare und Geschäftslogik mit Low-Code-Komponenten.
• Umfangreiche Integrationen: Verbinde dich mit Dataverse, SharePoint, SQL und mehr als 1.000 externen Datenquellen.
• Automatisierte Workflows: Richte Benachrichtigungen, Genehmigungen und mehrstufige Prozesse mit Power Automate ein.
• Microsoft-Integration: Bette Apps in Teams ein, nutze Azure-Dienste und verbinde dich mit Power BI.
• Benutzerdefinierte Berichte: Erstelle Dashboards und Berichte über Power BI mit den in der App gesammelten Daten.

Lumiform vs. Power Apps: Der direkte Vergleich

Hier ein schneller Überblick, wie sich Lumiform und Microsoft Power Apps in Bezug auf Ansatz und Funktionen unterscheiden:

Kernzweck	Digitalisierung von Inspektionen und Audits	Erstellung benutzerdefinierter Business-Apps
Zielgruppe	Qualitäts-, Sicherheits- und Außendienstteams	IT- und Digitalisierungsteams
Set-up	Minimal, keine Programmierung	Für Inspektionen komplexere Konfiguration notwendig
Systemdesign	Vorgefertigter Inspektions-Workflow	Erfordert Zusammenstellung mehrerer Microsoft-Komponenten
Formular Baukasten	Enthält inspektionsspezifische Felder und Vorlagenbibliothek	Felder und Logik müssen manuell erstellt werden
Mobile App	Dedizierte Inspektions-App	Apps laufen im Power Apps-Container
Offline Zugriff	In der Mobile-App enthalten	Benötigt individuelle Einrichtung
Automatisierung	Native Workflows	Power Automate erforderlich
Problemmanagement	Integrierte Korrekturmaßnahmen	Benötigt individuelle Einrichtung
AI Funktionen	Inspektionsspezifisch, in allen Modulen integriert	Copilot, KI-Agenten, Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache
Analysen und Berichte	Integrierte Dashboards und automatische Berichte	Power BI erforderlich für tiefergehende Analysen
Peise	Vorhersehbare Preise pro Benutzer mit Mengenrabatten	Benutzer-/App-Lizenzen, zusätzliche Kosten für Speicher und Flows

Lumiform vs. Microsoft Power Apps für Inspektionen

Bevor wir die einzelnen Funktionen der beiden Plattformen vergleichen, wollen wir zunächst den jeweiligen Kernzweck verstehen, da sich auch ihre Zielgruppen unterscheiden.

Lumiform konzentriert sich spezifisch auf die Anforderungen von Inspektionen und operativen Prüfungen. Die Kernfunktionen unterstützen Inspektionen und Kontrollen, besonders für Teams im Außendienst, mit Tools wie:

• einer mobilen App, die auch offline funktioniert
• Formularen, die Barcodes, Dokumentuploads und umfangreichere Fotoanhänge unterstützen
• automatischen PDF-Berichten basierend auf Audit-Formaten
• Genehmigungen und Hierarchie-Management, die deine Organisationsstruktur reflektieren

All diese inspektionsfokussierten Funktionen sind in die Plattform integriert, sodass nur minimale Einrichtung erforderlich ist. Da diese den gängigen Inspektionsstandards folgen, verbringen deine Teams wenig Zeit mit der Konfiguration der Grundlagen, und Prozesse können standortübergreifend skaliert werden. Die Wartung wird ebenfalls von der Plattform übernommen, mit automatischen Updates basierend auf Inspektionspraktiken.

Power Apps ist dagegen auf Anwender ausgerichtet, die ohne tiefe Programmierkenntnisse eigene Anwendungen erstellen möchten. Als einer der leistungsstärksten Low-Code-Baukästen können Unternehmen damit eine breite Palette von Geschäftsanwendungen entwickeln – von einfachen Datenerfassungstools bis hin zu größeren Abteilungssystemen. Wenn deine Organisation bereits Microsoft nutzt, hast du Power Apps vielleicht schonmal als Option für deine Inspektionen in Betracht gezogen. Allerdings bedeutet dies auch, dass du die Inspektions-App selbst einrichten musst: inklusive Formularfelder und Logik, Fotoverarbeitung, Berichterstellung und mehr.

Dies bietet dir zwar einerseits maximale Anpassungsmöglichkeiten, aber da Inspektionen ein mehrstufiger Prozess sind, der über das Ausfüllen von Formularen hinausgeht, erfordert dies auf der anderen Seite auch erhebliche Ressourcen. Du musst jeden Schritt selbst konfigurieren und Power Apps mit externen Komponenten verbinden. Diese Komponenten haben oft unterschiedliche Nutzungsgrenzen und Lizenzen, und du musst auch Automatisierungsabläufe selbst erstellen. Bei sich ändernden Geschäftsanforderungen muss die App zudem manuell aktualisiert und ständig neu bereitgestellt werden.

Zusammenfassend:

• Lumiform bietet eine fertige Inspektionsplattform mit flexibler Anpassungsmöglichkeit.
• Power Apps stellt eine umfangreiche Suite zur App-Erstellung bereit, aber deine Organisation ist selbst für Design und langfristige Wartung verantwortlich.

1. Inspektions-Workflows einrichten

Um dir eine klarere Vorstellung davon zu geben, wie jede Plattform funktioniert, wollen wir uns anschauen, wie ein Inspektions-Workflow in beiden Systemen aussieht.

Bei Lumiform ist der Workflow unkompliziert und intuitiv, wobei alle Schritte direkt vom Dashboard aus zugänglich sind:

Obwohl Power Apps auch eine leicht zu bedienende Benutzeroberfläche mit Drag-and-Drop-Elementen und vielen Anleitungen bietet, dauert die Einrichtung länger, da du alles selbst anpassen und einrichten musst. Für einen vergleichbaren Inspektions-Workflow musst du bei Power Apps mehrere Teile manuell einrichten:

• Zwei verschiedene Apps für Mitarbeiter im Außendienst und Manager, die Ergebnisse prüfen
• Dataverse oder SharePoint-Tabellen für deine Inspektionsdaten
• Power Automate für Benachrichtigungen, Freigabeprozesse oder PDF-Erstellung
• Power BI für Analysen und Auswertungen
• Zusätzliche Integrationen, Berechtigungen und Lizenzen je nach Anforderung

Dadurch hat Power Apps eine relativ steile Lernkurve. Der Baukasten-Ansatz bietet dir zwar viel Kontrolle, bringt aber auch eine Komplexität mit sich, die weit über die Nutzung einer fertigen Inspektionslösung hinausgeht:

Unternehmen müssen mit zusätzlichen Kosten rechnen, Zeit zum Entwerfen und Entwickeln der App einplanen und interne Ressourcen für die langfristige Pflege der Anwendung bereitstellen.

Lumiform bietet dir einen sofort einsatzbereiten Inspektions-Workflow mit allen Komponenten direkt in der App. Power Apps punktet zwar mit Flexibilität, aber du musst erst mehrere Teile zusammenfügen, bevor ein vollständiger Inspektionsprozess Zustande kommt. Bei der Konfiguration ist außerdem Vorsicht geboten: eine falsche Berechtigungseinstellung kann zum Beispiel versehentlich sensible Daten zugänglich machen.

2. Automatisierung und Aufgabenverwaltung

Automatisierung und KI prägen zunehmend moderne Inspektionsabläufe, da sie den Prozess durch weniger manuelle Schritte und schnellere Dokumentation einfacher, sicherer und weniger fehleranfällig machen. Sowohl Lumiform als auch Power Automate haben verschiedene Automatisierungsmodule als ein Kernelement ihrer Prozesse.

Power Apps bietet ein umfassendes Automatisierungskonzept im Microsoft-Ökosystem, auch wenn dafür je nach Nutzung zusätzliche Lizenzen erforderlich sein können. Du kannst Power Automate so konfigurieren, dass du Benachrichtigungen, Freigaben, Datenaktualisierungen oder Berichte automatisierst, was allerdings häufig Kenntnisse in im Programmieren mit Logiken erfordert. Zur Erleichterung bietet Power Apps allerdings optionale KI-Tools wie Copilot, der bei jedem Schritt des Prozesses unterstützen kann.

Lumiforms Automatisierungsfunktionen sind dagegen direkt in die Inspektionsmodule integriert. Sie nutzen eine übersichtliche, visuelle Oberfläche, mit der du komplexe Arbeitsabläufe einrichten kannst, ohne Diagramme zu erstellen oder Formeln zu schreiben. Im Formular Baukasten kannst du beispielsweise Auslöser basierend auf Formularantworten festlegen, wie die sofortige Erstellung einer Korrekturmaßnahme oder den Start einer Nachkontrolle.

Lumiform hat durchgängig KI-Funktionen integriert – von Sofortübersetzungen über Formulardigitalisierung bis hin zu einem Analyse-Chat für Einblicke in deine Daten. Diese Funktionen arbeiten nativ in der App und wurden speziell entwickelt, um Inspektionen reibungsloser zu gestalten. Die App bietet auch Maßnahmenmanagement und Freigabeprozesse mit einem zentralen Dashboard zur Aufgabenüberwachung, während dies bei Power Apps manuell konfiguriert werden müsste.

Das Wichtigste in Kürze:

• Mit Power Apps hast du volle Kontrolle über deine Automatisierungen, brauchst aber technisches Know-how, zusätzliche Lizenzen und musst die Lösung regelmäßig pflegen, um damit umfassende Inspektionsprozesse abzubilden.
• Lumiform bringt bereits inspektionsspezifische Automatisierungen mit, die auch Nicht-Techniker leicht bedienen können, und passt sich trotzdem an deine individuellen Arbeitsabläufe und Strukturen an.

3. Nutzung im Außendienst

Bei Inspektionssoftware ist entscheidend, wie gut sie unterwegs funktioniert und einsatzbereit ist – schließlich finden Inspektionen und Kontrollen oft in Lagerhallen, Baustellen oder draußen statt.

Bei Power Apps laufen alle mobilen Anwendungen innerhalb der Power Apps-App. Du musst also erst diese Container-App installieren und dann darin nach deiner eigentlichen Anwendung suchen.

Du kannst zwar sehr individuelle mobile Erfahrungen gestalten, aber Leistung und Bedienbarkeit hängen komplett von deinem Design ab. Der Offline-Zugang funktioniert zum Beispiel nicht automatisch für alle App-Typen und muss extra eingerichtet werden. Bei umfangreichen Checklisten oder vielen Fotos musst du auch die Speichergrenzen im Auge behalten.

Lumiform bietet eine speziell für den Außendienst entwickelte mobile App:

• Die Offline-Funktion ist ein zentrales Feature der mobilen App – deine Daten werden auch ohne Internet gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
• Die Benutzeroberfläche folgt einem klaren Ablauf: tippen, inspizieren, abschicken – und notwendige Korrekturmaßnahmen sind sofort sichtbar.
• Die Formulare sind für Inspektionen unterwegs optimiert und erfassen automatisch Standort und Zeitstempel.

Bei Inspektions-Tools ist eine zuverlässige mobile Nutzung entscheidend. Jedes Tool muss nicht nur funktionieren, sondern auch einfach zu bedienen und auf verschiedenen Geräten stabil sein. Bei Power Apps hängt die Qualität der Inspektion stark davon ab, wie gut der Entwickler technische und Benutzerführungs-Entscheidungen trifft. Bei Lumiform ist die mobile Nutzung von Haus aus einheitlich und speziell für Inspektionen konzipiert.

4. Berichte und Analysen

Jede Inspektion braucht klare Dokumentation (z.B. Zeitstempel, Fotos, Ergebnisse und Folgemaßnahmen) sowie umfassendere Analysen, um Trends zu erkennen und Leistungen zwischen verschiedenen Standorten zu vergleichen.

Lumiform bietet ein integriertes Analyse-Dashboard, das du mit Filtern und Diagrammen anpassen kannst. Die Kennzahlen sind inspektionsfreundlich aufbereitet, etwa Leistung nach Team oder Standort, Abschlussraten und Übersichten zu bestandenen/nicht bestandenen Prüfungen. Für noch umfangreichere Analysen können Unternehmen auch Power BI anbinden. Die Plattform ermöglicht zudem, KI-Fragen zu deinen Daten zu stellen oder wiederkehrende Berichte zu planen.

Darüber hinaus kannst du für jede Inspektion automatisch einen Bericht im audit-konformen Format erstellen, der alle Anhänge enthält.

Bei Power Apps musst du Analysen selbst gestalten und einrichten. Du kannst zwar einfache Übersichten oder Diagramme in der App erstellen, aber für anspruchsvollere Dashboards, wie für Standortvergleiche oder Trendanalysen, nutzen Unternehmen typischerweise Power BI. Dazu gehört die Definition der Datenstruktur, der Aufbau von Dashboards und die Aktualisierung von Flows oder Datensätzen, wann immer sich Formulare ändern. Auch Inspektionsberichte müssen manuell eingerichtet werden, da sie nicht automatisch generiert werden.

Beide Plattformen unterstützen umfassende Berichterstattung für Inspektionen:

• Lumiform bietet sofort einsatzbereite Dashboard-Funktionen und automatische Inspektionsberichte mit ausführlicher Dokumentation.
• Wenn deine Organisation bereits Microsoft nutzt, ermöglicht Power Apps tiefgehende Analyseanpassungen durch direkte Verbindung mit Power BI, erfordert aber umfangreiche Einrichtung und zusätzliche Lizenzen.

5. Integrationen

Ein weiterer Kernbestandteil beider Plattformen sind ihre Integrationen, mit denen Inspektionsdaten mit externen Tools verbunden werden können.

Lumiform bietet Integrationen, die auf die Kernbedürfnisse von Inspektionsteams zugeschnitten sind, darunter:

• Cloud-Speicher (z.B. SharePoint, Google Drive, Box)
• SQL-Datenbankverbindungen
• Power BI

Unternehmenskunden können auch maßgeschneiderte Integrationen anfordern. Diese Optionen decken gängige Inspektionsanforderungen, wie den Export von Berichten und die Einspeisung von Daten in andere Analyse-Tools ab. Sie sind in der Regel unkompliziert einzurichten und benötigen wenig Wartung.

Da Power Apps Teil der Microsoft-Plattform ist, liegt eine seiner Stärken darin, dass es sich sehr einfach mit anderen Microsoft-Produkten verbinden lässt, wie:

• Dataverse
• SharePoint
• Teams
• Forms
• Power Automate
• Power BI

Für Organisationen, die bereits Microsoft-Tools verwenden, bietet dies den Vorteil, dass Nutzer Daten in einem Ökosystem halten und mit vertrauten Werkzeugen arbeiten können. Darüber hinaus verfügt Power Apps über eine riesige Bibliothek mit mehr als 1000 Konnektoren, darunter Salesforce, SAP, Jira und Adobe PDF. Viele dieser Integrationen erfordern Power Automate-Flows und benutzerdefinierte Konfiguration, deren Komplexität mit der Erweiterung von Inspektions-Workflows zunimmt.

Im Wesentlichen bietet Lumiform Integrationen, die deine Inspektionsprozesse direkt unterstützen, während Power Apps als Plattform für verschiedene interne Anwendungen ein breites Integrations-Ökosystem hat, das auch Microsoft-Produkte umfasst. Dies eröffnet viele Möglichkeiten, wobei viele davon eher allgemein als inspektionsspezifisch sind. Es wird dadurch aufwändiger zu bewerten, welche am besten zu deinem Inspektionsworkflow passen, wobei auch zusätzliche Lizenzkosten anfallen können.

Kosten und Lizenzierung

Bei den Preismodellen unterscheiden sich Lumiform und Power Apps deutlich.

Lumiform bietet zwei Tarife an:

• Der Professional-Plan beginnt bei 100 € für fünf Nutzer pro Monat, mit unbegrenzten Inspektionen, Automatisierungen, Analyse-Dashboards und Zugang zur mobilen App.
• Der Enterprise-Tarif enthält zusätzliche Funktionen wie Integrationen und ein Freigabe-Modul, die aber auch als Add-ons zum Professional-Tarif erworben werden können.

Beide Tarife bieten Mengenrabatte, sodass der Preis pro Nutzer mit steigender Nutzerzahl sinkt. Das Ergebnis ist ein vorhersehbares Abonnement ohne unerwartete Zusatzkosten für Speicher oder Konnektoren.

Das Preismodell für Power Apps, besonders wenn du es für Inspektionen benutzen möchtest, ist komplexer, da es sich mit einigen Microsoft-Produkten überschneidet. Die Optionen umfassen:

• Zahlung pro Nutzer: 18,70 € pro Nutzer und Monat oder 11,20 € pro Nutzer bei mehr als 2000 Plätzen
• Zahlung pro App: Etwa 4,50 € pro Nutzer für jede App pro Monat
• Pay-as-you-go via Azure: Abrechnung je nach Nutzung

Mit Microsoft 365 Enterprise erhältst du Zugriff auf eine eingeschränkte Version von Power Apps, die jedoch eher für einfachere Formulare geeignet ist, da Datenbank und Speicher begrenzt sind. Es gibt auch einen kostenlosen Entwicklerplan, aber nur zum Testen der App, nicht für den Live-Betrieb.

Außerdem bedeutet die Nutzung von Power Apps für Inspektionen nicht, dass du nur für ein Power Apps-Abonnement zahlst. Ein vollständiger Inspektionsworkflow erfordert zusätzliche Microsoft-Dienste mit separaten Zahlungen, wie Power Automate und Power BI. Da Inspektionen auch große Mengen an Medien erzeugen können, insbesondere Fotos, können Speicher- und API-Nutzung die Kosten mit der Zeit erhöhen. Dataverse kostet beispielsweise etwa 37,40 € pro GB pro Monat. Dadurch sind die Endkosten schwerer vorherzusagen, besonders wenn du mehrere Inspektionsworkflows betreiben möchtest.

In der Praxis bietet Lumiform ein einfacheres Preismodell für Inspektionsteams und ist oft kosteneffizienter, da alle Inspektionsfunktionen in einem Abonnement gebündelt sind. Power Apps kann für kleine Business-Apps wirtschaftlich sein, aber vollständige Inspektionslösungen können teurer werden, wenn mehr Komponenten und Speicher hinzukommen.

Die richtige Wahl für Inspektionen

Letztendlich erfüllen Lumiform und Power Apps unterschiedliche Zwecke.

Als inspektionsspezifische Plattform ermöglicht Lumiform dir schnelle Inspektionen mit minimaler Konfiguration und Kosten, die mit der Skalierung sinken. Das macht die Nutzung einfach und unkompliziert.

Im Gegensatz dazu ist Power Apps eines der leistungsstärksten Low-Code-Ökosysteme, mit dem du viele Arten von Apps gleichzeitig erstellen kannst. Für eine vollständige Inspektions-App benötigst du jedoch technisches Wissen, sodass Einrichtung und Wartung deutlich mehr Zeit und Aufwand erfordern.

Wähle Lumiform, wenn:

• Du eine sofort einsatzbereite Inspektionsplattform mit integrierten mobilen Workflows, Berichterstattung und Offline-Funktion benötigst, die ohne Entwicklung funktioniert.
• Du Inspektionen unterwegs durchführen möchtest, mit einer mobilen App für Mitarbeiter im Außendienst mit Offline-Unterstützung und schneller Fotobearbeitung.
• Du vorhersehbare Preise ohne potenzielle Zusatzkosten für Speicher und Automatisierungen bevorzugst.

Wähle Power Apps, wenn:

• Du einen praktischen Ansatz zum Erstellen verschiedener interner Anwendungen im Microsoft-Ökosystem bevorzugst, wobei Inspektionen nur eine davon sind.
• Dein Team mit der Verwaltung von Dataverse, Power Automate und benutzerdefinierter App-Logik vertraut ist und du über Ressourcen verfügst, um Updates langfristig zu verwalten.
• Du maximale Flexibilität für Design und Logik benötigst, die nicht zu Standard-Inspektionen passen, einschließlich benutzerdefinierter Oberflächen und Datenmodellen.

Zu bedenken ist auch, dass Inspektionen rechtliche, Compliance- und Sicherheitsimplikationen haben. Wenn Daten fehlen oder die App-Zuverlässigkeit nachlässt, hält die resultierende Dokumentation möglicherweise Audits nicht stand oder führt sogar zu Bußgeldern oder Sicherheitsrisiken. Deshalb werden allgemeine Umfragetools wie Microsoft Forms für Inspektionen nicht empfohlen, da sie nur einfache Formularfelder verarbeiten können.

Bei der Auswahl einer Software für Inspektionen müssen all diese Faktoren berücksichtigt werden, von der mobilen Leistung bis hin zu Audit-Trails und Datengenauigkeit, ohne Lücken. Unabhängig davon, für welche Plattform du dich entscheidest, sollte sie nicht nur deine Prozesse optimieren, sondern auch eine einheitliche Compliance an allen Standorten unterstützen.

Wenn du Lumiform als fertige Inspektionslösung kennenlernen möchtest, kannst du eine persönliche Demo buchen und sehen, wie es manuelle Arbeit reduziert und sich gleichzeitig an deinen Workflow anpasst.