Lumiform vs smapOne: Welche Inspektionsplattform passt zu dir?

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung in vielen Branchen sind Inspektionsprozesse oft noch verstreut und fehleranfällig. Viele Unternehmen verlassen sich weiterhin auf eine Mischung aus manuellen Tools – von Stift und Papier über Telefonate und WhatsApp-Nachrichten bis hin zu Word-Dokumenten und Excel-Tabellen. Solche fragmentierten Ansätze führen häufig zu ineffizienten Abläufen und Medienbrüchen, wodurch Daten uneinheitlich erfasst werden, Probleme übersehen werden und Compliance-Risiken entstehen.

Wenn du deine Inspektionsprozesse digitalisieren möchtest, begegnen dir oft Plattformen wie Lumiform oder smapOne. Beide verfolgen einen grundlegend unterschiedlichen Ansatz: Lumiform ist eine spezialisierte Inspektionsplattform, während smapOne als allgemeiner App-Baukasten konzipiert ist. Diese Unterschiede bestimmen, wie jede Lösung die Herausforderungen rund um Qualität, Sicherheit und Compliance angeht.

Wer eine Lösung für Inspektions- und Audit-Prozesse sucht oder eine Alternative zu smapOne erwägt, findet in diesem Vergleich einen klaren Überblick über die Möglichkeiten und Grenzen beider Plattformen. Damit lassen sich Stärken und Schwächen gezielt vergleichen, um eine fundierte Entscheidung für die eigenen Anforderungen zu treffen.

Was ist Lumiform?

Lumiform ist eine spezialisierte Plattform für Inspektionen, Audits und Checklisten, die vor allem konzipiert ist, um Unternehmen mit mehreren Standorten dabei zu unterstützen, ihre Abläufe zu optimieren. Durch geführte digitale Formulare und strukturierte Inspektionsprozesse erhalten Verantwortliche wertvolle Einblicke in die operativen Abläufe vor Ort und decken versteckte Schwachstellen in Prozessen auf.

Die wichtigsten Module von Lumiform arbeiten nahtlos zusammen und sorgen für reibungslose Abläufe rund um Qualität und Sicherheit:

• Formular Baukasten: Erstelle individuelle digitale Checklisten, die genau zu deinen Anforderungen passen – oder wähle aus einer umfangreichen Vorlagenbibliothek.
• Mobile App: Führe Inspektionen jederzeit und überall durch – mit nativen Apps für iOS und Android, sogar offline.
• Maßnahmenmanagement: Verfolge erkannte Probleme von der Feststellung bis zur Lösung – mit automatischen Aufgaben und Erinnerungen.
• Berichte: Erstelle nach jeder Inspektion sofort professionelle Dokumentationen.
• Analytics-Dashboard: Erhalte standortübergreifend Echtzeit-Einblicke dank integrierter Auswertungstools – und bei Bedarf per API auch tiefergehende Analysen.

Was ist smapOne?

smapOne ist eine No-Code-Plattform zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dank eines Baukastensystems können Fachabteilungen individuelle Business-Apps erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse oder Unterstützung der IT-Abteilung.

Wer digitale Prozesse schnell als Prototyp umsetzen möchte, findet mit smapOne ein vielseitiges Werkzeug für die Erstellung unterschiedlichster Business-Anwendungen:

• App-Builder: Setze Anwendungen („smaps“) aus einer Vielzahl von Drag-and-drop-Komponenten zusammen.
• Individuelle Apps: Entwickle Anwendungen für verschiedenste Geschäftsbereiche – nicht nur für Inspektionen.
• Community-Plattform: Profitiere vom geteilten Wissen und zahlreichen Beispiel-Apps.
• Integrationsmöglichkeiten: Verbinde smapOne mit Business-Intelligence-Tools und erweitere die Analysefunktionen über die Standardberichte hinaus.

Kurzvergleich: Lumiform vs. smapOne

No-Code-Lösung
Offline App
Vorlagen		Kleine Auswahl
KI-Formular-Generator
Maßnahmenmanagement		X
Automatischer Bericht
Individuell gestaltbarer Bericht	Individuelles Branding	Vollständig anpassbar
Echtzeit-Analysen		X
API-Zugriff
Support	Inklusive, keine zusätzlichen Kosten	Infos auf Anfrage
Community	X
Preise	Infos auf Anfrage	Infos auf Anfrage

Lumiform vs smapOne: Der ausführliche Vergleich

Bei der Auswahl einer Inspektionslösung für das eigene Team spielt der Fokus der Plattform eine entscheidende Rolle – er beeinflusst, wie schnell sich standardisierte Prozesse umsetzen lassen, die für reibungslose und sichere Prozesse sorgen.

Beide Plattformen, Lumiform und smapOne, bieten mobile Apps mit Offline-Funktion, intelligente Formulare mit bedingter Logik und die Möglichkeit, Inspektionsprozesse zu digitalisieren. So können Teams von papierbasierten Systemen auf digitale Tools umsteigen und Inspektionsdaten effizient erfassen und auswerten. Dennoch unterscheiden sich die grundlegenden Ansätze beider Lösungen deutlich.

Das Formelsystem von smapOne ermöglicht maximale Flexibilität beim Bau verschiedenster Business-Anwendungen. Diese Vielseitigkeit eignet sich besonders für Unternehmen, die unterschiedlichste Prozesse digital abbilden möchten – für inspektionsspezifische Workflows sind häufig jedoch zusätzliche Anpassungen nötig.

Lumiform hingegen setzt gezielt auf Inspektionen im Außeneinsatz: Die Benutzeroberfläche und Analysefunktionen sind speziell darauf ausgerichtet, operative Muster und Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Qualitäts- und Sicherheitsteams profitieren von einem schnellen, standortübergreifenden Standardisierungsprozess und erkennen sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

Kurz gesagt:

• smapOne sieht Inspektionen als eine von vielen möglichen Anwendungen, die sich mit der Plattform umsetzen lassen. Die Inspektionsformulare werden mit allgemeinen Bausteinen erstellt – das bietet viel Flexibilität, erfordert aber anfangs mehr Aufwand, um speziell auf Inspektionen zugeschnittene Funktionen einzurichten.

• Lumiform hingegen stellt fertige Inspektions-Workflows bereit, die sofort einsatzbereit sind. Die Plattform enthält spezielle Funktionen wie Maßnahmenverfolgung und Compliance-Berichte, ohne dass zusätzliche Konfiguration notwendig ist.

In den folgenden Abschnitten vergleichen wir die wichtigsten Module und Funktionen beider Plattformen – immer mit Blick auf ihre Stärken bei Inspektionsprozessen.

Nutzererlebnis

Eine Inspektionsplattform bringt nur dann echten Mehrwert, wenn sie im täglichen Einsatz überzeugt. Veränderungen und neue Prozesse stoßen oft auf Widerstand – gerade deshalb ist ein positives Nutzererlebnis entscheidend. Eine intuitive Oberfläche senkt die Einstiegshürde und sorgt dafür, dass von Anfang an konsistente und hochwertige Daten erfasst werden können.

Mobile Apps sind das Herzstück moderner Inspektionsprozesse. Teams vor Ort brauchen zuverlässige Werkzeuge, die überall funktionieren und Daten in Echtzeit aktualisieren – egal ob im Einzelhandel, auf Baustellen oder in der Produktion.

Nutzer beider Plattformen berichten von intuitiven Oberflächen, die kaum Einarbeitung erfordern. Sowohl Lumiform als auch smapOne bieten starke mobile Lösungen mit:

• Offline-Funktion für Orte mit schlechter Verbindung
• Möglichkeit, Fotos und Dokumente anzuhängen
• Formularlogik, die Schritt für Schritt und antwortbedingt durch die Inspektion führt

Lumiform legt den Fokus bei der mobilen Anwendung besonders auf Mitarbeitende im Außeneinsatz. Die Funktionen sind darauf ausgelegt, Daten schnell und direkt vor Ort zu erfassen – inklusive einfacher Fotodokumentation.

smapOne bietet eine übersichtliche und unkomplizierte mobile Anwendung. Nutzer beschreiben die Plattform als „sehr benutzerfreundlich, auch für technisch weniger versierte Anwender“ und schätzen die gute Anpassung an den Arbeitsalltag.

Was das für die Einführung bedeutet:

• Schneller Einstieg: Lumiforms speziell entwickelte Oberfläche sorgt häufig für eine zügige Einführung bei klassischen Inspektionsszenarien.
• Individuelle Anpassungen: smapOne erfordert zwar mehr Konfiguration, bietet dafür aber maximale Flexibilität für individuelle Workflows.
• Nutzerfreundlichkeit: Lumiform ist speziell für den Einsatz vor Ort optimiert, während smapOne für verschiedene Nutzergruppen geeignet ist.
• Prozessentwicklung: Lumiform bringt alle wichtigen Inspektionsfunktionen direkt mit und wächst mit den Anforderungen. Bei smapOne lassen sich Apps jederzeit neu gestalten, wenn sich die Prozesse ändern.

Die mobile Nutzung ist für dein Team vor Ort entscheidend – aber das ist nur die halbe Miete. Wie einfach sich Formulare erstellen und die gesammelten Daten auswerten lassen, spielt ebenfalls eine zentrale Rolle.

No-Code-Lösung

Gerade bei komplexen Inspektionen sind Formulare gefragt, die exakt zu den eigenen Abläufen passen – und diese idealerweise noch verbessern. Sowohl Lumiform als auch smapOne bieten No-Code-Lösungen, mit denen sich individuelle Formulare ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen lassen.

Der Formular Baukasten von Lumiform ist speziell auf die Erstellung von Inspektions- und Audit-Checklisten ausgerichtet und bietet dir verschiedene Möglichkeiten, digitale Formulare zu gestalten: Du kannst mit dem Drag-and-drop-Editor ganz neu starten, bestehende Dokumente (PDFs, Bilder oder Tabellen) hochladen und per KI umwandeln, Formulare über KI-Prompts generieren lassen oder aus über 12.000 fertigen Vorlagen wählen.

Lumiform setzt auf eine besonders schnelle Umsetzung von Qualitäts- und Sicherheitsformularen – inklusive integrierter Bewertungssysteme und automatischer Maßnahmenverfolgung.

smapOne verfolgt einen breiteren Ansatz als App-Baukasten, mit dem sich nicht nur Formulare, sondern auch viele andere Geschäftsanwendungen erstellen lassen. Das System ermöglicht es, verschiedene Bausteine zu individuellen Business-Apps zusammenzusetzen. Im Vergleich zu Lumiform stehen mehr Komponenten zur Auswahl, allerdings müssen Nutzer die Logik mithilfe des formelbasierten Systems selbst umsetzen.

Wie Anwender berichten, „zwingt einen das Erstellen von Logiken dazu, Code zu schreiben“. Das bietet zwar maximale Flexibilität, bringt aber eine steilere Lernkurve mit sich. Die Plattform enthält zudem spezielle Komponenten wie Bewertungsmodule, die Integration von Direktanrufen und die Möglichkeit, E-Mails direkt an Kunden zu versenden.

Beide Plattformen bieten wichtige Funktionen für Inspektionen wie bedingte Logik, Fotodokumentation, Unterschriften und Geotagging. Unterschiede zeigen sich vor allem bei den spezialisierten Komponenten und der Umsetzung der Formularlogik:

Lumiform legt den Fokus auf inspektionsspezifische Features:

• Bewertungssysteme zur Compliance-Messung
• Integrierte und spezialisierte Maßnahmenverfolgung
• Umfangreiche Vorlagen für Qualität und Sicherheit
• Erweiterte bedingte Logik, die automatisch neue Formulare oder Aktionen auslösen kann – abhängig von den Antworten

smapOne bietet zusätzliche Komponenten für den breiteren Geschäftseinsatz:

• Bewertungsmodule für Kundenfeedback
• Integration von Direktanrufen
• E-Mail-Funktionen für die direkte Kommunikation mit Kunden
• Anbindung an Kontakt-Datenbanken

Support

Der Umstieg von papierbasierten Prozessen auf digitale Systeme erfordert immer eine gewisse Eingewöhnung. Mit einer klaren Vorstellung deiner Abläufe im Kopf ist es wichtig, eine Plattform zu wählen, die nicht nur intuitiv einzuführen ist, sondern dich auch mit passenden Ressourcen unterstützt.

smapOne setzt unter anderem auf einen gemeinschaftlichen Ansatz beim Support. Die smapCademy bietet strukturierte E-Learning-Module, die Schritt für Schritt durch die Funktionen und Best Practices der Plattform führen. Im smapLand Community-Forum können Nutzer sich austauschen, eigene Apps teilen und sich gegenseitig bei Fragen und Herausforderungen unterstützen. Dieses Self-Service-Modell eignet sich besonders für Teams, die gerne im eigenen Tempo lernen.

Lumiform hingegen legt Wert auf persönliche Unterstützung bei der Einführung. Das Success- und Support-Team begleitet neue Kunden mit individuellen Onboarding-Sessions, Workshops zur Vorlagenerstellung und technischer Beratung. Dieser direkte Ansatz kommt bei den Kunden gut an: Nutzer*innen loben die engagierten Customer Success Manager und die praxisnahen Tipps zur Umsetzung. Ziel bei Lumiform ist es, Teams schnell und ohne große Unterbrechung startklar zu machen.

Beim Vergleich der Plattformen solltest du überlegen, welcher Support-Stil besser zu deiner Unternehmenskultur und zum technischen Know-how im Team passt – ob du eher auf Community-Ressourcen und selbstständiges Lernen setzt oder eine persönliche Begleitung beim Einstieg bevorzugst.

Workflow-Automatisierung und Prozessmanagement

Die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren, spielt eine zentrale Rolle beim Vergleich von Inspektionsplattformen. Werden Automatisierungen effektiv eingesetzt, lassen sich mühsame Nachverfolgungen vermeiden, Fehler reduzieren und Abläufe über mehrere Standorte hinweg vereinheitlichen.

Sowohl Lumiform als auch smapOne bieten Automatisierungsfunktionen, mit denen Teams papierbasierte Prozesse hinter sich lassen können. Beide Plattformen ermöglichen die Erstellung digitaler Workflows mit bedingter Logik (bei smapOne gibt es hier einige Einschränkungen), geplanten Aktivitäten und Benachrichtigungssystemen.

Lumiform: Automatisierung direkt integriert

Lumiform bietet speziell entwickelte Automatisierungsfunktionen, die direkt in die Plattform eingebettet sind:

• QR-Code-gestützte Inspektionen: Mit dem Scan von Geräten oder Standorten wird automatisch das passende Formular geöffnet.
• Geplante, wiederkehrende Aufgaben: Inspektionen werden nach festgelegten Intervallen automatisch zugewiesen.
• Automatische Zuweisung von Maßnahmen: Festgestellte Probleme werden direkt an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet.
• Entitätsspezifische Weiterleitung: Formulare werden je nach Standort oder Gerät gezielt an die richtigen Personen verteilt.

Diese Funktionen sind ein zentraler Bestandteil von Lumiform und speziell für Inspektionsprozesse konzipiert. Das Organisationsmodell der Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe über sogenannte Entitäten (wie Filialen, Anlagen oder Geräte) abzubilden und so die Kontrolle über verschiedene Standorte zu behalten.

Über die Administrationskonsole können Teams die Organisationsstruktur abbilden, Zugriffsrechte verwalten und externe Systeme anbinden. So lassen sich Inspektionsprozesse problemlos skalieren und die Übersicht behalten, auch wenn das Unternehmen wächst und Abläufe über mehrere Standorte hinweg vereinheitlicht werden.

smapOne: Flexible Prozessgestaltung

smapOne bietet Automatisierungsfunktionen innerhalb der App-Erstellung, die je nach Bedarf genutzt werden können. Das Formelsystem ermöglicht die Erstellung automatisierter Workflows, steht aber für viele Nutzer nicht unbedingt im Vordergrund – besonders, wenn eher einfache Business-Anwendungen gebaut werden.

Für die Zusammenarbeit setzt smapOne auf die Integration mit Microsoft Teams und ein auf Aufgaben basierendes Workflow-System. Nutzer können Formulare ausfüllen und die erfassten Daten an andere weiterleiten, die innerhalb der smapOne-App Benachrichtigungen erhalten. Diese Aufgaben lassen sich anschließend bearbeiten, weiterleiten oder neu zuweisen.

Zwar ermöglicht das System die Weiterleitung und Freigabe von Aufgaben, es fehlt jedoch ein spezielles Maßnahmenmanagement wie bei Lumiform, das automatisch Probleme erfasst, verfolgt und auswertet. Dafür unterstützt smapOne unternehmensweite Vorlagen, um Standards in verschiedenen Abteilungen zu sichern und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Die Plattform kommt in unterschiedlichen Branchen zum Einsatz, etwa im Finanzsektor: Banken nutzen smapOne, um Prozesse wie Kreditanträge, Kunden-Onboarding oder interne Berichte zu digitalisieren. Das zeigt, wie vielseitig smapOne über klassische Inspektionsszenarien hinaus eingesetzt werden kann.

Berichte und Analysen

Nach Abschluss der Prüfungen ist es entscheidend, professionelle Dokumentationen zu erstellen und aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen – insbesondere in regulierten Branchen, in denen eine lückenlose Dokumentation vorgeschrieben ist.

Sowohl Lumiform als auch smapOne bieten Funktionen für die Berichterstellung, verfolgen dabei jedoch unterschiedliche Ansätze bei Dokumentation und Analyse. Bei Lumiform werden Berichte automatisch nach dem Absenden eines Formulars in einem strukturierten Format erstellt. Diese Berichte aktualisieren sich in Echtzeit, sobald verknüpfte Maßnahmen abgeschlossen werden, und sorgen so für eine lückenlose Nachverfolgung. Nutzer können die Berichte in verschiedenen Formaten (PDF, CSV, Word, Excel) exportieren und das automatische Teilen anhand vordefinierter Regeln oder Schwellenwerte einrichten.

Lumiform-Berichte lassen sich zudem individuell anpassen: Nutzer können auswählen, welche Daten angezeigt werden sollen und das Reporting mit dem eigenen Firmenlogo versehen.

Auch smapOne bietet eine automatische Berichtserstellung und ermöglicht umfangreiche Anpassungen der Ausgaben. Die Plattform verfügt über solide Exportmöglichkeiten und lässt sich in die Microsoft Power Platform integrieren, was flexible Reporting-Workflows ermöglicht.

Im Gegensatz zum Standarddesign von Lumiform können smapOne-Berichte von den Nutzern für jede smap vollständig individuell gestaltet werden.

Der größte Unterschied zeigt sich bei den Analysefunktionen. Lumiform stellt eine eigene Analytics-Konsole zur Verfügung, mit der Nutzer in Echtzeit Dashboards erstellen, Trends auswerten und Erkenntnisse im gesamten Unternehmen teilen können. Diese Dashboards lassen sich individuell oder auf Basis von Vorlagen gestalten, bieten detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und ermöglichen das zeitgesteuerte Versenden automatischer Berichte.

smapOne setzt bei der Analyse einen anderen Schwerpunkt und konzentriert sich stärker auf die Datenerfassung und den Export, anstatt auf integrierte Visualisierungstools. Für Unternehmen mit bestehender Analytics-Infrastruktur ist das eine passende Lösung. Teams, die ohne zusätzlichen Aufwand direkt auf integrierte Auswertungen zugreifen möchten, profitieren hingegen von den eingebauten Analysefunktionen von Lumiform.

Beide Plattformen unterstützen die Anbindung an Business-Intelligence-Tools wie Power BI und ermöglichen damit weiterführende Analysen für Unternehmen mit speziellen Reporting-Anforderungen, die über die nativen Funktionen hinausgehen.

Welche Inspektionssoftware ist die richtige für dich?

Bei der Entscheidung zwischen Lumiform und smapOne hängt deine Wahl letztendlich von den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens, den technischen Möglichkeiten und der langfristigen Digitalstrategie ab.

Stärken von Lumiform:

• Speziell für Inspektionen entwickelt mit sofort einsatzbereiten Funktionen
• Umfassendes Maßnahmenmanagement und strukturierte Nachverfolgungsprozesse
• Große Vorlagenbibliothek (über 12.000) speziell für Qualität und Sicherheit
• Integrierte Analytics-Dashboards für operative Einblicke

Einschränkungen, die du beachten solltest:

• Möglicherweise weniger Anpassungsoptionen für besondere Geschäftsanwendungen
• Geringere Flexibilität bei Anwendungsfällen außerhalb von Inspektionen

Stärken von smapOne:

• Vielseitige App-Entwicklungsplattform für verschiedene Geschäftsprozesse
• Starke Community und Umgebung für Wissensaustausch
• Formelbasiertes System mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten
• Ideal für Unternehmen, die mehrere Prozesstypen digitalisieren möchten

Einschränkungen, die du beachten solltest:

• Erfordert mehr Konfiguration für inspektionsspezifische Workflows
• Lernkurve für das formelbasierte Logiksystem
• Grundlegende Analysefunktionen erfordern die Integration mit anderen Tools

SmapOne wurde 2014 gegründet und ist ein modernes, etabliertes Unternehmen, das verschiedene Branchen bedient. Als führende smapOne-Alternative bietet Lumiform spezialisierte Inspektions- und Audit-Funktionen, die speziell für Teams aus den Bereichen Qualität, Sicherheit und Compliance entwickelt wurden, die ihre Prozesse über mehrere Standorte hinweg standardisieren möchten.

Du solltest Lumiform in Betracht ziehen, wenn dein Hauptziel die Standardisierung von Inspektionsprozessen über verschiedene Standorte hinweg ist, um mehr Transparenz über deine Betriebsabläufe zu gewinnen. Der sofortige Zugriff auf branchenspezifische Vorlagen und Workflows ermöglicht eine schnellere Implementierung mit weniger Konfigurationsaufwand.

Teams, die ein integriertes Mängelmanagement, eine Nachverfolgung von Behebungsmaßnahmen und inspektionsspezifische Analysen ohne zusätzliche Einrichtung benötigen, werden feststellen, dass Lumiform mit seinem spezialisierten Ansatz gut zu den Prioritäten in den Bereichen Qualität und Sicherheit passt.

Wenn du jedoch nach einem universellen App-Builder suchst, der neben anderen Geschäftsanwendungen auch für Inspektionsprozesse angepasst werden kann, könnte smapOne die richtige Plattform für dich sein. Unternehmen mit einzigartigen Workflows, die umfangreiche Anpassungen erfordern, werden die Flexibilität des Formelsystems von smapOne zu schätzen wissen.

Wenn du einen Community-orientierten Ansatz für die Lösungsentwicklung schätzt und bereits über eine Analyseinfrastruktur verfügst, bietet dir smapOnes Anpassungsfähigkeit für verschiedene Geschäftsbereiche Vorteile.