Con su rápida expansión a casi 130 estudios, el Grupo BestFit se enfrentó al reto de organizar sus controles de calidad y procesos de trabajo de forma más eficiente. Fabian Edelmann, Jefe de Operaciones y Ventas, nos informa de cómo Lumiform les ha ayudado a aumentar la eficacia de la empresa, reducir el consumo de papel y mejorar el control de calidad. Descubre cómo Lumiform ha revolucionado el trabajo diario en BestFit, cómo el software ha ahorrado a la empresa más de 10.000 horas de trabajo y qué otros planes tiene la empresa para el futuro.
El Grupo BestFit
El Grupo BestFit es una importante empresa del sector del fitness y la salud, que se fundó en 2020 mediante la fusión de las dos cadenas de fitness ya establecidas jumpers fitness y AI fitness. Con sede en Alemania, el Grupo BestFit ofrece una amplia gama de servicios de fitness y bienestar y se ha convertido en uno de los principales actores del sector.
El reto
Fabian Edelmann es Director de Operaciones y Ventas de BestFit y lleva 14 años en la empresa. De siete estudios y horarios de turnos con lápiz y papel a hojas de cálculo Excel a casi 130 estudios (en junio de 2024) y Lumiform como herramienta digital para la optimización del flujo de trabajo, la garantía de calidad y la documentación, Fabian ha experimentado muchos cambios y ha desempeñado un papel clave en la transformación de la empresa.
Pero con el crecimiento también llegaron nuevos retos. Hasta la marca de los 50 estudios, las llamadas comprobaciones de club (controles de calidad) se seguían realizando con Excel, pero después el enorme volumen de datos apenas podía gestionarse manualmente y BestFit decidió buscar una solución digital.
La solución
«Probamos otras dos aplicaciones además de Lumiform y Lumiform fue la ganadora, sobre todo por su sencillez para el usuario final», nos explica Fabian en una entrevista. En los estudios hay una rotación relativamente alta de empleados, por eso es especialmente importante para BestFit ofrecer una herramienta que se explique prácticamente por sí misma.
Por ejemplo, los formularios para las distintas tareas se describen e ilustran en consecuencia. «Podemos decir simplemente a los nuevos miembros del equipo: ‘En Lumiform encontrarás todo lo que necesitas’», dice Fabian. «Así que realmente no necesitas ninguna formación en este sentido».
Lumiform es realmente más fácil de implementar en la parte delantera que cualquier otra herramienta.
Otro factor decisivo que hizo decantarse por Lumiform como herramienta fue el soporte. Especialmente el amplio soporte de onboarding y chat del software: «Siempre recibes una respuesta en pocas horas si algo no funciona o tienes alguna pregunta sobre la configuración. Eso era importante para nosotros».
La implantación
Tras un exhaustivo onboarding y la oportunidad de probar el software Lumiform con veinte licencias, BestFit inició rápidamente la implantación a nivel directivo e implicó a todos los demás empleados de los estudios en una segunda fase.
Tras la configuración inicial en coordinación con los respectivos gerentes de los clubes y una fase piloto de 8 semanas , Lumiform se utilizó inmediatamente en todas las ubicaciones para la comprobación de los clubes en los estudios BestFit y se sigue utilizando en esta área en la actualidad.
«La introducción final de Lumiform a los empleados de los estudios fue extremadamente rápida», informa Fabian. «El usuario final no tiene que crear ningún formulario, simplemente abre la aplicación y funciona».
Resultados
Con las comprobaciones del club como primer caso de uso, BestFit comenzó su andadura con Lumiform y desde entonces ha podido ahorrar unas 150-200 horas de trabajo al año sólo en este ámbito de las comprobaciones de calidad, que de otro modo serían necesarias para analizar todos los datos manualmente.
Pero los controles de calidad no son el final de la historia. BestFit utiliza ahora Lumiform en casi todos los procesos de trabajo. Esto incluye, entre otras, las siguientes áreas
- Feedback de limpieza
- Comentarios de los empleados
- Solicitudes de servicio
- Evaluaciones de ubicación
- Lista de transferencias para cambiar de estudio
- Comienzo del día
- Tareas diarias/semanales/mensuales
Ejemplo: Lumiform para las opiniones estructuradas de los empleados
La expansión a nuevas áreas fue muy orgánica: «Al crear los controles del club, nos dimos cuenta de que Lumiform también es muy adecuado para el feedback de nuestros empleados gracias a las distintas opciones de evaluación (desde el estado hasta el sistema de puntos)», informa Fabian.
Para las sesiones de feedback, se clasifica a todos los empleados en una matriz del uno al cinco en función de diversas habilidades. Estas clasificaciones dan como resultado una puntuación global, que luego se utiliza para las reuniones de feedback.
«En realidad, ése fue el siguiente caso de uso que creamos después de las comprobaciones del club», continúa Fabian. «Las funciones y los roles pueden evaluarse de forma diferente y es posible configurar distintos cálculos. De este modo, puedo evaluar a los miembros de mi equipo cuando haya que celebrar una reunión de evaluación la semana siguiente y disponer de mi PDF en el que basar mi evaluación.»
Lumiform nos ha ahorrado más de 10.000 horas de microtrabajo al año.
Ejemplo: Evaluaciones informadas de los centros con Lumiform
Además de utilizar Lumiform para las comprobaciones de calidad y los procesos de retroalimentación, BestFit también ha integrado con éxito la herramienta en su estrategia de expansión. En el desarrollo de nuevas ubicaciones, Lumiform desempeña un papel central en la toma de decisiones informadas y la garantía de calidad de forma continuada.
Análisis y evaluación de ubicaciones
Cuando BestFit identifica nuevas ubicaciones potenciales, el primer paso es un análisis exhaustivo de la ubicación, que antes solía documentarse en OneNote, lo que daba lugar a un texto continuo bastante desestructurado. Hoy, la cadena utiliza Lumiform para que estos procesos sean más eficientes y claros, y para generar informes estandarizados.
Durante el análisis in situ, se evalúan diversos aspectos de la ubicación, como el estado de ampliación, la antigüedad del equipamiento y la situación de la competencia. Estos datos se registran sistemáticamente en Lumiform , lo que permite una evaluación clara y comprensible. Esto permite a BestFit reconocer rápidamente si un local ha sido evaluado positiva o negativamente y cómo es probable que evolucione.
Controles de calidad antes de la apertura
Antes de abrir un nuevo estudio, BestFit utiliza Lumiform para realizar una última comprobación de calidad. De este modo se comprueba si el estudio cumple las estrictas normas de BestFit o si aún son necesarias medidas para permitir su apertura. Este enfoque sistemático garantiza que cada nuevo estudio se abra en condiciones óptimas.
Evaluación continua de la ubicación
Tras la apertura de una nueva ubicación, Lumiform sigue siendo una herramienta importante. BestFit realiza evaluaciones periódicas para comprobar que el local se desarrolla según lo previsto. Este seguimiento continuo permite reaccionar a las desviaciones en una fase temprana y tomar las medidas adecuadas.
La recopilación y evaluación estructurada de datos con Lumiform también ha sido bien recibida por los inversores de BestFit. Las cifras claras y válidas proporcionan una base sólida para las decisiones y reducen la dependencia de las corazonadas. Esto contribuye significativamente a reforzar la confianza de los inversores y a aplicar con éxito la estrategia de expansión de BestFit.
Perspectivas
BestFit tiene previsto ampliar aún más el uso de Lumiform e integrarlo en más áreas de la empresa. Un objetivo importante es implicar más a la dirección de las instalaciones para organizar las inspecciones mensuales de los clubes de forma más eficaz. En el futuro, la salud y la seguridad en el trabajo y la protección contra incendios también se cartografiarán con Lumiform. Los registros de mantenimiento de los sistemas de ventilación y los equipos de fitness también están en la lista de mejoras previstas.
«Vemos un gran potencial en el uso de Lumiform, sobre todo en las áreas de gestión de instalaciones y seguridad laboral», explica Fabian Edelmann. «Nuestro objetivo es digitalizar todos los procesos relevantes y hacerlos más eficientes».
Otro proyecto es la gestión de los casi sesenta vehículos de la empresa, incluidas las inspecciones de prevención de accidentes y los informes de accidentes, a través de Lumiform. BestFit también pretende integrar Lumiform en Microsoft To Do para optimizar aún más la gestión de tareas y transferir las medidas directamente al sistema conocido.
Vemos un gran potencial en la utilización de Lumiform, sobre todo en los ámbitos de la gestión de instalaciones y la seguridad laboral.
Recomendación
Fabian recomienda a otras empresas con casos de uso similares o estructuras parecidas que prueben Lumiform: «Simplemente, pruébalo. Al final, no hay nada que perder». Destaca los modelos flexibles de Lumiform, que permiten tanto pagos mensuales como anuales. Esto permite a las empresas empezar sin riesgos. «El valor añadido que obtienes al utilizar Lumiform es enorme», concluye.
Nos gustaría dar las gracias a BestFit por su excelente cooperación y esperamos tener muchos más éxitos conjuntos en el futuro.