¿Qué es un programa de auditoría interna?
Un software de auditoría interna permite a los equipos de auditores planificar y gestionar las auditorías internas con éxito, gracias al uso de una tecnología innovadora.
La app de auditoría de Lumiform, por ejemplo, ayuda a los auditores a realizar su trabajo en cualquier momento y lugar. La app también tiene funciones que permiten obtener los resultados de las auditorías, crear informes y enviarlos a los miembros del equipo. Puede probar el software de auditoría interna de Lumiform de forma gratuita y reducir el tiempo de auditoría a la mitad.
El proceso es sencillo. Cree rápidamente formularios de auditoría personalizados y plantillas de informes, realice auditorías a través de la app tanto si está en línea como si no, resuelva los problemas descubiertos, haga un seguimiento del proceso correctivo, vea y comparta informes y acceda a los análisis de datos para identificar las áreas que requieren mejoras.
Las organizaciones deben realizar auditorías internas periódicas. Auditar sus departamentos puede ayudar:
- Mejorar la gestión del control interno de la organización
- Mejorar la planificación estratégica interna mediante la identificación de carencias, áreas de mejora e incumplimientos
- Identificar las ineficiencias dentro de la organización y proporcionar recomendaciones de mejora
- Afrontar las auditorías reglamentarias o de cumplimiento sirviendo de Sistema de Alerta Temprana, lo que le permite identificar y resolver las deficiencias antes de que se produzca una auditoría externa
- Aumenta la responsabilidad dentro de la organización
La automatización de las auditorías internas es una excelente manera de hacer que sus auditorías internas sean más eficientes. Y esa es la razón por la que necesita un software de auditoría interna. Es una herramienta moderna de auditoría interna que simplifica su proceso de auditoría interna. En última instancia, puede mejorar la calidad de sus auditorías internas, impulsar la productividad de los empleados, reducir los costes y hacer que su organización sea más resistente.
Algunas características importantes a buscar en una app de auditoría interna son:
- Planificación de auditorías
- Formularios de auditoría personalizables
- Fijación de plazos y seguimiento del progreso
- Informes automatizados
- Basado en la web para poder enviar informes a los miembros del equipo
¿Qué tipos de auditorías internas hay?
Los tipos de auditorías internas que hay son cuatro: Las auditorías de cumplimiento, las auditorías operativas, las auditorías financieras y las auditorías informáticas. Examinan varios sistemas empresariales.
- Una auditoría de cumplimiento analiza el cumplimiento por parte de su organización de los reglamentos, leyes, políticas, procesos, contratos o procedimientos que rigen el sistema que se está auditando.
- Una auditoría operativa revisa los controles internos de los procedimientos y procesos para hacer que su operación sea más eficiente y eficaz.
- Una auditoría financiera evalúa los estados financieros de su organización para asegurarse de que sus registros financieros son precisos.
- Una auditoría de tecnologías de la información examina la infraestructura de TI, los sistemas operativos, las bases de datos y las aplicaciones de su organización.
¿Cómo realizar una auditoría interna con éxito?
El software de auditoría interna adecuado le ayuda a realizar una auditoría interna exitosa. Tiene características que le ayudan en los ocho pasos necesarios para una auditoría interna eficaz. ¿Cuáles son esos ocho pasos?
1. Paso: Identificar las áreas específicas que debe auditar
No es práctico auditar todos los procesos de su organización. Debe identificar qué áreas necesitan ser auditadas. Estas áreas son las que pueden ayudar a su organización a alcanzar sus objetivos y experimentar un crecimiento real.
Como ejemplo, auditar sus actividades financieras puede ayudarle a gastar su dinero de forma inteligente y a disfrutar de ganancias sustanciales.
Si su organización puede identificar las áreas clave que se beneficiarán de una auditoría interna, sus esfuerzos merecerán la pena. No perderá tiempo ni recursos en planificar, programar, realizar y analizar las auditorías.
Sus auditorías internas provocarán mejoras significativas si se realizan de forma eficiente y eficaz. Tener claras las áreas que necesitan ser auditadas es clave para lograr el resultado deseado.
2. Paso: Decidir con qué frecuencia realizar la auditoría
La frecuencia con la que realiza las auditorías internas es un asunto importante. Su auditoría interna debe estar bien programada para que tenga éxito. Algunos procesos de negocio requieren auditorías anuales, y algunas auditorías pueden necesitar hacerse más a menudo para asegurar resultados consistentes.
En particular, las auditorías de control de calidad deben hacerse diariamente, mientras que las auditorías financieras pueden hacerse trimestralmente. Como se mencionó anteriormente, debe tener claras las áreas que cubre su auditoría interna para tomar una decisión informada respecto a su calendario de auditorías. Existen numerosas herramientas de auditoría interna como Lumiform que pueden ayudarle a programar sus auditorías internas.
3. Paso: Planifique y programe las auditorías
El siguiente paso es planificar y programar sus auditorías internas. Planificar y programar sus auditorías con antelación le permite evitar choques de horarios. Tener un calendario definido garantiza que los miembros del equipo adecuados estén disponibles cuando se necesiten durante la realización de una auditoría. Aproveche las herramientas gratuitas de auditoría interna que ayudan a los miembros del equipo a planificar sus tareas en consecuencia.
La programación de sus auditorías garantiza que cubra todos los procesos que requieren una auditoría interna. La app de auditoría interna de Lumiform está repleta de funciones que le ayudan a programar toda la auditoría interna con antelación para que todas las actividades se realicen a tiempo.
4. Paso: Notificar a las personas involucradas
La cortesía común dicta que debe notificar a todas las personas involucradas en la próxima auditoría. Esta práctica permite que todos los departamentos se preparen y tengan listos los documentos y materiales necesarios.
A menos que se trate de una auditoría interna por sorpresa debido a actividades sospechosas, sus empleados tienen derecho a conocer las actividades de la empresa. No deben sentir que hay que temer a los auditores. Dar a su equipo la información sobre el proceso de auditoría les permitirá comprender el valor de esta actividad y cómo puede contribuir al éxito de la organización.
Notificar a las personas involucradas en su auditoría interna es fácil si utiliza un software de gestión de auditorías internas como Lumiform. La aplicación notifica a sus usuarios cuando las inspecciones o las tareas están pendientes. También puede configurarlo para que un supervisor reciba un texto o un correo electrónico en cuanto una inspección se retrase.
5. Paso: Preparar la lista de comprobación de la auditoría y ejecutar la auditoría
Prepare su lista de verificación de auditoría y haga las preguntas correctas a las personas adecuadas en el momento adecuado. Lumiform tiene un fabricante de plantillas de auditoría integrado para que pueda preparar y ejecutar su auditoría fácilmente.
La buena noticia para los auditores es que existen plantillas de auditoría que pueden reducir el tiempo de planificación de su auditoría a la mitad. Puede personalizar estos formularios para que se adapten a su organización o industria.
6. Paso: Registrar y analizar los hallazgos de la auditoría
Después de realizar la auditoría, puede registrar y analizar los datos para crear un informe que identifique los procesos que están funcionando y los que necesitan mejoras. Puede realizar estas tareas de forma eficiente con un software de gestión de auditorías internas.
7. Paso: Investigar para desarrollar e implementar planes de acción
Debe realizar una auditoría interna para identificar las áreas de mejora. La gestión eficaz de los problemas es el objetivo central de las auditorías internas. Una excelente aplicación de auditoría interna debe tener una función de gestión de problemas para que pueda plantear problemas, desarrollar un plan de acción e implementar dicho plan fácilmente.
8. Paso: Realizar seguimientos de auditoría
Los seguimientos de auditoría le ayudan a medir la eficacia de su plan de acción. Es tan importante como planificar, programar y realizar la auditoría interna. Después de identificar las áreas de mejora y asignar las acciones correctivas a los miembros del equipo, debe hacer un seguimiento del estado de la solución de problemas. Lumiform te permite chatear con tus compañeros de equipo in-app para que podáis colaborar en la solución de un determinado problema.
¿Por qué necesita un software de auditoría interna?
El software de auditoría interna puede ayudarle a realizar fácil y convenientemente todos los pasos enumerados anteriormente. Es una herramienta de auditoría interna que vale oro. Le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar la pérdida de esfuerzos y recursos.
Un proceso de auditoría interna eficiente, organizado y racionalizado asegura que su organización cumpla con las normas y mejores prácticas de la industria. Por lo tanto, obtenga un sólido software de gestión de auditorías internas que pueda ayudar a su negocio a tener éxito: Estará proporcionando productos o servicios de primera calidad a sus clientes.