¿Qué es una Plantilla de Plan de Gestión de Riesgos?
Son varios los riesgos a los que pueden estar expuestos las organizaciones, pueden tratarse de riesgos parte del día a día de las operaciones, o riesgos implicitos en la realización de un nuevo poproducto o servicio, o riesgos propios de las ciertas circunstancias, como una pandemia o escasez de suministros. Más vale prevenir que remediar. Con el fin de prever estos riesgos, estimar su impacto y difiniri respuestas se desarrolla un plan de gestión y manejo de riesgos.
Un plan de manejo de riesgos es un documento escrito en el que se detalla el proceso de gestión de riesgos de una organización. Este plan es el producto de los esfuerzos de un equipo de expertos y profesionales que, tras haber realizado el respectivo análisis de riesgos que enfrenta una organización, han determinado el plan de acción para proteger los intereses de la organización.
Este equipo de partes interesadas debe incluir a la alta dirección, al responsable de cumplimiento y a los directores de departamento. Si la organización está desarrollando, por ejemplo, un software, también debe incluirse un director de proyecto de cada equipo para revisar la gestión del proyecto y responder a los riesgos del mismo.
Para faclitar la tarea de planear la gestión de riesgos, existen las plantillas de plan de gestión o acción de riesgos que ayudan a tener una visión del impacto y la probabilidad de un riesgo específico y luego encontrar una solución para mitigarlo. ¿Deseas conocer más?
En este post profundizaremos brevemente sobre los siguientes puntos:
- Qué pasos seguir para realizar un plan de acción de riesgos.
- Qué metodos y herramientas implementar para gestionar riesgos.
- Soluciones digitales para el manejo de riesgos.
¿Qué pasos seguir para realizar un plan de acción de riesgos?
El plan de manejo de riesgos es un documento que contiene todas las consideraciones de evaluación, análisis, tolerancia y mitigación de riesgos. Para realizarlo, sigue estos 7 pasos:
- Plantear los objetivos: Forma un equipo competente y revisen los objetivos empresariales. Estos pueden ser el desarrollo de productos o las asociaciones empresariales con terceros. Al comenzar con los objetivos empresariales, el proceso de gestión de riesgos debe alinearse con los objetivos actuales y futuros de la organización.
- Identificación de riesgos: Determina los riesgos que podrían impedir que el programa, la empresa o la inversión alcancen sus objetivos. Incluye la documentación y la comunicación relevaente. Puedes apoyarte en hojas de control para garantizar el orden y la debida coordinación. Recuerda que un riesgo, o evento incierto, puede ser una condición positiva o negativa que tiene un impacto financiero, operativo o de reputación.
- Evaluación de riesgos: Tras identificar los riesgos, el equipo debe evaluarlos. Los riesgos positivos, como la entrega anticipada de un producto, también pueden dar lugar a riesgos negativos, como la incapacidad de un cliente para cumplir un calendario de pagos. La organización tiene que prever los riesgos para encontrar la forma de analizar su impacto.
- Análisis de riesgos: Para cada riesgo identificado y evaluado, el equipo debe examinar la probabilidad de que se produzca el suceso y estimar el impacto en la empresa si se produce. Parte del análisis cuantitativo o cualitativo consiste en crear la matriz de evaluación de riesgos. Esto permite asignar calificaciones como alta, media o baja.
- Nivel de tolerancia al riesgo y medidas de control: Después de asignar las calificaciones de riesgo, el equipo trabaja para determinar si aceptará, transferirá, mitigará o rechazará un riesgo. El equipo puede decidir aceptar un evento de bajo riesgo potencial que no es probable que ocurra y que tendría poco impacto si ocurriera; sin embargo, también puede optar por rechazar un evento de alto riesgo potencial que es muy probable que ocurra y que tendría un gran impacto.
- Mitigación de riesgos y medidas de control: Para los riesgos aceptados, el equipo debe crear un conjunto de estrategias de mitigación de riesgos. Para cada riesgo que una organización acepte o transfiera, necesita definir respuestas a los problemas que puedan ocurrir. Así, las estrategias de mitigación de riesgos actúan como un plan de contingencia en caso de que el evento ocurra para ayudar a limitar el impacto. Las medidas de control para minimizar o eliminar un posible riesgo deben asignarse al personal tan pronto como se establezca la causa fundamental de un problema o un posible peligro.
- Monitorización: Es importante considerar las evaluaciones de riesgo como un proceso permanente. El análisis y las medidas correctivas deben ser evaluados por su eficacia y se deben asignar comprobaciones periódicas.
¿Qué metodos y herramientas implementar para gestionar riesgos?
El proceso de gestión de riesgo comienza con la identificación de las amenazas. Normalmente se sigue un procedimiento para reconocer cuáles son los fallos y los errores, que permitirá establecer una solución para cada uno de estos eventos. Los siguientes métodos pueden ayudarte a identificar riesgos:
Luego, para la evaluación de riesgos, hay dos formas:
- Análisis cualitativo de los riesgos: Siempre debe realizarse un análisis cualitativo, como la calificación de la probabilidad y el impacto. Esto permite priorizar y clasificar rápidamente los riesgos. Los riesgos pueden clasificarse en: Muy bajo, Bajo, Medio, Alto o Muy alto. Además, en la probabilidad de que sucedan y su impacto.
- Análisis cuantitativo de los riesgos: No siempre se realiza un análisis cuantitativo. Este análisis requiere más tiempo, pero proporciona más datos para ayudar a tomar decisiones. Se trata de una estimación numérica del efecto global del riesgo sobre los objetivos del proyecto, como los de coste y calendario. Los resultados proporcionan una visión de la probabilidad de éxito del proyecto y se utilizan para desarrollar reservas de contingencia.
Las mejores herramientas para realizar el análisis y plan de acción de riesgo son:
- Hoja o lista de control: Las hojas de control se utilizan en los procesos de auditoría interna para identificar los puntos críticos y comprobar que los procedimientos de prevención y mitigación de impactos se cumplen en su totalidad.
- Software de gestión de riesgo: El software de gestión de riesgos es una alternativa eficaz y rentable que reduce la subjetividad de los análisis, facilita la coordinación de actividades, la estandarización de procesos y garantiza la gestión integral de los riesgos. A diferencia de las herramientas de Excel o listados en papel, un software de gestión de riesgos optimiza el seguimiento y la capacidad de reacción de la empresa ante riesgos.
Las soluciones digitales de Lumiform para la gestión efectiva de riesgos
Con la aplicación móvil de Lumiform puedes acceder y almacenar fácilmente tu plan de gestión de riesgos en tu dispositivo móvil o tablet. Puedes generar automáticamente informes después de una inspección y compartirlos sin problemas con tu equipo de trabajo o terceros. Con el software de escritorio puedes crear listas de control o formularios de gestión de riesgos y evaluar los datos recogidos sobre el terreno.
Lumiform te proporciona una gran cantidad de herramientas y plantillas de evaluación de riesgos que puedes ajustar a tus necesidades, pero también puedes crear tu propia plantilla desde cero. Desde la app puedes disfrutar de diferentes opciones como añadir fotos y anotaciones, notificar al supervisor de las carencias o fallos que hayas encontrado durante las inspecciones o añadir una firma digital.
Los equipos pequeños pueden utilizar nuestro software de forma gratuita para sus formularios de evaluación de riesgos. Si necesitas hacer más inspecciones y quieres más herramientas, puedes optar por una cuenta premium. Esto es lo que puedes hacer al trabajar con listas de control digitales:
- La herramienta de creación de formularios te permite convertir cualquier listado de papel en una lista digital, de forma rápida y sencilla.
- Con la app Lumiform, todo el equipo puede realizar una inspección de seguridad desde un dispositivo móvil o tablet.
- Aumenta la eficiencia de tus procesos internos mediate el sistema de notificaciones y alarmas que permite que los incidentes se resuelvan asta 4 veces más rápido que antes.
- Los informes se generan de forma completamente automática, lo que te ahorra el procesamiento manual de datos posterior.
- Muy fácil de usar y sin margen de error. La aplicación es muy intuitiva y fácil de implementar en tu organización y procesos.
- Los controles se completan aproximadamente un 30%-50% más rápido.
- Los análisis en profundidad te ayudan a detectar más rápido las áreas ineficientes de la empresa y así mejorar continuamente la gestión de riesgos.
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