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Si estás buscando la mejor solución para identificar y resolver problemas e implementar acciones correctivas oportunamente, deja de buscar. La metodología A3 se va convertir en tu mejor aliada. Aquí te explicamos cómo funciona.
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Este reporte es una herramienta de resolución de problemas utilizada por gerentes y supervisores para identificar, comprender y resolver problemas que afectan el entorno empresarial. La estrategia sobre la cual se basa este reporte se denomina Ciclo Deming o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), que parte de la filosofía de mejora continua Kaizen, por ello a este método también se lo conoce como Reporte Kaizen A3.
El propósito de este reporte es implementar mejoras a partir del aprendizaje y la cooperación dentro de la organización. Debido a su demostrada eficacia del Pensamiento A3 está integrado en las normas de calidad ISO. ¿Deseas saber más?
Te enumeramos 3 beneficios principales de implementar este reporte en tu organización:
Los informes A3 te ayudan a lograr ese ideal de operar en máxima capacidad al ayudarte a identificar problemas, vulnerabilidades y ambigüedades en el proceso empresarial. Los conocimientos adquiridos pueden utilizarse para desarrollar estrategias y soluciones, independientemente del tipo de empresa o industria.
Puedes aportar con mayor capacidad de análisis, colaboración y pensamiento crítico yendo al lugar donde suceden las cosas, observar el proceso, y aprender directamente de los empleados, implementando el método complementario Gemba Walk.
La mayor ventaja de integrar el Ciclo Deming en tu marco operacional es que incentiva la mejora continua de todo tipo de proyecto sin importar el nivel de complejidad. La productividad y la toma de decisiones mejora, se hace un mejor uso del tiempo y de los recursos, y los costos se reducen. Sin duda, este método beneficia a la cultura de la empresa y brinda flexibilidad a la empresa para adecuarse a nuevas tendencias o responder a la competencia.
Aunque no está diseñado principalmente como un medio de comunicación, el método de solución de problemas A3 puede utilizarse para gestionar y coordinar diferentes funciones y grupos de interés utilizando problemas operacionales y planes para resolverlos. Por lo que es especialmente útil para adecuarse a las exigencias del mercado y todo tipo de cambio.
Además de su función como herramienta de resolución de problemas y de presentación de informes, este reporte también puede ser utilizado para presentar propuestas comerciales y estrategias.
El ciclo de mejora continua o PDCA (Plan, Do, Check, Act), y que en castellano se conoce como PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) , contiene 4 fases que deben realizarse de manera cíclica y continua:
El modelo para el reporte de pensamiento A3 es de una sola hoja, por ello se lo denomina A3. Esta hoja se divide en siete secciones de análisis y trabajo. Las primeras cuatro secciones corresponden a la fase de planificación del ciclo PDCA; y, las tres secciones restantes reflejan las fases de hacer, verificar y actuar del ciclo.
¿Cuál es el problema del negocio que quiero resolver o analizar? Esto debe ser descrito de manera concisa y clara para que todos los involucrados entiendan el problema. Además, debes indicar cómo este problema afecta a la empresa, para que todos comprendan los efectos del problema.
¿Qué está pasando? En esta sección se describe el estado actual de la forma más vívida posible. Esto se puede hacer presentando los hechos con tablas o gráficos. La idea es poder identificar y analizar el origen del problema y lo que está impidiendo alcanzar los objetivos.
El estado del objetivo debe estar claramente definido, para ello es recomendable establecer términos específicos y cuantitativos. Es muy importante establecer los métodos de medición a utilizar para medir el éxito. También debes aclarar cómo se puede alcanzar el objetivo.
El análisis de las causas tiene como propósito determinar los factores que influyen directamente en los problemas. Pregúntate ¿por qué? varias veces hasta poder descifrar la causa raíz y todos los factores que evitan que la situación sea óptima para la empresa. Por ejemplo, puedes utilizar un diagrama Ishikawa para recoger las causas del problema.
En este paso se enumeran todas las medidas que contribuyen a alcanzar el objetivo. Estas incluyen medidas para eliminar las causas del problema y mejorar el estado actual. Es muy útil plantearse las siguientes preguntas: ¿Cuál es el o son los problemas? ¿Cómo se resuelve el problema? ¿Quién es el responsable? ¿Cuándo se aplicará la medida? ¿Dónde se llevará a cabo?
Aquí se comprueba si las medidas implementadas han generado el resultado esperado. Si hay una desviación del objetivo, se enumeran las razones y se cuantifica el efecto alcanzado. Una representación gráfica del efecto aumenta la compresibilidad.
En el último paso, se evalúa todo el proceso. Esto refleja qué medidas deben tomarse para asegurar las mejoras logradas o para empujarlas más allá. Las medidas particularmente exitosas son aquellas que se implementan de manera estandarizada. Además, se considera cómo la experiencia obtenida puede ser aplicada a otras tareas y problemas, y qué otras divisiones de la organización podrían beneficiarse de las soluciones encontradas.
La eficacia de la metodología A3 de resolución de problemas depende en gran medida del éxito del análisis y la interpretación de los datos. Sin embargo, la implementación de esta estrategia involucra mucho tiempo y recursos., por lo que un software versátil, que permita la colección y análisis de datos y realice informes automáticos, hace que la ejecución y análisis del modelo A3 sea mucho más sencilla de hacer. Con Lumiform, esto es posible.
Estos son los beneficios de utilizar el software y app de Lumiform:
¿Tienes preguntas o quieres programar una demostración personal? Estaremos encantados de ayudarle.
