Aprende la importancia de evaluar a tus proveedores de forma organizada y recurrente y cómo hacerlo con herramientas digitales inteligentes. Asegura el cumplimiento de los criterios de calidad de servicios y productos de proveedores en todo momento.
Lumiform te permite realizar inspecciones digitales a través de una app más fácil que nunca.
Ponte en marcha con una de nuestras +12000 listas de comprobación gratuitas y preparadas
La evaluación de proveedores es un término que suelen utilizar las empresas y organizaciones para evaluar a sus actuales y potenciales proveedores. Para ello, se analizan distintos parámetros como la capacidad, la calidad y precios de productos y servicios, la reputación, localización, entre otros criterios. La finalidad es crear una cartera de proveedores de primera clase.
Con el fin de estandarizar los criterios de evaluación de los proveedores, muchas empresas se apoyan en checklists u hojas de verificación. Con una lista de control es mucho más fácil realizar un análisis de proveedores e investigar los aspectos comerciales, financieros, de seguridad y calidad de los productos o servicios que forman parte de las operaciones realizadas en conjunto por el proveedor, sin olvidar revisar ni un solo criterio. Así, el proceso de selección de proveedores determinará qué proveedor suma valor a la organización y con quiénes se deben mantener relaciones a largo plazo. ¿Deseas saber más?
Estas auditorias también son denominadas auditorías de segunda parte y son las que realizan los clientes a sus proveedores para determinar si se inicia, se mantiene o se termina una relación contractual con un proveedor o de la modifica. La finalidad es determinar si se requieren acciones correctivas o preventivas para evitar afectaciones al cliente.
Las 10 ventajas principales de realizar estas auditorias o evaluaciones periódicas a los proveedores son:
Existen varios tipos de evaluaciones a proveedores. Por ejemplo, hay evaluaciones iniciales o evaluaciones periódicas. Como su nombre lo indica, las evaluaciones iniciales se realizan para determinar si se inician o no relaciones contractuales por primera vez con un proveedor. En este punto, se debe establecer qué criterios son importantes para determinar si iniciar o no una relación comercial. Por ejemplo, se puede analizar si el proveedor cumple o no con las normas ISO, si está acorde con los lineamientos SEDEX, si tiene experiencia relevante, etc. El departamento de compras puede establecer la lista de criterios a analizar.
Por otro lado, las evaluaciones periódicas se realizan con el fin de medir el desempeño de los proveedores. Para ello, se pueden analizar criterios como cumplimiento de plazos o facilidad de comunicación. Los criterios deben ser los más convenientes para establecer si la organización mantiene, modifica o termina la relación con el proveedor.
La frecuencia con la que debe una evaluación periódica depende del tipo de servicio y de las necesidades de la organización. Generalmente, se propone que se realice al menos una valoración anual, y este periodo puede estar incluido en el contrato con el proveedor.
Mediante una auditoría interna o externa se puede realizar una evaluación a proveedores. Generalmente, estas auditorias se realizan internamente y es realizada por la persona que tenga relación con el proveedor, como el Jefe de Compras o el Jefe de Producción, o quién sea el responsable de las relaciones comerciales con terceros. Depende mucho de cómo está estructurada la organización y de las responsabilidades de cada cargo.
Para la toma de decisiones informadas, te recomendamos seguir los siguientes 6 pasos para escoger al mejor proveedor:
Recuerda que el proceso de evaluación es un proceso que se hace en equipo, por lo que es muy importante contar con las herramientas adecuadas para facilitar la comunicación y la coordinación de actividades. Asimismo, es importante contar con un método adecuado de recolección y análisis de datos. Para el efecto, puedes implementar soluciones digitales en tu organización. Las listas digitales pueden ser la mejor opción que estás buscando.
El análisis que debe realizarse a un proveedor depende del tipo de producto o servicio que ofrece y de los objetivos de la organización. Por ejemplo, en el caso en el que el foco no sea el sistema de gestión y el rendimiento de la empresa (ISO 9001), sino las áreas técnicas y organizativas individuales, se tomarán en cuenta criterios como:
No obstante, existen 5 criterios generales de evaluación que exponemos a continuación:
Como se puede notar, existen un sinnúmero de criterios bajo los cuales se deben evaluar los proveedores y sus ofertas. Otros criterios que se revisan en la mayoría de auditoría de proveedores son los que siguen:
Toma en cuenta que no todos los requerimientos tienen el mismo grado de importancia, por lo que cada uno debe tratarse con base en sus particularidades. Ventajosamente, existen listas de evaluación y selección pre-hechas que te pueden ayudar a determinar y organizar debidamente los criterios que deben analizarse.
Cuando esto sucede, puedes comunicarte con el proveedor y expresar lo sucedido con el fin de encontrar soluciones en conjunto. De no llegarse a un acuerdo, deberías dar por terminado la relación contractual y elegir un nuevo proveedor, haciendo un análisis inicial de proveedor.
Ten en cuenta que la terminación contractual con un proveedor suele estar regulada por el contrato entre las partes, sobre todo en la cláusula de terminación de contrato. Por ello, recomendamos que en el contrato se incluya la evaluación negativa de proveedor como causal de terminación de contrato, para evitar costos judiciales.
Toma en cuenta si el proveedor es prescindible o no. Muchas veces el cambio de proveedor involucra mucho tiempo y dinero, o se trata del único proveedor que dispone de tal servicio o producto.
Con la aplicación móvil de Lumiform puedes realizar de auditorías a tus proveedores desde tu tablet o smartphone, tanto con conexión a internet como sin. Con el software de escritorio de Lumiform puedes crear listas de verificación digitales y evaluar todos los datos recogidos en conjunto con tu equipo de trabajo.
¿Tienes preguntas o quieres programar una demostración personal? Estaremos encantados de ayudarle.