Evaluación de Proveedores: Plantillas editables para la apropiada clasificación y auditoria

¿Cuál es el objetivo de la evaluación de proveedores?

La evaluación de proveedores es un término que suelen utilizar las empresas y organizaciones para evaluar a sus actuales y potenciales proveedores. Para ello, se analizan distintos parámetros como la capacidad, la calidad y precios de productos y servicios, la reputación, localización, entre otros criterios. La finalidad es crear una cartera de proveedores de primera clase.

Con el fin de estandarizar los criterios de evaluación de los proveedores, muchas empresas se apoyan en checklists u hojas de verificación. Con una lista de control es mucho más fácil realizar un análisis de proveedores e investigar los aspectos comerciales, financieros, de seguridad y calidad de los productos o servicios que forman parte de las operaciones realizadas en conjunto por el proveedor, sin olvidar revisar ni un solo criterio. Así, el proceso de selección de proveedores determinará qué proveedor suma valor a la organización y con quiénes se deben mantener relaciones a largo plazo. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. Qué son las auditorías de evaluación y desarrollo de proveedores.
2. Cómo hacer una evaluación de proveedores.
3. Cuáles son los criterios de evaluación de proveedores.
4. Qué pasa si la evaluación de un proveedor sale negativa.
5. Por qué utilizar las listas digitales de evaluación de proveedores de Lumiform.

¿Qué son las auditorías de evaluación y desarrollo de proveedores?

Estas auditorias también son denominadas auditorías de segunda parte y son las que realizan los clientes a sus proveedores para determinar si se inicia, se mantiene o se termina una relación contractual con un proveedor o de la modifica. La finalidad es determinar si se requieren acciones correctivas o preventivas para evitar afectaciones al cliente.

Las 10 ventajas principales de realizar estas auditorias o evaluaciones periódicas a los proveedores son:

1. Proporciona información y conocimiento relevante sobre el proveedor
2. Establece relaciones transparentes entre clientes y proveedores
3. Asegura el cumplimiento de requisitos legales y contractuales
4. Mejora la comunicación y coordinación
5. Permite monitorear constantemente al proveedor
6. Ayuda a identificar y mitigar riesgos
7. Ayuda a reducir costes
8. Ayuda a medir el rendimiento y cumplimiento
9. Aumenta el control sobre la cadena de suministro
10. Permite reaccionar rápidamente ante nuevas exigencias y cambios en el mercado

Existen varios tipos de evaluaciones a proveedores. Por ejemplo, hay evaluaciones iniciales o evaluaciones periódicas. Como su nombre lo indica, las evaluaciones iniciales se realizan para determinar si se inician o no relaciones contractuales por primera vez con un proveedor. En este punto, se debe establecer qué criterios son importantes para determinar si iniciar o no una relación comercial. Por ejemplo, se puede analizar si el proveedor cumple o no con las normas ISO, si está acorde con los lineamientos SEDEX, si tiene experiencia relevante, etc. El departamento de compras puede establecer la lista de criterios a analizar.

Por otro lado, las evaluaciones periódicas se realizan con el fin de medir el desempeño de los proveedores. Para ello, se pueden analizar criterios como cumplimiento de plazos o facilidad de comunicación. Los criterios deben ser los más convenientes para establecer si la organización mantiene, modifica o termina la relación con el proveedor.

La frecuencia con la que debe una evaluación periódica depende del tipo de servicio y de las necesidades de la organización. Generalmente, se propone que se realice al menos una valoración anual, y este periodo puede estar incluido en el contrato con el proveedor.

¿Quién realiza las auditorías de evaluación de proveedores?

Mediante una auditoría interna o externa se puede realizar una evaluación a proveedores. Generalmente, estas auditorias se realizan internamente y es realizada por la persona que tenga relación con el proveedor, como el Jefe de Compras o el Jefe de Producción, o quién sea el responsable de las relaciones comerciales con terceros. Depende mucho de cómo está estructurada la organización y de las responsabilidades de cada cargo.

¿Cómo hacer una evaluación de proveedores?

Para la toma de decisiones informadas, te recomendamos seguir los siguientes 6 pasos para escoger al mejor proveedor:

1. Fijar los criterios de selección de proveedores y determinar su nivel de importancia.
2. Elabora un convenio de confidencialidad para proteger la información que se intercambie y requiera un manejo confidencial.
3. Compara las ofertas y sus precios.
4. Elabora la lista de potenciales proveedores.
5. Evalúa las propuestas de los proveedores con base en los criterios de selección y califícalos.
6. Escoge el proveedor y negocia los términos del contrato.

Recuerda que el proceso de evaluación es un proceso que se hace en equipo, por lo que es muy importante contar con las herramientas adecuadas para facilitar la comunicación y la coordinación de actividades. Asimismo, es importante contar con un método adecuado de recolección y análisis de datos. Para el efecto, puedes implementar soluciones digitales en tu organización. Las listas digitales pueden ser la mejor opción que estás buscando.

¿Cuáles son los criterios de evaluación de proveedores?

El análisis que debe realizarse a un proveedor depende del tipo de producto o servicio que ofrece y de los objetivos de la organización. Por ejemplo, en el caso en el que el foco no sea el sistema de gestión y el rendimiento de la empresa (ISO 9001), sino las áreas técnicas y organizativas individuales, se tomarán en cuenta criterios como:

• Logística
• Higiene
• Seguridad de la información (ISO/IEC 27001)
• Gestión ambiental (ISO 14001)
• Salud y seguridad en el trabajo (OHSAS 18001, ISO 45001)

No obstante, existen 5 criterios generales de evaluación que exponemos a continuación:

1. Perfil general: Este criterio puede incluir el prestigio, historia, reputación y trayectoria del proveedor. También puedes incluir criterios de localización y tamaño.
2. Precio: Al analizar el precio del servicio y productos se puede estimar si existe o no sobrecostos, se puede comparar los precios del mercado y otras opciones, con el objetivo de encontrar la mejor oferta.
3. Calidad del servicio y productos: Es sumamente importante evaluar la calidad del servicio para poder identificar conductas que puedan representar gastos extra, como, por ejemplo, la devolución de productos de baja calidad o los costos de no contar con los productos a tiempo. Por tanto, se puede evaluar los plazos de entrega, políticas de devolución, procesos de comunicación, resolución de controversias, entre otros criterios.
4. Capacidad: Es importante poder establecer si el proveedor cuenta con la infraestructura y la capacidad técnica y operativa para poder suministrar en debida forma y tiempo lo acordado, a fin de no generar incidentes o interrupciones graves en la cadena de suministro, por ejemplo. También se puede analizar el tamaño del equipo, el nivel de experiencia, entre otros criterios.
5. Flexibilidad: Las relaciones comerciales deben ser flexibles y por ello es indispensable contar con un proveedor con capacidad de respuesta para adaptarse a las necesidades o peticiones de la organización.

Como se puede notar, existen un sinnúmero de criterios bajo los cuales se deben evaluar los proveedores y sus ofertas. Otros criterios que se revisan en la mayoría de auditoría de proveedores son los que siguen:

• Fiabilidad de entrega (Para ello puedes hacer un análisis modal de fallos y efectos (AMFE), de sistema de rastreo, planes de suministro de emergencia, entre otros).
• Equipos de maquinaria y producción (estado de la maquinaria, programas de mantenimiento, etc.)
• Alineación de I+D
• Calificación de los empleados
• Comunicación interna y externa (procesamiento de quejas, servicio de distribución, gestión de datos, seguridad de la información)
• Tests (idoneidad de los instrumentos de medición, equipos de prueba, instalaciones de prueba e inspectores, documentación de las pruebas de calidad)
• Requisitos de la autoridad (permisos, regulaciones de seguridad y normas para la gestión ambiental, entre otras)
• Diseño de la organización y procesos de la empresa (filosofía de la empresa, manejo de productos defectuosos, listas de control, etc.)
• Gestión de la calidad (sistema de gestión de la calidad, evaluación de materias primas, procesos de mejora continua, etc.)

Toma en cuenta que no todos los requerimientos tienen el mismo grado de importancia, por lo que cada uno debe tratarse con base en sus particularidades. Ventajosamente, existen listas de evaluación y selección pre-hechas que te pueden ayudar a determinar y organizar debidamente los criterios que deben analizarse.

¿Qué pasa si la evaluación del proveedor es negativa?

Cuando esto sucede, puedes comunicarte con el proveedor y expresar lo sucedido con el fin de encontrar soluciones en conjunto. De no llegarse a un acuerdo, deberías dar por terminado la relación contractual y elegir un nuevo proveedor, haciendo un análisis inicial de proveedor.

Ten en cuenta que la terminación contractual con un proveedor suele estar regulada por el contrato entre las partes, sobre todo en la cláusula de terminación de contrato. Por ello, recomendamos que en el contrato se incluya la evaluación negativa de proveedor como causal de terminación de contrato, para evitar costos judiciales.

Toma en cuenta si el proveedor es prescindible o no. Muchas veces el cambio de proveedor involucra mucho tiempo y dinero, o se trata del único proveedor que dispone de tal servicio o producto.

¿Por qué utilizar las listas digitales de evaluación de proveedores de Lumiform?

Con la aplicación móvil de Lumiform puedes realizar de auditorías a tus proveedores desde tu tablet o smartphone, tanto con conexión a internet como sin. Con el software de escritorio de Lumiform puedes crear listas de verificación digitales y evaluar todos los datos recogidos en conjunto con tu equipo de trabajo.

Los beneficios de usar Lumiform son lo siguientes:

• Te permite generar datos en tiempo real sobre tus procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.
• Obtener una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
• Acceso a informes que se generan automáticamente tras el uso de las plantillas digitales.
• Aumento de la eficiencia de los procesos internos: los incidentes se resuelven hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo o con terceros.
• Ahorra tiempo con un análisis automático de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan tu atención.
• La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus listas en papel en un par de clics y adaptarlas según tus necesidades.
• El software de Lumiform es muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados.
• La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.