¿Qué es un software de control de activos fijos?
El software de control de activos fijos es un tipo de software de contabilidad que se utiliza para gestionar y realizar un seguimiento de los activos fijos de una organización, tales como equipos, vehículos y bienes inmuebles. El software ayuda a mantener un inventario de todos los activos fijos, su coste y el calendario de depreciación. También está diseñado para ayudar a los gerentes y empleados a crear informes para una empresa basados en diferentes criterios como la ubicación, el tipo de activo y el valor de mercado actual.
Los sistemas eficientes determinan la productividad de una empresa, no las personas. El objetivo del software es alcanzar este nivel de productividad para mejorar los sistemas de gestión de los activos de la empresa, especialmente en relación con la gestión de la calidad y la seguridad.
Un software de activos fijos suele estar integrado con otros tipos de software de gestión empresarial. Esto incluye sistemas de contabilidad y de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para que el flujo de información entre los diferentes departamentos sea perfecto. Incluso puede proporcionar funciones como la gestión de inventarios, la contabilidad y los servicios de nómina.
Hay muchos tipos diferentes de software de gestión de activos fijos disponibles en el mercado hoy en día, y es importante que elija uno de confianza que satisfaga todas las necesidades de su empresa. Independientemente del tipo, el objetivo principal de este software es facilitar a los directivos y empleados la gestión de los activos fijos de la empresa, así como permitirles aprovechar las ventajas de la digitalización.
Por ello, es importante que las empresas que trabajan en la gestión de la calidad y la seguridad entiendan cómo funciona este tipo de software para poder beneficiarse de él.
¿Quién debe utilizar un software de control de activos fijos?
Un software de control de activos fijos puede ser utilizado por casi todos los departamentos corporativos, pero son especialmente valiosos dentro de:
- Contabilidad
- Compras
- Recursos humanos
Esto se debe a que ayudan a realizar un seguimiento de los activos de una empresa, que se reemplazan o actualizan constantemente debido al desgaste o la obsolescencia.
Este tipo de software puede gestionar fácilmente el inventario, hacer un seguimiento de quién ha tomado prestado el equipo y cuándo lo ha devuelto, y quién ha alquilado el equipo durante qué periodo y a qué coste.
¿Para qué sirve un software de control de activos?
Estrategia de reducción de costes
Según IBM, las ventajas del software de activos fijos serán cruciales para cualquier empresa porque ayudan a mantener un registro preciso de todos sus activos. El software de gestión de activos termina las auditorías significativamente más rápido que el registro manual regular con lápiz y papel.
Eficiencia en la toma de decisiones
Este software también ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas con respecto a sus inversiones y presupuestos y si necesitan hacer algún cambio en sus patrones de gasto. Por ejemplo, si una organización tiene un presupuesto asignado para nueva maquinaria, puede utilizar los datos del software para determinar si vale la pena comprarla o no.
A la hora de elegir las mejores ventajas del software de activos fijos: en primer lugar, busque un sistema que le permita hacer un seguimiento sencillo de la fecha de adquisición, el método de depreciación y el valor de recuperación estimado de cada artículo.
¿Cuáles son los ejemplos de un activo fijo?
Según Investopedia, un activo fijo es un activo tangible que tiene una vida útil esperada a largo plazo para ayudar a generar ingresos en el negocio. Ejemplos de activos fijos son aquellos que una empresa o persona poseerá durante un período de tiempo más largo, que incluye: software, muebles, vehículos, equipos, edificios, e incluso la tierra.
Una de las principales ventajas del software de activos fijos es que facilita el seguimiento de la depreciación de dichos activos fijos. Este es un proceso muy importante, que permite a los propietarios de negocios saber cuánto deben cobrar a los clientes por el uso de los activos y también les ayuda con la preparación de impuestos.
¿Qué es un sistema de activos fijos?
Un sistema de activos fijos es un protocolo de actuación para controlar y mantener un registro preciso de todos los activos de su empresa. Esto le ayuda a rastrear si algo de sus activos fijos ha sido dañado o robado, o si hay artículos que necesitan reparaciones o reemplazo.
Seguimiento
Un software de activos fijos le permitirá, en primer lugar, seguir su sistema de activos fijos. Hará un seguimiento de los artículos que están en su almacén o en la planta cuando se necesitan para una orden de trabajo o un proyecto. No querrá estar buscando algo que debería estar ahí pero que no está porque no sabía dónde estaba almacenado.
Uso eficiente
También quiere asegurarse de que todos sus artículos se están utilizando de manera eficiente y económica para que no se desgasten prematuramente y necesiten ser reemplazados antes de lo necesario. Un software de activos fijos controlará esto por usted.
Puede utilizar un software de activos fijos para asegurarse de que todos los activos de su sistema de activos fijos se contabilizan correctamente en todo momento, por lo que no se cometerá ningún error al calcular los impuestos o las primas de seguro.
El mejor software de control de activos fijos
Al elegir el mejor software de gestión de activos fijos, Forbes sugiere que busque un sistema que haga un seguimiento de la fecha de adquisición, reduzca las pérdidas y los robos, entre otros. Asegúrese también de que el software sea compatible con su sistema de contabilidad para que pueda importar automáticamente los datos a sus estados financieros cuando llegue el momento de presentar los impuestos cada año.
Asegúrese de que el programa sea potente y fácil de usar, que no requiera una formación especial antes de que los empleados puedan empezar a utilizarlo de forma eficaz. Compruebe también si es compatible con su sistema de contabilidad para que pueda importar automáticamente los datos a sus estados financieros cuando llegue el momento de presentar los impuestos cada año.
Las siguientes características son también potentes complementos que debe encontrar en su software: gestión de la contabilidad de activos para el valor de mercado actual de los activos, el seguimiento del inventario de activos, y la auto-programación de las tareas de mantenimiento.
Mejores funciones de seguimiento
Lumiform le ofrece un software de gestión de activos fijos y la posibilidad de crear listas de comprobación sin fisuras y otros formularios digitales para que su flujo de procesos funcione sin errores. Al mantener sus registros y procesos a través de la app, los gestores pueden asegurarse de que todo está al día. Pueden hacer un mejor seguimiento de las mejoras y los puntos débiles, y pueden compartir fácilmente sus conclusiones con sus equipos.
Obtenga fácilmente la opinión de sus clientes a través de la aplicación. Detecte los problemas allí donde surjan.
Formularios digitales personalizados
El flexible creador de formularios de nuestro software de gestión de activos fijos le permite arrastrar y soltar nuevas listas de comprobación personalizadas en cualquier momento y personalizarlas una y otra vez.
Programación y notificaciones
La aplicación/software de Lumiform se asegura de que usted y su equipo se mantengan en el calendario. Todos los empleados reciben notificaciones para las fechas de vencimiento. Los gerentes reciben automáticamente notificaciones cuando las asignaciones están atrasadas y se han producido problemas.
Sigue la gestión de los procesos en tiempo real
Monitoree el desempeño de su equipo de gestión de calidad e identifique oportunidades para mejorar el proceso y la eficiencia de su organización.