Descubra qué es un informe de situación y cómo puede beneficiar a su empresa. Controlará cada avance y podrá agillizar progresos con facilidad.
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El objetivo de todos los informes de situación es mantener a las personas "al tanto" e informadas sobre un trabajo o tarea en curso. Los informes de progreso pueden adoptar numerosas formas, longitudes y niveles de complejidad:
Los informes de situación suelen ir dirigidos a los asociados, jefes de departamento, gerentes, supervisores, clientes o partes interesadas. También pueden adoptar la forma de una actualización para toda la empresa.
El proyecto sobre el que se informa puede ser prácticamente cualquier cosa. Puede ser un proyecto de construcción, renovación o reparación, el diseño de un sistema o cambios/actualizaciones en estudio. Puede tratarse de una investigación sobre un tema técnico o de un estudio sobre un problema de personal o de gestión.
Los informes son vitales para garantizar que todos los implicados estén al día. A menudo, se implementa un informe de situación semanal es una forma excelente de difundir los cambios esenciales y documentar y registrar la historia de un proyecto. En ellos se pueden destacar los recordatorios de objetivos y los hitos del proyecto, estudio o investigación, y son especialmente importantes cuando se realizan proyectos a largo plazo.
Empezar a incorporar los informes de progreso en el flujo de trabajo de una empresa introduce una herramienta de gestión potente y beneficiosa. Agiliza el trabajo y se asegura de que todos los implicados tengan toda la información crucial que necesitan. También mejorarán la eficiencia y ahorrarán dinero, ya que habrá menos contratiempos y casos de mala comunicación.
1. Por qué un informe de situación ayuda a su empresa
2. Las mejores prácticas para su redacción
3. Herramientas digitales para la redacción de informes
Los informes de situación semanales crean un mecanismo de "prevenido-prevenido", ya que se tienen en cuenta los posibles problemas futuros. Constituyen un valioso documento de trabajo para futuras referencias y para aprender de los errores y aciertos del pasado. Una serie de informes exhaustivos puede incluso empezar a funcionar como un recurso para la investigación y la formación.
La generación de formularios periódicos también constituye una valiosa herramienta de gestión. Contribuyen de muchas maneras:
Para sacarles el máximo partido, es esencial seguir un formato coherente. Los informes bien diseñados, realizados mediante plantillas diarias, semanales y mensuales, por ejemplo, deben contener toda la siguiente información:
Recuerde que el objetivo principal de los informes de progreso es transmitir información. Esto significa que deben ser claros, lógicamente estructurados, legibles y lo más concisos posible. Los informes de progreso deben ser "ricos en información" y "pobres en palabrería".
Sé transparente, honesto y directo con los problemas sin miedo a quedar mal. Utiliza siempre datos relevantes para respaldar tus afirmaciones y muéstralos de forma lógica. Si el informe va a ser compartido con un público más amplio que su equipo inmediato, mantenga un tono formal.
Si necesita utilizar términos, abreviaturas y jerga específicos del sector, asegúrese de explicarlos cuando sea necesario. Utilice títulos claros para facilitar la redacción y la lectura. Esto también le ayudará a centrarse en proporcionar la información pertinente en el lugar adecuado.
He aquí algunos consejos adicionales a tener en cuenta para los formularios de informes de progreso:
Recuerde que un informe de situación es una plataforma para abordar los problemas y exponer tanto los problemas como los avances de forma directa pero positiva.
Asegúrese de que todas las partes interesadas tengan fácil acceso al informe de situación. Estructure su almacenamiento de manera que todos los que necesiten acceder a la información, ahora o en el futuro, puedan navegar fácilmente hasta ella.
Comparte tu informe de progreso con prudencia, pero bien. Otros departamentos o partes interesadas externas podrían beneficiarse de compartir su información y conocimientos. Sin embargo, compruebe dos veces qué puede ser información confidencial si el informe va a tener una amplia difusión.
El informe de situación requiere que se capture y se proporcione información importante sobre el estado de las cosas de forma continua. Una plantilla en papel para todos los datos requiere un trabajo adicional para crear y compartir los datos.
Con la aplicación móvil y software de Lumiform, puede capturar fácilmente la información para el informe de estado del proyecto a través de una tableta o un smartphone.
A continuación, se envía la información de forma digital. Esto permite a todos los participantes del proyecto acceder a la información independientemente de su ubicación y responder a ella inmediatamente. Esto minimiza el riesgo de pérdida de calidad, documentación y errores de análisis.
Lumiform le facilita la documentación del progreso del proyecto capturando primero todo con la aplicación móvil y haciendo que el sistema le guíe a través de todos los procesos de documentación.
Una documentación limpia y transparente del progreso del proyecto ayuda a evitar errores y a registrar correctamente el estado del proyecto. Lumiform también ofrece muchas otras ventajas:
