Cómo redactar informes de situación

¿Qué es un informe de situación?

El objetivo de todos los informes de situación es mantener a las personas «al tanto» e informadas sobre un trabajo o tarea en curso. Los informes de progreso pueden adoptar numerosas formas, longitudes y niveles de complejidad:

• Memorandos
• Resúmenes concisos por correo electrónico
• Un resumen del proyecto
• Documentos en PDF
• Cartas comerciales
• Un informe estructurado y completo

Los informes de situación suelen ir dirigidos a los asociados, jefes de departamento, gerentes, supervisores, clientes o partes interesadas. También pueden adoptar la forma de una actualización para toda la empresa.

El proyecto sobre el que se informa puede ser prácticamente cualquier cosa. Puede ser un proyecto de construcción, renovación o reparación, el diseño de un sistema o cambios/actualizaciones en estudio. Puede tratarse de una investigación sobre un tema técnico o de un estudio sobre un problema de personal o de gestión.

Los informes son vitales para garantizar que todos los implicados estén al día. A menudo, se implementa un informe de situación semanal es una forma excelente de difundir los cambios esenciales y documentar y registrar la historia de un proyecto. En ellos se pueden destacar los recordatorios de objetivos y los hitos del proyecto, estudio o investigación, y son especialmente importantes cuando se realizan proyectos a largo plazo.

Empezar a incorporar los informes de progreso en el flujo de trabajo de una empresa introduce una herramienta de gestión potente y beneficiosa. Agiliza el trabajo y se asegura de que todos los implicados tengan toda la información crucial que necesitan. También mejorarán la eficiencia y ahorrarán dinero, ya que habrá menos contratiempos y casos de mala comunicación.

En este artículo se explican los siguientes puntos:

1. Por qué un informe de situación ayuda a su empresa

2. Las mejores prácticas para su redacción

3. Herramientas digitales para la redacción de informes

¿Por qué es tan importante el uso de los informes de situación?

Los informes de situación semanales crean un mecanismo de «prevenido-prevenido», ya que se tienen en cuenta los posibles problemas futuros. Constituyen un valioso documento de trabajo para futuras referencias y para aprender de los errores y aciertos del pasado. Una serie de informes exhaustivos puede incluso empezar a funcionar como un recurso para la investigación y la formación.

La generación de formularios periódicos también constituye una valiosa herramienta de gestión. Contribuyen de muchas maneras:

• Todo el trabajo está sincronizado en la coordinación de un equipo, y ninguna información crítica se pierde. También facilitan la gestión de aspectos prácticos como las reuniones con otras partes interesadas, las vacaciones y las bajas por enfermedad.
• Los informes de situación diarios y semanales que reúnen todos los detalles destacados de un proyecto son muy valiosos como «ventanilla única de información». Cualquiera que necesite una actualización sobre cualquier aspecto del proyecto puede consultarlos. Así se evita que los responsables o los miembros del equipo pierdan el tiempo repitiendo cosas.
• También, son fantásticas herramientas de motivación y evaluación para reconocer los logros del equipo o de los individuos. Dan crédito a quien lo merece, ya que enumeran los avances fácticos libres de prejuicios subjetivos.
• Los informes periódicos ponen de manifiesto los obstáculos y las dificultades que ha encontrado el proyecto. Se trata de una valiosa herramienta de aprendizaje para la planificación futura.

Para sacarles el máximo partido, es esencial seguir un formato coherente. Los informes bien diseñados, realizados mediante plantillas diarias, semanales y mensuales, por ejemplo, deben contener toda la siguiente información:

• Cuánto se ha completado de la carga de trabajo / el estado actual del proyecto
• Cualquier asunto o problema imprevisto que se haya encontrado
• En qué parte del proyecto se está trabajando actualmente
• Qué queda por hacer
• Cualquier posible complejidad o problema previsible que se prevea
• Una evaluación general de la marcha del proyecto
• Cualquier logro, idea o reserva notable que deba señalarse

Buenas prácticas para redactar formularios de informes de progreso

Recuerde que el objetivo principal de los informes de progreso es transmitir información. Esto significa que deben ser claros, lógicamente estructurados, legibles y lo más concisos posible. Los informes de progreso deben ser «ricos en información» y «pobres en palabrería».

Sé transparente, honesto y directo con los problemas sin miedo a quedar mal. Utiliza siempre datos relevantes para respaldar tus afirmaciones y muéstralos de forma lógica. Si el informe va a ser compartido con un público más amplio que su equipo inmediato, mantenga un tono formal.

Si necesita utilizar términos, abreviaturas y jerga específicos del sector, asegúrese de explicarlos cuando sea necesario. Utilice títulos claros para facilitar la redacción y la lectura. Esto también le ayudará a centrarse en proporcionar la información pertinente en el lugar adecuado.

He aquí algunos consejos adicionales a tener en cuenta para los formularios de informes de progreso:

• Utilice el título correcto y un número de referencia estándar.
• Asegúrese de que su informe está fechado de forma clara y relevante. Las fechas de vencimiento, la fecha del informe, las entregas de tareas, las finalizaciones de secciones, los plazos, etc., deben estar claramente indicados.
• Asegúrese de que la información contenida en su es significativa y precisa. Asegúrese de que los calendarios, los plazos y las métricas correspondientes son correctos.
• Los informes de progreso deben dar respuesta a las preguntas, así que trátalos como sesiones de preguntas y respuestas y de APP (progreso, planes y problemas).
• Asegúrate de que tu informe de progreso también toca los objetivos y valores del departamento y de la empresa.
• Respalde sus datos con elementos visuales y gráficos que los aclaren y faciliten su comprensión.

Recuerde que un informe de situación es una plataforma para abordar los problemas y exponer tanto los problemas como los avances de forma directa pero positiva.

Asegúrese de que todas las partes interesadas tengan fácil acceso al informe de situación. Estructure su almacenamiento de manera que todos los que necesiten acceder a la información, ahora o en el futuro, puedan navegar fácilmente hasta ella.

Comparte tu informe de progreso con prudencia, pero bien. Otros departamentos o partes interesadas externas podrían beneficiarse de compartir su información y conocimientos. Sin embargo, compruebe dos veces qué puede ser información confidencial si el informe va a tener una amplia difusión.

Herramientas digitales para la redacción de informes

El informe de situación requiere que se capture y se proporcione información importante sobre el estado de las cosas de forma continua. Una plantilla en papel para todos los datos requiere un trabajo adicional para crear y compartir los datos.

Con la aplicación móvil y software de Lumiform, puede capturar fácilmente la información para el informe de estado del proyecto a través de una tableta o un smartphone.

A continuación, se envía la información de forma digital. Esto permite a todos los participantes del proyecto acceder a la información independientemente de su ubicación y responder a ella inmediatamente. Esto minimiza el riesgo de pérdida de calidad, documentación y errores de análisis.

Lumiform le facilita la documentación del progreso del proyecto capturando primero todo con la aplicación móvil y haciendo que el sistema le guíe a través de todos los procesos de documentación.

Una documentación limpia y transparente del progreso del proyecto ayuda a evitar errores y a registrar correctamente el estado del proyecto. Lumiform también ofrece muchas otras ventajas:

• Puede obtener una visión general de cómo avanza un proyecto en cualquier momento.
• Se ahorra tiempo al simplificar la evaluación de todos los datos a través del panel de análisis e identificar más rápidamente las áreas que necesitan una atención especial.
• Todos los resultados del proyecto se agrupan automáticamente en un informe y pueden enviarse a las partes interesadas.
• Se ahorra tiempo y esfuerzo al almacenar todo en la nube de forma centralizada.
• Mejora continua de la ejecución del proyecto: Los procesos internos pueden optimizarse continuamente gracias al flexible creador de formularios.