¿Cómo realizar una auditoría de cumplimiento eficaz?
No sólo las grandes empresas, sino también las pequeñas y medianas tienen que cumplir con un gran número de leyes, reglamentos y normas a nivel local, nacional e internacional. El objetivo final de tu empresa, independientemente de su tamaño, debe ser precisamente cumplirlas. Por ello, una auditoría de cumplimiento es esencial, ya que garantiza una gestión empresarial conforme a las normas y un buen funcionamiento de tu negocio.
Una auditoría de cumplimiento eficaz significa que tu empresa se adhiere a todas las leyes, reglamentos y normas impuestas para evitar infracciones legales, reclamaciones de responsabilidad y daños a la imagen.
El Sistema de Gestión de Cumplimiento (CMS, Compliance Management System) incluye todos los procesos, estructuras y medidas que tu organización establece para cumplir con la ley y las normas. Para cumplir con toda esta normativa y evitar cualquier sanción económica, las empresas invierten en un software de cumplimiento normativo para controlar sus operaciones diarias mediante auditorías.
Las empresas de los sectores financiero y de seguros, por ejemplo, deben establecer un sistema de gestión del cumplimiento normativo. Cualquier empresa que quiera estar en el lado seguro del cumplimiento debe considerar la implementación de un software de cumplimiento.
Esto es así porque la auditoría de cumplimiento se utiliza para seguir, supervisar y auditar continuamente los procesos empresariales para cumplir con los requisitos normativos, industriales y de seguridad aplicables, las políticas corporativas y las normas de los consumidores. A través de un Software/App específico para ello, se realiza de manera infalible y responsable.
La plataforma digital cubre muchos procesos de negocio y requisitos normativos, incluyendo regulaciones y normas específicas del sector como OSHA, ISO y Sarbanes-Oxley, ética corporativa, uso aceptable y políticas de los socios comerciales.
Beneficios de una Auditoría de Cumplimiento
Toda empresa que quiera estar en el lado seguro del cumplimiento debería pensar en utilizar un software para controlar el Cumplimiento Normativo.
En abril de 2021, la Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó un nuevo conjunto de normas mundiales para los sistemas de gestión del cumplimiento, la ISO 37301. Esta proporciona el marco de cómo debe estructurarse un SGC (Sistema de Gestión de Cumplimiento, CMS en inglés) para cumplir con las normas y reglamentos legales internacionales. También tiene en cuenta los valores sociales y éticos.
La norma ISO 37301 sustituye a la ISO 19600, que sólo ofrecía recomendaciones para un sistema de gestión de contenidos. La nueva norma es una norma de certificación, lo que significa que cualquier auditor acreditado puede certificar un SGC/CMS según la ISO 37301.
Utilizar un sistema certificado como el de Lumiform para realizar auditorías de cumplimiento ofrece a tu empresa los siguientes beneficios:
- Asegura el éxito del negocio
Una auditoría de cumplimiento eficaz permite el seguimiento y la gestión de los riesgos de cumplimiento y permite a tu empresa llevar a cabo un negocio exitoso y sostenible. Esto es debido a su esencial función administrativa y la sensibilización que genera a los empleados. - Minimiza los riesgos de responsabilidad
Las auditorías de cumplimiento protegen a las empresas y a los empleados contra el riesgo de responsabilidad personal en el ámbito civil y penal. Si se puede vincular una infracción a la empresa, es fácil acusar de un fallo organizativo, ya que no se habría producido ningún error con una gestión adecuada. Un sistema de gestión de contenidos puede evitar estas drásticas consecuencias legales. - Crea confianza con los socios comerciales y los clientes
Las empresas que actúan de forma legal son consideradas dignas de creer, lo que a su vez genera confianza. Otras empresas y clientes quieren tener relaciones con empresas que cumplen con las leyes y reglamentos y no atraen la atención negativa. - Afecta positivamente a la adjudicación de contratos
Cada vez más, a la hora de adjudicar contratos o incluir en la lista a los proveedores aprobados, se presta atención a un sistema de gestión del cumplimiento que funcione. A menudo se exigen declaraciones de conformidad a clientes, contratistas y proveedores. Aquellos que aún no pueden presentarlas tienen malas cartas en la competencia. - Reduce los costes de los préstamos
Muchas aseguradoras reducen las primas de las pólizas de seguro que cubren los riesgos de responsabilidad civil en caso de daños de los que es responsable la empresa si se ha implantado un sistema de gestión del cumplimiento normativo. - Optimiza los recursos de la empresa
Con una auditoría de cumplimiento, las actividades de cumplimiento en la empresa pueden agruparse y organizarse apropiadamente. Como resultado, los recursos se utilizan de manera más eficiente, lo que conduce a la mejora de las estructuras organizativas internas y los estándares de calidad. Los recursos se utilizan de manera más eficiente. - Mejora reputación
Una empresa que cumple la ley también puede presentarse ante el público como tal. A través de un sistema de gestión del cumplimiento que funcione, una «marca» puede convertirse en una «marca de confianza». Las empresas que cumplen con la ley pueden ser consideradas como «marcas». - Facilita la visión general
Un programa de auditorías de cumplimiento debe ser dinámico para adaptarse a las necesidades de la empresa. Así, la dirección está informada a tiempo y directamente de los cambios relevantes y hace un seguimiento de todas las dificultades. Así pueden minimizar los riesgos y proteger las inversiones.
¿Qué elementos pertenecen a un sistema de gestión de cumplimiento?
Las empresas e instituciones deben adherirse a las normas y directrices generales simplemente con el fin de certificar su SGC a la norma ISO 37301. Aquí se ofrecen algunas orientaciones para el éxito del cumplimiento por parte de las instituciones públicas, como las recomendaciones del Departamento de Justicia de Estados Unidos (DOJ) y las explicaciones de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos o los principios de la Ley de Soborno del Reino Unido.
En consecuencia, los siguientes elementos no deberían faltar en ningún sistema de gestión del cumplimiento normativo:
- Análisis de riesgos de cumplimiento:
El análisis de riesgos es el primer paso antes de desarrollar e implantar un sistema de cumplimiento para una organización. Es el punto de partida de cualquier programa de cumplimiento. Con su ayuda, se registran y analizan los riesgos para crear un programa de cumplimiento basado en estos resultados, que se adapte exactamente a la empresa. Este análisis de los riesgos de cumplimiento puede repetirse a intervalos regulares para descubrir nuevos riesgos y ajustar las auditorías de cumplimiento en consecuencia. - Programa de cumplimiento:
El programa de cumplimiento aborda todas las herramientas, procesos y procedimientos que la empresa utiliza para garantizar que se adhiere a las normas y leyes. Tiene en cuenta tanto los requisitos externos como las normas y directivas internas. En el programa de cumplimiento también se definen los procesos para tratar las infracciones tanto internas como externas. Sin embargo, para el desarrollo de un programa de cumplimiento, primero deben crearse ciertos fundamentos. Las auditorías de cumplimiento deben ser diseñados y ejecutados de acuerdo con las necesidades de la empresa. - Cultura de cumplimiento y comunicación en la empresa:
La integridad no debe ser sólo palabras vacías escritas en un programa, sino una parte integral de la cultura de la empresa. Desde el directivo hasta el especialista, todos los empleados deben entender por qué el programa de cumplimiento es importante para la empresa. - Directrices de cumplimiento para el comportamiento en el lugar de trabajo:
Las directrices internas proporcionan a los empleados una guía de comportamiento en el lugar de trabajo. Esto también hace que sea transparente para los empleados qué compromisos voluntarios se ha impuesto la empresa. Las políticas pueden variar según el sector, pero las más importantes incluyen el código de conducta, política de privacidad, los requisitos de salud y seguridad en el lugar de trabajo, la regulación de las horas de trabajo, las ausencias y las vacaciones, las políticas de igualdad de oportunidades y el uso de los medios sociales. - Objetivos de cumplimiento:
Los objetivos de cumplimiento deben reflejar claramente el propósito del programa de cumplimiento. Esto contribuye a una comunicación interna y una cultura de cumplimiento abiertas y transparentes. Al mismo tiempo, en el caso de una infracción, ayuda a las autoridades penales a comprobar si el programa de cumplimiento es suficiente y cumple su propósito. - Organización del cumplimiento:
La principal responsabilidad del cumplimiento recae en la dirección. Sin embargo, toda empresa debería instalar un departamento de cumplimiento con un responsable de cumplimiento. Éste debe estar dotado de los recursos necesarios para ocuparse y supervisar el cumplimiento en la empresa. - Socios comerciales de cumplimiento:
Los riesgos de cumplimiento y responsabilidad también podrían surgir para las empresas a través de los socios comerciales. Por lo tanto, también debe haberse llevado a cabo un análisis de riesgos para las relaciones comerciales y, en función de los resultados, deben definirse las directrices de cooperación. - Seguimiento y mejora del cumplimiento:
para garantizar el éxito del programa de cumplimiento, éste debe revisarse y mejorarse periódicamente. Las nuevas directrices nacionales e internacionales o los requisitos internos requieren procesos de revisión adicionales. Por lo tanto, el sistema debe revisarse periódicamente para detectar puntos débiles o riesgos pasados por alto.
¿Por qué es necesario un programa de auditoría de cumplimiento normativo?
Una plataforma digital como la nuestra te ayuda a crear informes y listas sin mucho esfuerzo. Con tu ayuda y la del software, puedes revisar regularmente el trabajo de cumplimiento, realizar análisis de riesgos, mejorar procedimientos y mejorar tu cumplimiento.
Un software de sistema de gestión de cumplimiento también garantiza una documentación completa y a prueba de auditorías de toda la información, directrices y documentos. Esto mantiene el trabajo de cumplimiento de una empresa transparente y rastreable. Esto protege contra las reclamaciones de recurso y ayuda en caso de auditorías por parte de las autoridades.
El uso de un software para realizar auditorías de cumplimiento también facilita las siguientes tareas adicionales:
- Cumplir estrictamente con las tareas de cumplimiento
Con un flujo de trabajo automatizado para completar las tareas de cumplimiento, las acciones se asignan más rápidamente a los empleados adecuados, incluso durante una auditoría en curso. Se puede asignar a la acción un nivel de prioridad y una fecha de vencimiento. El empleado afectado es notificado en tiempo real por correo electrónico. Esto le permite responder a la situación inmediatamente. Los responsables de cumplimiento son notificados inmediatamente cuando la acción se ha completado. - Informar de los problemas de cumplimiento
Con el programa de auditoría de cumplimiento, cualquier persona puede utilizar su teléfono inteligente o tableta para realizar inspecciones in situ e informar de los problemas. Con esta función, los responsables de cumplimiento pueden animar a otros empleados a implicarse más en el programa de cumplimiento de la empresa y a informar de los problemas de cumplimiento mientras todavía se pueden rastrear. - Desarrollar procesos de toma de decisiones
La elaboración de informes más exhaustivos implica la generación de una gran cantidad de datos. El software de gestión de cumplimiento digital ayuda a organizar grandes cantidades de datos y a evaluarlos a través del panel de análisis. Facilita la identificación de lagunas en el programa de cumplimiento y la creación de planes para cubrirlas. Las organizaciones pueden utilizar esta calidad de datos mejorada para tomar decisiones más estratégicas que mejoren el programa de cumplimiento a largo plazo.
Con auditoría de cumplimiento podrás integrar la correcta ejecución normativa en toda su organización. Utiliza nuestro software para gestionar todos los procesos esenciales en un solo lugar.