¿Qué es una auditoría de procesos?
La auditoría de procesos por capas o escalonadas (“Layered Process Audits” -LPA- en inglés) es una técnica utilizada para lograr una mejora continua de calidad de las operaciones y procesos, al tiempo que involucra a todo el personal, de todos los niveles y áreas de una organización.
Un software de auditoría de procesos online es una herramienta esencial, ya que te permite aplicar sistemáticamente normas y políticas de calidad de procesos, fortaleciendo la comunicación y la coordinación de trabajadores, supervisores y gerentes.
Una auditoría de procesos por capas involucra a todas las «capas» o niveles del personal que forma parte de las actividades operacionales, desde el nivel más bajo de responsabilidad hasta la más alta dirección, con el fin de que el aseguramiento de la calidad del proceso se cumpla en todas las etapas y no se pase por alto ningún detalle importante.
Con Lumiform puedes ejecutar la auditoría de procesos sistemáticamente y estar seguro de que todo el personal está involucrado con el compromiso de calidad gracias a la auditoría de gestión. El software y app de auditoría de procesos permite que todo el personal esté en constante comunicación y coordinación durante toda la auditoría utilizando su smartphone u ordenador, sin importar si existe o no conexión a internet.
También permite recoger datos de manera segura, identificar incidentes de manera oportuna y asignar la ejecución de las acciones correctivas necesarias con la auditoría de administración. De esta forma, la auditoría es más fácil de ejecutar y tu proceso de mejora continua queda garantizado.
Ventajas de utilizar Auditorías de Procesos Online en tu empresa
El uso de la tecnología es una necesidad gradual para las empresas por su aporte al crecimiento del negocio y la mejora de procedimientos. Los beneficios de usar el software y app de Lumiform para realizar actividades de control son muchísimos, pero destacamos los siguientes:
- Mejora la comunicación empresarial sustancialmente. Toda información puede ser fácilmente compartida y documentada, por lo que puedes comunicarte y coordinar con tu equipo de trabajo más rápidamente.
- Los controles se implementan aproximadamente un 30%-50% más rápido. La app Lumiform te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados realizados en papel o en Excel. Todo ello gracias a tecnología de vanguardia aplicada en la auditoría de gestión.
- Con Lumiform resuelve los incidentes hasta 4 veces más rápido que antes: Mediante auditorías de administración, te permite implementar soluciones a tiempo gracias a la forma inmediata con la que puedes comunicarte con tu equipo de trabajo y las evitar riesgos.
- Brinda una visión general de todo lo que está sucediendo en diferentes procesos, en distintas localizaciones y momentos: Genera datos en tiempo real y de manera segura sobre tus procesos y haz el debido seguimiento mientras estás al tanto de sus estados.
- Aumenta la eficiencia de tus procesos internos: Genera informes automáticamente luego del control, simplificando y agilizando el proceso de procesamiento de datos. Además, la herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar y personalizar tus listas de control con tan solo un par de clics.
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Cómo el software de Lumiform mejora tus auditorías e inspecciones empresariales
Las auditorías de procesos dependen de la coordinación y comunicación efectiva de todo el personal de una organización. Por ello, se recomienda tener un control centralizado en donde se pueda acceder a datos actualizados de checklist de control, frecuencia de las verificaciones, lista de individuos responsables, horarios, incidentes laborales, entre otros.
Sincronización más sencilla que nunca
La función de sincronización automática de Lumiform mantiene tu organización al día. Cuando se actualiza una plantilla o checklist digital, todos los usuarios responsables ven los cambios inmediatamente, asegurándose de que todos están usando la última versión. Además, las auditorías de programación en la aplicación acortan el tiempo entre la planificación y la ejecución. Las actividades completadas y pendientes, así como las medidas correctivas realizadas y por realizarse, se muestran y son fácilmente accesibles para evitar la duplicación de esfuerzos.
Una plataforma de auditoría versátil y fácil de usar
Descarga las plantillas o checklist de auditoría de procesos listas para usar y realizadas por expertos, para que puedes utilizarlas inmediatamente. También puedes personalizarlas fácilmente con el método de arrastrar y soltar del software de Lumiform. Personaliza las respuestas de la auditoría para que puedas capturar los datos que necesitas. Usa respuestas de sí o no, preguntas de opción múltiple o las instrucciones que estimes pertinentes. Puedes añadir fotos a cada informe de control para que sirvan de referencia y la comunicación sea más efectiva. Ingresa los criterios de verificación o evaluación según lo desees.
Mejora la coordinación del personal
Lumiform te ayuda a controlar las responsabilidades del personal, sin importar el tamaño del equipo. El sello de tiempo y el temporizador incorporados en cada auditoría online permiten a los supervisores revisar si estas se han completado a tiempo o no. La aplicación web también facilita el seguimiento de las auditorías y las medidas correctivas que se han asignado a cada persona.
Visibilidad en tiempo real, disponible en cualquier lugar
Puedes acceder a tus datos a través de la analítica web de Lumiform. Filtra tus datos por ubicación, tiempo, departamento, empleados, o tipo de checklist o plantillas para encontrar la información que necesitas cuando la necesitas. Utiliza el software de auditoría para convertir los datos de tu LPA en informes que te permitan verificar qué es lo que va bien en tu negocio y qué áreas necesitan mejorar. Envía y recibe informes automáticamente al final de la auditoría para mantener a los gerentes al día.
Almacenamiento, administración y seguridad de datos ilimitados
Además del fácil acceso a los datos de la auditoría desde un dispositivo móvil, Lumiform puede ayudarte a ahorrar dinero y espacio en tu organización, gracias a su almacenamiento ilimitado en la nube. ¡No más voluminosas carpetas de archivos en tus estantes, con datos desactualizados! Una auditoría de procesos bien ejecutada mantendrá tu negocio funcionando a su máxima capacidad.
¿Qué incluye un Software de Auditoría de Procesos Online?
Formularios personalizados
Convierte cualquier lista de control hecha en papel en una checklist digital con tan solo un par de clics usando la herramienta para crear formularios de Lumiform. Estos formularios son absolutamente personalizables para cualquier auditoría que quieras realizar. Tus inspecciones empresariales analizarán todos los datos al pie de la letra, pudiendo adaptarse a cada situación en cualquier momento..
Inspecciones empresariales e informes automáticos.
Realiza inspecciones y auditorías desde cualquier lugar y en cualquier momento con la app Lumiform. Los datos de cada inspección se recogen en los informes automáticos para que puedas entender cómo resolver los problemas más rápidamente.
Perspectiva y análisis para optimizar los procesos
Pasa de los datos a la acción en un solo paso con la función de análisis del Lumiform. Descubre dónde se pueden hacer mejoras en un vistazo con auditorías de procesos por capas, auditorías de gestión y auditorías administrativas. Obtendrás análisis de relevancia que mejorarán tu empresa con su conocimiento.
Integración con otras plataformas
Conecta Lumiform con sistemas de software empresarial como Tableau, Sharepoint y más. Realiza una gestión y administración excepcionales de todas las herramientas que se utilizan en tu organización. No dejes que ningún detalle se te escape en tu auditoría empresarial.
Flujos de trabajo automatizados
Mejora tus procesos en cada inspección y automatiza los flujos de trabajo con la herramienta digital de Lumiform. Automatiza tus procedimientos y sistemas con una tecnología adaptada a tus necesidades.
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