¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos es un término utilizado en el sector financiero para describir la gestión, el desarrollo, el uso y el mantenimiento adecuados de los activos de forma eficiente y rentable, sobre todo con el objetivo de aumentar el valor.
Esta es realizada profesionalmente por empresas u organizaciones que mantienen activos en nombre de otras organizaciones, empresas o incluso particulares. Los activos como la maquinaria, los bienes, el dinero, las inversiones y los edificios, por mencionar algunos, son pertenencias que tienen beneficios económicos y/o futuros. Además, es crucial para el registro de activos depreciables, cuyo valor disminuye con el tiempo.
Como individuo, puedes planificar sin esfuerzo la inversión inteligente de tus activos y aumentar el valor de toda tu cartera de activos utilizando una plantilla de plan de gestión de activos. Esta plantilla de gestión te guiará a la hora de priorizar tus activos cuidadosamente y tomar la decisión más inteligente cuando intentes venderlos o desarrollarlos. Los gestores de activos pueden recibir diferentes nombres según la naturaleza del activo que gestionan y su nivel de servicio.
También es popular en los sectores de las infraestructuras públicas y las empresas. El mantenimiento y desarrollo de infraestructuras que se definen por su prolongada longitud, como carreteras, puentes, vías férreas, líneas eléctricas y tuberías, se conoce como gestión lineal de activos.
La gestión de activos lineales es una tarea esencial supervisada por el gobierno y las agencias federales. Dentro de las organizaciones, es esencial para optimizar el coste global, la sostenibilidad, la eficiencia, el rendimiento y el riesgo. La importancia de la gestión de activos se acentúa aún más con el establecimiento de los requisitos de gestión, ISO 55000, por parte de una organización de normalización como ISO TC 25.
La ISO 55000 presenta principios, requisitos y procedimientos para mantener un buen sistema de gestión de activos. Además, orienta a los gestores de activos, particulares, instituciones y establecimientos sobre cómo hacer un seguimiento de cada activo y determinar cuál podría dar un rendimiento óptimo cuando se emplee.
¿Cuál es la importancia de una gestión adecuada de los activos?
Respecto a los activos, hay razones más que suficientes para mantenerlos a salvo y, sobre todo, para acumularlos en el tiempo. Aunque la responsabilidad más aparente, la seguridad, también es importante, también es importante prestar mucha atención al valor de cada activo, hacer un seguimiento de ellos y desarrollarlos para mantener su valor económico y su utilidad.
Con ambos, activos tangibles e intangibles, es importante que exista una gestión adecuada para garantizar la optimización y el alto valor de retorno de las inversiones. He aquí algunas claves de la importancia de una gestión eficaz de los activos:
- Responsabilidad constante: Toda organización de gestión de activos necesita llevar un control de todos los activos en custodia para garantizar la claridad y la precisión del inventario. Uno de los principales objetivos de la gestión de activos en empresas y establecimientos es crear un flujo de datos constante mediante un seguimiento consistente, mejorando así la responsabilidad. Como gestor de activos o gestor de inversiones, dispondrás de conocimientos suficientes sobre cada activo para hacer las mejores consideraciones a corto y largo plazo para satisfacer la necesidad del activo, desde el punto de adquisición hasta la fase final de eliminación.
- Gestión precisa del inventario: En el inventario de activos, a menudo se dan casos en los que se encuentran activos que han sido robados, vendidos, perdidos o dañados cuando se supone que han sido eliminados de la lista. Un sistema de gestión de activos adecuado te permite hacer un seguimiento de tu inventario, asegurándote de que son precisos, se contabilizan y están actualizados, borrando esas cuentas y activos fantasmas.
- Flujo de caja predecible y sostenible: Una gestión adecuada de los activos puede ser muy beneficiosa para decidir la mejor manera de mantener un alto nivel de incremento de valor. La mayoría de las empresas que se encargan de almacenar y mantener los activos pueden dedicarse a una gestión de activos adecuada para conocer los productos, bienes y propiedades con una alta probabilidad de retorno cuando se invierten. Si se mantiene un intercambio de ideas y una gestión adecuada, se pueden predecir las oportunidades de beneficio, manteniendo así el flujo constante de ingresos.
- Ahorro de tiempo y recursos: La gestión adecuada de los activos crea tiempo libre y ahorra recursos como dinero, bienes, maquinaria, etc. Esto se debe a que ayuda a evaluar cómo puedes optimizar la utilización de los factores humanos, el coste y el tiempo que dedicas a desarrollar y mantener el valor de cada activo. Gracias a las mejoras en la programación y la planificación, el coste de capital se reduce drásticamente, con lo que se ahorra dinero. Además, el sistema de gestión de activos cuenta con un plan de gestión de riesgos que crea planes estratégicos contra los robos y las pérdidas.
- Mejor gestión de riesgos: Como se ha destacado anteriormente, los sistemas de gestión de activos incluyen la planificación de un sistema de gestión de riesgos para reducir el número de pérdidas inesperadas y puntos de dolor. La gestión de activos creará un sistema seguro en el que se eviten los riesgos legales y los intentos de robo mediante la implantación de sistemas de seguridad cuando sea necesario. Una empresa de gestión de activos siempre estará preparada para mitigar los riesgos inminentes e inesperados.
- Cumplimiento gubernamental mejorado: Los organismos gubernamentales suelen pedir a todas las organizaciones y empresas de gestión de activos que presenten un informe detallado y preciso sobre cómo han adquirido sus activos, cómo piensan utilizarlos y cómo van a deshacerse de ellos. Para poder proporcionar informes exactos y precisos sobre su base de datos de activos, los gestores de activos y los gestores de carteras deben practicar una gestión adecuada de los activos.
Cómo desarrollar un plan de gestión de activos
La gestión de activos puede utilizarse en casi cualquier empresa que se ocupe de los activos, desde las pequeñas hasta las grandes organizaciones. La clave para implantar un sistema de gestión de activos que resulte eficaz a lo largo del tiempo es seguir un proceso estratégico que te ayude a racionalizar tus actividades. Sigue estos pasos para desarrollar un plan de gestión de activos adecuado:
Realiza un inventario de activos
Una de las principales actividades de un sistema adecuado de gestión de activos es registrar y completar un informe de inventario de activos. Esto significa tener un registro exacto, informativo y detallado de los activos en custodia. Puedes hacerlo enumerando todos tus bienes y clasificándolos según su ubicación, descripción y valoración. Si una empresa de gestión de activos no conoce el número exacto de activos bajo su custodia, será imposible gestionarlos con eficacia.
Listarlos y anotarlos no será suficiente para completar la tarea; también hay que inspeccionarlos físicamente y registrar su estado. Por ejemplo, un bien que haya sufrido daños leves debe indicarse en la lista del inventario. Esto podría provocar una disminución del valor de ese activo en particular. A continuación se presentan algunas preguntas básicas que te ayudarán a completar un inventario de activos:
- ¿Cuántos bienes tienes?
- ¿Dónde están los activos?
- ¿Cuál es el valor total de cada activo?
- ¿Cuándo se adquirieron los activos?
- ¿Cuál es la vida útil de cada activo?
Estimar los costes del ciclo de vida
Al adquirir y readquirir nuevos activos, las empresas o gestores de activos deben estimar el coste del ciclo de vida de cada activo. El coste del ciclo de vida se refiere al número constante de recursos necesarios para mantener un activo. Aparte de lo que cuesta adquirir un activo inicialmente, habrá costes adicionales para ayudar a un sistema eficaz de gestión de activos, como las tasas de mantenimiento, la funcionalidad, el examen de la productividad, etc. Por lo tanto, para que tu sistema de gestión de activos sea más preciso y eficaz, clasifica todos los activos que tengas en tu inventario, y haz una estimación del coste total que exige mantener el activo en funcionamiento hasta que llegue el momento de su eliminación.
Ten en cuenta que también hay que registrar el coste de eliminación. Aunque las cifras pueden cambiar y tu expectativa de coste puede diferir de lo que ocurrirá, hacer esto te prepara física y mentalmente para cualquier desviación futura.
Determina el nivel de servicio de los activos
Después de averiguar el recuento total de todos tus activos y calcular su ciclo de vida, el siguiente paso es determinar el nivel de servicio de cada activo. Esto significa que analizarás y aclararás la calidad general, el nivel de rendimiento, la capacidad y la función de cada activo bajo tu custodia. Esto te permitirá determinar con precisión los costes y factores necesarios para mantener cada activo mantenimiento, funcionamiento y desarrollo.
Hacer esto también te orientará sobre la cantidad de recursos humanos y materiales que necesitarás, además de informarte sobre qué activos deben priorizarse para su rápido desarrollo y con qué activos puedes relajarte. Para los gestores de activos e inversiones, determinar el nivel de servicio de un activo les ayuda a informar de un análisis de los estados financieros y de la estrategia de gestión de la cartera.
Crear un plan financiero a largo plazo
Después de realizar las tareas anteriores, debes empezar a crear un plan financiero a largo plazo acorde con las necesidades y expectativas de los activos que tienes en cartera. Tener un buen plan financiero para tus activos significará la realización de un plan de gestión de activos. Con un buen plan financiero en stock, la posibilidad de alcanzar un rendimiento declarado será inminente.
Diferentes tipos de sistemas de gestión de activos
Comprender los diferentes sistemas y planes de gestión de activos te dará una idea del tipo de sistema de gestión de activos que necesita tu empresa u organización. Existen diferentes tipos de gestión de activos en función de su funcionamiento y de la clase de activos que tratan. Los tipos de gestión de activos incluyen:
Gestión de activos digitales
Este tipo de gestión de activos se ocupa de los contenidos de los medios digitales de una organización o empresa. La Gestión de Activos Digitales o DAM es un sistema de gestión de activos que garantiza que todo el contenido de los medios digitales, como el audio, el vídeo, los sitios web y las imágenes, se controle con la suficiente seguridad y transparencia. Cuando un sistema de activos digitales prospera, permite la rendición de cuentas, la eficiencia de los datos, la distribución instantánea de datos, la búsqueda y el seguimiento rápidos de los activos digitales y la reutilización de los activos.
Además, un sistema DAM de éxito permite a las organizaciones registrar cuándo se accede a los activos digitales, qué tipo de datos y por quién. Un sistema DAM eficaz puede ayudar a los gestores de activos a elaborar estrategias de marketing e inversión.
Gestión de activos fijos
La Gestión de Activos Fijos es un sistema permanente para toda organización empresarial, empresa o establecimiento. Los activos fijos son los tipos de activos que no se pueden mover, pero sobre todo son activos que una organización utiliza para generar ingresos, lo que los convierte en una parte integral de los activos de la empresa que necesitan ser gestionados. Ejemplos de ello son la maquinaria instalada y los aparatos in situ. En la mayoría de las organizaciones también se denominan PP & E (property, plant, and equipment).
Los activos fijos son un elemento importante y útil que una organización necesita para aumentar sus ingresos netos y su productividad a lo largo del tiempo. Por tanto, deben ser objeto de un seguimiento constante para garantizar su eficacia y maximizar su valor a lo largo del tiempo. Para gestionar y mantener su eficacia de forma adecuada, se pueden realizar actividades como el mantenimiento preventivo, el análisis de la productividad, las pruebas de temperatura y otras similares.
Gestión de activos informáticos
Se trata de los componentes de hardware y software que controlan el proceso de información y mejora de la red. Los componentes de hardware, como los ordenadores, las impresoras, los discos duros, los routers y otros equipos informáticos, se gestionan adecuadamente para proporcionar suficiente seguridad y velocidad de procesamiento. Los programas de software, como SaaS, las infraestructuras de red y las licencias, también se controlan y actualizan de vez en cuando.
La gestión adecuada de los activos de información y tecnología (TI) garantiza un procesamiento fiable y coherente de datos precisos y en tiempo real. Esto también permite reforzar los sistemas de seguridad y crear una base tecnológica para el futuro.
Gestión de activos financieros
Los activos financieros implican el seguimiento de los activos intangibles, como las inversiones monetarias, las cuentas de corretaje, las propiedades inmobiliarias, etc. El objetivo principal de la Gestión de Activos Financieros es obtener y maximizar los beneficios aceptando una tasa de riesgo considerable. Los gestores de activos financieros o gestores de inversiones suelen llevar la cuenta de los impuestos, los tipos de interés del mercado y de las materias primas, y los pasivos financieros como los intereses, las deudas y similares.
Gestión de activos de infraestructuras
Las infraestructuras se refieren a las construcciones físicas que contribuyen a la habitabilidad de las zonas residenciales y comerciales, como carreteras, autopistas, edificios, obras civiles, eléctricas, sistemas de acceso al agua, etc. La gestión adecuada de estos componentes garantiza que sigan siendo funcionales a lo largo del tiempo. La mayoría de las organizaciones que realizan actividades de gestión, como la construcción, el diseño, el modelado y el mantenimiento, se fusionan con las organizaciones gubernamentales para actuar con eficacia y eficiencia.
