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¿Qué es KPI? Guía de análisis y métricas de progreso

Los KPI tienen mucho que ver con la optimización de tu negocio, y en esta guía aprenderás exactamente cómo puedes utilizarlos. Cuantifica los éxitos y el progreso de tu empresa con las métricas de tus KPI y, así, tomar decisiones lógicas para tu empresa.

¿Qué es un KPI?

KPI significa simplemente indicador clave de rendimiento (“key performance indicator”, en inglés); es una buena medida de rendimiento para un objetivo. En términos más sencillos, los KPI pueden describirse como una vara de medir para evaluar el éxito de una persona, tarea o empresa. Según Investopedia, los KPI también se denominan indicadores clave de éxito (KSI), y varían de una empresa a otra. Si estás pensando, ¿qué es un KPI en las empresas? Es simplemente un medio de seguimiento del crecimiento para asegurar el éxito del negocio.

Un ejemplo clásico es que si una empresa de ropa necesita evaluar su amplia base de clientes, podría comprobar sus ingresos al final del año (como su KPI) en comparación con los ingresos del año anterior. Esto les muestra cuánta más gente se interesó e hizo una compra. Los equipos suelen utilizar los indicadores clave de rendimiento para fijarse objetivos de alto nivel que están limitados en el tiempo. Esto te ayuda a establecer un objetivo que debe alcanzarse en un periodo de tiempo determinado. Los KPI te ayudan a medir el progreso para que puedas establecer objetivos estratégicos y realizarlos. No hay empresa o negocio que no necesite tener objetivos KPI.

Los KPI se centran en los factores a los que más debes dar seguimiento para catalizar la actualización de los objetivos de la empresa. Un excelente ejemplo de indicador clave de rendimiento es el número de clientes a los que hay que dirigirse durante el mes. Los KPI garantizan que veas el objetivo y que tomes medidas para alcanzarlo. Especialmente para los equipos de marketing, es crucial tener KPI y objetivos para cada campaña de marketing. Esto es así para que al final de cada campaña de marketing puedas determinar si se ha alcanzado el objetivo de la campaña. Las métricas de los KPI son la medición cuantitativa del rendimiento de tus ideas de negocio, metas y objetivos.

Puedes establecer tus métricas para asegurar el avance de la empresa, la diligencia de los empleados o la satisfacción de los clientes. Los informes de los KPI te ofrecen una visión clara de la situación de tu empresa. Puedes utilizar los KPI para analizar la tasa de crecimiento de tu empresa o negocio. Con tus indicadores clave de rendimiento, puedes ver qué prácticas están funcionando mejor para tu empresa y cuáles no lo están haciendo bien, para que puedas ajustarte y hacerlo mejor. Esto te permite darte cuenta de qué empleado está aportando valor a la empresa y cuál no. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de la contribución de los trabajadores a la empresa.

En este artículo, arrojaremos más luz sobre lo siguiente;

1. Significado de los KPI (métricas de los KPI como referencia en el trabajo)

2. Los 5 tipos principales de KPI

3. Ejemplos de KPI aplicados en la empresa

3.1 ¿Qué es un KPI en Negocios?

3.2 ¿Qué es un KPI en Calidad?

3.3 ¿Qué es un KPI en Mantenimiento?

3.4 ¿Qué es un KPI en Recursos Humanos?

3.5 ¿Qué es un KPI en Producción?

4. Ejemplos de KPI para empleados

5. Cómo establecer objetivos prácticos de KPIs

Los empleados discuten en una mesa las cifras de rendimiento obtenidas con numerosos ordenadores

Más allá del significado de KPI

KPI son las siglas de los indicadores clave de rendimiento, que son valiosos baremos de la eficacia con la que se alcanzan los objetivos de una empresa. Muchas empresas utilizan los KPI para evaluar el éxito de los objetivos a largo y corto plazo. Los KPI de alto nivel se establecen para determinar el crecimiento global de la empresa, mientras que los KPI de bajo nivel miden cómo lo está haciendo cada equipo y proceso. Esto significa que en una empresa, los equipos de marketing, recursos humanos, atención al cliente y otros tendrán cada uno su propio KPI. Esto se debe a que no hay dos equipos que tengan los mismos procesos, por lo que la escala de medición de su eficacia y experiencia variará.

Los KPI como referencia en el trabajo

Los KPI son una idea excelente para toda empresa, ya que comunican lo que estás haciendo bien y lo que no. Muchos propietarios de empresas no saben lo reveladoras y cruciales que son las métricas KPI en el lugar de trabajo. Como director, si necesitas saber qué equipo está trabajando más (para que la empresa se acerque a su objetivo) y qué equipo no lo está haciendo tan bien, puedes establecer métricas de KPI para cada equipo en función de sus procesos. De este modo, sabrás qué equipo merece elogios y qué equipo necesita más formación.

Por ejemplo, en una empresa de atención al cliente, la métrica KPI para el equipo de recepción puede ser el número de reclamaciones que resuelven a final de mes. Para el equipo de salida, su métrica KPI podría ser el número de ventas que han podido cerrar a final de mes. Aunque se trata de dos equipos de la misma empresa, sus descripciones de trabajo son diferentes, por lo que sus métricas de KPI serían diferentes.

Esto se debe a que no se puede utilizar la misma métrica de KPI para los equipos de entrada y salida. El equipo de salida hace llamadas para cerrar ventas, mientras que el equipo de entrada recibe llamadas para resolver las quejas de los clientes. El KPI revela entonces qué equipo está acercando a la empresa a su objetivo general. O bien el equipo de entrada garantiza la satisfacción del cliente, lo que fomenta su retención, o bien el equipo de salida hace un seguimiento de los clientes y realiza más pedidos para los clientes, con lo que se produce una nueva afluencia de clientes.

Aunque los KPI no siempre son tan sencillos como se explican, ésta es sólo una simple analogía de lo importantes que son, de lo reveladores que son para el progreso de la empresa y de cómo diferirían para cada equipo. Son el método ideal para calibrar lo bien que va tu lugar de trabajo y si hay que mejorar algo. Los KPI te proporcionan información clara y relevante con la que quieres trabajar para establecer objetivos para el próximo mes o año.

Para establecer KPI procesables y fiables, debes tener un panel de control de KPI. Para establecer tu cuadro de mando de KPI, debes conocer los objetivos de tu empresa y los pasos para alcanzarlos. Esta información se utiliza para crear un cuadro de mando de KPI. La esencia de esta herramienta es crear métricas de KPI a las que todos los usuarios del equipo puedan acceder fácilmente. Con un cuadro de mando de KPI, puedes crear un informe de KPI. Los datos están ahí para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ellos y trabajar en ellos. Es más fácil estar al tanto de todos los datos y analizarlos fácilmente con un cuadro de mando de KPI.

¿Cuáles son los tipos de indicadores KPI?

Los KPIs varían de un negocio a otro y de una empresa a otra, pero estos 5 son únicos para cada organización. Los 5 KPI generales son;

  • Crecimiento de los ingresos: Es la cantidad de dinero que gana tu empresa a lo largo del tiempo en comparación con un periodo anterior estipulado. Es decir, llega a la cantidad de dinero que has ganado este año en comparación con lo que ganaste el año pasado.
  • Ingresos por cliente: La cantidad de dinero que ha generado cada cliente rico en el negocio o empresa. Se calcula por el total de clientes/total de ingresos.
  • Margen de beneficio: El margen de beneficio es la cantidad de dinero que gana tu empresa. Es la diferencia entre el coste de funcionamiento de tu empresa/negocio y el total de ingresos obtenidos.
  • Tasa de retención de clientes: Es el porcentaje de clientes que siguen en tu empresa después de un tiempo. Puedes utilizar esta información para saber qué grupo demográfico de personas se queda en tu empresa y por qué se queda en ella.
  • Satisfacción del cliente: La satisfacción del cliente indica el grado de satisfacción de los clientes con tu servicio, productos o experiencia general con tu empresa. Puedes aprender sobre los diferentes tipos de satisfacción de los clientes para entender mejor cómo mejorar los productos y servicios de la empresa.

Los datos recogidos de los 5 tipos de indicadores pueden utilizarse con fines analíticos para mejorar cualquier organización. Un buen KPI revela información útil que puede utilizarse para obtener información sobre el progreso de un objetivo final. Se hará un seguimiento y una revisión de la eficiencia, la calidad, la puntualidad y el rendimiento de tus procesos. Utilizando una variedad de métricas, puedes usar este tipo de KPI para garantizar que tu dirección tome decisiones bien informadas. Entender exactamente cómo utilizar los KPI puede garantizar el éxito a largo plazo de tu empresa.

Ejemplos de KPI aplicados en la empresa

– ¿Qué es un KPI en los negocios?

Muchos empresarios no saben lo poderosos y útiles que son los KPI, así que estamos aquí para desvelar el misterio que hay detrás de los indicadores de rendimiento cruciales. Cuando quieras controlar el crecimiento de tu negocio o el rendimiento de cada producto, puedes recurrir a los KPI. Estos KPI se centran en un resultado específico que quieres para tu negocio. Un gran ejemplo es si quieres aumentar los ingresos y necesitas implementar un KPI de crecimiento de las ventas. Para ello, tienes que poner en marcha algunas cosas y trazar algunos hechos, que son;

  • ¿Cuál es exactamente tu objetivo? Incrementar los ingresos en un 40%.
  • ¿Por qué has fijado este objetivo? Para que tu negocio sea más rentable
  • ¿Cómo sabrás que finalmente aumentas los ingresos en un 40%? El incremento del importe en la cuenta de la empresa
  • ¿Qué pasos tienes que dar para conseguir tu objetivo? Ampliando tu base de clientes y asegurando la retención de los mismos.
  • ¿Cómo saber si se ha alcanzado el objetivo? Los ingresos habrán aumentado en dólares un 40%.
  • ¿Cada cuánto tiempo realizas una evaluación del objetivo? Mensualmente

Es crucial establecer KPIs que sean únicos para tu negocio, basados en la información de tu empresa. Tus KPI deben estar vinculados a los objetivos estratégicos de tu negocio. El 95% de los principales profesionales del marketing están de acuerdo en que «para que sean realmente importantes, los KPI de análisis de marketing deben estar vinculados a objetivos empresariales más amplios». Los indicadores clave de rendimiento son algo más que números. Son una indicación de lo cerca que estás de tu objetivo.

Los KPI son una prueba de eficiencia, que puede comunicarse a las partes interesadas y a los empleados. Esto les ayudará a entender en qué punto se encuentra la empresa y tu visión de la misma. Los informes de KPI son un medio de comunicación ya que comunican el estado de tu empresa.

– ¿Qué es un KPI en Marketing?

Los KPI de marketing son las escalas de valor que un equipo de marketing se propone alcanzar. Estos KPI son importantes porque pueden afectar a toda la empresa o negocio. Los KPI de marketing pueden ayudar a aumentar los beneficios o a garantizar un mejor tráfico en el sitio web de la empresa. Las campañas de marketing no tienen sentido si no tienen un objetivo que alcanzar. Si quieres empezar a comercializar más tus productos, debes tener un objetivo de marketing. O bien quieres más interés de los clientes, más dominio para convertirte en un nombre conocido, o más seguimiento en las redes sociales.

Por eso debes establecer KPI de marketing para evaluar cómo va la campaña de marketing y si es eficaz. Existen diferentes métricas de marketing, algunas de las cuales son:


  1. Los clientes cualificados de marketing (MQL)
  2. Los clientes potenciales calificados para la venta (SQL)
  3. Tasa de conversión
  4. Conciencia de marca
  5. Tasa de compromiso
  6. Coste por cliente potencial
  7. Retorno de la inversión en marketing
  8. Valor de vida del cliente (CLV)
  9. Coste de Adquisición de Clientes (CAC)
  10. Retención de clientes

En 2023, muchas estrategias de marketing son ahora digitales; como tal, debes tomar nota de los ejemplos de KPI de marketing digital que puedes utilizar para medir lo bien que va tu estrategia de marketing.

  • Se puede utilizar una puntuación media de clientes potenciales para conocer lo bueno que es tu marketing por la calidad de tus clientes potenciales.
  • La tasa de rebote es un KPI que indica cuántos clientes potenciales visitaron el sitio web sin dirigirse a otros sitios.
  • La descarga de contenido es el número de personas que han descargado tu contenido.
  • Coste por acción (CPA) es la cantidad de dinero que se gasta en las conversiones.
  • El coste por cliente potencial es la rentabilidad de una campaña de marketing.
  • El Coste de Adquisición de Clientes (CAC) es la cantidad que cuesta ganar y retener a un cliente.
  • El Desgaste de Clientes pone a la vista cuántos clientes se pierden a lo largo del tiempo.
  • La cuota de clientes por categoría es el número de clientes con el mismo grupo demográfico.

– ¿Que es un KPI en Calidad?

En el ámbito de la calidad, los KPI (Key Performance Indicators) son indicadores clave de desempeño que miden el rendimiento de un proceso o sistema de calidad en una organización. Estos indicadores proporcionan información valiosa sobre la eficacia y eficiencia de los procesos y permiten identificar áreas que requieren mejoras.

Los KPI en calidad son herramientas fundamentales para medir el desempeño de un sistema de gestión de calidad. Estos indicadores permiten medir la calidad de los productos o servicios que ofrece una empresa, y ayudan a garantizar que se cumplan los estándares de calidad establecidos.

Algunos ejemplos comunes de KPI en calidad son la tasa de defectos, el tiempo promedio de reparación, el porcentaje de entregas a tiempo, la satisfacción del cliente, entre otros. Estos indicadores pueden ser monitoreados y medidos regularmente para identificar oportunidades de mejora y tomar acciones correctivas.

Un buen ejemplo de KPI en Calidad sería el índice de defectos en la producción. Para implementar este KPI, es necesario definir algunos aspectos importantes:

  • ¿Cuál es el objetivo exacto? Reducir el índice de defectos en la producción en un 20%.
  • ¿Por qué se ha fijado este objetivo? Para mejorar la calidad del producto y reducir los costos de producción.
  • ¿Cómo se sabrá si se ha alcanzado el objetivo? Al reducir el índice de defectos en un 20% y verificar que se han mejorado los procesos de producción.
  • ¿Qué pasos se deben seguir para alcanzar el objetivo? Realizar una evaluación del proceso de producción, identificar los problemas, implementar mejoras y medir el impacto de dichas mejoras.
  • ¿Con qué frecuencia se realizará la evaluación del objetivo? Se realizará mensualmente para asegurar la continuidad de las mejoras.

– ¿Qué es un KPI en Mantenimiento?:

Los KPI en mantenimiento son una prueba de eficiencia que se puede comunicar a las partes interesadas y a los técnicos de mantenimiento. Esto les ayudará a entender en qué punto se encuentra el rendimiento de los activos y tu visión del mantenimiento. Los informes de KPI en mantenimiento son un medio de comunicación ya que comunican el estado del mantenimiento y su impacto en la empresa.

Cuando quieras controlar el rendimiento de tus activos y equipos, puedes recurrir a los KPI. Estos KPI se centran en un resultado específico que quieres para tu mantenimiento. Por ejemplo, si quieres reducir el tiempo de inactividad y necesitas implementar un KPI de tiempo medio entre fallas (MTBF), tienes que poner en marcha algunas cosas y trazar algunos hechos, que son:

  • ¿Cuál es exactamente tu objetivo? Aumentar el tiempo medio entre fallas de tu equipo en un 50%.
  • ¿Por qué has fijado este objetivo? Para mejorar la eficiencia del mantenimiento y reducir el tiempo de inactividad.
  • ¿Cómo sabrás que finalmente has aumentado el MTBF en un 50%? Analizando el tiempo de actividad del equipo y comparando con el tiempo de inactividad.
  • ¿Qué pasos tienes que dar para conseguir tu objetivo? Realizar mantenimientos preventivos más frecuentes, mejorar la calidad de las reparaciones, y monitorear regularmente el rendimiento del equipo.
  • ¿Cómo saber si se ha alcanzado el objetivo? El MTBF habrá aumentado en un 50%.
  • ¿Cada cuánto tiempo realizas una evaluación del objetivo? Mensualmente.

– ¿Qué es un KPI en Recursos Humanos?

Los KPI en Recursos Humanos son indicadores que miden el rendimiento y la eficacia de los procesos de recursos humanos en una organización. Estos indicadores clave de rendimiento están diseñados para medir el impacto de las actividades de RRHH en el negocio, y son una forma efectiva de controlar el rendimiento y la productividad de la empresa.

Los KPIs en Recursos Humanos pueden variar según la organización, pero hay algunos ejemplos comunes que se pueden utilizar, como:

  • Tiempo promedio de contratación: Este KPI mide el tiempo promedio que tarda la empresa en completar el proceso de contratación, desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la contratación efectiva del candidato. Este KPI es importante porque un proceso de contratación demasiado largo puede ser costoso y afectar la productividad de la empresa.
  • Tasa de rotación de personal: Este KPI mide la tasa de rotación de personal de la empresa, es decir, cuántos empleados dejan la empresa en un período de tiempo determinado. La tasa de rotación de personal puede ser un indicador de la satisfacción de los empleados y de la salud general de la empresa.
  • Índice de absentismo: Este KPI mide la cantidad de días que los empleados se ausentan del trabajo en un período de tiempo determinado. Este indicador puede ser utilizado para medir la eficacia de los programas de bienestar y salud ocupacional de la empresa, así como para identificar posibles problemas en el ambiente laboral.
  • Costo de capacitación por empleado: Este KPI mide el costo promedio de la capacitación por empleado. Este indicador puede ser utilizado para medir la eficacia de los programas de capacitación y desarrollo de la empresa.

– ¿Qué es un KPI en Producción?

Los KPIs en producción son indicadores clave de rendimiento que miden la eficiencia y la eficacia en los procesos de producción. Estos indicadores son esenciales para comprender el rendimiento de la empresa y mejorar la productividad. Los KPIs en producción pueden variar dependiendo de la industria y los objetivos de la empresa, pero aquí hay algunos ejemplos:

  • Tasa de producción: Este KPI mide la cantidad de productos que se producen en un período determinado de tiempo. La tasa de producción es importante porque indica la eficiencia de los procesos de producción y ayuda a identificar cuellos de botella.
  • Tiempo de ciclo: Este KPI mide el tiempo que se tarda en producir un producto desde el inicio hasta el final del proceso. Un tiempo de ciclo reducido indica una mayor eficiencia en la producción.
  • Tasa de desperdicio: Este KPI mide la cantidad de material desperdiciado durante el proceso de producción. Una tasa de desperdicio baja indica que se está utilizando eficientemente el material y que se están aplicando prácticas de producción sostenibles.
  • Coste de producción: Este KPI mide el coste total de producción por unidad de producto. Es importante para determinar la rentabilidad de la producción y para identificar áreas de mejora en la reducción de costes.
  • Calidad del producto: Este KPI mide la calidad del producto en términos de defectos, devoluciones y reclamaciones. La mejora de la calidad del producto puede reducir los costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Estas son sólo algunas de las métricas KPI digitales. Es esencial conocer estos factores para poder controlar sucintamente las tasas de conversión de las campañas de marketing. Puedes ver la eficacia de tus estrategias de marketing para alcanzar los objetivos deseados. Una campaña de marketing con tasas de conversión nulas desperdicia dinero, tiempo y esfuerzo.

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Ejemplos de indicadores clave de rendimiento para empleados

Los empleados son fundamentales para el progreso de toda organización. Sí, has contratado a las personas adecuadas, pero eso no es todo lo que hay que hacer. El siguiente paso es asegurarse de que están haciendo las cosas correctas para mejorar el negocio. Las empresas utilizan los KPI para encontrar a los empleados que son clave para el desarrollo de la empresa.

Un equipo de empleados formidable puede dar lugar a la mano de obra más eficiente y orientada a los resultados, que se alineará con las necesidades de tu organización y alcanzará eficazmente tus objetivos. Disponer de un buen conjunto de KPI para tus empleados puede aumentar la productividad de los mismos y los beneficios de la empresa. Algunos ejemplos de KPI para los empleados que pueden ayudarte a ver el rendimiento de tu plantilla son:

  • Retención de clientes
  • Número total de interacciones con los clientes
  • Calidad del servicio al cliente
  • Satisfacción del cliente
  • Número de empleados
  • Experiencia de los empleados (permanencia media)
  • Gestión del rendimiento (varía de un puesto a otro)
  • KPIs estratégicos para las metas de la organización o los objetivos empresariales
  • Revisiones y evaluaciones del rendimiento completadas con los gerentes y Recursos Humanos

Cómo establecer objetivos de KPI prácticos

Por muy cruciales que sean los KPI, no darán resultados favorables si no se hacen bien. Por eso necesitas una guía para asegurarte de que vas por el buen camino. Si eres un director general, un ejecutivo o un directivo, tienes que priorizar los KPIs adecuados para obtener los resultados correctos. Te ayudaría tener un cuadro de mando equilibrado de KPIs para mantener tu estrategia de éxito a largo plazo.

Tus KPIs no son nada sin un objetivo realista de KPIs que los haga efectivos y enfocados. Muchos KPIs se vuelven inútiles porque no tienen un objetivo. Además, tienes que asegurarte de que cada KPI mide sucintamente el área de negocio que quieres que mida. Por ejemplo, si una empresa quiere medir sus resultados financieros, hay que considerar el margen de beneficio neto como KPI. Al final, sea cual sea el KPI que decidas establecer, no olvides asegurarte de sea…:

  • Preciso: asegúrate de que cada KPI tiene claro lo que hay que medir y por qué ese KPI es crucial.
  • Medible: asegúrate de que el KPI que establezcas pueda medirse y de que dispongas de herramientas para medirlo.
  • Viable: debes certificar que los KPI son entregables, ya que sería una pérdida de tiempo apuntar demasiado alto, lo que frustraría a tu personal.
  • Relevante: los KPI que establezcas deben ser relevantes para el progreso y el rendimiento de la empresa.
  • Temporal: todo KPI debe tener una fecha límite, ya que forma parte de un modo de medición.

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