¿Qué es un software de inventario?
La gestión del inventario es el núcleo de todo negocio, independientemente del tipo de productos que ofrezcan. Básicamente, es el proceso de ordenar, almacenar, guardar y vender sus artículos o existencias y es esencial en todas las tiendas porque acelera el cumplimiento de los pedidos. Cuanto más rápido pueda entregar la mercancía a sus clientes, más podrá vender.
El control de inventarios mantiene su negocio bien encauzado al proporcionar información precisa sobre sus niveles de existencias. Le ayuda a tomar decisiones que satisfagan las demandas actuales y futuras. Las empresas se benefician en gran medida de la automatización de la gestión de inventarios a través del software, pero muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) siguen utilizando herramientas obsoletas como las hojas de cálculo y los inventarios manuales, afirman estudios de la Universidad de Cuenca, Ecuador.
Las soluciones modernas de gestión de inventarios mejoran la productividad y la rentabilidad. El software de inventarios es absolutamente conveniente ya que elimina las tareas repetitivas, reduce el gasto innecesario y evita las pérdidas de stock. Por ejemplo, Lumiform es un software y una aplicación móvil con diferentes lista de control de inventario integradas. Puede personalizar esta lista de comprobación para que se adapte a su negocio y utilizarla en lugar de los formularios de inventario en papel, eliminando la necesidad de un papeleo tedioso y propenso a errores.
El software de inventario no es sólo para corporaciones gigantes y multinacionales. El software de inventario sirve para minorista y pequeñas empresas, ya que mantiene un registro preciso de los niveles de existencias del inventario de manera sencilla. Se trata de una herramienta digital para el seguimiento y el control de sus existencias a lo largo de la cadena de suministro, asegurando que tiene suficientes artículos para satisfacer las demandas de sus clientes. También ayuda a las empresas minoristas a evitar acabar con demasiado stock muerto.
El mejor software de gestión de inventarios para tiendas funciona creando sistemas eficientes para registrar los productos, recibirlos en el inventario, registrar los cambios cuando se producen las ventas, gestionar el flujo de mercancías desde las compras hasta las ventas y comprobar los niveles de existencias.
El software de inventario hace que el proceso de gestión del inventario no suponga ningún esfuerzo. Por eso es crucial para la satisfacción del cliente, la reducción de costes y la optimización de los beneficios.
¿Cómo hacer control de inventario fácilmente?
El control del inventario funciona agilizando su proceso de registro de productos, su recepción en el inventario, el seguimiento de los cambios cuando se producen las ventas, la gestión del flujo de mercancías desde la compra hasta la venta y la comprobación de los recuentos de existencias.
El control del inventario es esencial para los negocios porque verifica los artículos en stock y sus cantidades, ubicaciones y otra información como las fechas de caducidad. Los datos que puede obtener del control de inventario le ayudan a comprender los costes, las demandas y la información adicional necesaria para maximizar los beneficios.
Un software de inventarios agiliza la gestión de stock. Pero tanto si utiliza una hoja de cálculo como un software, los pasos de la gestión del inventario deben ser los mismos. Estos son:
Crear un registro unificado de todos los productos de su inventario
El mejor software debe permitirte incluir los siguientes detalles sobre tus productos:
- Nombre del producto
- Marca
- Unidad de mantenimiento de stock (SKU)
- Nombre del proveedor
- Precio al por mayor
- Importe mínimo del pedido
- Cantidad económica de pedido (EOQ)
- Stocks disponibles
- Tiempo de entrega del pedido
- Localización de las existencias
- Variables, por ejemplo, fecha de caducidad, tamaño, precio de venta al público, categoría de producto
Contar el inventario
Contar regularmente su inventario asegura que su información sea precisa. La comprobación de las mermas, los defectos y las devoluciones forma parte del recuento de inventario. El software de inventario hace que este procedimiento sea más rápido porque sólo tiene que verificar sus datos en lugar de contar manualmente sus existencias.
La frecuencia con la que realice el recuento de existencias depende de la escala de su negocio. Pero los expertos recomiendan hacerlo al menos una vez al año.
Comprobar los datos de inventario con los datos de ventas
Integrar los datos de ventas e inventario es complejo, especialmente si se utilizan inventarios manuales. Un software de inventario puede mostrarle la velocidad de las ventas de un vistazo. La comparación de los datos de ventas e inventario le ayuda a decidir el mejor momento y la mejor cantidad para reordenar o cuándo realizar promociones de ventas.
Diseñar un proceso de compra adecuado
La gestión del inventario le permite decidir los horarios para realizar pedidos, auditorías de inventario y mucho más para que nunca se quede sin existencias. El software de inventario activa alertas para las próximas tareas, para que nadie las pase por alto. Puede establecer alertas para comprar artículos en función de la popularidad, el plazo de entrega o la rentabilidad.
Establecer un proceso para decidir las promociones de ventas
Decidir cuándo realizar promociones y rebajas de precios es complicado. Pero un sistema inteligente de control de inventario puede ayudarle a decidir proporcionando datos relevantes sobre tendencias y factores estacionales. Su software de control de inventario identifica a los vendedores lentos para que pueda ofrecerlos a precios más bajos y dar paso a productos más rentables.
Crear un proceso eficaz de recepción de existencias
Durante el proceso de recepción, verificará los pedidos entrantes e introducirá la mercancía con precisión en un sistema de inventario. Problemas como la falta de existencias, el pago en exceso, el error del proveedor y las existencias muertas pueden ocurrir sin un procedimiento eficaz. Comprobar cada entrega con la orden de compra es fácil con el software de inventario.
Crear un procedimiento eficiente de devoluciones
No se arriesgue a perder la oportunidad de volver a poner en exposición un artículo vendible. Tenga un proceso eficiente para manejar las devoluciones de los clientes. Las soluciones de gestión de inventario le permiten registrar rápidamente los artículos devueltos como vendibles, dañados, que requieren reparaciones o marcarlos para su devolución al proveedor.
Establecer un proceso para el manejo de las existencias agotadas
El exceso de inventario tiene un impacto significativo en los beneficios. El stock muerto incluye artículos dañados no vendidos o productos de temporada sobrantes. El software de control de inventario para pequeños negocios le permite registrar los productos que entran en la categoría de stock muerto y gestionar eficientemente el proceso de devolución al proveedor.
Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI)
El establecimiento de KPIs le permite medir la eficacia de su sistema de gestión de inventario. Con la tecnología adecuada puede calcular automáticamente los KPI esenciales: índice de ventas, índice de rotación y rentabilidad.
¿Cuáles son las tres principales técnicas de control de inventario?
Comprender las diferentes técnicas de control de inventario puede ayudarle a decidir la mejor opción para su negocio. Los tres principales tipos de técnicas de control de inventario son:
1. Método justo a tiempo (JIT)
El método justo a tiempo, o JIT (“Just in time”), es un método de control de inventario en el que usted pide artículos a los proveedores en el momento en que los necesita. Utilice este método para reducir los costes de mantenimiento del inventario y mejorar la rotación del mismo.
2. La estrategia “push”
El sistema de inventario “push” implica pedir el inventario en función de la demanda prevista de los clientes. Usted pedirá o producirá cantidades suficientes según la predicción y ejercerá esfuerzos para vender a sus clientes.
3. La estrategia “pull”
El sistema de control de inventario pull depende de los pedidos realizados por los clientes. Sólo se producen o encargan los artículos suficientes para satisfacer la demanda. Este sistema de gestión de inventarios evita el exceso de inventario, reduciendo el coste de almacenamiento de la mercancía.
Beneficios de un software de inventario
El uso inteligente del software de inventario conduce a mayores beneficios y menores costes. Estas son algunas de las mejores prácticas para utilizar el software de inventario:
Maximice la eficiencia
Elija un software intuitivo y fácil de usar. Probarlo a fondo antes de comprometerse con la versión de pago es una idea brillante. Asegúrese de que puede proporcionarle datos de inventario en tiempo real y automatizar muchas de sus tareas relacionadas con el inventario.
Averigüe qué método de cumplimiento de inventario es el más adecuado para su negocio para sacar el máximo provecho de su software de control de inventario al por menor. Los más comunes son el envío directo, la consignación y el “cross-docking”. Utilice el programa para documentar sus procesos desde el pedido hasta la recepción y la entrega.
Aproveche la función de informes del software
Su software de inventario de venta al por menor puede ayudarle a aprender cómo dirigir mejor su negocio y hacer más ventas. La función de informes le permite obtener información procesable como los niveles de reordenamiento y los datos de ventas. También puede extraer las tendencias de consumo y los datos de estacionalidad de los productos de las soluciones de gestión de inventario. Estos datos le permiten hacer previsiones precisas sobre la futura demanda de los clientes, lo que le permite elegir el inventario correcto en el momento adecuado.
Incorpore su gestión de inventario con otros departamentos
Una excelente gestión del inventario es crucial para su negocio, pero no resuelve todos sus problemas. Es simplemente una parte de todo el proceso de su negocio. Integrarlo con las demás áreas de su negocio hace que su operación sea más eficiente. Asegure la precisión y la eficiencia conectando su software de inventario con el resto de su pila tecnológica de organización, identificando riesgos identificando riesgos, confirmando los procesos del día a día y supervisando el funcionamiento con eficiencia y efectividad.