Auditorías ISO: Guía completa para empresas

¿Qué es una auditoría ISO?

Dependiendo de la industria o el sector en el que trabaje, es probable que se haya encontrado con una o varias de las llamadas normas y certificaciones ISO. Si se pregunta en qué consisten y en qué consiste una auditoría ISO, nosotros se lo explicamos.

Para empezar, no existe una auditoría o norma ISO única y universal. En cambio, la certificación ISO avala a una organización o empresa al validar que sus procesos, servicios o documentación están en consonancia con las normas acordadas del sector. Las normas y certificaciones ISO tienen mucha autoridad, ya que la organización es un organismo internacional que actúa de forma independiente y no gubernamental. Fundada en 1947, ISO significa Organización Internacional de Normalización y reúne a organismos nacionales de normalización de 167 países diferentes de todo el mundo.

Las normas internacionales ISO que publica se elaboran cuidadosamente y son una reacción al panorama industrial y público en constante cambio. En respuesta a la propagación de la pandemia de Covid-19, por ejemplo, la organización publicó una directriz para el desarrollo de métodos de ensayo de Covid más seguros en 2022.

El objetivo de la ISO es garantizar la calidad y seguridad de los productos y servicios en una amplia gama de sectores. Abarca múltiples industrias, desde seguridad alimentaria, como ambiental, hasta gestión de riesgos. ISO es ante todo una red que aspira a hacer la vida más fácil, más segura y mejor.

Una auditoría ISO es el medio por el que puede conseguir una certificación ISO. Utilice una auditoría ISO para comprobar si sus estrategias y logros cumplen las normas requeridas y, a partir de ahí, obtenga la certificación o siga trabajando en sus objetivos.

¿Quiere saber más sobre la ISO y los beneficios que su empresa puede obtener de una revisión de calidad y gestión estandarizada? Le informamos sobre cómo preparar y superar una auditoría de certificación ISO y cumplir los requisitos de la normas.

¿Por qué son importantes las auditorías ISO?

Las certificaciones ISO son un activo inestimable para cualquier organización, ya que pueden influir positivamente en la imagen de una marca. Demuestran que un producto o servicio se adhiere a las normas acordadas para la confianza en el consumidor y asegura el reconocimiento de una organización en el mercado.

Para obtener la certificación ISO es necesario realizar auditorías ISO para controlar:

• la calidad de sus productos u operaciones (por ejemplo, trabajar en la aplicación de sistema de gestión de la calidad (SGC),
• y regular las prácticas actuales de acuerdo con las normas ISO,
• trabajar en las estrategias de gestión de los desafíos globales (por ejemplo, medio ambiente, seguridad de datos, etc.)

Las auditorías ISO tienen un objetivo claro: le ayudan a valorar sus progresos y a evaluar sus procedimientos internos. Un proceso de auditoría interna es valioso no sólo para garantizar el cumplimiento de la norma ISO, sino también para hacer un seguimiento de sus operaciones. De este modo puede averiguar continuamente qué funciona y qué no, aplicar medidas correctoras y optimizar sus mecanismos. Al implantar un sistema estandarizado y garantizar su mantenimiento con regularidad, podrá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo y dirigir una empresa eficiente.

Los diferentes tipos de auditorías ISO

Existen varios tipos de auditorías ISO y la mayoría de ellas se incluyen en todo proceso de certificación de normas ISO. En general, hay tres tipos de auditorías que debe conocer. La auditoría interna, la de proveedores y la de certificación. Todas sirven para diferentes propósitos y son relevantes por derecho propio.

Sin embargo, antes de empezar a pensar en las auditorías oficiales, es importante centrarse primero en la implantación de las normas ISO. Obtener la certificación ISO es gratificante y beneficioso, pero también es un proceso largo que debe iniciarse adecuadamente. Puede comenzar su viaje ISO internamente o ponerse en contacto con un consultor para obtener asesoramiento experto. Haga preguntas, ponga en marcha un sistema para cumplir los requisitos y elabore un plan.

Una vez completado este paso, es el momento de familiarizarse con los tipos de auditoría que le esperan:

1. La auditoría de la primera parte
   

   Una auditoría de primera parte se lleva a cabo dentro de su organización y es ampliamente conocida como auditoría interna. Durante una auditoría de este tipo, es habitual comprobar las estructuras que abarcan la gestión de riesgos, como procesos de operación, control de calidad y objetivos variados, así como la documentación o los recursos.

   Las auditorías internas no pueden realizarse simplemente en cualquier momento; deben ser programadas y realizadas por un auditor interno. Este auditor suele formar parte de un departamento designado, aunque el puesto también puede ser ocupado por un equipo de auditores externos.

   Las auditorías de primera parte son especialmente importantes para las normas ISO 9001:2015 o la ISO 14001, pero igualmente para una plétora de otras normas. Sirven a su organización y son importantes para la salud de los procesos internos.

   A menudo, las auditorías internas también pueden funcionar como análisis de brechas para identificar las debilidades operativas de su empresa. Las auditorías internas son increíblemente útiles y pueden poner de manifiesto problemas estructurales que, de otro modo, no habrían sido descubiertos a tiempo.

   
   
2. La auditoría de segunda parte

   La segunda parte o auditoría de proveedores es importante para los fabricantes o minoristas a la hora de evaluar nuevos proveedores potenciales. Los auditores buscan estrategias de salud y seguridad y procesos de fabricación adecuados. La regla general es que, siempre que haya un proceso de compra en sus operaciones, se realizará necesariamente una auditoría de proveedores.

   Las normas y reglamentos varían de un sector a otro y las auditorías a los proveedores deben realizarse cada dos años por término medio. De este modo, se pueden observar adecuadamente las prácticas del proveedor para comprobar el cumplimiento de las normas. Por lo general, las inspecciones las llevan a cabo auditores externos, aunque también pueden ser realizadas por el equipo interno de la empresa.

   Existen tres tipos diferentes de auditorías de proveedores:

   1. En el caso de una auditoría anunciada, la empresa sabe que se va a realizar una inspección con antelación. Esto significa que la organización tiene tiempo para prepararse, lo que puede influir en la autenticidad de la auditoría.
   2. Las auditorías sin previo aviso, como su nombre indica, se producen de forma espontánea y sin previo aviso. Al no haber tiempo de preparación, los resultados de la inspección pueden ser más realistas y proporcionar una mayor visión de las operaciones cotidianas.
   3. Mientras que las inspecciones anunciadas y no anunciadas son auditorías in situ, las auditorías de escritorio se realizan a distancia. Comprueban la documentación o las certificaciones para asegurarse de que los proveedores cumplen las normas exigidas.
3. La auditoría de terceros
   

   También conocida como auditoría de certificación, la auditoría de tercera parte la realiza un organismo de certificación que, a su vez, también debe estar acreditado y reconocido oficialmente. Las auditorías de certificación se realizan cada 3 años para supervisar el cumplimiento de la norma. Desglosada en dos etapas, la auditoría de tercera parte generalmente sólo se llevará a cabo si una organización puede demostrar que ha implantado un sistema de gestión durante 2-6 meses.

   En una primera fase, la auditoría de gabinete, se comprueba que los documentos estén completos; a continuación, en la segunda fase, los auditores realizan una auditoría de cumplimiento en la que examinan los procedimientos, las instrucciones y los registros.

   Estos dos pasos son cruciales y si su empresa los supera sin quejas, los inspectores del organismo de certificación recomendarán a su empresa para una certificación. Sin embargo, el viaje nunca termina. Los certificados suelen tener una validez de tres años antes de tener que renovarse. Mientras tanto, su empresa será re-evaluada y auditada periódicamente. Al cuarto año, se llevará a cabo una auditoría de recertificación.

   
   

Normas ISO, sus requisitos y ejemplos

Desde su fundación, ISO ha publicado más de 24.000 normas dentro de 17 objetivos de sostenibilidad que van desde la no pobreza hasta la educación de calidad, pasando por la acción climática. Dado que son tan variadas y diversas, es imposible enumerar simplemente una lista general de requisitos. Sin embargo, la propia ISO le anima a ver las normas de la siguiente manera: Piensa en ellos como una fórmula que describe la mejor manera de hacer algo.

Las normas más populares se encuentran en las siguientes 6 categorías:

• Normas de gestión de la calidad
• Normas de gestión medioambiental
• Normas de salud y seguridad
• Normas de gestión de la energía
• Norma de seguridad alimentaria
• Normas de seguridad informática

ISO 9001: LA NORMA FAVORITA INTERNACIONALMENTE

Una de las normas más populares y utilizadas, es una norma general de gestión de la calidad y forma parte de la llamada «familia ISO 9000». Esta norma sirve de base y requisito previo para muchas otras. La auditoría 16949, por ejemplo, define las directrices para un SGC en la industria de la automoción y puede entenderse en gran medida como un complemento de la norma ISO 9001:2015. Otras normas, como ISO 13485 que abordan la gestión de la calidad de los productos sanitarios, también utilizan la norma ISO 9001 como referencia.

ISO 9001 es una norma potente y versátil que puede ser utilizada por cualquier tipo de organización. No importa su tamaño ni su campo de actividad. Según ISO, un millón de organizaciones en todo el mundo se adhieren a las directrices de la norma ISO 9001. Puedes realizar una auditoría ISO 9001 utilizando la siguiente lista de comprobación/checklist.

Como la mayoría de las normas, ISO 9001 se divide en múltiples capítulos de requisitos que apoyan la estructura de la alta dirección de una empresa, la relación con el cliente y el enfoque de los procesos. Como norma de gestión de la calidad líder en el mundo, estar certificado con la norma ISO 9001 le ayuda a generar confianza, ofrecer servicios y productos de gran calidad y forjar sólidas relaciones comerciales.

ISO/IEC 27001: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Mientras que la ISO 9001 es un sistema de gestión de la calidad, ISO 27001 detalla los requisitos para los sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI) y forma parte de la familia 27000. Al proporcionar seguridad para cualquier tipo de información digital, la norma ISO 27001 puede emplearse en empresas de cualquier tamaño y las apoya en sus objetivos.

Las organizaciones pueden minimizar eficazmente los riesgos de seguridad, prevenir la pérdida de datos y el uso indebido de los mismos mediante la aplicación de la norma ISO 27001. Aunque no obtenga la certificación de la norma (algo que no es obligatorio), la simple adhesión a los requisitos puede beneficiar enormemente a su organización al disponer de una pauta estricta y aprobada de mejores prácticas a seguir.

Prueba esta plantilla de auditor para evaluar la norma ISO 27001 en tu empresa.

Certificación ISO: Todo lo que necesita saber

¿Qué es una certificación ISO?

Antes de entrar en detalles sobre las certificaciones ISO, sus procesos y beneficios, es importante señalar que la propia red ISO no realiza la certificación. La institución desarrolla y publica las normas en las que se basan las certificaciones, pero la emisión real la realiza un organismo de certificación externo que debe estar acreditado.

Una certificación ISO es, en esencia, un aval para usted y su organización. Demuestra a terceros que usted cumple las normas y que se ha preocupado de implantar estructuras que garanticen que su empresa funciona bien, es estable y es de confianza. Dependiendo de su línea de negocio y de las certificaciones obtenidas, esto significa que sus servicios son excepcionales, sus productos de alta calidad, sus clientes bien atendidos y sus resultados de confianza. Este tipo de aval es relevante en cualquier campo y valioso para cualquier organización.

Para encontrar el organismo de certificación perfecto para usted, ISO recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Para elegir su organismo de certificación evalúe varios para poder tomar una decisión informada.
2. Además, es importante asegurarse de que el organismo está acreditado
3. Evaluar si el organismo elegido se adhiere a los apropiados estándar CASCO.

También ayuda ser consciente de que no todas las normas ISO necesitan ser certificadas para ser aplicadas con éxito. Algunas normas ISO requieren una certificación mientras que otras son voluntarias.

¿Cuánto cuesta obtener la certificación ISO?

Como hay tantas normas ISO diferentes, los costes de la certificación ISO varían mucho. Por lo general, dependen del tamaño de su organización y de lo mucho o poco que haya invertido ya. Además, es posible que quiera certificarse para más de una norma a la vez, lo que también puede aumentar los costes, pero (en ocasiones) también conlleva algunos descuentos. Estos son algunos de los factores que influyen en sus gastos.

• tamaño de la organización
• el sector/industria en el que opera
• ingresos anuales
• número de empleados
• auditorías de seguimiento
• coste de las auditorías internas
• costes de mantenimiento

En general, lo mejor es que solicite presupuestos a varios organismos de certificación y elija el que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener la certificación?

Al igual que ocurre con los costes, es difícil predecir el tiempo que tardará su organización en estar completamente certificada. Sin embargo, puede esperar un plazo de entre 3 y 6 meses. Sin embargo, si su empresa es especialmente grande, el proceso de certificación puede durar hasta un año.

Algunas normas también tardan más en certificarse que otras. Todo depende de los sistemas y la documentación que ya tenga en marcha, así como de su planificación y estrategia.

1. En general, las auditorías de certificación ISO son un proceso bastante largo que puede imaginarse algo así:
2. Todo comienza con la auditoría interna. Una vez que la haya completado de acuerdo con los consejos de su consultor, este fijará una reunión de revisión con usted para seguir adelante.
3. Usted permanece en contacto con su asesor mientras prepara todos los documentos y procedimientos necesarios.
4. Lo que sigue es la llamada fase 1 de evaluación en la que se revisarán los documentos.
5. En un último paso, la evaluación de la fase 2, un auditor externo observará finalmente el funcionamiento dentro de su empresa para asegurarse de que todo funciona de acuerdo con la norma.

Planificación y realización de auditorías ISO efectivas

Como se ha mencionado anteriormente, obtener la certificación ISO puede ser un proceso largo que requiere atención y una cuidadosa planificación para tener éxito. Sin embargo, con la mentalidad adecuada y una preparación y planificación diligentes, puede realizar auditorías ISO sin esfuerzo y cosechar los beneficios, tanto si decide obtener la certificación como si no.

1. PLAN Y PREPARACIÓN

Si no te preparas, te preparas para fracasar es un dicho popular atribuido a Benjamín Franklin y suena a verdad. El primer paso hacia el éxito es prepararse y planificar adecuadamente. Cuanto más te anticipes, más problemas podrás evitar que ocurran. Esto conduce a un funcionamiento fluido y a una gestión satisfactoria.

• Revisar la norma ISO
  

  No hace falta decir que debe revisar la norma ISO elegida de forma exhaustiva como primera parte de su trabajo de preparación. Revísela con un equipo de gestión de ISO seleccionado y conozca la norma por dentro y por fuera para poder cumplir los requisitos más adelante.

  
  
• Aplicación de las estructuras de gestión
  

  Para superar con éxito un examen externo, hay que adoptar la mentalidad correcta, arraigarla en la cultura de la empresa y en los empleados, ya que todas las normas ISO son objetivos perpetuos. Una auditoría ISO nunca es completa, siempre se puede optimizar o, como mínimo, mantener los estándares que se ha propuesto alcanzar. Si aplica un programa de gestión estructurado, revisa el funcionamiento con regularidad y está abierto a abordar los problemas con una mentalidad abierta, estará en el buen camino hacia la certificación.

  
  
• Realización de auditorías internas con regularidad
  

  Realice auditorías internas para averiguar cualquier problema, racionalizar sus procesos y prepararse adecuadamente. Sea lo más diligente posible, para que su certificación se desarrolle sin problemas.

  
  
• Aplicación de medidas correctoras
  

  En cuanto identifique los problemas, averigüe su causa de origen y soluciónelos. Además, desarrolle estrategias para evitar que se produzcan en el futuro. Si comprueba regularmente los problemas, nunca se llevará una sorpresa.

  
  

Es igualmente importante que prepare a sus empleados, que les haga saber los pasos que está dando y por qué los está dando, de modo que toda la organización pueda trabajar al unísono en la aplicación de las normas ISO para lograr una mejor empresa, más seguridad y mayor calidad.

REALIZACIÓN

1. PROGRAMA
   Para llevar a cabo con éxito una auditoría ISO, primero tiene que fijar una fecha y preparar a su equipo para la auditoría. Infórmeles de su intención y facilíteles todos los detalles necesarios sobre la norma y la auditoría para que sepan qué esperar.
2. ASIGNAR
   Establezca una estrategia con sus directivos sobre el mejor momento para la auditoría y elija a los auditores que llevarán a cabo la inspección. Por supuesto, también puede asignar más de un auditor, en función del tamaño de su organización.
3. AUDITAR
   Al realizar la auditoría, asegúrese de que los auditores prestan atención a todo con diligencia. Haga que revisen los registros, evalúen las funciones, realicen la detección de problemas y entrevisten a los empleados. Deje que formulen sugerencias de acciones correctivas y que señalen las áreas y los lugares que podrían mejorarse.
4. INFORME
   Después de la auditoría, los auditores resumirán sus hallazgos en un informe detallado y discutirán los resultados de la inspección con usted y su equipo de gestión. Descubran juntos cómo se pueden hacer mejoras y desarrollen estrategias.
5. REFLEXIÓN
   Una vez finalizada la auditoría, es importante volver a revisarla de vez en cuando. Recuerde: las auditorías ISO son un proceso continuo y siempre es posible optimizarlas. Estas documentaciones son estupendas para echar la vista atrás y reflexionar sobre lo lejos que se ha llegado, si se está contento con el camino elegido y si hay algo que todavía necesita mejorar.