Aprende cómo realizar un análisis de brechas con herramientas digitales que te ayudan a alcanzar el crecimiento que buscas para tu negocio. Identifica debilidades en procesos o productos y supéralas con nuestras check lists digitales.
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El Análisis de Brechas (GAP) es una herramienta muy poderosa para conocer el estado de la empresa o identificar sus puntos débiles. Pues, se utiliza para evaluar internamente las diferencias entre el desempeño actual de una empresa y el desempeño esperado. Esta diferencia o brecha, lo que da el nombre a este método y que en inglés se lo conoce como Gap Analysis, puede ser utilizado para analizar oportunidades de ventas, demanda de clientes, evaluar departamentos (como el de recursos humanos, ventas y servicio al cliente), la organización de la empresa o su seguridad, los riesgos, entre otros.
Para que un análisis GAP sea efectivo, debe realizarse de forma coordinada y organizada. Por ello, se recomiendan el uso de hojas de control de análisis de brechas que permitan documentar todo lo relevante al estado actual de la organización e identicar las áreas que requieren de especial atención. Solo teniendo en claro cuál y en dónde está la brecha, es posible diseñar e implementar un plan de acciones correctivas que lleven a la organización a ese tan deseado estado al que quiere llegar. ¿Deseas saber más?
El análisis de deficiencias dentro de una empresa es un proceso relativamente sencillo pero que requiere de mucha investigación, coordinación y planificación. No existe un proceso establecido para llevar a cabo este análisis, ya que este debe adecuarse a las necesidades del negocio. Sin embargo, existen 4 pasos que puedes seguir para analizar las deficiencias que buscas superar. Estos son:
Describe el estado actual de la situación, el dónde estamos ahora.
Por ejemplo, si deseas identificar los vacíos en tu negocio de venta de productos, determina qué áreas vas a escoger para realizar un análisis de deficiencias: la calidad del producto o el marketing.
Despues de evaluar el estado actual de la empresa, establece objetivos medibles y realistas, para que puedas medir el progreso. El objetivo puede ser mejorar la ventaja competitiva o aumentar las ventas de 17,3000 unidades a 19,800 el siguiente mes.
Comprende la brecha que existe entre el estado actual y el deseado. Por ejemplo, para vender 19,800 unidades al mes en comparación con las 17,3000, se requieren 2 equipos más de producción y cambiar la estrategia de marketing.
Dependiendo de la magnitud de la brecha, es posible que las acciones correctivas a implementar no requieran más que cambiar de un proveedor a otro. Pero, si la brecha es mayor, quizás la solución esté en cambiar el modelo de negocio o implementar nuevos procesos y procedimientos. Sea cual sea el caso, se debe documentar la brecha, la información relevante y las acciones encaminadas a reducirla.
Aquí se distingue entre brechas operativas y estratégicas:
Para poder determinar el por qué no estamos en el punto deseado, puedes implementar la estrategia de idenficación de problemas 5 porqués para llegar a la respuesta que buscas, o implementar el Gemba Walk para identificar las áreas problemáticas y entender la causa del estado actual.
Definir los pasos exactos a seguir y en orden de prioridad. Estas acciones deben incluir las soluciones, las razones por las que son apropiadas y las fechas límite para su realización. Considera la implementación de soluciones digitales para ejecutar el plan de accion efectivamente. Por ejemplo, el uso de la tecnología te puede ayudar a implementar auditorías recurrentes sobre el manejo de las brechas, gestión muy importante para el éxito a largo plazo de la empresa. Para involucrar a todo el personal y asegurar la calidad de todo proceso te recomendamos implementar una auditoría de procesos por capas.
En este ejemplo, vamos a analizar cómo aumentar la cuota diaria de producción de jerseys utilizando un modelo de análisis de brechas:
Auditoría GAP
Análisis de brechas
Brechas y peligros identificados
Análisis de la brecha estratégica
Análisis de las deficiencias operativas
Finalización
Nombre completo y firma del empleado: John Smith
Nombre completo y firma del gerente/supervisor: Terry Brown
Una plantilla en papel o en Excel para un efecuar el análisis de GAP es ineficaz y lleva mucho tiempo, ya que requiere duplicar el trabajo. Además, existe el riesgo de pérdida de datos y documentación. La pérdida de informes de análisis GAP puede impedir que los empleados y los directivos corrijan las deficiencias a tiempo. Por ello, te recomendamos probar hoy mismo las plantillas gratuitas de Lumiform.
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