Seguridad al Volante con Checklists de Mantenimiento de Vehículos

¿Qué es y cuál es la importancia del plan de mantenimiento de vehículos?

El plan de mantenimiento vehicular establece las acciones, inspecciones y reparaciones necesarias para garantizar la disponibilidad de la flota vehicular o de un vehículo determinado. Los objetivos principales que se persigue con la elaboración e implementación de este plan son:

• Garantizar la seguridad de los conductores y, de ser el caso, garantizar la seguridad de las cargas.
• Mantener las condiciones óptimas de los vehículos y alarga su vida útil.
• Prever fallos y sustituir piezas o componentes a tiempo.
• Controlar el stock: Si sabes exactamente cuántos vehículos tienes y en qué condiciones están, puedes planificar mejor su gestión.
• Mayor rentabilidad: Los vehículos pierde valor al no existir revisiones frecuentes de su estado.
• Mejor experiencia del cliente: Si sabes lo que tienes, sabes exactamente lo que puedes vender o rentar.

Más vale prevenir que lamentar, dice el famoso refrán. Por ello, con el fin de garantizar la seguridad en la vía, muchas empresas utilizan checklists u hojas de control como una herramienta para efectivamente mitigar riesgos, prevenir peligros y asegurar la integridad del conductor y del vehículo en todo momento. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. Qué debe contener un plan de mantenimiento.
2. Cómo recopilar más fácilmente los datos de mantenimiento del o los automóviles.
3. Qué es una hoja de inspeccion de vehiculos y mantenimiento.
4. El contenido de una hoja de inspección vehicular.
5. Por qué y cómo crear una lista de control de mantenimiento de móviles con Lumiform.

¿Qué debe contener un plan de mantenimiento vehicular?

En 6 puntos, te explicamos lo que debe incluir un plan de mantenimiento de vehículos:

1.Objetivos de la empresa: El plan debe tener como base los objetivos de la empresa. Generalmente, los objetivos de toda empresa son el de garantizar el funcionamiento óptimo de la flotilla vehicular o de un vehículo determinado, prolongar su vida útil lo más posible y reducir riesgos de fallos.




2. Programa de actividades y responsables: Recopila los datos suficientes para poder determinar el programa de tareas por orden de prioridad, urgencia o importancia. Cada actividad debe tener un responsable asignado para asegurar el cumplimiento de la totalidad del programa y también debe especificarse fechas, horarios, flotas o vehículos, entre otros.




El plan de mantenimiento debe organizar al menos las siguientes 3 intervenciones principales:

• Intervenciones de rutina, generalmente de frecuencia diaria o semanal.
• Intervenciones a realizarse durante el año.
• Intervenciones durante las paradas programadas.

Por tanto, las actividades de mantenimiento se planificarse con base en:

• La frecuencia del mantenimiento.
• Especialidad del mantenimiento.
• Duración aproximada del mantenimiento.

Adicionalmente, se debe diferenciar el tipo de mantenimiento. Pues, existen 3 tipos:

• Preventivo: Para evitar el deterioro total de un repuesto o pieza. Este mantenimiento requiere de controles recurrentes.
• Correctivo: Cuando se requiere reparación o cambio de piezas.
• Predictivo: Cuando se determina que por medio de un fallo otra falla.

Con esto en claro, el programa de mantenimiento debe considerar las características propias de los vehículos y su uso. Por ejemplo, habría que identificar el vehículo y recoger detalles como la marca o el modelo, número de seguro e identificación, determinar la frecuencia del mantenimiento con base en el kilometraje del automóvil o al registro de fallas y repuestos.




Por tanto, es muy aconsejable elaborar un fichaje de información por cada vehículo y llevar un control minucioso de:

• Los chequeos semanales, mensuales, semestrales y anuales.
• Status, por ejemplo, si el vehículo se encuentra en el taller o fuera de servicio.
• Los demás criterios que atiendan las necesidades de la organización.

3.Presupuesto: Con base en frecuencia de mantenimiento, cambio de partes, fallos, etc.




4.Políticas de documentación: Establece políticas de documentación segura de todo lo relativo a los vehículos con el fin de determinar, por ejemplo, probabilidades de fallos, proyección de gastos, etc.




5.Recomendaciones del fabricante: Sigue los lineamientos del fabricante en relación con el cuidado de piezas, ciclo de vida útil, forma y frecuencia de uso, etc.




6.Esquema operativo: Documenta rutas, tipo de productos que se mobilizan, temperatura, entre otros usos.

¿Cómo recopilar más fácilmente los datos de mantenimiento del o los automóviles?

Gestionar el mantenimiento de vehículos de forma eficaz no es tarea fácil pero es una tarea necesaria que requiere de la debida diligencia y tecnología para garantizar la seguridad e integridad en todo momento del vehículo y conductor.

Para facilitar la gestión de mantenimiento, muchas empresas optan por utilizar hoja de inspección vehicular, ya que contribuyen enormemente a garantizar que las inspecciones se realicen de manera organizada, estandarizada y recurrente, y puedan mitigar riesgos que, sin la debida diligencia, habrían pasado desapercibidos. Las hojas de control pueden ahorrar costes, tiempo y malos ratos al tiempo que contribuyen a la buena imagen y reputación del negocio, ya que los vehículos siempre estarán en perfecto estado.

Al utilizar plantillas digitales de control de mantenimiento de vehículos, digitalizas los procesos de inspección y los haces más fáciles, rápidos y eficientes. De esta forma, es posible guardar toda la información, imágenes y documentos relevantes en un solo lugar, para luego poder acceder a ellos y realizar el respectivo informe sin tener que acudir a archivos caóticos de papel.

¿Qué es una hoja de inspección vehicular y mantenimiento de un vehículo?

Con una hoja de inspeccion de vehiculos se evalúa el estado del vehículo y se especifican todos los trabajos de reparación o mantenimiento pertinentes. Es una herramienta útil para prevenir la aparición de peligros y garantizar la seguridad del vehículo en todo momento.

Los registros de mantenimiento ahorran costos a través de una gestión de mantenimiento que garantiza la seguridad y eficiencia del vehículo en todo momento. Esto no sólo es bueno para el vehículo y la seguridad, sino también para la reputación de la empresa.

Hay 4 directrices útiles para la aplicación efectiva de los protocolos de los vehículos:

1. Recoger datos clave:




Detalles como la marca y el modelo del coche, el seguro y el número de identificación deben ser listados, los datos relevantes de inspecciones y reparaciones previas y el kilometraje también deben ser incluidos.




2. Planear las inspecciones regulares y los trabajos de mantenimiento:




Para garantizar la seguridad y la calidad de un vehículo, deben planificarse inspecciones regulares.




3. Documentar la operación:




Asegúrate de que el estado del vehículo está documentado por la descripción y las fotos. Esta prueba es útil en caso de problemas con el seguro o de costos adicionales.




4. Utilizar las tecnologías disponibles:




El uso de plataformas digitales hace que los procesos de inspección sean más fáciles, rápidos y eficientes. Almacena toda la información, imágenes y documentos relevantes en un informe digital.

El tipo de mantenimiento depende del tipo del vehículo y de su modelo. Por ello, hemos enfatizado la importancia de realizar los mantenimientos con base en las instrucciones de los fabricantes. Además, un plan de inspección de vehículos normalmente comprende más de una plantilla. Esto se debe a que se hace una distinción entre una inspección pequeña y una grande. Una inspección pequeña normalmente sólo comprueba lo siguiente:

• Cambio de aceite
• Sistema de limpiaparabrisas
• Filtro de aire
• Frenos

Una inspección minuciosa es mucho más extensa. Más componentes del vehículo son inspeccionados durante ella como, por ejemplo:

• Motor (incluyendo correa dentada, bujías, alternador, etc.)
• Sistema de escape
• Caja de cambios
• Ajes y cuerpo
• Electricidad
• Ruedas y neumáticos

Para evitar daños al vehículo, se deben realizar inspecciones regulares del mismo. Los intervalos de mantenimiento varían de un fabricante a otro. Algunos vehículos necesitan ser revisados después de 15.000 kilómetros o un año, otros sólo después del doble de kilómetros o después de dos años. En los modelos de coches más nuevos, el indicador de servicio muestra cuando se debe hacer la próxima inspección.

El contenido de una hoja de inspección vehicular

Durante la inspección del vehículo, la lista de control sirve de ayuda para que no se olvide ninguna inspección del vehículo. Tal plantilla puede cubrir los siguientes puntos:

• Equipos de iluminación y señalización
• Limpiador y sistema de limpieza
• Cinturones de seguridad.
• Kit de primeros auxilios
• Neumáticos y presión de aire
• Nivel de refrigerante y contenido anticongelante
• Nivel de líquido de frenos y contenido de agua
• Pastillas de freno, mangueras de freno y discos de freno.
• Chasis, cojinetes de ruedas y amortiguadores
• Lubricar las cerraduras y bisagras
• Cambiar el aceite con el cambio de filtro de aceite
• Cambiar el filtro de la cabina
• Revisión de frenos
• Neumáticos
• Amortiguadores
• Luces
• Correa del motor
• Líquido de transmisión automática
• Batería y cables
• Filtro de aire de la cabina
• Lubricación del chasis
• Anticongelante
• Fugas de escape
• Sensor de oxígeno
• Alineación y balanceo
• Embrague
• Líquido de la dirección hidráulica
• Bujías
• Líquido limpiador de parabrisas
• Limpieza y encerado
• Entre otros.

¿Por qué y cómo crear una lista de control de mantenimiento de móviles con Lumiform?

Desde la app móvil o tablet puedes realizar y documentar todo control relacionado con el mantenimiento de vehículos. La app de Lumiform te va guiando paso por paso para que no omitas revisar ningún criterio.

Nuestras plantillas digitales te permiten verificar el estado de los vehículos de manera organizada y simple. Las no conformidades y sus causas pueden ser fácilmente identificadas y comunicadas de inmediato. También puedes planear e implementar acciones correctivas efectivamente en coordinación con tu equipo de trabajo.

Los beneficios de digitalizar tus listas de control y procedimientos internos con Lumiform son:

• Generación de datos en tiempo real sobre tus procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.
• Visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones y en cada vehículo.
• Acceso a informes que se generan automáticamente tras el ingreso de datos y uso de las plantillas digitales.
• Aumento de la eficiencia de los procesos internos: los incidentes se resuelven hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo o con terceros.
• Ahorros de tiempo gracias a los análisis automáticos de todos los datos ingresados y una identificación más rápida de las áreas que necesitan especial atención.
• La herramienta para crear formularios de Lumiform ayuda digitalizar listas en papel o Excel con tan solo un par de clics, y adaptarlas según las necesidades de la empresa.
• El software de Lumiform es muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados.
• La app permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.