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Formato de inventario de vehículos: Administra tu flota vehicular a la perfección

Facilita la revisión y mantenimiento del inventario de stock de vehículos de tu concesionario, empresa de logística o alquiler de coches.

¿Qué es una plantilla de revisión de vehículos?

 

El inventario de los vehículos en stock es un registro del número de camiones, remolques, semirremolques, tractores, furgonetas, coches, camionetas y otros vehículos, que incluye la información específica de cada unidad, como los chasis y equipos, junto con todos los accesorios, sustituciones y adiciones. Este inventario sirve como referencia de los posibles compradores en el caso de los concesionarios de automóviles, o del personal asignado en el contexto de los vehículos propiedad de la empresa.

 

La gestión del inventario es esencial para la organización de los datos, tanto para los fines internos como externos de una empresa. Pues, si el inventario no se realiza correctamente, la empresa no es consciente del estado real de su inventario, lo cual dificulta la prestación de servicios de calidad y de mantenimiento. Las malas prácticas de inventario también pueden provocar problemas como una contabilidad desequilibrada y un exceso o defecto de existencias.

 

Un formato de inventario de vehículos ayuda a mantener una visión general del estado de los vehículos del concesionario, empresa de logística o de alquiler de coches. Estas listas de comprobación del inventario facilitan la incorporación de nuevos vehículos, su inspección antes de la entrega, el seguimiento permanente para garantizar la seguridad al volante, entre otros usos. Gracias a las listas de control, la información necesaria en cada caso se puede registrar más fácilmente y se puede recuperar en cualquier momento.

 

Los concesionarios y el personal de gestión de vehículos pueden utilizar plantillas DIGITALES de inventario para documentar los datos específicos de la unidad con fines de organización y referencia con mayor facilidad. Puede anotar información como el número de stock, el modelo, la marca, incluir fotografías y asignar medidas de mantenimiento correctivo o preventivos desde sus dispositivos móviles a los responsables. La tecnología tiene mucho que aportar a la gestión de inventario de los vehículos en tu stock. ¿Deseas saber más?

Este artículo trata de:

 

  1. Cuál es la importancia de los formatos de inventario de vehículos
  2. Estructura de una plantilla de inventario de vehículos.
  3. Ventajas de una formato digital.

 

Por qué es importante hacer una revisión de vehículos

Por lo general, el inventario de ,os vehículos debe realizarse a intervalos regulares para minimizar las consecuencias negativas económicas de la inexactitud de los números, y garantizar la seguridad y buen funcionamiento de los vehículo para evitar accidentes y eventos desafortunados.

Además, al usar formatos digitales puedes generar y mantener un registro adecuado del estado real del inventario y acceder a estos 4 beneficios clave:

    1. Control de Stock y aumento de vida útil

    – Si sabes exactamente cuántos vehículos tienes y en qué condiciones están, puedes planificar mejor la gestión de tus vehículos. También sabrás lo que falta, por ejemplo, las piezas, arreglos y componentes del vehículo que se requieren.

    2. Mayor ahorro

    – Al mantener un formato de inventario de vehículos efectivo evitas tanto el desabastecimiento como el exceso de stock. Pues, evitarás gastos por excesos de stock con los cuales ya no deberías contar. También, conocerás qué vehiculos requieren mantenimiento para poder alargar su vida útil lo más posible. De esta forma, no necesitarás mantenimientos correctivos urgentes. Además, de ahorrarte mucho dinero y malos ratos al detectar las ineficiencias oportunamente, también puedes utilizar un formato de inventario de vehiculos para identificar oportunidades de mejora de procesos para ahorrar aún más costes.

    3. Mejor experiencia del cliente

    – Si sabes lo que tienes, sabes exactamente lo que puedes vender. Sin una buena gestión del inventario, puedes perder clientes por prometer lo que no puedes dar. No te la juegues y asegúrate de que todo funciona correctamente haciendo una revisión de vehículos antes de ofrecer o prometer un servicio o producto.

    4. Garantizas la seguridad al conductor o cliente

    – ¿Imaginas vender, arrendar o permitir que tu personal haga uso de un vehículo que no es seguro porque olvidaste revisar el estado del vehículo? Tienes responsablidades que cumplir y entre ellas está la de garantizar la seguridad del conductor y la calidad y seguridad del vehículo. Esto es posible con formatos de inventario de vehículos.

Estructura de una plantilla de inventario de vehículos

La lista de comprobación de un inventario vehicular puede estructurarse de forma diferente en función de la empresa. Pero, para realizar un inventario adecuado, hay que seguir ciertas reglas básicas. Si las sigue, el inventario debería desarrollarse sin problemas y obtendrás formato de inventario sin errores:

  1. El primer punto es fijar los objetivos de cada formato de inventario de vehículosl. Define lo que se quiere lograr, puedes establecer un objetivo general respaldado por objetivos específicos, solo así podrás medir los resultados que obtengas.
  2. En el formato debe indicarse la ubicación del inventario.
  3. Los grupos para realizar el inventario deben estar formados cada uno por un contador y un redactor.
  4. Los empleados que realicen el inventario deben haber recibido una formación adecuada.
  5. El responsable del inventario debe indicarse en el formato.
  6. En las plantillas del formato de inventario de vehículos debe observarse lo siguiente:
    • Las plantillas deben estar numeradas previamente.
    • No se puede omitir la revisión de ningún criterio durante el inventario. Se debe recoger y revisar toda la información que se debe analizar según los objetivos, como el redimiento del combustible, el nivel de desgaste, sistema de frenos, etc.
    • No se puede utilizar lápiz en las listas de papel. Mejor utilizar formatos digitales.
    • Las anotaciones deben hacerse en el momento, durante las inspecciones. No después.
    • Cada plantilla completada debe ser firmada por los responsables.
  7. Los vehículos se inventariaron en el orden de su ubicación.
  8. Los inventarios realizados deben ser reconocidos como tales y, por lo tanto, deben realizarse de forma adecuada.
  9. Las plazas de aparcamiento deben dividirse por zonas, por ejemplo, esta es la zona de vehículos nuevos, etc. Para cada área, se debe determinar un empleado responsable.
  10. Los vehículos dañados deben marcarse por separado.
  11. Los movimientos de mercancías deben omitirse durante el inventario.
  12. El personal del inventario no debe estar influenciado por el conocimiento de otros departamentos, como el de contabilidad.
  13. Tras el inventario, se evalúan los formatos completados. Para ello, primero hay que comparar las existencias reales según los formatos de inventario de vehículos con las existencias objetivo según la contabilidad de existencias. Se puede prescindir de los vehículos que no son propiedad de la empresa, como las mercancías en consignación de los fabricantes, los vehículos en reparación y los vehículos propiedad del personal.
  14. Además, se añaden a la lista los vehículos que no estaban físicamente presentes durante el inventario, como los vehículos de alquiler y de demostración. Pues, también forman parte del inventario los vehículos y las piezas de vehículos que ya se han pedido pero que aún no se han entregado.

Una vez que tu lista esté completo y acorde con el procedimiento estandarizado de la organización, automatiza lso procesos de revisión de inventario, recoge datos para medir el rendimiento y continua mejorando. El método 6 sigma puede servirte de inspiración.

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Ventajas de un formato de inventario de vehículos digital.

Mantener una formato de inventario de vehículos, como la mencionada anteriormente, tiene muchos beneficios para tu negocio pero, mantener los formato de vehículos en formato digital con Lumiform tiene muchos más beneficios:

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Su contacto para todas las cuestiones relacionadas con Formato de inventario de vehículos

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Sacha Allman

correo electrónico: sacha.a@lumiformapp.com

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