¿Qué es un Plan de Acciones Correctivas según la ISO 9001: 2015?
Un plan de acciones correctivas (PAC) establece una serie de pasos específicos diseñados para corregir las no conformidades, la no calidad y los aspectos por mejorar que afectan a una organización o negocio. Esto implica identificar e eliminar la causa del defecto y prevenir la reaparición de la misma, con el fin de ofrecer productos y servicios seguros, eficaces y de calidad a los consumidores y cumplir con la normativa vigente aplicable.
Las acciones correctivas y preventivas -CAPA- (un sistema que parte de la filosofía de mejora continua Kaizen) y la norma ISO 9001:2015 solían ser planes de acción separados, cada uno con criterios diferentes. Combinados, trazan planes de resolución y erradicación de problemas, con un enfoque basado en la identificación y gestión de riesgos durante todo el proceso, en lugar de que las «medidas preventivas» se lleven a cabo y se documenten por separado.
En esta breve guía trataremls los siguientes temas:
- Cómo elaborar un plan de acciones correctivas según la norma ISO 9001: 2015.
- Qué tecnología utilizar para implementar planes de acciones correctivas de forma objetiva y organizada.
¿Cómo elaborar un plan de acciones correctivas según ISO 9001: 2015?
A continuación, en 5 pasos describimos cómo cumplir con la norma ISO 9001: 2015 en la implementación de acciones correctivas :
- Acceso a una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
- Acceso a informes que se generan automáticamente tras el uso de las plantillas digitales en donde ingresas los resultados de las encuestas y evaluaciones. De esta forma, se puede identificar más rápidamente los aspectos que necesitan especial atención.
- Incluir fotografías y anotaciones de todas las evaluaciones realizadas.
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1. Determinar si la situación requiere o no de medidas correctivas
El propósito de un plan de acciones correctivas es identificar y resolver problemas sistemáticos que amenazan el Sistema de Gestión de Calidad de una empresa. No se trata de cualquier problema, se trata un problema cuya causa raíz debe ser investigada ya que, de no eliminarse, continuará produciendo fallas. No se trata de un hecho que no volverá a repetirse.
Durante las auditorías al sistema de calidad, los gestores de calidad y sus equipos seleccionan una técnica de análisis de riesgos apropiada para determinar la gravedad de la no conformidad y decidir si es necesario o no adoptar medidas correctivas. Los enfoques más utilizados son el Análisis Modal de Fallos y Efectos -AMFE- (o FMEA) y el Análisis Funcional de Operabilidad (o también HAZOP).
Una vez que se considere necesaria una acción correctiva, es recomendable que el equipo utilice hojas de verificación digitales para identificar errores o defectos de forma sistemática y pueda documentar todo hallazgo en estrecha coordinación con el equipo. De esta manera, se asegura la implementación diligente y organizada de la norma ISO 9001:2015.
2. Realizar un análisis de la causa raíz de un problema
El análisis de la causa principal es un enfoque metódico para identificar la causa raíz de los problemas sistemáticos y resolverlos. Se asume que los problemas se resuelven mejor eliminando la raíz del problema que tratando el síntoma aparente. Existen varios métodos de identificación de causas como, por ejemplo, el método 5 porqués o el método de las 8 disciplinas.
La norma ISO 9001:2015 recomienda que los miembros y líderes de equipos multifuncionales participen en la planificación de las medidas correctivas. Los equipos de calidad pueden promover esto utilizando programas informáticos para facilitar la colaboración y comunicación, incluso si los miembros del equipo están ubicados en distintas localidades.
3. Trabajar en equipo en la planificación e implementación de acciones correctivas
La identificación de las causas es más fácil cuando el equipo a cargo está conformado de miembros de distintos departamentos, experiencia y conocimientos. Muchas empresas exitosas van un paso más allá e incluyen a todo el personal de la organización. Esto es posible implementado herramientas como la lista de control Seis Sigma, o el Diagrama SIPOC, citando algunos ejemplos.
4. Comunicación y aplicación de medidas correctivas
Para coordinar efectivamente, el equipo debe tener fácil acceso a la información actualizada sobre la planificación e implementación de las acciones correctivas. Detalles específicos como el objetivo, las soluciones, el cronograma de actividades, responsabilidades, personas clave, signatarios y costos, deben ser conocidos por el equipo.
Por tanto, se debe proporcionar un canal de comunicación efectivo a través del cual todos puedan proporcionar información de manera periódica y así coordinar mejor y comunicar los avances, riesgos o problemas a tiempo. Pues, todos estos factores son cruciales para el éxito de la aplicación de una acción correctiva en la organización.
5. Llevar a cabo acciones de seguimiento
La IS0 9001:2015 insiste en que las empresas revisen la efectividad de sus acciones correctivas y actualicen el nivel de riesgo y las oportunidades potenciales de manera constante. Después de la implementación de la solución al problema, se deben realizar auditorías de seguimiento, como, por ejemplo, la auditoría de análisis de brechas.
¿Qué tecnología utilizar para implementar planes de acciones correctivas de forma objetiva y organizada?
Para coordinar, comunicar y documentar los resultados todo lo relativo con el plan y ejecución de medidas correctivas, recomendamos utilizar el software de SGC de Lumiform, que aporta al negocio con herramientas digitales, muy fáciles de usar e implementar.
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