Por qué usar una plantilla para el método SIPOC?

Originalmente, el modelo SIPOC fue desarrollado para Six-Sigma. Allí se utiliza en la fase de definición de un proyecto. Con el diagrama del SIPOC, los administradores de procesos de negocios ilustran el Proceso de extremo a extremo de ciertas funciones y operaciones comerciales.

El acrónimo SIPOC significa los nombres de las columnas de un diagrama SIPOC:

• S - Proveedor
• I - Entradas
• P - Proceso
• O - Salida
• C - Cliente

Tal diagrama puede ser usado para diferentes propósitos:

1. Dar a los nuevos empleados una visión general de los procedimientos operativos estándar (SOP).
2. Refrescar o actualizar el conocimiento del proceso de los empleados.
3. Como base para la formulación de nuevos procesos o la mejora de los procesos existentes.

Por lo tanto, se utiliza una plantilla SIPOC para crear un diagrama SIPOC. Contiene 5 secciones para cada uno de los aspectos. Con su ayuda, los administradores de procesos pueden esbozar más fácilmente los procesos de negocio internos o externos.

Este artículo informa sobre los siguientes temas:

1. Utilizar una plantilla SIPOC

2. Consejos para el diagrama SIPOC

3. Plantilla digital SIPOC para una mayor eficiencia

Procedimiento para la aplicación de una plantilla SIPOC

El diagrama SIPOC es una herramienta versátil para los procesos de negocio que puede ser utilizada en la práctica por cualquier tipo de empresa. Es más fácil empezar enumerando los pasos del proceso. En el modelo SIPOC, los elementos de un SOP se dividen en cinco categorías para proporcionar una visión general de un proceso de negocios. No se trata de llevar a cabo un análisis detallado del proceso.

1. Proveedor

El primer punto del diagrama SIPOC se refiere a una unidad interna o externa. Esto inicia el procesamiento de las solicitudes y sirve efectivamente como un proveedor de insumos. En un restaurante, por ejemplo, puede ser el cliente que hace un pedido.

Las preguntas que los responsables del proceso deben hacerse aquí son las de los proveedores internos y externos: ¿Quién proporciona los factores de entrada?

2. Input

Entrada se refiere a las solicitudes u órdenes de trabajo proporcionadas por el proveedor. En un restaurante, una entrada externa sería la orden de comida del cliente. En cambio, el asistente del chef que apoya al jefe de cocina sería una entrada interna.

En este paso del proceso puede preguntarse qué factores de entrada son necesarios para llevarlo a cabo: información, materiales, máquinas o servicios ?

3. Proceso

El proceso se refiere a los procedimientos estándar utilizados por los empleados para cumplir con una solicitud de un proveedor. En un restaurante, por ejemplo, es el cocinero que prepara un plato en respuesta al pedido de un cliente. Por lo tanto, es importante preguntarse qué procedimiento estándar debe utilizarse.

4. Salida

La salida es el resultado final después de que la entrada del proveedor ha pasado por el proceso estándar. La pregunta que se hacen los gerentes de proceso en esta sección del diagrama del SIPOC es la pregunta del resultado. En un restaurante, por ejemplo, este es el plato terminado que se sirve al cliente.

El resultado puede ser material, como un producto terminado, componentes o ensamblajes, o inmaterial, como información procesada en forma de documento (confirmaciones de pedidos, informes medioambientales, etc.).

5. Cliente

En este paso del proceso, también se hace una distinción entre los clientes externos e internos. Se pregunta cuándo se produce realmente el resultado. En un restaurante, por ejemplo, es el huésped quien ha recibido y comido el plato pedido. También sirve como proveedor. Sin embargo, esto no siempre tiene que ser así.

Es útil anotar los departamentos o personas que llevan a cabo el proceso para cada paso del proceso, de modo que quede inmediatamente claro quién es el responsable del proceso.

3 Consejos para el diagrama SIPOC

Un diagrama SIPOC puede ayudar a las empresas de todo tipo a estandarizar tanto los procesos externos como los internos. Sólo tiene que hacerse correctamente. El uso del método SIPOC ayuda a los empleados a trabajar más eficientemente concentrándose en lo esencial. Para ello, se eliminan todos los pasos innecesarios de un proceso.

Los siguientes 3 consejos le ayudarán a usar el diagrama SIPOC con éxito en su empresa:

1. Identificar proceso

El proceso es la tercera columna del diagrama del SIPOC, pero el núcleo y el propósito de la ruptura del proceso. Analizando claramente el proceso de negocios, es posible determinar lo que el proceso necesita para ser funcional y exitoso.

2. Involucrar a todo el equipo

El método SIPOC no es para luchadores solitarios. Rellenar una plantilla SIPOC es una tarea de equipo. Es mejor involucrar a todas las personas involucradas en el proceso o al menos un representante de cada departamento en la sesión de lluvia de ideas del SIPOC. Esto ahorra tiempo, ya que se necesitan menos revisiones si todos los involucrados están involucrados.

3. Limite las entradas

Diagramas del SIPOC no es un análisis detallado del proceso, sino que tiene por objeto proporcionar una visión general de un proceso comercial de extremo a extremo. Por lo tanto, las entradas por columna deben ser cortas y concisas, y no perderse en los detalles. De lo contrario, el método SIPOC pierde su propósito y ya no ofrece una visión holística.

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