Diagrama de SIPOC para la Visión General de Procesos

Diagrama SIPOC: ¿Qué es y para qué sirve?

Este diagrama, que forma parte de la Gestión de Calidad Total de Toyota, sirve para representar gráficamente las variaciones o los elementos claves de un proceso. La finalidad que cumple es brindar mayor entendimiento sobre cómo funciona un proceso dentro de una organización mediante una representación visual, pero sin entrar en mayor detalle.

El acrónimo SIPOC hace referencia a la primera letra de los nombres en inglés de las columnas del diagrama:

• Supplier - Proveedor o Suministro
• Inputs - Entradas
• Process - Proceso
• Outputs - Salida
• Customer - Cliente. Algunas organizaciones se refieren a este diagrama como COPIS, con el fin de poner al cliente en primer lugar.

Este diagrama ha sido ampliamente utilizado por diferentes organizaciones de distintos sectores incluyendo la administración pública, educación y manufactura debido a su conjunto de técnicas y herramientas para la mejora continua de procesos (Seis Sigma), que permite crear conciencia de calidad en todos los procesos e implementar acciones de mejora a partir del aprendizaje y la cooperación de todas las personas que trabajan dentro de la organización. ¿Deseas saber más sobre el Diagrama COPIS?

En este artículo trataremos los siguientes temas:

1. Cuándo usar SIPOC: Ejemplos de usos.
2. Cómo hacer un diagrama de análisis del proceso SIPOC.
3. Consejos para implementar este método de manera exitosa.
4. Conoce los beneficios de utilizar las plantillas digitales SIPOC de Lumiform.

¿Cuándo usar SIPOC? Ejemplos de usos

Un diagrama SIPOC tiene el potencial de ayudar a las empresas de todo tipo a estandarizar y optimizar procesos externos e internos. La implementación exitosa de este método ayuda a los empleados a trabajar más eficientemente, concentrándose en lo esencial y eliminando los pasos innecesarios de un proceso.

Tras analizar las 5 categorías del diagrama COPIS (suministro, entradas, proceso, salida y clientes) tu organización cuenta con los datos e información necesaria para realizar, por ejemplo, lo siguiente:

1. Dar a los nuevos empleados una visión general de los procedimientos operativos estándar.
2. Identificar problemas y eliminar aspectos innecesarios o que añaden poco valor.
3. Explicar rápidamente un proyecto y proporcionar puntos de referencia comunes a los miembros del equipo.
4. Refrescar o actualizar el conocimiento del proceso.
5. Formular nuevos y mejores procesos.

Si esto es lo que necesita tu organización, ¡ya sabes por dónde emprezar!

¿Cómo hacer un diagrama de análisis del proceso SIPOC?

La manera más fácil de implementar el modelo SIPOC es estableciendo los elementos del procedimiento operativo estándar, que en este caso se dividen en las siguientes 5 categorías:

1. Proveedor o Suministro: Es el individuo quien inicia el proceso o genera las entradas. Puede tratarse de un cliente o usuario. Por ejemplo, en un restaurante o tienda de comestibles, el cliente es el que hace el pedido y el que, por tanto, inicia el proceso.
   • La pregunta que los responsables del proceso deben plantearse aquí es: ¿Quién suministra lo que necesita el proceso?
2. Entradas: Las entradas se refieren a los materiales, información u otros recursos que generan la base para el desarrollo del proceso. Por ejemplo, una solicitud u órden de trabajo proporcionadas por el proveedor es una entrada. En un restaurante, una entrada externa sería la orden de comida del cliente. En cambio, el mesero que informe al chef sobre el pedido, genera una entrada interna.
   • En este paso, la pregunta a responder es: ¿Qué insumos son requeridos o qué factores de entrada son necesarios para llevar el proceso a cabo: información, servicios, materiales o máquinas?
3. Proceso: El proceso se refiere a los pasos estándar utilizados para convertir entradas en salidas. Por ejemplo, en un restaurante, es el chef quien prepara un plato como respuesta al pedido de un cliente. Estos pasos realizados para cumplir con una solicitud de un proveedor son los que cuentan.
   • Por lo tanto, la pregunta clave a responder en esta sección es: ¿Qué hace el proceso?
4. Salida: La salida es el resultado final, luego de que la entrada ha pasado por el proceso estándar. Por ejemplo, en un restaurante, el resultado sería el plato terminado y que se sirve al cliente. El resultado puede un producto terminado, como componentes o ensambles; o, inmaterial, como información, análisis o respuestas procesadas en forma de documento.
   • La pregunta a plantearse en esta sección es: ¿Cuál es el resultado del proceso?
5. Cliente: El cliente es el receptor de las salidas. Puede tratarse de clientes externos e internos. Por ejemplo, en un restaurante, se trata del cliente que hace un pedido y quien ha recibido el plato de comida. En este caso, la misma persona es el cliente y proveedor, pero esto no siempre funciona así.
   • Aquí, la pregunta a plantearse es: ¿Quién necesita la salida del proceso?

   Adicionalmente, es de gran utilidad anotar los departamentos o personas que llevan a cabo cada paso del proceso, de modo que quede muy claro quién es el responsable de cada parte del proceso.

Tras la implementación del SIPOC, plantéate preguntas como las siguientes:

1. ¿Es posible facilitar estos pasos del proceso o simplificar la cantidad de pasos?
2. ¿Dónde existen defectos que afectan la calidad que ofrecemos a nuestros clientes?
3. ¿Podemos coordinar mejor las gestiones con nuestros proveedores?

Puedes complementar este sección de análisis implementando otras soluciones digitales como la app de Mystery Shopper para probar la calidad de los servicios y determinar cómo mejorarlos.

¿Qué consejos seguir para implementar el método SIPOC de manera exitosa?

Los siguientes 3 consejos te ayudarán a implementar el diagrama COPIS con éxito en tu empresa:

1. Entiende al proceso: El proceso es la tercera columna del diagrama de SIPOC, pero se trata del núcleo y el propósito del proceso. Por ello, debes poder determinar lo que el proceso necesita para ser funcional y exitoso.
2. Involucra a todo el equipo: El método COPIS no es para luchadores solitarios. Rellenar un diagrama COPIS es una tarea de equipo. Idea la manera de mantener en constante coordinación a todas las personas involucradas en el proceso, o al menos fijar un representante de cada departamento. Esto te va a ahorrar tiempo y dinero, ya que se necesitan menos revisiones si todos los involucrados están involucrados desde el día uno.
3. Limita las entradas: Ten en cuenta que no estamos realizando un análisis detallado del proceso, sino que queremos proporcionar una visión general de un proceso de extremo a extremo. Por lo tanto, las entradas por columna deben ser cortas y concisas, ¡No te pierdas en los detalles! De lo contrario, el método SIPOC pierde su propósito y ya no ofrece una visión holística del proceso.

Una forma bastante práctica de poner este método marcha es mediante un software de control de procesos que te permita tener un control centralizado, permitiendo a todos los involucrados, sin importar su número, comunicarse y coordinar fácilmente. De esta manera, los gestores de procesos pueden esbozar efectivamente los procesos empresariales internos o externos, identificar defectos u oportunidades de mejora, e implementar acciones correctivas.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar las plantillas digitales SIPOC?

Puedes ahorra tiempo y dinero haciendo uso de la tecnología para:

• Generar datos en tiempo real sobre tus procesos y así poder medir la calidad y la seguridad de cada proceso y tener un punto de partida para la mejora continua.
• Obtener una visión general de todo lo que está sucediendo en distintas localizaciones y actúar a tiempo en caso de identificar cualquier defecto o problema.
• Acceder a informes generados automáticamente sobre los resultado del diagrama. De esta manera, ya no inviertes mucho tiempo en analizar los datos recogidos y puedes identificar más rápido las áreas que necesitan tu especial atención.
• Resolver incidentes hasta 4 veces más rápido que antes gracias a un sistema de comunicación y coordinación más eficientes. Las soluciones se implementan de manera oportuna.
• El software de Lumiform es muy fácil de usar. Puedes completar las listas de control en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% - 50% más rápido que antes.
• Con nuestra herramienta para crear formularios, puedes digitalizar diagramas en tan solo un par de clics. Las plantillas pueden ser personalizadas y compartidas fácilmente con tu equipo de trabajo.