¿Qué son los procedimientos operativos estándar? - Un ejemplo

A Procedimiento Operativo Estándar (PNO) es una guía paso a paso en la que las empresas definen un procedimiento estandarizado para sus procesos (normalmente en áreas críticas), por ejemplo, cómo desarrollan productos o prestan servicios.

Si se determina que las actividades entrañan peligros conocidos que podrían dar lugar a daños o lesiones, las empresas deberían establecer pautas de procedimientos normalizados de trabajo para registrar los pasos específicos y reducir el peligro en la operación. Una plantilla PNO asegura la fácil reproducibilidad y estandarización de un proceso.

para qué sirve una plantilla de PNO?

Un buen formato de procedimientos operativos estándar ayuda a cada empleado (sin importar su experiencia) a llevar a cabo los pasos de trabajo individuales, es preciso y fácil de entender. Para que los empleados puedan recordar cada detalle de un procedimiento o secuencia precisa de pasos de trabajo en cualquier momento, las plantillas PNO deben ser cuidadosamente preparadas por las empresas. Recuerde que las plantillas PNO crean procesos medibles que proporcionan instrucciones estructuradas en caso de problemas o incluso emergencias.

Con estrictos requisitos de cumplimiento y en la gestión de la calidad y la seguridad, las buenas plantillas PNO estandarizan las actividades, garantizan la consistencia, la calidad y la seguridad y proporcionan una forma de hacer que los procesos sean medibles y de registrar cualquier desviación. Los registros son a su vez útiles para la aplicación de medidas correctivas.

Los Procedimientos Normalizados de Operación (PNO) están diseñados en varias industrias para la calidad y el cumplimiento, actividades rutinarias o altamente repetitivas, tareas de alto riesgo, nuevos procesos o áreas de negocio o programas de entrenamiento.

Este artículo trata de los temas:

1. Cómo hacer una plantilla PNO

2. Cómo crear un formato efectivo de PNO

3. Cómo gestionar los Procedimientos Normalizados de Operación (PNO) con un app móvil

Una simple plantilla y boceto de PNO

Página frontal

La página de título contendrá el título completo del PNO, el número del PNO, el número de versión o fecha de aprobación, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el formato del PNO y la fecha de la firma.

Contenidos

Introduzca los números de página y el número total de páginas en el procedimiento operativo estándar.

Obejtivo

El propósito define los objetivos y el alcance del procedimiento operativo estándar.

Procedimiento

El procedimiento proporciona descripciones claras y obligatorias de los pasos individuales del proceso.

Aseguramiento de calidad

El aseguramiento de calidad especifica los criterios para el control del producto/servicio, sistema o proceso descrito.

Referencias

Todos los PNO asociados de las operaciones utilizadas en este PNO.

Cómo escribir una plantilla de PNO efectiva

Las plantillas de PNO vienen en diferentes formas dependiendo del propósito, la industria y el grupo objetivo y pueden variar desde instrucciones de proceso hasta listas de control y diagramas de flujo. Sin embargo, todas ellas deben centrarse en las siguientes tres áreas centrales para crear una forma general efectiva de PNO:

Esta área proporciona un objetivo claro de lo que se necesita lograr y por qué el PNO es importante. En esta área central, las siguientes preguntas deben ser respondidas: "¿Cuál es el proceso objetivo?", "¿Qué hay que cambiar en este proceso?" y "¿Por qué escribir una plantilla de PNO para este proceso? Un propósito claramente formulado es ayudar a los empleados a comprender por qué deben seguir los procedimientos PNO pertinentes y no sólo realizar procesos por el bien del proceso.

ejemplo de PNO (servicio doméstico en la oficina):

El PNO tiene por objeto esbozar los servicios domésticos y asegurar que los lugares de trabajo estén libres de suciedad y desorden. Esto es fundamental para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar incidentes menores o mayores.

Esta sección describe las tareas específicas que se cubren para el grupo objetivo. Esto debería referirse a las personas que deberían adherirse a los PNO y enumerar las tareas y responsabilidades relevantes cubiertas por los PNO. También puede ser útil explicar lo que no entra en el ámbito de este formato particular de PNO y referirse a otros documentos a los que se puede hacer referencia en otras tareas.

ejemplo de PNO (tareas de limpieza en la oficina):

Este PNO tiene por objeto ayudar al personal de gestión de instalaciones a cubrir las siguientes tareas:

• Limpieza de ventanas


• Cuidado de las alfombras


• Desempolvado


• Gestión de desechos

Este formato de PNO no se aplica a la identificación de daños en el equipo y a los trabajos de reparación. Se puede encontrar más información sobre estas tareas en el informe de incidentes PNO.

3. Procedimiento

Este informe contendrá una lista de los pasos detallados que se deben tomar para asegurar la realización efectiva de las tareas mencionadas. Los pasos del procedimiento deberán ser escritos en un formato ordenado, conciso y fácilmente comprensible de PNO. Todos los pasos deben ser seguidos por el personal

Lumiform: checklist de procedimientos normalizados de operación

Lumiform te facilita el cumplimiento de los requisitos legales para la documentación de los procesos. Desde la app móvil o tablet puedes documentar los controles de seguridad. La app de Lumiform te va guiando por todos los pasos para que no te saltes ninguno. Ahorra tiempo y dinero haciendo los controles con una herramienta digital.

Digitaliza las listas de control y los procedimientos internos con Lumiform:

• Genera datos en tiempo real sobre tus procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.


• Obtén una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.


• Los informes se crean automáticamente. Esto guarda el te ahorra el procesamiento manual posterior.


• Aumenta la eficiencia de tus procesos internos: resuelve los incidentes hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo, con terceros y con la gestión y el reporte más rápido de los incidentes.


• Ahorra tiempo con un análisis más fácil de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan tu atención.


• La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus listas en papel en un par de clics.
  
  
• Muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados. La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel


• Los controles se completan aproximadamente un 30%-50% más rápido.