Aprende cómo implementa de manera organizada, sistemática y objetiva PNO con listas de control digitales de seguridad, la calidad y cumplimiento de actividades. Asegura que las operaciones dentro de la organización sean reproducibles.
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Un Procedimiento Operativos Estándar o Procedimiento Normalizados de Operación (PNO o SOP según las siglas en inglés de Standard operating procedure) son guías que contienen las instrucciones necesarias para operar de manera estandarizada, y asegurar el cumplimiento de los lineamientos clave para desarrollar productos o prestar servicios de calidad, y cumplir con los requisitos específicos de la industria. La normalización de las etapas de trabajo promueve un sistema de calidad sostenible y evita la pérdida de horas de trabajo debido a incidentes, accidentes laborales o periodos de inactividad.
En principio, los procedimientos operativos estándar son adecuados para todas las industrias, pero, tratándose de industrias de la construcción, fabricación, o de productos farmacéuticos, los PNO son esenciales.
Los PNOs ayudan a los empleados -sin importar su nivel de experiencia- a determinar con facilidad cómo, cuándo y qué actividades o gestiones deben realizar. Para que los empleados puedan recordar cada detalle de un procedimiento, las guías deben ser cuidadosamente preparadas, contemplar todos los criterios de evaluación y métricas, y proporcionar instrucciones estructuradas en caso de problemas o emergencias. Todo esto puede ser incorporado en listas de verificación. Con listas de control inteligentes puedes cerciorarte que el SOP se implementa adecuadamente y que tu organización alcance los más altos niveles de calidad. ¿Deseas saber más?
Los PNO son los documentos que contienen las instrucciones mínimas necesarias para llevar a cabo una operación de manera reproducible. Pues, describen de forma específica y clara, las actividades relacionadas directa o indirectamente con el manejo, control, conservación y venta o suministro de productos, equipos, maquinarias o servicios. Por tanto, un PNO es necesaria cuando:
La planificación es la mitad de la batalla: Esta declaración es la base del principio SOP ya que la planificación minuciosa y exhaustiva de actividades es lo que llevará a la organización a implementar procesos estandarizados de forma segura, rentable y de alta calidad con comparativamente poco esfuerzo.
A continuación, te describimos las 3 ventajas principales de usar PNO:
Con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes, los procesos de trabajo siempre deben llevarse a cabo de la misma manera para garantizar un producto satisfactorio y salvaguardar la reputación de la empresa.
Gracias a los PNO, los empleados pueden estar bien informados sobre los posibles riesgos y peligros en el lugar de trabajo, y sobre cómo prevenirlos adecuadamente. Con una guía detallada, que desglosa todos los posibles riegos y peligros, se informa y se capacita debidamente a los empleados, sensibilizándolos para la correcta ejecución de los procesos de trabajo.
La estandarización de los procesos de trabajo conduce a menos fallos y tiempos de inactividad y a una calidad continua.
El contenido de un PNO puede variar en gran medida dependiendo del propósito, industria, objetivo o proceso. Sin embargo, el formato de PNO debe incluir las siguientes 3 secciones centrales para ser efectivo dentro de una organización:
1. Propósito: Esta sección cumple el objetivo de establecer qué se necesita lograr y por qué. Las siguientes preguntas claves pueden ser planteadas:
2. Cobertura: Esta sección describe el grupo objetivo, es decir, las personas que deberían adherirse a los PNO. Se debe enumerar las tareas y responsabilidades relevantes, explicar lo que no entra en el ámbito de este particular PNO y referirse a otros documentos de ser necesario.
3. Procedimiento: Este informe contendrá una lista de los pasos detallados que se deben considerar para asegurar la realización efectiva de las tareas mencionadas. Los pasos del procedimiento deben ser escritos en un formato ordenado, conciso y fácilmente comprensible. Debe especificarse, de ser oportuno, las consecuencias negativas de no seguir el procedimiento u las obligaciones legales y las sanciones en caso de incumplimiento.
En general, el formato PNO incluye las siguiente 6 secciones:
1. Página frontal: La página de título contendrá el título completo del PNO, el número del PNO, el número de versión o fecha de aprobación, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el formato del PNO y la fecha de la firma.
2. Contenidos: El PNO debe contener un índice, los números de página y el número total de páginas en el que se describe el procedimiento operativo estándar.
3. Objetivo: Se debe definir con claridad el propósito y el alcance del procedimiento operativo estándar.
4. Procedimiento: El describe el procedimiento, sus fases o secciones en detalle y los pasos a seguir.
5. Aseguramiento de calidad: El fijan los criterios de control de calidad y seguridad del producto, servicio, sistema o proceso.
6. Referencias: Se inclyen todos los PNO asociados con el proceso.
Si deseas conocer más fondo cómo realizar una guía de proceso estándar, te recomendamos leer esta guía SOP.
Al contar con plantillas de procedimientos, te aseguras que todos los requisitos de calidad y seguridad sean incluidos, considerados y cumplidos por el personal y supervisores. Por ejemplo, mediante plantillas puedes cerciorarte que las siguientes actividades se realicen con estricto apego a los criterios de seguridad y calidad:
Es por esto que se puede afirmar que el PNO ayuda al bienestar de los trabajadores y de la compañía. Pero, para que el beneficio sea real, es importante tomar en cuenta los siguientes 3 puntos en la implementación del PNO:
El PNO no solo debe ser accesible para todo el personal en todo momento, sino que también debe ser leído y utilizado mandatoriamente. En algunos casos, esto será incluso solicitado por la ley, por lo que deberás documentar debidamente las instrucciones y formación realizadas a los trabajadores.
En los cursos de formación, donde deberían ser introducido los SOPs, debería ser posible hacer consultas. El personal debe saber a quién pueden contactar en cualquier momento en caso de dudas o preguntas.
Es indispensable vigilar regularmente la correcta ejecución de las actividades mediante auditorías internas, además de advertir sobre violaciones puntuales, y reaccionar en caso de repetidas violaciones para mantener la seguridad y calidad de los procesos.
Los PNO son documentos muy importantes para una organización ya que permiten que las operaciones sean reproducibles, permitiendo un manejo y control efectivos de la calidad de productos y servicios y seguridad en el lugar de trabajo. ¿Te imaginas poder gestionar un control centralizado y en constante comunicación y coordinación con tu equipo de trabajo?
Lumiform te facilita la estandarización de procesos gracias a su software y app, que te permiten crar o utilizar plantillas digitales de PNO y asegurar la realización de CADA PASO que compone un proceso por parte de TODO el personal de la organización. Con nuestras checklists digitales puedes:
