Formatos Digitales de Métodos de Análisis de Causa Raíz

¿Cómo hacer un análisis causa-raíz en las empresas con un checklist?

Una causa raíz se define como un factor que ha provocado una no conformidad y que debe eliminarse de forma permanente mediante la mejora del proceso. La causa raíz es la cuestión principal -la causa de más alto nivel- que pone en marcha toda la reacción de causa y efecto que, en última instancia, conduce al problema o problemas.

El análisis de la causa raíz (ACR) es un término genérico que describe una amplia gama de enfoques, herramientas y técnicas utilizadas para descubrir las causas de los problemas. Algunos enfoques del ACR están más orientados a la identificación de las verdaderas causas raíz que otros, otros son técnicas más generales de resolución de problemas y otros simplemente ofrecen apoyo a la actividad principal del análisis de la causa raíz.

Un error común que se comete durante el proceso de análisis es confundir la causa con los efectos del problema. Es decir, cuando se tratan los síntomas y no la enfermedad. Por ejemplo, es fácil tratar un dolor de cabeza con una aspirina, pero puede ser que la aspirina esté tratando un síntoma y no la causa real del dolor, como puede ser un tumor cerebral. En este caso, tratar el dolor recurrente con aspirinas en lugar de acudir a un especialista hará que la enfermedad subyacente empeore con el tiempo. Lo mismo ocurre dentro de las empresas. En lugar de tratar la causa de un problema, se combaten los síntomas sin entender la verdadera razón de su existencia.

Para evitar esto, es recomendable usar formatos de métodos de identificación de causa de problemas. Una hoja de control o checklist es utilizado por equipos multifuncionales de expertos en el tema para cealizar un correcto análisis del problema, recopilar datos relevantes, identificar la verdadera causa raíz y aplicar las soluciones respectivas.

Recuerda que la identificación temprana es fundamental para el proceso de resolución del problema, para que éste no cause daños irreversibles a tu organización. Evitar problemas recurrentes confirma que las acciones recomendadas por el análisis de la causa raíz pueden mejorar los procesos empresariales o aumentar la productividad de manera continua. ¿Deseas conocer más?

En este artículo hablaremos brevemente sobre lo siguiente:

1. Cuáles son los beneficios de detectar la causa raíz de un problema.
2. Qué métodos utilizar para analizar la causa raíz de un problema.
3. Qué consejos seguir para analizar la causa de un problema.
4. Optimización del análisis de la causa raíz con herramientas digitales.

¿Cuáles son los beneficios de detectar la causa raíz de un problema?

La importancia del análisis de la causa raíz permite tomar medidas y acciones esenciales para resolver los defectos dentro del sistema que dieron lugar a un resultado no deseado y tomar medidas correctivas para que no vuelvan a ocurrir en el futuro. Básicamente, proporciona varias formas de determinar e identificar los fallos en los procesos y sistemas que han contribuido a los defectos y cómo prevenir su aparición en el futuro.

El ACR es una técnica que se centra en la identificación de la causa real de los defectos y en su tratamiento. Es un proceso que básicamente ayuda a las partes interesadas a conocer y comprender lo suficiente la causa principal del defecto para lograr una resolución permanente del mismo. Para llevar a cabo el ACR, se necesita estar muy centrado y ser muy trabajador. Por lo tanto, se necesita un equipo centrado para llevar a cabo el análisis. El equipo puede incluir personal de investigación, especializado, o de comunicación. Debe llevarse a cabo como parte del análisis de la situación.

Al identificar la causa principal, se puede encontrar una solución permanente para que la posibilidad de que vuelva a ocurrir en el futuro se pueda reducir o eliminar. Estos son los 5 beneficios principales:

1. Ayuda a desarrollar un enfoque lógico para resolver los problemas. Una vez identificada la causa principal del defecto, se intentará averiguar y encontrar los principales enfoques de resolución de problemas con la ayuda de la información ya presente.
2. Una vez determinado el defecto, podemos identificar los cambios necesarios para mejorar la calidad del software. Podemos identificar las necesidades actuales y futuras para mejorar la organización y el sistema.
3. También ayuda a establecer procesos repetibles y apropiados paso a paso en los que un proceso puede confirmar el resultado de otro proceso.
4. El ACR hace más que identificar las cosas negativas que ocurren en la organización. El ACR también se puede utilizar para identificar las cosas buenas que están sucediendo. Por ejemplo, el ACR se utiliza para identificar por qué algunos procesos funcionan muy bien. La identificación de los puntos positivos ofrece otra oportunidad de mejora continua.
5. Se utiliza para analizar diferentes actividades de las organizaciones como:
   • Analizar el control de calidad
   • Analizar los fallos en el mantenimiento
   • Analizar el proceso del sistema
   • Analizar diferentes procesos basados en sistemas
   • Analizar la gestión de riesgos y cambios

Toma en cuanta que hay casos en los que no existe una única causa raíz del defecto. La situación puede ser más compleja de lo que parece. Por lo tanto, hay que centrarse en todos los aspectos relacionados con el defecto y hay que pensar en todas las causas raíz del defecto.

¿Qué métodos utilizar para analizar la causa raíz de un problema?

El primer paso para resolver un problema es definirlo con precisión. Es el núcleo de la resolución de problemas. La razón es que si no se sabe cuál es el problema, nunca se podrá resolver el problema exacto que está perjudicando la calidad.

Las empresas tienen a su disposición diversas herramientas de resolución de problemas. Sin embargo, tienen que saber cuándo utilizar cada herramienta de forma adecuada a la situación. En este artículo, hablamos de 7 herramientas principales, entre las que se incluyen:

1. Los 5 porqués
2. La solución de problemas A3
3. Las 8 disciplinas para la solución de problemas
4. Análisis modal de fallos y efectos (AMFE)
5. Enfoque Seis Sigma (DMAIC)
6. El diagrama de espina de pescado de Ishikawa (IFD)
7. El diagrama de Pareto

Te recomendamos hacer un clic en los enlances en color azúl de la lista compartida previamente para revisar, mediante ejemplos, cómo identificar la causa ráiz según cada metodo de análisis.

¿Qué consejos seguir para analizar la causa de un problema?

Si se realiza correctamente, el ACR mejorarás la seguridad y calidad, reducirás los futuros incidentes y, en última instancia, reducirás el coste total del riesgo. He aquí 6 consejos para realizar con éxito un Análisis de Causa Raíz:

1. Recoger la información adecuada: El análisis sólo será tan bueno como los datos que se recojan, por lo que es esencial recopilar información completa, precisa y coherente sobre los incidentes.
2. Crear un entorno de notificación de incidentes sin miedo: No se puede investigar algo que nunca se ha notificado. Para ser eficaz, todos los incidentes deben notificarse. Para ello, considera la posibilidad de abrir la notificación de incidentes a cualquier persona de la organización y crear un entorno de notificación sin miedo permitiendo que las notificaciones se realicen de forma anónima.
3. Mirar más allá del informe de incidentes: El informe de incidentes es el mejor lugar para empezar a identificar los sucesos que hay que investigar; sin embargo, es fundamental profundizar más allá de lo que dice el informe y formulario. Hay que dar un paso atrás para comprender toda la cadena de acontecimientos y relaciones que condujeron al incidente. Reúne al equipo adecuado para el ACR.
4. Hacer preguntas: La técnica de los cinco porqués es útil para buscar respuestas. Empieza por el problema y trabaja hacia atrás para secuenciar todos los acontecimientos que contribuyen a él. Pregunta por qué ocurrió el incidente. Toma esa respuesta y pregunta de nuevo por qué, profundizando hasta llegar a una causa que no pueda desglosarse más. Al final tendrás un diagrama de causa y efecto que te llevará al origen del problema. Cuando creas que has llegado a la causa raíz y no a otro factor contribuyente, comprueba tu trabajo preguntándote: ¿Habría ocurrido el evento si esta causa no estuviera presente? ¿Se repetirá el problema si se corrige o elimina esta causa?Si la respuesta a ambas preguntas es negativa, es muy probable que hayas descubierto la causa subyacente. Si no es así, sigue investigando.
5. Centrar la atención donde pueda existir el mayor impacto: Dado que muy pocas empresas tienen el tiempo o los recursos necesarios para profundizar en cada incidente o reclamación, es importante centrar la atención donde se pueda tener el mayor impacto. Aproximadamente el 80% de sus problemas serán causados por el 20% de sus problemas, lo que se conoce como el principio de Pareto. Desarrolla planes de acción y medidas correctivas. Una vez corregidos los problemas, es fundamental evaluar su éxito. La única manera de saber que realmente ha encontrado y solucionado la causa raíz del problema es comparar los datos de los incidentes a lo largo del tiempo. Si el problema se solucionó y se realizó un exitoso ACR, debería existir una tendencia significativa de baja de incidentes similares.
6. Aprovechar la tecnología: A muchas organizaciones les resulta difícil identificar las tendencias de los incidentes/casi accidentes porque los flujos de trabajo, los procesos empresariales y la tecnología son demasiado engorrosos para que los empleados documenten los sucesos de forma oportuna y significativa. Un software puede ayudar a simplificar y agilizar el proceso de análisis de la causa raíz integrando perfectamente los datos de siniestros, incidentes y causas en una sola plataforma. Las herramientas de software diseñadas para apoyar el éxito del Análisis de Causa Raíz siguen un enfoque estructurado para capturar y analizar datos, identificar e implementar acciones correctivas, y seguir el progreso de nuevas iniciativas. Puedes asignar y realizar el modelo de ACR que tenga más sentido para el incidente en cuestión y obtener resultados precisos y en tiempo real para identificar rápidamente la causa raíz e implementar acciones correctivas oportunas para mejorar la seguridad.

Optimización del análisis de la causa raíz con herramientas digitales de Lumiform

Con las plantillas digitales de análisis de causa raíz, puedes llevar a cabo fácilmente la resolución sistemática de problemas a través de una tableta o un smartphone, en línea o sin conexión. Utiliza el software de escritorio para crear listas de comprobación de los pasos necesarios y, a continuación, evaluar los datos recopilados. Por ejemplo, puedes ver directamente los puntos débiles de métodos o procesos específicos e iniciar las medidas y soluciones necesarias.

La aplicación móvil y el software de escritorio de Lumiform ofrecen otras ventajas. Todas las personas responsables pueden acceder a las plantillas de ACR en cualquier momento y desde cualquier lugar. Si se producen problemas y hay que aplicar medidas correctoras, pueden ser informados inmediatamente desde la App. Además, una documentación limpia y transparente ayuda a evitar que se repitan los problemas. El uso de Lumiform ofrece muchas más ventajas para su análisis de causa raíz:

• El flexible creador de formularios te ayuda a convertir cualquier lista individual en papel en una plantilla digital de análisis de causa raíz en cuestión de minutos. Personaliza tu plantilla de análisis de causa raíz para generar informes que satisfagan las necesidades de tu empresa.
• Además, ofrecemos más de 12.000 plantillas listas para ayudar a las empresas a empezar a trabajar digitalmente en poco tiempo.
• Gracias a la aplicación móvil súper intuitiva, tu y tus compañeros de equipo pueden llevar a cabo el análisis de las causas raíz en cualquier momento y lugar de manera organizada y coordinada, gracias al sistema de alarmas, notificaciones y mensajes.
• Todos los resultados, las imágenes y los comentarios se agrupan automáticamente en un informe digital que puedes compartirlo en varios formatos.
• Encuentra la causa de un problema o accidente más fácilmente con la función de análisis integral del software de escritorio y resuelve problemas hasta 4 veces más rápido que antes.