Hoja Digital e Inteligente de Control y Registro de la Temperatura

¿Qué es la Hoja de Registro de Temperatura?

Hay una gran variedad de instalaciones en las que se almacenan productos refrigerados, congelados y ultracongelados, desde el simple frigorífico de un restaurante hasta la cámara frigorífica del matadero o del supermercado, pasando por los frigoríficos de los grandes supermercados o distribuidores de medicamentos y vacunas. En todos estos sistemas, las temperaturas deben registrarse y documentarse de acuerdo con la normativa vigente.

Para el control de temperatura se realizan mediciones de temperatura a intervalos establecidos durante un periodo de tiempo y se registran en una ficha de control de temperatura. De esta forma, se documenta y supervisa que la temperatura no supere o caiga por debajo del umbral de tolerancia de los productos o equipos sensibles a cambios de temperatura, cuya calidad se busca mantener.

Aunque algunas organizaciones siguen utilizando papel y bolígrafo para realizar el registro digital de temperatura, las empresas que buscan modernizarse y optimizar sus procesos de control de temperatura han optado por contar con herramientas digitales de control, como softwares de auditoría interna o lista de verificación digitales. Existen muchas opciones en el mercado y lo importante es escoger la que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio u organización. ¿Deseas conocer más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. La importancia de controlar la temperatura según la industria.
2. Elaboración de una hoja de control y registro diario de la temperatura.
3. Soluciones digitales a la medida para el registro y control de temperatura.

¿Cuál es la importancia de controlar la temperatura según la industria?

El control de la temperatura es un conjunto de procedimientos, estrategias, mediciones y condiciones establecidas para cumplir y mantener las normas y especificaciones de un determinado producto y/o proceso en materia de temperatura. Es vital para garantizar la seguridad alimentaria y se utiliza para:

• Procesar productos alimentarios
• Dar las características de calidad deseadas (textura, color, aroma, etc.)
• Control microbiológico

Por ello, el control de la temperatura es un elemento de los programas de prerrequisitos para la implementación de sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, como, por ejemplo, el APPCC o ISO 22000. En este sentido, los componentes básicos de un programa de control de la temperatura son:

• La identificación de los productos y/o materias primas objetivo;
• La especificación y los límites del proceso/producto;
• El establecimiento de dispositivos de medición y control;
• Los procedimientos de calibración y prueba de dichos dispositivos;
• Las acciones correctivas para las desviaciones; y
• El mantenimiento de registros.

Al controlar la temperatura, se puede controlar el crecimiento de las bacterias. La mayoría de las bacterias patógenas mueren a temperaturas superiores a los 80°C, y prácticamente todas las reacciones químicas de las células vivas (por ejemplo, hongos, bacterias) se detienen a temperaturas cercanas a los -21°C. Esto significa mantener los alimentos fuera de la zona de peligro de 4-60°C. En este sentido, tiene mucho sentido, y valga la redundancia, que los controles de temperatura estén ampliamente cubiertos y regulados.

Cadena de frío para la gestión logística de productos

La cadena de frío es un proceso de gestión logística de los productos que requieren temperaturas refrigeradas. Es un proceso que implica la realización de una cadena de tareas para preparar, almacenar y transportar los productos a lo largo de la cadena de suministro de frío. Por ejemplo, las vacunas deben almacenarse continuamente en un rango de temperatura limitado, desde el momento en que se fabrican hasta el momento de la vacunación. Esto se debe a que las temperaturas demasiado altas o demasiado bajas pueden hacer que la vacuna pierda su potencia (su capacidad de proteger contra la enfermedad). Una vez que una vacuna pierde su potencia, no puede recuperarse ni restaurarse. Por este motivo, los consultoríos médicos que almacenen y administren vacunas deben contar con una hoja de registro de temperatura.

Registros de temperatura en la industria alimentaria

Los alimentos almacenados incorrectamente suponen un riesgo para la seguridad alimentaria. De hecho, las temperaturas de conservación inadecuadas son una de las principales causas de las enfermedades transmitidas por los alimentos. Tan preocupantes son estas consecuencias que los distribuidores de alimentos tienen que seguir normas estrictas sobre el almacenamiento y la cocción de los alimentos, especialmente la carne, las aves de corral, el marisco y los huevos.

La temperatura ayuda a garantizar la seguridad y la salubridad de los productos alimentarios en todas las etapas de la cadena de suministro de alimentos. Es un parámetro de control de calidad y seguridad alimentaria dominante en toda la cadena de suministro. Si los alimentos no se encuentran dentro de los rangos de temperatura especificados, deben ser eliminados. El incumplimiento puede acarrear fuertes multas, demandas judiciales, pérdida de ingresos e incluso de licencias comerciales.

Estos son algunos ejemplos de disposiciones normativas de escricto cumplimiento:

• Los congeladores y los compartimentos de almacenamiento en frío que se utilicen para almacenar y conservar alimentos que puedan favorecer la proliferación de microorganismos deberán estar equipados con un termómetro indicador, un dispositivo de medición de la temperatura o un dispositivo de registro de la temperatura, instalados de forma que muestren con precisión la temperatura dentro del compartimento.
• Las materias primas, los demás ingredientes y las reposiciones deberán conservarse a granel o en recipientes diseñados y construidos de forma que estén protegidos contra el contacto cruzado con alérgenos y contra la contaminación, y deberán mantenerse a una temperatura tal que impida la adulteración de los alimentos.
• Los alimentos que puedan favorecer el rápido crecimiento de microorganismos indeseables deberán mantenerse a temperaturas que impidan que se adulteren durante su fabricación, transformación, envasado y conservación.

Un sistema de registro digital elimina cualquier posibilidad de error del operador. A diferencia de los humanos, los ordenadores no se olvidan de hacer las lecturas de temperatura en los intervalos designados, ni tienen que ser entrenados en los procedimientos adecuados.

Una vez que el ordenador está programado con el rango de temperatura correcto para un entorno específico, alertará inmediatamente al personal si esas temperaturas suben demasiado o bajan demasiado.

Registros de temperatura en la industria farmacéutica

La logística farmacéutica y el proceso de la cadena de suministro implican el traslado de fármacos y medicamentos de una instalación a otra y está altamente regulada. Cuando estos productos se exponen a temperaturas incorrectas, pueden producirse efectos de descomposición que disminuyen los efectos previstos de los productos. En ocasiones, esto puede dar lugar a un medicamento estropeado que puede provocar toxicidad e incluso la muerte.

La mayoría de los productos farmacéuticos se mantienen entre 2 y 8 grados Celsius, pero hay extensiones de esto donde se utilizan temperaturas de -20 grados Celsius en los almacenes para mantener los productos apropiados para esta temperatura. Es esencial que durante el proceso logístico se dediquen recursos a establecer, mantener y perfeccionar el control de la temperatura. Con demasiada frecuencia, puede ser la diferencia entre un medicamento eficaz que funciona y otro que no lo hace y provoca efectos secundarios perjudiciales.

Para garantizar que el control de la temperatura de los productos farmacéuticos se cuida adecuadamente, hay un nivel de cualificación y supervisión que debe cumplirse. El almacén, la nevera y el remolque deben ser calificados con base en pruebas para descubrir si hay áreas propensas a estar fuera de los rangos de temperatura. Para aprobar las calificaciones de temperatura, se realiza una prueba cuando el almacén está vacío, y de nuevo una vez que se ha llenado de productos. Otras cuestiones a tomar en cuenta pueden ser:

• La temperatura y la humedad deben ser controladas, registradas y supervisadas.
• Cada producto farmacéutico debe fabricarse, almacenarse y distribuirse a la temperatura correcta para evitar la contaminación.
• La temperatura de la sala debe permitir un entorno de trabajo cómodo para los empleados.
• Los deshumidificadores y los sistemas de refrigeración deben vaciarse regularmente.
• La temperatura y la humedad relativa no deben exceder o caer por debajo de los requisitos del producto.
• El estado de funcionamiento del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) debe controlarse en presencia de humedad en el aire.

Registros de temperatura en la industria de la tecnología de la información

Según la primera ley de la termodinámica, la energía no se puede crear ni destruir, solo puede cambiarse o transferirse de un objeto a otro. Toda tecnología requiere una fuente de energía, empezando por la energía química. Esta energía se convierte en electricidad que, a su vez, se convierte en luz y sonido, que a su vez se convierte en calor. Mucho, mucho calor, y por eso las grandes salas de servidores y los centros de datos deben tener un sistema de refrigeración eficiente.

Hay que proteger el hardware, el software y los datos sensibles al calor y valiosos. Por ello, no se recomienda agotar la temperatura de funcionamiento especificada por el fabricante. Si la temperatura del núcleo es demasiado alta, el fallo del equipo es inminente. El fallo del equipo también es inversamente proporcional a la tasa de intercambio de calor. Por ello, es de enorme importancia que se le avise inmediatamente si se superan las temperaturas máximas.

¿Cómo elaborar una hoja de control y registro de la temperatura?

Un registro histórico de temperatura típico contiene ciertos espacios para acreditar que los termómetros están leyendo correctamente y que los sistemas de refrigeración o calefacción mantienen sus temperaturas programadas. A continuación veremos de qué se compone cada espacio en blanco:

1. Temperatura: Este apartado es bastante sencillo. Aquí será donde la persona encargada de vigilar los equipos de refrigeración, congelación y calefacción registrará sus correspondientes temperaturas. Dependiendo del equipo y del tipo de operación, (es decir, si hay que controlar ciertos productos o alimentos) es posible que haya que rellenar varios campos.
2. Hora de la medición: El registro de la hora es esencial para garantizar el uso seguro de los productos almacenados. No se puede suponer que los equipos de calefacción y refrigeración mantengan la temperatura correcta durante todo el día. Las máquinas funcionan mal y, según el tipo de producto almacenado, unas pocas horas de más o de menos pueden comprometer la integridad del producto y la seguridad del consumidor.
3. Fecha: Por supuesto, a la hora de llevar un registro exhaustivo, es imprescindible poner la fecha. La importancia de llevar un registro adecuado tiene consecuencias nefastas, ya que estos documentos pueden utilizarse en los tribunales. Por ejemplo, su caso no va a parecer muy convincente ante un juez si los registros de temperatura no se rellenaron el día en que alguien que comió en su establecimiento se intoxicó.
4. Equipo: ¿Qué equipo se utilizó para almacenar los productos? ¿Refrigerador, congelador, horno de retención, camiones de comida, mesas de vapor, calentadores, neveras, camiones de transporte, etc.? Si su empresa utiliza más de uno de estos equipos de control climático, su lista de comprobación deberá diferenciar las variaciones de temperatura de cada uno.
5. Método: ¿Cómo se rellenó la hoja de registro? ¿Se introdujo manualmente con lápiz y papel? ¿O se documentó automáticamente con la ayuda de un software digital?
6. Tipo de medición: ¿Se midió la temperatura en grados Fahrenheit o en grados Celsius? Seleccione a qué tipo de artículo se refiere la medición, ya sea comida caliente, comida fría o cualquier tipo de producto o método de almacenamiento que utilice su empresa.
7. Notas: Esta sección contendrá cualquier información diversa que considere importante documentar. Por ejemplo, puede ser que haya notado que las juntas del congelador tienen fugas, o que el termómetro parece estar agrietado y necesita ser sustituido. Esta sección incluye instrucciones sobre cómo solucionar cualquier problema que haya surgido en el transcurso de sus comprobaciones.
8. Foto: Las pruebas fotográficas son siempre un buen complemento del registro manual. De este modo, no se puede falsificar ningún documento por personal apresurado. También tiene en cuenta la posibilidad de un error humano. Es una buena idea que un responsable revise los documentos para asegurarse de que la temperatura del registro coincide con las lecturas registradas en la fotografía. La supervisión de los registros de temperatura por parte del director ayudará a garantizar que el personal cumple con la normativa de la FDA. De esta manera, se cubren todas las bases y no se deja nada al azar.
9. Firma del responsable: Es necesario que haya un rastro de papel que conduzca a la persona encargada del control de ese día. De este modo, si hay algún problema, como una incoherencia en la temperatura o la rotura de un termómetro, se puede consultar a esa persona más adelante. En algunos documentos también se documenta el estado de la unidad de almacenamiento para que, en caso necesario, se puedan sustituir las piezas a tiempo. Para estar seguros de la exactitud de los datos, al final de cada registro, el empleado que haya realizado la inspección lo firmará.

Soluciones digitales a la medida para el registro y control de temperatura

Olvídate de las comprobaciones manuales y de los productos dañados, con un sistema de seguimiento de la temperatura y la humedad digitalizado, tus controles se agilizan. Cuando la temperatura o la humedad se salen del rango seguro, recibes un aviso inmediatamente. Con la app móvil y software de auditoría de Lumiform, esto es lo único que debe hacer:

1. Eligir la ubicación del sensor, el título del dispositivo, los umbrales, los retardos de alarma y los usuarios a los que hay que alertar en caso de emergencia.
2. Acceder al historial y los datos en tiempo real de todos tus dispositivos (temperatura y humedad), estés donde estés.
3. Recibir notificaciones por e-mail, SMS o notificaciones push, gracias a nuestro sistema de notificación cuando se producen violaciones del umbral.
4. Revisar todos los datos que se almacenan automáticamente en un informe individual, así que no tienes que hacer ninguna anotación manual.
5. Comprar los sensores de temperatura y humedad, ya sea directamente de nuestro socio o a través de nosotros.
6. Instalar los sensores en cualquier de tus dispositivos o instalaciones.
7. Monitorear: Todos los sensores envían datos en tiempo real a nuestra nube, a través de las puertas de enlace. Accede a todos los datos del sistema de un vistazo. Configura la alarma y la documentación rápidamente, desde la app Lumiform.